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1、第一章总则第二章体制与机构第三章档案人员的的条件第四章档案归档制度第五章档案的管理第六章档案的移交第七章利用与保密第八章档案借阅权限及权责第九章鉴定与销毁第十章奖惩第十一章附则第一章总则第一条为加强对公司档案的管理，维护档案的完整与安全，提高档案的开发利用能力和现代化管理水平，使之更好地为公司各项工作服务，根据国家档案法和有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条公司档案是指公司在工作、生产、建设和科学研窕等各项工作中直接形成的、有保存价值的、以备查考利用的文字、图表、声像、电子文件等不同形式载体的文件材料的总和。第三条公司档案的构成以公司发展历程、制度建设、工程管理等为主要内容，包括：综合
2、类、基建、设备管理、工程建设、科学研究、党群工作、行政管理、人事、会计及实物、声像等各种门类的档案。第四条档案管理工作是公司基础工作的重要组成部分，是维护公司利益和合法权益、反映公司历史真实面貌以及综合开发利用现有档案，产生经济社会效益的一项重要工作。第五条公司档案实行集中统一管理。第二章体制与机构第六条公司档案工作实行统一领导的原则，由行政主管部门负责。第七条公司设立综合档案室。综合档案室设专职档案管理员一名，各部门各设一名兼职档案管理员，负责收集本部门档案并定期向综合档案室移交档案，由行政主管部门对其工作行为进行管理与考核。第八条公司档案室是贮存和利用档案信息的中心，具有对公司档案工作整体
3、建设的统筹规划、组织培训、经验交流、汇总统计、开发利用、监督检查的管理职能，负责对各部门、项目部档案材料的接收和管理。第三章档案人员的条件第九条档案人员必须具备政治思想好、事业心强，有一定文字组织能力，具备专业管理档案知识。第十条档案人员要保持稳定，不得随意调动。如确需调离的，需做好各项交接工作，确保档案管理的延续性与一致性。第十一条在员工考核时，应根据档案工作的特点，考核档案人员工作的理论水平和业务能力，保证档案人员与其他专业技术人员一样，享有同等待遇。第四章档案归档制度第十二条归档范围凡公司各部门、项目部办理完毕的，具有保存价值的文件材料都应归档。包括党、政、工、团、房屋基建、工程建设、设
4、备仪器、安全管理、教育培训、财务会计等用文字、音像、图表、光盘等记录和反映本单位工作面貌的各种门类和载体的文件材料。第十三条归档手续和要求1 .归档的文件材料应由相关部门、项目部按要求收集、整理，并由档案室立卷、按归档文件要求进行归档整理；2 .归档的材料应做到书写端正、图文清晰、材料完整、准确、系统；3 .归档的文件材料在移交时，要认真核对，交接双方在交接凭证上签字，一般文件材料归档一份，重要的和使用频繁的归档二份。第十四条归档时间1 .党群工作类、行政管理类、业务管理类等常规性文书材料在第二年三月底前移交归档；重要的、临时性的文件材料随办随归档。2 .基建类、设备类、工程类、科学研究类材料
5、在项目完成后三个月内即移交归档。3 .实物声像类材料随时移交归档；资质证照、工商变更材料、房屋权证、知识产权相关文件等与公司紧密相关的重要材料，一旦到达后应立即向档案室移交。4 .人事档案、合同类档案、会计档案等专门档案由各相应职能部门立档保管，但需每年三月底前向综合档案室上报上一年度档案案卷目录以备查考丁第五章档案的管理第十五条公司建立、健全文件材料的立卷归档制度。各部门、项目部应遵照规定，及时向公司档案室移交档案，集中管理，任何部门、个人不得据为己有。第十六条公司档案由档案室立卷归档，并按档案保管期限和分类编号办法统一管理。第十七条接受各类档案必须认真验收，案卷符合质量要求后，办理交接手续
6、，按类编目录入排架，并绘制“库藏档案存放示意图。”第十八条档案室应有专门的档案库房，配备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等“七防”设施，库房应整洁无杂物。第十九条档案部门应建立统计报表制度，对档案的接收、移交、整理、鉴定、数量、保管状况、利用等情况进行定期统计。第六章档案的移交第二十条公司档案的移交需填写档案移交清单，一式两份，交接双方签字确认，各执一份以备查考。第二十一条公司档案的移交如有实物档案及电子档案的需一并提交行政主管部门。第二十二条行政主管部门档案保管人员需将档案移交清单建立电子台账，实物档案及时入库。档案需及时扫描将电子档案存档。第七章利用与保密第二十三条档案的最
7、终目的在于提供利用。应视具体情况，编制多种切实可行的检索工具，并经常主动了解各部门的需要，编制必要的资料汇编，准确、及时、主动、热情地提供档案，为公司各项工作服务。第二十四条凡因工作需要利用档案的，应严格档案借阅和复制制度，严格履行登记手续，及时填写利用登记表。爱护档案资料，不得在文件上圈划、涂改或增删内容。第二十五条档案人员变动时，要及时办理交接手续。第二十六条不断完善档案信息管理系统，建立档案网络系统，不断开发档案信息资源,为公司建设提供利用。第二十七条遵守国家保密法，认真贯彻保密制度，做好保密工作。第八章档案借阅权限及权责第二十八条利用档案需填写申请表，写明事由、利用日期，借出的还需写明
8、借用日期、拟归还日期。第二十九条利用由本人经办的非涉密档案，可以直接办理；本部门其它档案，由经办人申请、部门负责人审核、行政主管部门负责人审批后办理；利用非本部门档案，由经办人申请、部门负责人审核、立档部门负责人审核、行政主管部门负责人审批后办理。利用重要的、密级档案，需经总经理或总经理授权人批准，只限档案室查阅，一般不得外借。第三十条查阅档案原则上不能带出档案室，如需复制、摘抄需征得行政主管部门负责人同意，并办理登记手续后方可进行。复制档案一律由档案室统一办理，重要文件需在复印件上加盖“该材料仅用于使用，复印无效”章。第三十一条借用档案（一般指证书）必须妥善保存，并按期归还，不得转借他人。逾
9、期不还者，档案管理员有权催还。长期借用需写明原因，管理员每半年提醒借用人并与其进行核对，履行续借手续。第九章鉴定与销毁第三十二条档案的鉴定工作必须在由领导、业务部门、档案部门组成的鉴定小组领导下进行，一般每年进行一次。第三十三条档案室应按照公司有关档案保管期限的规定，鉴别材料的保存价值，根据鉴别情况，提出工作报告和具体处理意见。第三十四条凡需销毁的档案，由档案室编写档案销毁清册，经领导批准后方可销毁档案。第三十五条销毁档案时，必须指定有二人以上监销，监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁方法。第三十六条严禁擅自销毁档案。第十章奖惩第三十七条凡是为档案工作做出贡献，并有下列先进事迹之一者，公司
10、可给予物质奖励，并授予荣誉称号；1 .由于档案人员的高度责任感，防止或避免重大事故，使档案免遭重大损失者；2 .热爱档案工作，刻苦钻研业务，在档案现代化管理上有重大发明创造者：3 .凡因档案部门积极为使用档案的单位或部门提供档案而解决重大问题的，应给予档案部门必要的奖励。第三十八条有下列行为者，给予相应处罚1 .自行转借、翻印、擅自带出单位给予当事人200-K）OO元处罚；2 .损毁、丢失或未经批准擅自销毁档案的，给予当事人500-2000元处罚，造成严重后果的给予当事人解除劳动关系；3 .擅自提供抄录、复制、出卖、倒卖、公布档案保密内容给予当事人IoO0-2000元处罚，造成经济损失的承担由
11、此造成的经济损失，并视情节和后果追究责任人相关责任，触犯法律，提请司法机关依法追究法律责任；4 .应该归档的文件不及时归档而造成文件材料损失的给予当事人200-500元处罚，并视情节和后果追究责任人相关责任；5 .涂改、伪造、抽取档案的给予当事人500TOOo元处罚，并视情节和后果追究责任人相关责任。第十一章附则第三十九条本办法由公司行政主管部门负责解释。第四十条本办法自二。一七年九月一日起实施。附件1：文件材料归档范围党支部1 .上级和公司党支部颁发的属公司主管业务并要执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报：2 .上级和公司党支部关于党的建设和换届选举、启用、销毁印章及重要问题的请示
12、、批复、报告、通知、决定；3 .公司召开的党的代表会议和党员大会的批准文件、通知、报告、决议、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代表名单；4 .公司党支部大会、党支部民主生活会、委员扩大会等会议记录；5 .上级和公司评选、表彰先进党支部、优秀党员的决定、通报材料及实物；6 .公司保密工作和统战工作形成的文件材料；7 .公司党支部年度工作计划、总结，汇报材料，调研、大事记等材料；8 .上级、公司关于党建工作、党员考核、民主评议党员等工作形成的文件材料；9 .上级、公司关于党员干部考核、学习、培训调配、配备、任免、聘用等方面的文件材料；10 .公司党员年度统计报表及名册；11 .公司党员
13、转移关系介绍信及存根；12 .公司党费收缴情况的有关材料；13 .各项工作中受上级奖励的各种材料及实物；14 .公司党支部其他应归档的材料行政管理1 .上级机关颁发的属公司主管业务并需要执行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通报等文件；2 .上级机关颁发的非公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3 .公司颁发的（包括转发的及其他单位联合颁发的）决定、决议、批示、命令、规定、办法、批复和通报等文件；4 .公司的请示与上级机关的批复，部门、项目部的请示与公司的批复；5 .上级机关领导人及有关业务机关等视察、检查公司工作时的重要批示、讲话、题词、照片和音像等材料；6 .公司管理层、董事会会
14、议记录、纪要和讨论的文件；7 .公司召开的工作会议、专业会议的文件和有关材料；8 .公司内部职能部门的制度、办法及下级单位报送的工作计划；9 .公司调查、检查工作形成的文件材料；10 .公司领导公务活动形成的重要信件、电话记录及从外单位带回与公司有关的未经文书处理部门登记的文件材料；11 .公司的历史沿革、大事记、年鉴汇编，反映公司重要活动事件的剪报照片、音像、情况简报、信息等定稿印本、荣誉奖励证书；12 .公司公开发布的广告（如公告、通告、告示、声明等）文稿及剪报；13 .公司与同级单位和非隶属单位工作往来形成的文件；14 .公司信访工作文件、简报、记录、处理报告与总结、请示与批复；15 .
15、诉讼处理形成的民事起诉状、法院传票、开庭通知书、民事裁定书、民事调解书等材料；16 .公司的工作报告、总结（包括专题报告、专题总结、综合报告等）；17 .下属单位报送的报告、总结；18 .公司资质就位、增项、升级等工作中形成的文件材料；19 .公司编辑出版物样本，原稿和经领导人修改过的清样；20 .公司信息工作形成的文件及汇编成册的各种工作管理材料；21 .公司发出、收到的有价值的传真文件；22 .公司房建、房改过程中形成的资料、土地证、产权证、图纸；23 .上级与公司关于法制建设方面形成的条例、规定、办法等文件材料；24 .行政工作年度工作计划、工作总结材料；25 .公司各项制度汇编；26
16、.上级机关和公司关于车辆年检、驾驶员年审的规定、通知及汇总材料；27 .上级表彰奖励“安全管理”、“安全行车”等先进集体、先进个人的决定、通报、实物（含照片、图片、声像资料）；28 .质量、环境、职业健康安全管理体系工作的协议、实施整套材料；29 .东部动态东部动态相关材料汇总（1）工作计划、总结、表彰优秀等材料；（2）东部动态编委会形成的文件材料；（3）每期报纸及合订本、缩印本；（4）各级领导为东部动态题词手迹；（5）反映公司重大活动的宣传通讯、报道及拍摄的专题照片等材料。30 .公司固定资产管理、健康管理、档案管理过程中形成的文件材料；31 .其它应归档的文件材料。人事管理1 .上级或公司
17、关于人事管理办法、方案、实施细则等文件资料;2 .报送劳动部门的本单位劳动工资统计年报；3 .职能部门及项目部月度工资、考勤报表；4 .签订正式劳动合同人员的合同、录用资料、调动资料；5 .员工考核材料；6 .员工奖励和处分的决定及有关材料；7 .年度内部、外部培训计划及总结；各种培训班形成的成绩单、名册；8 .与外培员工签订的培训协议及按协议规定由公司保存的证书原件；9 .办理员工退休、辞职相关手续的资料；10 .各职能部门及项目部绩效考核工作计划书、考核报告、工作总结；11 .年度职工花名册；12 .本单位职工劳动保险、工伤事故处理等方面形成的材料；13 .本单位各类津贴标准及有关费用处理
18、的通知或批究；14 .本单位人事任免、聘用、调动的请示、批复与决定；15 .本单位干部、职工工作职责及分工材料；16 .其它应归档的文件资料。财务管理1 .公司年度财务工作计划、编制说明、工作总结；2 .固定资产购置审批文件材料、固定资产的调拨、报废、封存的有关材料；3 .公司财务审计材料、会计凭证及附件、帐册、报表、银行对账单等；4 .公司各部门、项目部的经营情况汇报表；5 .财务报批资料；6 .公司对审计工作的规定、规范、条例、指示、讲话、请示与批复；7 .审计工作的通知、决定、结论、会议纪要及对审计工作报告的书面意见；8 .审计工作的简报、信息材料、贯彻上级机关指示的重要通知、总结；9
19、.审计工作计划、总结；10 .由财务部门主办签订的各类协议,包括与外部单位签订的和在集团内部签订的各种协议；11 .其它应归档的文件材料。工程管理1 .工程管理方面的文件及规定；2 .国家、行业技术规范、规程各有效版本；3 .工程获奖证书及证明材料；4 .对公司各项工程施工中进度控制的材料（工程进度计划、报告）：5 .工程施工工法方面资料；6 .工程竣工验收报告，竣工资料；7 .其它应归档的文件材料。质量安全管理1 .质量安全方面的法律、法规、文件及规定；2 .对项目部质量安全方面发布的通知、要求；3 .安全生产预案、施工现场安全检查记录、奖惩材料、评估报告；4 .重大质量事故报告和处理结果、
20、补救措施；5 .与公司、与项目部签订的质量安全目标责任书。经营管理1 .年度经营发展规划、年度计划总结、统计报表、分析报告；2 .部门会议纪要；3 .与施工相关的所有合同（协议）；各类合同评审材料，签批手续:4 .中标通知书，招、投标文件及其他相关文件；5 .其它应归档的文件材料。材料设备管理（一）材料方面1 .物资调拨、报废、批复、报告等文档；2 .材料设备部备存的档案（工程竣工两年后整体移交）；3 .其它应归档的材料。（二）设备方面1 .公司机械设备的报废报告、请示与批复；2 .机械设备合格证；3 .购进的各类机械设备的请示、批复；4 .材料设备部备存的采购档案（项目竣工两年后整体移交）；
21、5 .其它应归档的文件材料。档案利用申请表DBLQ-XZ-2017()申请部门名称审批意见年月日申请部门经办人申请部门负责人申请内容1 .事由：2 .查阅/摘抄口/借用/复制/扫描/电子版口（申请人根据事由在“口”内打“7”）复核部门意见签名：年月日序号名称时间预计归还时间123456789101112131415档案收进移出登记表（实物）编号：2017移交部门接收部门移交人/日期接收人/日期部门负责人/日期监交人/日期档案收进移出情况说明归档实物目录序号姓名证书或实物名称备注备注：此表一式两份，移交双方各执一份附件4：档案收进移出登记表（文书）编号：2017移交部门接收部门移交人/日期接收人/日期部门负责人/日期监交人/日期档案收进移出情况说明归档文件目录序号文号责任者题名日期页数备注备注：此表一式两份，移交双方各执一份
