《贵州湖北商会庆典活动策划计划.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《贵州湖北商会庆典活动策划计划.docx(29页珍藏版)》请在课桌文档上搜索。
1、贵州省湖北商会成立庆典活动筹划方案一、庆典时间:2023年9月19日(周六)二、庆典地点:贵州省国际会议中心三、活动主题:交流、友好、发展、共赢筹划方案四、活动风格:热烈、喜庆、庄严、大气、五、参与群体:出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排:(一)成立庆典0前一天:远方来宾报到;(二)成立庆典当日上午:嘉宾及会员报到;(三)成立庆典当日下午:召开第一次会员代表大会;举行隆重的成立庆典大会;(四)成立庆典当日晚上:举行晚宴及联欢活动;(五)成立庆典的第二天:欢送嘉宾返程。七、成立庆典筹办工作0组织构造:(一)筹办工作领导小组名单:组长:谢美华副组长:汤英杰、余和平、李德高、张泉、曹贤德、曹竹
2、青、曹庆红、卢明钢、林吕宝、晏松涛、杨波、姚海山、方华平、王新江、赵钦华、曹壮均、柳其典、刘国东、龚学良、汤昌奎成员:若干(二)筹办工作领导小组职责:1、全面负责商会成立庆典活动B组织、筹划、准备和实行工作;2、全面负责庆典活动B总体指挥工作;3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作;4、负责督促各工作组按本方案实行并完毕本职工作;5、及时对工作组的请示做出指导性意见。(三)筹办工作领导小组下设机构:A、事务组:(组长:柳其典组员:龚学良、吴元涛、尚华)1、负责广告媒体(报纸、电视台、电台、广告制作企业)的选择(协议);2、负责庆典活动广告宣传0制作和公布(可与广告企业合作);3、
3、负责成立庆典日勺各个活动区域日勺场景布置(场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等;场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等,可与广告或礼仪企业合作),制作出布置程控表,配以文字资料,与有关详细执行人进行技术交底,并强调重点注意事项;4、负责成立庆典日勺各个活动区域日勺音响、音像和麦克风(调试)、道具等B准备;5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位,并摆放好两边均有名字的席卡;6、各个活动区域布置完毕后,派专人随时维护、检查现场布置0有关状况;7、负责提前催场;8、按议程需要贯彻好有关人员(主持人、民政厅和商务厅宣读文献0领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等),并按议程需要提前做好
4、沟通协调工作;9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作;10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件,并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等,并做好展示后的保管收存工作;11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍(主持人、演艺企业、军乐队、威风锣鼓队等),并做好协调工作;12、协助宣传组做好庆典活动B集体合影工作(地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排);13、负责庆典后的清场收拾工作B、宣传组:(组长:曹壮均组员:汤昌奎、董金黄)1、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充0立案资料。2、负责庆典活动筹划方案(执行计划)B拟订、明确各部门及组员0工作职责;3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定
5、;4、负责庆典活动宣传资料0编辑、整顿、印刷及派发;5、视状况需要制作各项易拉宝、展板、模型等;6、负责庆典活动所需B稿件(议程、发言稿等文字资料);7、负责商会会刊(创刊号)的编辑、出版;8、负责对参与庆典活动的J媒体的邀请和协调;9、负责庆典活动的J摄像、摄影(新闻摄影,集体合影:地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排);10、负责领导题词0准备工作(庆典之前、庆典当日)11、负责庆典活动专题采访的整个筹划和安排;11、负责会议记录;C、联络接待组:(组长:赵钦华组员:赵光辉、吴美玲、金若秋、周婷婷)1、根据领导小组确定的名单负责邀请领导和嘉宾及告知会员(到场的时间不一样);2、将出
6、席庆典B人员状况分门别类进行记录并及时汇报。尤其是对领导和来宾的状况要随时提醒领导小组和其他工作组;3、对领导和来宾制定专门的接待方案(含日程安排及贯彻来宾休息室等),专人负责与领导和来宾的联络。并做好迎送、休息、食宿等接待工作;4、负责与酒店等服务承接单位0工作衔接;5、负责报到区(签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等)、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等0接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域B人员安排;6、做好庆典礼品B接受、保管和派发工作,并做好文字记录(商会顾问的礼品由赵组长安排奉赠);7、根据需要向礼仪庆
7、典企业遴选公关小姐,并对其进行必要的培训和工作安排;8、负责来宾礼品的登记和寄存。9、协助宣传组做好庆典活动0集体合影工作(地方、前排座次及名字提醒、准备工作0人员安排);10、负责庆典后B清场收拾工作。D、财务组:(组长:谢强组员:高扬)1、负责收存参与庆典的会员临时缴纳的会费;2、负责收存参与庆典的有关人士和组织捐赠的款项;3、负责成立庆典所需开支经费B支付;4、负责庆典专请人员(主持人、民政厅和商务厅宣读文献B领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等)的礼品(含红包及其礼金)跟随专门负责接待的领导由其奉赠;5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用状况E、安全保卫组:(组长:刘国东组员:李汉青
8、)1、负责成立庆典安全方案的制定和报批;2、负责与公安(交际处0交警岗、北京路派出所)等政府有关安防部门进行协调,争获得到其最大的支持;3、负责成立庆典的现场消防安全检查;4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护;5、负责来宾车辆的指导和调度;6、保证展示品、来宾礼品的安全;7、负责处理突发事件,是处理突发事件0直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组:(组长:宋晓飞组员:郭彪、郭学龙)1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资(含用品、设备等)的购置和保管(制物资进出表)。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备状况,以保证各类庆典用品及时到位;2、负责庆典场地、酒
9、店以及停车场0贯彻(以协议形式)并与接待组对接;3、负责成立庆典晚宴用品0准备和摆设(烟酒专人负责打开并派发);4、与贵州饭店餐饮部等部门接洽,保证餐饮卫生安全;5、与贵州饭店工程部等部门接洽,保证庆典时正常的供水(洗手间)、供电;6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮(包括工作期间0饮水等);7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组:(组长:王新江组员:各工作组负责人)1、明确领导小组对本次活动的绝对领导,听从领导小组的统一指挥;2、在各工作组之间,在各工作组与领导小组之间建立良好0沟通桥梁;3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主,以民主提议为辅;4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导
10、小组之间的工作衔接。保证活动有条不紊地进行。5、各司其职,互相提醒,团结协作,共享辉煌。H、突发事件处理组:(组长:王新江组员:各组负责人)1、拟订突发事件处理措施,以便临场调整;2、保证通讯畅通,随时保持联络,理解现场0每一种细节;3、坚持“以人为本,及时汇报,群策群力,冷静处理”为原则处理突发事件;4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护;5、现场出现突发事件时,现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理,则当机立断进行处理;如不能处理,须第一时间汇报领导小组(时间、地点、事件发展状态、拟采用什么措施、需要哪些支持)。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布:为让本次成立庆典到达科学分工、合
11、理布局、高效执行B目B,保证本次活动顺利进行及圆满成功,在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几种功能区域,详细内容如下:(一)报到区1、地点:贵州饭店大堂;2、功能:来宾登记处,资料领取处,3、配置:礼仪小姐、接待人员、签到用品、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。(军乐队、威风锣鼓队等)(二)住宿区1、地点:贵州饭店楼;2、功能:合理安排,来宾称心3、配置:酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。(三)外景区1、地点:贵州饭店大门外、国际会议中心周围2、功能:利于宣传、营造庆典的热烈气氛3、配置:拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等(四)第一次会员代表大会区地点:贵州省国
12、际会议中心*新闻公布厅;A、主席台:1、功能:有主持席;发言席;来宾席(民政厅领导,商务厅领导,商会顾问等),利于会员代表大会选举和讨论文献;2、配置:音响设备、鲜花、饮料、有关文献、服务人员。B、代表席:1、功能:利于会员代表大会选举和讨论文献;2、配置:服务人员、会议记录人员、饮料、有关文献C、现场总控台:1、地点:会场一侧;2、功能:监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程;3、配置:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。(五)成立大会典礼区地点:贵州省国际会议中心*新闻公布厅;A、主席台区:1、功能:有主持席;发言席;来宾席(中央及黔鄂两省领导、民政厅领导,商务厅领导,商会顾问、会长、常务
13、副会长等)利于典礼举行;2、配置:地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、有关文献、商会红绸牌匾、会员单位牌匾,贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。B、来宾及代表席区:1、功能:利于典礼举行;2、配置:服务人员、会议记录人员、饮料、有关文献C、现场总控台:1、地点:会场一侧;2、功能:监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程;3、配置:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。(六)来宾休息区1、地点:贵州省国际会议中心*来宾休息室;2、功能:利于领导会前休息、交流;3、配置:轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐(七)宴会区1、地点:贵州饭店二楼来宾宴会厅;2、功能:利于举行成立庆典晚宴
14、;3、配置:音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员(八)文艺联欢区A、舞台1、地点:贵州饭店二楼来宾宴会厅舞台上及舞台周围;2、功能:所波及文艺演出人员演出区域;3、配置:主持人、演员、演出嘉宾、工作人员、音响设备、演出道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。B、来宾、领导观礼区:1、地点:舞台正前方;2、功能:到场领导、嘉宾观看区域;3、配置:礼仪小姐、警卫人员、饮料等。C、现场总控台:1、地点:舞台一侧;2、功能:监控现场状况、协调现场工作、指挥活动进程;3、配置:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。(九)礼品发放区1、地点:贵州饭店大堂2、功能:发放礼品;3、配置:工作人员、礼品等。(+)来宾停
15、车区1、地点:停车场;2、功能:参与活动的所有车辆的临时停放点;3、配置:标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹办工作倒计时排期(一)成立庆典前十二天,应贯彻B重要事项(9月7日):1、确定礼品款式,订制礼品;(后勤组)2、向民政厅、商务厅汇报成立大会筹办状况并请领导出席成立典礼;(宣传组)3、审定典礼有关项目内容;(领导小组)4、设计成立庆典广告板式;(宣传组)5、负责庆典场地、酒店以及停车场的贯彻;(后勤组)6、负责庆典活动筹划方案(执行计划)的拟订;(宣传组)7、会员会费的催缴;(联络接待组)8、会员牌匾制作。(后勤组)(二)成立庆典前十天,应贯彻的重要事项(9月9日):1、做好省外领导、嘉宾
16、的邀请工作;(领导小组)2、会刊通过审定并准备付印;(宣传组)3、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充0立案资料;(宣传组)4、视状况需要制作各项易拉宝、展板、模型等;(事务组)5、根据领导小组确定B名单负责邀请领导和嘉宾及告知会员;(联络接待组)6、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定;(宣传组)7、礼仪小姐0贯彻;(事务组)8、保安(企业)人员B贯彻;(事务组)9、晚会演艺(企业)节目B选择;(事务组)10、负责广告媒体(报纸、电视台、电台、广告制作企业)的选择。(事务组)(三)成立庆典前一周,应贯彻的重要事项(9月12日):1、做好省内领导、嘉宾的邀请工作;(联络接待组)2、确定参与成立庆典
17、口勺人员名单;(从领导小组、事务组、宣传组等处获得)(联络接待组)3、草拟的主持辞和领导发言稿通过初审。(宣传组)4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整顿、印刷和宣传物品的制作;(宣传组)5、负责庆典活动所需的稿件(议程、发言稿等文字资料);(宣传组)6、负责商会会刊(创刊号)0编辑、出版;(宣传组)7、根据需要向礼仪庆典企业遴选公关小姐;(事务组)8、负责成立庆典安全方案B制定和报批;(安全保卫组)9、根据需要负责请庆典专门人才和队伍(主持人、军乐队、威风锣鼓队等),并做好协调工作;(事务组)10、与广告企业一起踏勘现场,熟悉成立庆典各个活动区域场景布置条件及周围环境,共同研究每个活动场所场景布
18、置的详细方案,并报审;(事务组)11、检查工作进度,贯彻日程安排。(领导小组)(四)成立庆典前三天,现场布置(9月16日):1、主持辞和领导发言稿定稿,并将稿件交到主持人和致辞领导0手中;(宣传组)2、将出席庆典的人员状况分门别类进行记录并及时汇报。尤其是对领导和来宾的状况要随时提醒领导小组和其他工作组;(联络接待组)3、确定主席台就位的来宾名单(含致辞等领导名单);(事务组)4、详细贯彻签到处、来宾休息处、停车场及有关设备用品的准备状况;(后勤组)5、礼品到位,分装礼品;(后勤组)6、会议资料到位,分装会议资料;(后勤组)7、媒体宣传计划内容B审定;(宣传组)8、负责对参与庆典活动的媒体的邀
19、请和协调。负责庆典活动专题采访的整个筹划和安排;(宣传组)9、负责对接待工作人员尤其是公关礼仪小姐进行必要的礼仪培训,并明确每个人0工作职责;(联络接待组)10、对领导和来宾制定专门0接待方案(含日程安排);(联络接待组)11、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接;(联络接待组)12、负责庆典活动广告宣传的公布(可与广告企业合作);(事务组)13、现场用水、电及保卫工作贯彻;(后勤组)14、负责与公安等安防部门进行协调,争获得到其最大的支持;(安全保卫组)15、负责庆典物资(含用品、设备等)0购置和保管(制物资进出表)。对应备物资进行核查制,按计划请购清单逐一细致检查物资B准备状况,以保证各类庆
20、典用品及时到位;(后勤组)(五)庆典前一天,现场布置结束,召开庆典接待工作动员大会(9月18日):1、在贵州饭店大堂做好远方来宾接待工作,安排好来宾B食宿。并对来宾住宿房号做好登记,以便拜访;(联络接待组)2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备状况;(宣传组)3、专人负责与领导和来宾的联络。并做好迎送、休息、食宿等接待工作;(联络接待组)4、负责成立庆典日勺各个活动区域日勺场景布置(场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等;场内日勺主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等,可与广告或礼仪企业合作),制作出布置程控表,配以文字资料,与有关详细执行人进行技术交底,并强调
21、重点注意事项;(事务组)5、负责成立庆典的各个活动区域的J音响、音像和麦克风(调试)、道具等的准备;(事务组)6、按社交礼仪规范排好主席台座位,并摆放好两边均有名字0席卡;(事务组)7、各个活动区域布置完毕后,派专人随时维护、检查现场布置的有关状况;(安全保卫组)8、负责成立庆典的现场消防安全检查(1);(安全保卫组)9、与贵州饭店餐饮部等部门接洽,保证餐饮卫生安全;(后勤组)10、与贵州饭店工程部等部门接洽,保证正常B供水(洗手间)、供电;(后勤组)11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮(包括工作期间的饮水等);(后勤组)12、为成立庆典造势及预热活动。(事务组)13、负责检查庆典活动宣传资料
22、0装袋状况;(宣传组)14、对有关工作进行检查,并及时整改。(领导小组)15、除临时项目外,其他项目规定所有到位;(领导小组)16、召开庆典接待工作动员大会;(领导小组)(六)成立庆典当日,各司其职,全力以赴(9月19日)。1、督促各工作组所有到岗,全力以赴做好庆典接待工作;(领导小组)2、负责报到区(签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品卷、庆典资料包、矿泉水等)、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排;(联络接待组)3、负责来宾礼品B登记和寄存。(联络接待组)4、负责收存参与庆典0会员临时缴纳
23、0会费;(财务组)5、负责收存参与庆典0有关人士和组织捐赠B款项;(财务组)6、负责提前催场;(事务组)8、按议程需要贯彻好有关人员(主持人、民政厅和商务厅宣读文献的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等),并按议程提前做好协调工作;(事务组)9、负责安排礼仪小姐按议程准备物件,并根据主持人0示意向主席台展示牌匾礼品等,并做好展示后0保管收存工作;(事务组)10、负责庆典专请人员(主持人、民政厅和商务厅宣读文献B领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等)的礼品(含红包及其礼金)跟随专门负责接待的领导由其奉赠;(财务组)11、负责庆典活动的摄像、摄影(新闻摄影,集体合影);(宣传组)12、负责会议记录
24、;(宣传组)13、负责成立庆典的现场消防安全检查(2);(安全保卫组)14、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护;(安全保卫组)15、负责来宾车辆的指导和调度;(安全保卫组)16、督促展示品、来宾礼品0堆、放、摆、设;(安全保卫组)17、负责处理突发事件,是处理突发事件0直接执行者。(安全保卫组)18、负责成立庆典晚宴用品0准备和摆设;(后勤组)19、负责成立庆典各工作组人员的餐饮(包括工作期间的饮水等);(后勤组)20、做好庆典礼品的接受、登记、保管和派发工作;(联络接待组)21、负责庆典后的清场收拾工作。(事务组)(后勤组)(安全保卫组)十、成立庆典活动当日的详细时间进度安排,(9月19日
25、)8:30全体工作人员到位。8:309:00各工作组开会,明确每个人B工作职责。1、军乐队(或威风锣鼓队)现场站位完毕(1);9:00H:001、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场演出(1);2、安排好现场执行的各个环节;3、再次明确现场秩序维护方案与要点。与合作单位、有关人员一起再次明确迎宾准备;4、检查确认会场布置及停车场,与酒店保安衔接,再次明确交通路线和车辆停放位置和细节;5、检查确认现场车辆B到位状况,并按指定位置排放好;6、检查报到区人员安排状况和签到用品准备状况;7、检查宣传资料、礼品到位状况;8、摄影师、摄像师到场;9、督促联络接待组人员做好迎宾工作;10、礼仪小姐到位,
26、并与有关工作人员衔接。礼仪小姐站位规定:酒店大门两侧、签到台、临时休息区,及后续每项活动的机动安排;礼仪小姐迎宾程序:停车场接待来宾至签到台签到、佩带胸花,后引导来宾至休息处休息。配合威风锣鼓队演出;11、检查接待媒体0准备工作;12、检查确认各区域电源线路及备用发电机B状况;11:0012:001、督办上述未尽事项;2、主持人熟悉完善文稿;3、衔接音控师,背景音乐播放;12:0013:00午餐地点:贵州饭店餐厅原则:视状况定12:3013:00暖场。1、军乐队(或威风锣鼓队)现场站位完毕(2);2、音控师播放背景音乐。3、媒体到场,选择取景地点,全程采写,直到典礼结束。(规定:主题明确、画面
27、清晰、视觉中心突出)13:0013:30迎宾。1、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场演出(2);2、负责接待媒介记者,并向记者发放标识和会议资料(尤其是新闻通稿)。同步,向记者简介庆典有关状况。明确其摄影、摄像及采访区域;3、视状况需要负责安排设置警戒线和维持秩序;4、最终一次贯彻致辞、揭牌来宾名单,并与主持人衔接。13:3014:OO会员代表入场。会员代表大会代表入场14:3015:30会员代表大会召开第一次会员代表大会(详见会议议程)15:3015:50合影纪念全体代表同领导、嘉宾合影留念(宣传组、事务组、接待组负责详细事务,尤其注意座次问题);15:5016:00全体人员入场领导、
28、嘉宾及全体代表入场;16:0017:30成立大会庆典16:00主持人登场(短片停止播放,两个大屏幕投影仪同步现场直播活动实况),宣布“贵州省湖北商会成立典礼”正式开始,全体起立,奏国歌,简介到场领导及嘉宾;16:10有请省民政厅领导宣读同意成立B批复文献(礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播,背景音乐烘托登台气氛);16:15有请省商务厅领导宣读同意成立0批复文献(礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播,背景音乐烘托登台气氛);16:20宣布会长、监事长、常务副会长、副会长、秘书长、常务理事、理事名单(礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播,背景音乐烘托登台气氛);16:25宣读有关单位贺电(大屏幕投影
29、仪现场直播,背景音乐烘托登台气氛);16:30主持人宣布贵州湖北商会揭牌典礼正式开始,有请两地领导为商会揭牌,并授匾,由商会会长和秘书长接牌。礼仪人员协助有关服务(礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播,背景音乐烘托现场气氛)。16:40请主宾为会长授牌并颁发证书(礼仪小姐引导)16:45请两地领导为常务副会长、副会长授牌颁发证书(礼仪小姐引导)16:50商会会长、常务副会长向声誉会长、顾问颁发证书(礼仪小姐引导)16:55当选会长发言(礼仪小姐引导)17:05湖北省领导发言(礼仪小姐引导)17:15贵州省领导发言(礼仪小姐引导)17:25主持人做结束寄语,然后宣布典礼结束,请全体人员照完相后到贵
30、州饭店二楼宴会厅。18:OO开始用餐。并阐明宴会期间有文艺晚会供与会代表和嘉宾一起联欢。17:3018:00合影纪念全体代表同领导、嘉宾合影留念(宣传组、事务组、接待组负责详细事务,尤其注意座次问题);18:00成立大会庆典晚宴1、当选会长致祝酒辞2、领导宣布晚宴开始19:00成立大会庆典晚宴联欢晚会21:00成立大会庆典活动所有结束十一、第一次会员代表大会暨成立大会庆典区域的规定内:播放多媒体短片(由湖北商会提供有关短片资料)签到处:设置两处,布置在会场入口两侧,以期将签到人员分流。A、嘉宾签到处嘉宾签到专用,可以有针对性日勺发放有关宣传品。B、媒体签到处媒体由宣传组接待并发放资料。接待:在
31、活动区域入口、楼梯口、电梯口、及会场大厅等处分别安排礼仪小姐进行引导,并在关键入口设置引导牌做指示。十二、联欢晚会文艺方案(详见演出企业演出方案)十三、突发事件处理预案(一)电源故障:电源超负荷运转导致停电防止措施:提成多种电路铺线区域,在每个区域设置总电源,将总电源量分摊至负荷内。处理措施:电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理,同步防止他人进入电路区。备注:在现场布置之前将各区域总电源准备好,后勤组负责贯彻,领导小组进行线路检查,保证线路无误。(二)音响故障:A类:单套音响出现线路故障防止措施:备用1套临时处理音响,2套音响电源线路分开,以便现场紧急调配。备注:音控师在活动前一天下午进场将音
32、响及各配件调试到最佳状态。B类:麦克风故障防止措施:增长麦克风的传音端口,在一种端口出现问题的状况下不影响麦克风发生效果。(有线无线均可)处理措施:立即调换麦克风,音控师在故障期间播放混响,以防止出现冷场状况。C类:喜庆0庆典歌曲带子出现卡带现象防止措施:备用多套喜庆曲带,同步VCD采用三碟连放的方式播放。处理措施:出现曲带问题时立即换频。备注:提前调试各类庆典曲带。(三)拱门、气柱:拱门、气柱风机烧毁导致坍塌防止措施:备用多种风机。处理措施:广告商会工程组派专人看护风机,如出现风机烧毁状况,在3分钟之内换风机,5分钟之内将拱门、气柱重新立好。备注:安排多人在活动期间于布置区域巡回监视。(四)
33、安全标识:参与人员(包括观众)因碰到现场线路而摔跤防止措施:在各个危险区域(如电源、滑湿地带等)作好危险标示。(五)下雨:防止措施:为来宾准备雨伞(六)人员状况:礼仪小姐因堵车迟到防止措施:接待小组工作人员提前2个小时集中人员,统一乘车至活动现场。处理措施:如出现个别礼仪小姐迟到B状况,接待小组在安排礼仪小姐时增长23个名额,以增补。(七)通讯问题:防止措施:工作人员以+对讲机的方式联络,保证通讯畅通。(八)消防问题:防止措施:消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等),并作标识。处理措施:由领导小组安排消防人员对现场火源点进行调查,如发生火灾立即在各通道紧急疏散人群。(九)伤情问题:如
34、现场人员,包括工作人员及观众出现因多种状况出现0伤情防止措施:常用药物B准备,如创口贴、红药水等。处理措施:出现伤情对伤员进行现场救护,如严重者立即将其送往急救中心急救。(十)塌台:处理措施:一旦出现塌台现象,由领导小组安排保安人员对主席台区域的人群进行紧急疏散。备注:成立庆典典礼前一天由领导小组安排维护人员封闭主会场。(十一)人流拥挤:防止措施:在各个区域(停车区域、主席台区域等)由领导小组安排保安人员统一指挥,并事先设置多种疏散通道。处理措施:一旦出现挤场状况,各个区域的保安人员在该区域的多种疏散通道按序进行秩序维护。备注:在各个区域尽量多设置秩序维护线,同步保安人员充足。(十二)新闻问题
35、:防止措施:新闻通稿及口径统一。处理措施:如现场出现任何异常问题时,协调各新闻媒介对该问题不予以报道。(十三)其他:工作人员在成立庆典前一天在现场进行彩排,熟悉现场0各个环节,活动所需0礼仪用品尽量提供完备(如台卡、胸花等)十四、活动备忘录(一)有关领导、嘉宾、媒体记者、合作单位的分别接待:有关政府领导等(领导小组负责)特邀嘉宾特邀代表(领导小组负责)媒体记者各大媒体清单,与否事先举行新闻公布会(宣传组负责)友联合作单位(领导小组负责)会员(接待组负责)(二)后勤保障和交通安全:本次活动规模宏大、现场人数较多,尤其要做好后勤保隙和安全工作。1、专用电源12组,活动前后全天供应,专用电源全天保证
36、;2、各类礼品备足,活动前3日到位;3、其他方面(如备用专车)准备好,活动前1日到位;(三)安全保障:1、为了严格保证成立庆典的顺利进行,保安人员对活动现场进行严密保卫。2、主席台周围严格保证安全。3、现场的停车交通由专职保安人员统一协调指挥。4、安保由保安组与酒店协调到位,有可靠0安保措施;5、保安安排:停车场4名保安以上,主席台区域2名以上,现场站位区域2名以上,其他(四)备忘条目:1、致词、揭牌来宾确实定及发言稿时确定;(领导小组、事务组、宣传组)2、新闻通稿的撰写与准备;(领导小组、宣传组)3、各类广宣资料的提前准备;(领导小组、宣传组)4、主持人文稿、活动议程;(领导小组、宣传组)5
37、、活动执行计划推进表;(领导小组、宣传组)6、有关领导嘉宾、新闻媒体记者、合作单位0邀请、到位贯彻;(领导小组、接待组宣传组)7、专用电源配置;(领导小组、后勤组)8、有关领导嘉宾、新闻记者、合作单位实到人数记录;(领导小组、联络接待组宣传组)9、礼仪小姐换装处(需更衣室一间)0设置;(接待组)10、提供邀请的来宾、新闻记者、合作单位的名单;(领导小组、接待组宣传组)11、提供签到嘉宾(单位)的名单;(领导小组、联络接待组)12、(临时)专用停车场的设置(车辆调度人员:4名以上);(安全保卫组)13、活动现场安保工作的提前布署(需保安人员名以上);(安全保卫组)14、活动前一天清理庆典活动现场;(后勤组)15、领导嘉宾、新闻记者、合作单位各类礼品0提前预订;(领导小组、后勤组)16、活动现场警示标志。(安全保卫组)17、提前三天(至活动期间)对活动期间的天气状况进行查询,并向领导小组及时汇报;(事务组)18、准备专人(5名以上)对突发事件进行合理处理;(领导小组)19、其他未尽事宜的提前准备、协商处理;(领导小组)20、整个活动需准备充足、有条不紊、分工协作、责任分明。(领导小组)十五、费用概算(略)