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1、集团公司合同管理办法第一章总则第一条为加强XX集团有限责任公司合同管理，规范经营管理行为，防范和控制经营风险，维护企业合法权益，根据中华人民共和国民法典等法律法规，结合XX集团有限责任公司（以下简称“集团”）实际，制定本办法。第二条本办法适用于集团本部。各所属企业可结合实际，参照本办法修订本单位的合同管理制度。第三条本办法所称合同是指集团与其他民事主体签订的设立、变更、终止民事法律关系的协议。集团各部室不得以部室名义对外签订合同。集团与职工签订的劳动合同不适用本办法。第四条集团开展经济活动，除即时结清的项目外，应采取书面形式依法签订合同。即时结清的项目在依据采购相关制度履行采购程序后，可不签订
2、书面合同。即时结清的项目指内容单一、付款之后无后续服务（正常售后服务除外）且金额较小的项目。第五条集团订立、履行合同应遵守自愿、公平、诚信的基本原则，遵守国家法律法规、政策和集团规定，不得违背公序良俗，严格按照合同约定行使权利，履行义务。第二章组织与职责第六条集团法务合规部是集团合同管理部门，其主要职责是：（一）负责集团合同管理制度的制订、修订；（二）负责制定或参与制定集团合同示范文本；（三）负责对集团合同进行法律审核；（四）参与集团重大合同的论证、谈判和起草；（五）负责集团合同履行情况的监督检查；（六）负责牵头处理集团合同纠纷；（七）负责对集团所属企业合同管理工作进行指导、监督、检查；（A）
3、其它与合同有关的法律事务。第七条集团各部室是合同承办部门，负责本部门承办合同的全过程管理，其主要职责是：（一）负责牵头组织办理合同前期工作；（二）负责确定合作对象，收集、审查合同相对方主体资格和相关资质、资信材料；（三）负责合同文本起草；（四）负责合同审查、谈判、签订、争议解决等工作；（五）负责组织实施、监督合同履行和验收工作；（六）负责本部门合同基础资料管理，建立合同台账;（七）负责建立本部门合同管理岗位职责，明确合同管理人员；（A）其他与本部门合同相关的事务。第八条财务管理部根据职责分工，重点对合同中财务条款进行审查与核对，其主要职责是：（一）负责审查项目财务预算；（二）负责审查合同文本中
4、财务条款，包括支付方式、涉税事项、发票的开具与取得等条款；（三）负责其他与财务管理部职责相关的合同管理工作。第九条集团办公室负责集团合同专用章、法定代表人印鉴的保管和使用，负责对已签署合同原件的存档、借阅。第三章合同前期工作第十条经济活动事项意向确定后，合同承办部门应依据项目计划、批复、财务预算等内容，指定合同经办人，拟订合作主要条件、运作方式，组织开展调研、论证、谈判、合同文本起草等前期各项工作。第十一条合同承办部门应根据法律法规、集团规定以及项目实际情况，确定合作相对方，并对其进行审查。涉及采购事项的，应按照集团采购管理程序确定合作相对方。第十二条合同承办部门对合作相对方的审查包括：（一）
5、主体资格审查。主要对合作相对方的工商登记等基本情况进行审查；（二）履约能力审查。主要审查相对方的资信状况、行业信誉度等。（三）谈判代表资格审查。主要审查其代理资格。（四）其他需要进行审查的情况。第十三条合同文本一般应由合同承办部门起草，涉及重大、复杂项目时，可组织法务合规部、财务管理部等职能部门参与。集团有标准格式文本的，应优先使用。第十四条合同文本名称应体现合同性质并与经济事项需求一致。合同文本应当做到当事人适格，标的明确，一般条款齐全，权利义务明确具体，语言表达清晰、准确。合同文本内容一般包括当事人的姓名或者名称和住所，标的，数量，质量，价款或报酬，结算方式、履约期限、地点和方式、验收标准
6、、违约责任、争议解决的方法等。第三章合同审查与签订第十五条集团对外签订合同应当履行合同审核审批程序。合同审核包括实质性审核和程序性审核。第十六条合同实质性审核包括：（一）合同商务条款审核，指对合同目的可行性、资金来源、成本核算、价款、汇率利息、付款支付方式等方面的可行性审核；（二）合同技术条款审核，指对合同标的技术参数、数据或合同标的数量、质量、验收、知识产权等方面的准确性审核；（三）合同法律条款审核指对合同目的、合同法律关系、合同主体资格、合同标的物权属、合同履行期限、地点、方式、权利义务、违约责任、争议解决、合同附件等条款的合法性、公平性、严谨性审核。第十七条合同程序性审核主要包括：（一）
7、是否履行了企业内部合同审查的前置审批程序,包括但不限于：合同签订的依据材料是否完备，是否根据权限分工经相关人员审批、合同审批填写是否规范、完整；（二）合同相对方选择是否符合法律法规和集团规定；（三）集团相关制度对合同程的其他序性要求。第十八条集团合同审核审批原则上通过信息化操作，由合同承办部门在集团OA系统中发起合同审核审批程序。合同承办部门应当将合同背景情况、交易实质性条件、谈判情况等说明文件一并提交。法务合规部等相关职能部门根据职责对送审合同文本进行审查第十九条合同经相关部门审核后，根据集团公司本部财务管理制度中设定的资金支出审批权限，分别由合同承办部门主管领导、财务总监、总经理、董事长审
8、批。第二十条合同应在经济活动事项实施前签订。因抢险、救灾、抢修、疫情防控等紧急情形实施的经济活动事项，应当在紧急情形实施中或结束后及时签订合同。第二十一条合同应由集团法定代表人签署。其他人员可在授权范围内签订合同。法律法规规定需报国家有关行政管理部门批准、登记或备案的合同，合同承办部门应当按规定办理相应手续。合同双方约定需办理公证或鉴证的合同，合同承办部门应当按约定办理公证或鉴证手续。第二十二条合同承办部门持集团公司合同签订审批单、合同文本及附件等资料到集团办公室办理合同用印手续。集团办公室应对拟盖章合同文本是否已按本办法履行审批程序、拟盖章合同文本是否一致等情况进行核实，经核实无误后进行用印
9、。合同应加盖合同专用章或公章，不得使用其他业务专用章、部门印章。两页以上的合同文本，应加盖骑缝章；不得在空白页上加盖集团印章。第二十三条集团应至少留存三份合同原件，合同份数除合同承办部门留存外，集团办公室和财务管理部至少应各持有一份合同原件存档保管。第四章合同履行、变更、解除和终止第二十四条合同生效后，合同承办部门应当严格按照合同约定行使权利、履行义务，及时跟踪掌握合同履行情况,确保全面、实际履行合同。第二十五条合同承办部门发现合同存在履行异常情况时，应及时收集保全相关证据材料，并对异常情况进行分析研究，拟定处置方案，必要时可邀请相关职能部室参加。需要变更或解除合同的，合同承办部门应提供变更或
10、解除的依据和理由。合同变更或解除应以书面形式确认，并按本办法规定履行审批程序。第二十六条合同解除后，合同承办部门应按照约定及时做好结算等工作。依据合同规定需继续履行通知、协助、保密等义务的，应继续履行相关义务。第五章合同纠纷管理第二十七条合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应协商解决，协商不能达成一致时，可依合同约定或依法选择诉讼或仲裁解决。合同纠纷拟通过诉讼或仲裁方式解决的，合同承办部门应及时整理与合同纠纷有关的材料，并按照集团公司法律纠纷案件管理办法的要求处理。第六章合同档案管理第二十八条合同承办部门负责本部门合同资料整理并根据集团公司行政管理制度规定移交集团办公室归档。第二十九条合同档
11、案一般包括：合同审批表，合同文本正本（副本），合同相对方资质证明，授权委托书，合同谈判、采购文件，合同签订的依据材料，相关会议材料，往来文电数据材料，相关说明材料，合同变更、解除材料等合同审查、签订、履行全过程的所有材料。合同档案材料原则上应为原件，因特殊情况需归档复印件时，须加注“与原件核对无误”字样并附相关说明材料。第七章合同监督和奖惩管理第三十条集团建立合同管理监督检查考核机制，对合同前期工作、审查、签订、履行、变更、解除或终止、纠纷处理、档案管理等情况进行监督检查。第三十一条合同承办部门应按要求将本部门合同履行情况送交法务合规部，法务合规部对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，在集团总经理办公会上进行通报。第三十二条接触合同的相关人员负有保密义务，不得擅自披露与合同有关的任何信息。第三十三条集团对合同管理工作中做出突出成绩或避免、挽回重大经济损失的单位和个人，可按有关规定给予表彰奖励。对合同管理工作中违反制度规定的失职失责、造成重大损失的行为，追究相关人员的责任；涉嫌犯罪的，依法移送有关机关处理。第八章附则第三十四条本制度与国家法律法规相违背的，按照国家相关规定执行。第三十五条本办法涉及授权审批事项见附件。第三十六条本办法由集团法务合规部制定并负责解释。第三十七条本办法自总经理办公会通过并正式发文后生效。
