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1、某电脑公司企划部秘书手册（试讲稿）联想电脑公司企划部秘书处目录秘书手册错误!未定义书签。联想电脑公司企划部秘书处1第一章秘书必备的素养3第二章秘书的重要职业技能4一、拨打/接听电话的程序与技巧4二、传真6三、邮件6注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出6五、名片6第二部分日程安排7操纵日程，意味着你与总经理一起有序工作。7（一）总体原则：7A对计划内情况预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；7（二）经验与技巧7A根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；7A操纵约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；8月/周计划安排模版8A可使用NoTESH历功能，填入有关
2、安排，打印即可；8A也可按照总经理习惯，自行制作日程表；8二、出差日程安排8附件一：出差物品携带表9附件二：授权书模版9授权通知9附件三：国内出差日程范例10刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）10附件四：国外出差日程安排表11执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）11三、会议安排13（一）内部会议安排13N15Y15时间冲突15N15Y15注意：把握前往会议地点出发时间的安排。15（二）外部会面安排16 总经理主持的外部会面16Y16会中达成共识的16结束16 总经理参加的外部会面17总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从
3、较专业的角度协助安排。并关注下列几点：17N17Y17注意事项：17会前为总经理准备全面的背景材料；17 会前熟悉会议的具体地点，如在不一致办公区，请注意把握出发参会时间；17 对会中决议，总经理希望全面熟悉的，及时跟进并反馈；17外部会面会议备忘模版18GuestMeetingTable18Mr.RaymondLee18Mr.KelvinKwok18Mr.PerryChan18Mr.JackLee1815:05-15:10AMDIntroduction（Mr.PerryChan）18第三部分沟通协调28（一）业务合作：28（二）礼尚往来：28第四部分文字支持30A结尾通常使用下述形式：32第
4、五部分会议支持33前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人熟悉的职业。秘书的辅助与参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们务必全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而表达出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子不管如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到包含什么，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑
5、着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件情况的某一环节，而不可或者缺，有的时候我们需要扮演更多角色，以习惯工作安排与领导需要。别看都是秘书，但由于所服务的对象不一致,各部门性质不一致,其所进行的工作任务也必定存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了根据。事实上有很多相似的工作不一致之处只是由于事件轮廓上的差别，本质上都是能够归于一类的。不管什么时候，慎重认确实工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用与发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的
6、职业素养，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不一致岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的办法。我们-作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中与自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积存了一些工作经验与技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法与约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在通过了反复总结与提练、否定与借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法与流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力与对秘书工作的热爱之下;为联想,为我
7、们的事业未来的进展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验与技巧共享出来与大家一起探讨，也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导与专家的指点，以发现问题，补已之短。秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的有关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断
8、补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您服务，为你所用。第一章秘书必备的素养、职业化秘书的标准：敬业精神r正直一公平，坚捞既定政策与原则表率作用诚实一实*求是领导风范敬业一以工作为荣，设定高的工作水*业务能力r守信一不失妁、不瑰妁、不食言、不泄击指挥与操纵能力勤奋一努力工作，不断学习合作精神学习与创新能力知人善任的能力对待意见与批判大局观r有序一利落，多东不布高效一追求效率与效益可靠一按妁定完成工作，保质、保*、及时二、秘书的职业态度主动性(Initiative)习惯性(FIeXibiIity)团队精神(Tealnwork)尊重他人(ReSPeCtforPeopI)创新精神(C
9、reatiVity)坚持原则(UnConIPromiSingIntegrity)服务与奉献(SerViCe&Contribution)认同与分享(Sharing)双赢与相互依存(Win-Win&Interdependence)温柔的心与自省第二章秘书的重要职业技能第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序与技巧1、打电话前的准备 准备好电话记录本与笔 把要与对方说明的情况、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。 准备好通话时需要的文件资料。 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。2、正式拨打电话： 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司*部
10、如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或者转达。 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录 逐一将情况说明，注意语言简明、准确； 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话 3声铃响内将电话接起，平与有礼貌的：“你好！我是*部* 推断WH0,分下列几种情况：来电人员总经理可接电话时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。直接下属问清情况梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如情况紧急，告知总经理联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且紧密问清概要，向总经理
11、说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。重要但不紧密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或者不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不紧密问清概要，酌情处理若通话内容较复杂，或者有不清晰的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或者有偏差。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。4、通话技巧： 日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码与需要传达的事再
12、重复一遍，以便必要时再与对方联系。 如不能把握总经理是否要与对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或者“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；假如您方便的话，能否让我转达您的情况？”做到有礼有节、滴水不漏。 在明白身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。 假如对方喋喋不休，
13、废话连篇，能够说“请问您还有别的事吗？”或者“对不起，我还有急事要办”等结束通话。 如一个未完又来一个，应视电话内容与对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或者记录对方电话，稍侯打过去。 整理电话留言，在总经理回来后汇报有关信息。二、传真1、将传真分类：1）需要总经理本人批阅的，根据总经理授意处理2）由秘书来待为处理的：A、转给其他有关负责人B、由秘书本人回复 使用电脑公司标准CI格式 遵守公文写作规范 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页
14、码，并在每一页文件上标注页码。2、必要的传真分类存档三、邮件1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、通常通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或者按具体项目设置子文件夹。2、将收件箱中的邮件过漉，删除不必要的邮件，然后分如下：1）需要总经理本人批阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或者督促、协助总经理在规定时间内处理有关事宜。以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。2）由秘书来待为处理的：A、转给其他有关负责人；B、由秘书本人回复3、如发出的邮件需要追踪结果或者确认对方是否收到，需要设置回执，如
15、对方未能及时查看，需电话说明。4、需要总经理批阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或者传达；5、重要邮件及时进行存档四、文件管理（参看集团秘书手册第33-36页）（附文件处理流程）1、阅读文件，推断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理3、按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的情况进行追踪，反馈结果。4、必要文件进行存档。注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；
16、2、存放： 名片盒 录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）3、应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二部分日程安排操纵日程，意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中表达。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各类必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动与突发来访六部分加以全面说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种表达，而规划、安排领导的
17、工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将与总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯与做事风格,调整自己的工作方法，主动习惯领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确熟悉领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结关于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，经常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促
18、进作用。一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）与突发性工作（临时安排的情况）两类。而秘书的通常做法是将有计划的情况预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。（一）总体原则：A熟悉总经理的日常工作、近期.业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动习惯其工作节拍：-熟悉公司业务进展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；A对计划内情况预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；A明确情况的优先级，在处理事务时注意理顺与排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；A定期与
19、总经理沟通，将双方的要求、需求与可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；A注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧A周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；A在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；A根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；A关于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；A不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯与时间对各类预约酌情处理；A操纵约会时间，适时打断，防止拖延，以
20、免影响下面的日程；A掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版A可使用NoTESH历功能，填入有关安排，打印即可；A也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计戈U,把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个表达。（一）国内出差出差前：A确定出差目的与日期；A确认总经理出差陪同人A与出差地有关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）A确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经
21、理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；A完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。A根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。A拟写授权书并于总经理出差前一天向各有关部门及有关人员发出邮件与复印件（财务部等）。（见范例）出差中A在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它有关人员。A根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；A配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务有关信息。A根据情况及时与有关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；出差后A及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；A
22、出差资料整理（包含资料、名片、会谈备忘），根据需要转发有关人员或者存档;A向总经理认为有必要的合作方致感谢函。A各类差旅费用报销；A跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意下列几点：A根据公司最新业务情况准备PRESETATloN（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片与打印稿。A机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司与服务，长途飞行选择好的机型；A注意准备好各类证件及邀请函，并提醒总经理携带；A根据客人的级别与国家风俗习惯准备礼物；A准备当地的地图及国家风情资料；A确认对方还是我方提供翻译服务；A回国后向邀请方致谢
23、。（三）陪同出差陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意下列事项：A登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各类登机手续；并再次确认接车人；A到达后，办理宾馆入住手续，熟悉总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；A每日及时核对本日及第二天的日程安排；A提早设置清晨叫醒，并安排早餐；A根据当天的日程安排落实车辆；A及时提醒并事先落实各项安排；A携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；A注意建立各类客户关系（包含政府领导、合作伙伴、媒体记者）A着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；
24、A出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。附件一:出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑与PPt（储存在桌面）、Ppt备份软盘2张往返机票（将保险费保留在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或者会议等背景材料出访地联系人通讯录准备现金或者信用卡注款备用笔等文具*准备支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：授权书模版文件编号OURREF.：LCS-DTB60023-99发文日期2000.6.14DATE：文件类别CATEGoRY:通知拟文人FROM：-审核VERIFIED:批准APPROVED:收文人TO：全体人员
25、收文部门TO（DEPT）:台式电脑事业部笔记本领业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC：总裁室、企划部秘书处、财务一附件ATTAeHMENT：/传阅区I阅后存档保密保密期限其他CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERS页数1NO.OFPAGES授权通知电脑公司副总裁一在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事也部资材、质控、经营管理等有关签字权授予副总经理一，台式电脑事业部其他有关财务及文件审批授权予常务副总经理一，除台式电脑事业部外其他事业部系统有关财务签字及文件审批委托副总裁一处理。特此通知2000.6.14附件三：国内出差日程
26、范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27H）时间日程地点备注4月25日17：25北京一深圳CA1305机场接机人：-1360入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26B11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参加人：何焯辉、谭永雄、邓秉觉联想：、议题：嘉利最新情况通报对方联系人：邓秉觉1390299751413：20出发前往EMCoffice陪同前往14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参加人：、一EMC参加人：总经理余昭信副总经理陆杨业管处经理张界杨技术处协理郭宗钦研发部经理张滨会面安排：14:00-15:00双方公司介绍交流15:00
27、-16:00参观工厂16:00-17:00产品研讨（显示器/电脑有关产品）及未来业务合作磋商17：20返Pl新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：_、.4月27日14：OO东莞金与涂料有限公司会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金与参加人：总经理董合枝生产经理董博霖嘉利厂参加人：采购部主管黄宝球工程总监邓秉觉联想参加人：一、一一、一-议程安排：14：00-14：05双方介绍14：05-14：25金与介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及有关喷漆关键技术、进展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金与新厂15：35瑞与塑胶五金电子厂
28、深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞与人员互相介绍15：40-16：10参观瑞与工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40CA1303深圳一北京一安排接机随行及重要联系目W话：附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间要紧活动地点备注7月14日17：5020：402hOO21：30北京一汉城到达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为：0192335098KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事MrJ,S.PARK等在机场左边出口举牌接(Tel:01933
29、67896)下相处：HolidayinSCOU1(佳乐)Tel:82027179441Fax822-71594417月15日8：009：009x0012：30123013：20Bx2014：4014：4016：4016：4018：00与LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.Park共进早餐及会谈前往LG位于龟尾的LCD厂与LGLCD负责人午餐参观及会谈（陪同及参加者:LGLCD厂总经理Mr.K.S.ParkExe.DirectorLG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J,S.Park）前往LG电子位于平泽的CDROM厂参观及会谈（陪同及参
30、加者：LG电子Mr.M.H.ParkSr.DirectorHolidayinnSeoulorLGTwinTowers龟尾路程，3小时中餐主持人：Mr.KSPark路程：3小时主持人:Mr.M.H.I,arkMr.J.H.Cheng/G.MGR1.G商事:KMAhn/Sr.MGR、JsPark)访问时间要素活动地点备注7月15日18:OO19：3019：3021：(M)与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16B8：009:209：3010：(M)10：3010:5010：5011:2011:2011:5011:5013:()013:0014:00自酒店前往三星电子LCD工厂所在地高层领导见面（L
31、CDMarketingW.H.HongSr.MGR崔敏沫先生等）作联想电脑公司及产品的介绍针对有关问题进行会谈参观与会者共进午餐乘车前往LG总部七星(Kiheung)联络人：MrJ.Y.ParkTel:8202750731314:3017：(M)17:OO173019:0021:(M)会谈(参加者：LG商事D.H.Kang.PresidentLG电子M.H.ParkExe.Director等)回酒店休息与LG商事人员共进晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.M(；RY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部HolidayinnSeoul联络人:LG商事Mr.JSPa
32、rk主持人:MI.D.H.Kang访问时间要紧活动地点备注7月IOt(M)1800参观韩国电子市场双城市区及近郊观光游览汉城市区及近郊陪同人I导游、1.G商事Mr.J.S.Park17日18:(K)19x(M)21:4022x40酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城一北京（17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程三、会议安排召开与参加会议是总经理的要紧工作方式之一。组织会议与处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合表达，它将多种繁杂事务汇合一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平常培养出的细心
33、与责任心，沉着应对，以不变应万变！下列分内部会议与外部会议分别介绍。（一）内部会议安排总经理主持的会议确定会议目的、参会人员、时间、议程安排会议室、落实参会人员审批注意事项：A会前与GM及有关部门负责人明确会议内容、议程与参加人；A综合考虑各类因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；A下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认;A会中协助放映PPT,并时刻关注会场内情况，随机应变；A对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM；总经理参加的会议（二）外部会面安排总经理主持的外部会面注意：讲明原因，以免对方误解注意事项： 综合考虑各类因素，选择合适的会面地点、
34、预定会议室； 注意准备电子或者纸制的欢迎牌、激光笔； 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提早确认； 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物； 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点； 考虑是否需要在会面时录音或者拍照，并提早准备； 如需安排参观，提早与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人； 会前给总经理提供有关背景材料，如需要请有关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜； 在会前拟制Ineetingagenda（见模版） 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；
35、一初次会面PPT应包含：联想总体情况及业务情况介绍；一再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请有关业务部门提供资料）。 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带； 提早30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦与有礼的态度； 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppi,并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各类情况； 会面结束后，代总经理或者陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注下列几点：注意事项：会前为总经理准备全面的背景材料；会前
36、熟悉会议的具体地点，如在不一致办公区，请注意把握出发参会时间;对会中决议，总经理希望全面熟悉的，及时跟进并反馈；GuestMeetingTableGuesfsCompany:AMDGuesfsNameandPositionLegend,sParticipantandPositionMnHectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMnThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr
37、.JackLeeAssistantSalesManagerMnVicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMnVicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMnGeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMnInterpreterAppointedTi
38、mePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand1.egend媒体采访流
39、程说明:1、同意采访 联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求务必转交品牌推广部处理；对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方懂得：应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人； 从品推得到采访提纲； 将整理好的采访提纲与背景资料呈送总经理批阅，征求总经理意见； 对总经理同意的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不同意的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人同意采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。2、采访准备（采访前一周） 落实品推采访陪同人与记者的联系方式，出现意外情况时可进行联系；
40、 配合品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理批阅并适时修改；关于常见问题的回承诺该有所备份并及时更新； 熟悉记者需求并进行准备：关于需要摄像或者拍照的采访对光线与电源会有要求，在预定采访场地时应该注意；有些记者会要求得到公司、部门简介或者总经理的简历与照片，可事先为记者提供：对公司简介、部门介绍、总经理简历与照片应分别准备电子版与打印版；3、采访准备（采访前一天） 帮助总经理准备好采访提纲与问题答案； 关于需要摄像或者拍照的采访注意提醒总经理着装与发型： 假如是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；假如采访在公司外进行要事先定车；假如采访在公司内进行要事先预定会议室，并根据采
41、访需要注意采光电源；4、采访当天 采访前20分钟务必与品推陪同人联系，落实采访时间； 假如是电话采访需要检查会议设备：到采访时间后接入记者打来的电话或者帮助总经理拨通记者电话； 假如采访在公司外应该及时提醒总经理出发； 假如采访在公司内应该检查采访场地：假如采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，熟悉场地是否合适，对方是否需要其它背景资料；安排停当后请总经理出面同意采访；送记者离开，并熟悉播出或者见报时间；5、采访结束 与记者沟通，及时熟悉播出或者见报的确切时间； 通知总经理收看，或者收集采访报纸呈送总经理：必要时可通知公司全体或者部门员工收看。注意事项： 对记者的界面要非常友好。五、大型活动
42、陪同总经理参加的大型活动流程说明:1、同意活动邀请 得到活动议程，推断重要程度，征询总经理意见： 关于总经理同意参加的活动事先安排日程；2、活动前一天的准备工作 做好准备工作，如预定车辆等： 提醒总经理应该参与活动的那几项：3、活动当天 着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡； 带好活动议程、名片等资料； 活动中关注总经理的需要，注意保持在总经理的视线内，在必要时为总经理挡驾:4、活动后 整理业务资料与名片。（二）参与支持的大型活动:参与支持的大型活动流程说明:1、同意活动邀请得到活动议程，推断重要程度，征询总经理的意见；假如总经理同意参加活动，安排好日程；2、活动前三星期 参加
43、分工会，明确总经理与自己的职责，熟悉其他人职责，将总经理日程细化落实；假如讲话稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间； 帮助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理批阅后修改定稿：定稿的PPT与发言稿要交给会议组织者； 参加彩排；对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练；3、活动当天 参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡； 带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑与两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等： 活动中配合演示PPT,做好录音； 活动中配合接待公司或者外部领导，活动期间要保持在总经理的
44、视线之内，在关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需求： 在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理的需求或者部署，可能情况下主动分担会务人员的工作：4、活动后 整理业务资料与名片； 根据录音整理讲话稿；总经理在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作管理上的办法，需要秘书参会后跟进落实。六、突发来访接待、电门总经理秘书时6、总经理接待突发来访流程说明:问清对方来访目的;.关于总经理熟悉且非常重要的客人，假如总经理当时有的时候间接待，应该尽量安排，能够把来访者带到会议室，为对方准备饮料与报纸，并告诉对方大概要等多久，同时礼貌地暗示对方总经理的下一个约会何时开始，请对方注意时间；.关于总经理熟悉且非常重要的客人，假如总经理当时不愿接待或者不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，主动与来访者另约一
