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1、国开专科办公室管理期末试题及答案（2014年1月）一、单项选择题1 .一般而言，在办公室里，（八）的位置是上座。A.离入口最远2 .文员必须管理好金钱,学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？（八）A.最好到价格便宜的商店去购买办公用品，质量并不重要3 .以下哪些接打电话的行为是不正确的？（八）A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击4 .邮件的寄发不要考虑以下因素（D）。D.爱好5 .关于握手的礼仪，下面说法错误的是（D）。D.为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握6 .文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（八）A.初次写信，或有过激言行的7 .社交场合很
2、讲究次序礼仪，一般（B）。8 .以右为尊8 .在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B）,了解要求约会者的心理。9 .说话的技巧10 以下关于文员在差旅预订工作中的行为，哪一项是不适宜的？（D）D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明11 .文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？（D）D.注意安排好上司的饮食二、判断题12 .文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。答案错13 .文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使
3、用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。”答案对14 .英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。答案错15 .假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。答案错16 .如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，文员应自己决定优先顺序。答案错17 .当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。答案对18 .男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。答案错19 .果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因
4、为拒绝而发生不必要的困扰。答案对20 .文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。答案错21 .文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”,有归档范围要求，但没有时间限制。答案错三、简答题22 .办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面？答：一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。22.制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据
5、，经核对无误后始得用印。(2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。(4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。四、设计题23 .设计一份电话记录单。答：来电单位来电号码来电者姓名分机来电时间年月日时分手机内容摘要：上司批示处理结果记录人评分标准：结构完整，要素齐备得满分。缺一项要素，扣1分。24 .当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经来了”。(
6、4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。五、案例分析题25 .案例题一：文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果丽位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对.；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，
7、就应按孙的意见办，不应多头请示；(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。26 .案例题二：某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封；一个邮包，总
8、经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发
9、中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？答：(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称
10、和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。国开专科办公室管理期末试题及答案(2022年7月)一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题3分，共15分)1.办公用品库存管理中的再订货量是指(C)。A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量B.办公用品的平均使用量C.判定需要订购新的办公用品的库存余额D.新采购办公用品的数量2 .下列属于办公用品的是（八）。A.办公家具B.车间C.起重机D.车床3 .督查工作的原则不包括(D)。A.依法督查B.实事求是C.讲求实
11、效D.督查与代办相结合4 .省、部级政府机关的公章，直径为(C)。A.6厘米B.10厘米C.5厘米D.8厘米5.握手持续时间的适宜标准是（八）0A. 3至5秒B. 10秒C.3秒以内D.10秒以上二、判断题(正确划，错误划“X”，每小题3分，共15分)6 .接电话时，一般应在电话铃响第二下后再接听。答案错7 .名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。答案错8 .吉普车无论主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右座为尊。答案对9 .一般而言，日本人和韩国人忌讳数字“四”。答案对10 .公文行文时越级行文是普遍现象。答案错三、简答题(每小题15分，共30分)IL简述会议的积极作用。答：(1)交流信息
12、，互通情报；(2)发扬民主，科学决策；(3)增强友谊，促进团结；(4)统一认识，协调行动；(5)带动消费，促进经济。12 .简述公共关系的三大构成要素及其原则。答：三大构成要素是：主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径。公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一;开拓创新；整体统一。四、设计题13 .设计一个新闻发布会的筹备流程。答：主题的确定一时间的选择一地点的确定一人员的安排一材料的准备一发送请柬一准备胸卡和名签一准备好视听设备一制定预算计划。五、案例分析题14 .公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：0011：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员
13、。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼,以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去
14、问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。问题：你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的？答：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备一份名单；(2)打印好书面通知；(3)在3天内，当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人；(4)通知不能只写在布告栏里，可能不被人注意；(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点；(6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备；(7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作。国开专科办公室管理期末试题及答案(2023年3月)一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题3分，共15分)1 .
15、下列不属于办公室基本特点的是（八）。A.事务性B.服务性C.综合性D.辅助性2 .办公用品库存管理中的再订货量是指(C)。A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量8 .办公用品的平均使用量C.判定需要订购新的办公用品的库存余额D.新采购办公用品的数量9 .办公室信息工作的要求不包括(C)。A.及时10 准确C.信息量越大越好D.完整4 .省、部级政府机关的公章，直径为(B)。A.6厘米5 .5厘米C.10厘米D.8厘米5 .接待规格的类型不包括(D)。A.高规格接待B.低规格接待C.对等接待D.隆重接待二、判断题(正确划，错误划“X”，每小题3分，共15分)6 .涉外礼仪中以右为尊。答案对7
16、.引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。答案错8 .名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。答案错9 .一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。答案对10 .举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。答案错三、简答题（每小题15分，共30分）11 .简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。答：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则。A.重要且紧急一一必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称为危机管理，这一部分的工作占所有事情的3%5机这一类的事情包括重大的危机、有限期的压力，如公司面临罢工或倒闭，急需做出重
17、大决策。B.紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）一一只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。这是第二级的优先管理，可以说是经常性事务的管理。这一部分的工作大约占所有事情的50%,一个人每天上班都有一半的时间在处理经常性事务，如开会、接电话、写报告、看电子邮件等。C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）一一只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。这是第三级的优先管理,称为未来的管理。这一部分的工作占所有事情的7%10%
18、,也可以说是未来发生会影响到现在，现在发生会影响到未来的事务。这一类的事务包括有未来发展、营销、生涯规划，人际关系、客户关系维系，沟通与协调，休闲等。这也是人生中最容易被忽略却最重要的一个部分。D.既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）一一有闲工夫再说。第四级的优先管理，则是指例行性事务，这与第三级很相似，但是指每天都会发生的，大约占所有事情的30机好比开机，关机，刷卡，打印，吃饭，上厕所等，是无论如何都要做的事情。12 .简述会议的积极作用。答：（1）交流信息，互通情报；（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，促进团结；（4）统一认识，协调行动；（5）带动消费，促进经济。四、设计题（20分）1
19、3 .设计一个新闻发布会的筹备流程。答：开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）一要做好来宾邀请工作一发放请柬一现场的布置一准备开幕词、致答词一要做好接待服务工作一要做好礼品馈赠工作一拟定典礼程序一做好各种物质的准备工作。五、案例分析题（本题共20分；本题须结合案例内容展开分析）14 .某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理
20、谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能？你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推操操，揪住总
21、经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好.问题：你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。答：(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。国开专科办公室管理期末试题及答案(2023年7月)一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题3分，共15分)1.办公室职能中的“三办”不包括(D)。A.办文
22、B.办事C.办会D.办宴2.加强对办公用品的库存控制与监督,要求保证进货卡、库存卡和出货卡的关系状态是（八）。A.一致B.依次递增C.依次递减D.库存卡大于其他卡3.客人乘坐火车返程时,办公室人员把客人送至车站进站口的时间应比火车发车时间(B)。A.提前15分钟B.提前50分钟C.提前100分钟D.提前半天4.电子公文的属性是(C)。A.不是真正意义上的公文B.通常属于涉密公文C.具有规范格式D.权威性远低于纸质公文5.中型规模的会议人数一般是(B).A.数千人B.百人上下至数百人C.数十人D.十人以下二、判断题（正确划“J，错误划“X”，每小题3分，共15分）6 .办公照明应尽量采用人工光源
23、，自然光源只作为补充性照明光源。答案错7 .接待规格有三种,即高规格接待、低规格接待和对等接待。答案对8 .接电话时，一般应在电话铃响第二下后再接听。答案错9 .握手时使劲摇晃几下,这是十分不友好的表示。答案错10 .谈话礼仪中,用手指指人一般被视为不礼貌的动作。答案对三、简答题（每小题15分，共30分）11 .简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。答：（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（2）剪彩的程序：请来宾就位f宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。12 .简述办公室督查工作的方式。答：（1）现场督查；（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电
24、话督查。四、设计题（本题共20分）13 .设计大型会议会中进程服务的主要工作环节。答：接站工作一报到及接待工作一组织签到一做好会议记录一做好会议值班保卫工作一做好会议信息搜集、传递工作一做好对外宣传一编写会议简报或快报一做好会议保密工作一做好后勤保障工作。五、案例分析题（本题共20分；本题须结合案例内容展开分析）14 .爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话,丁秘书听着对方的声音,辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉,经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经
25、理的J可对方非要找经理本人不可。挂断电话,丁秘书就此事汇报了经理。经理听后,告诉她，曾在一次交易会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说：“对不起,经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙,这事以后再说吧！”随即，主动挂断了电话现在,朱磊第三次来电,丁秘书应该怎么办？问题：(1)文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？答：文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。(2)假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？答：丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联
26、系。在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”(3)文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？答：审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？答：在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。国开专科办公室管理期末试题及答案(2024年1月)一、单项选择题(每小题3分，共15分)
27、15 办公室职能中的“三办”不包括(D)。A.办文B.办事C.办会D.办宴16 办公用品库存管理中的再订货量是指(C)。A.办公用品一次采购不足而追加采购的数川B.办公用品的平均使用量C.判定需要订购新的办公用品的库存余额D.新采购办公用品的数量17 介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的(C)。A.姓名B.职位C.年龄D.单位18 在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是(B)。A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做B.他会故作忙碌状C.他会因为工作量不大而很快完成任务D.他会抓紧时间休息19 拜访他人时比较适宜的时间是（八）。A.上午10点到下午4点之间B.早晨
28、C.下午5点以后D.晚饭后二、判断题(正确划，错误划“X”，每小题3分，共15分)20 办公照明应尽量采用人工光源，自然光源只作为补充性照明光源。答案错21 接待规格有三种，即高规格接待、低规格接待和对等接待。答案对22 接电话时，一般应在电话铃响第二下后再接听。答案错23 握手时使劲摇晃几下，这是十分不友好的表示。答案错24 .谈话礼仪中，用手指指人一般被视为不礼貌的动作。答案对三、简答题（每小题15分，共30分）25 .简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。答：（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（2）剪彩的程序：请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一
29、进行剪彩一进行参观。26 .衡量会议质量的会前主要标准有哪些？答：会议是否确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。四、设计题（本题共20分）27 .给下面的情境设计礼貌用语。（1）问人姓氏说（贵姓）（2）仰慕已久说（久仰）（3）长期未见说（久违）（4）请人解答说（请教）（5）求人办事说（拜托）（6）请改文章说（斧正）（7）求人指点说（赐教）（8）身体不适说（欠安）（9）看望别人说（拜访）（10）请人接受说（笑纳）五、案例分析题（本题共20分；本题须结合案例内容展开分析）28 .利
30、达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在J来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：“L8美元。”来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的J说完，“啪”挂上了电话。经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐脱口而出：”啊呀,上星期有人问1.
31、6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8,就说不行的。“经理当即脸色一变说：“你被解雇了。”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”经理说：“你犯了五个错问题：陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(7)不等对方说完，就“
32、啪”挂上电话。国开专科办公室管理期末试题及答案（2015年1月）一、单项选择题1 .以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B）B.制造2 .文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）8 .应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己9 .以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B）10 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话11 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）C.按私人公务标准分拣12 文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。C.与发言者用词不一致但意思完全一致13 文秘人员在差旅结束后，应该（B）。14 整理好出差过程中的单据、凭证，及
33、时办理报销、结算事宜15 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？（D）D.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会16 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D）。D.查证消息的可靠性17 接受忠告的反应应该是（D）。D.切勿感情用事18 .文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（八）和归档要求。A.归档时间二、判断题19 .办公室环境布置的目的之一是为了有利予保密工作。答案对20 .文员向下级机关传达上司信息时，应以上司口吻把话转达。答案错21 .如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让
34、上司直接与对方通话。答案对22 .介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。答案对23 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。答案错24 .上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。答案对25 .交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。答案对26 .合适的话题可以是双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。答案错27 .凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。答案错28 .档案是指使用过的、文件中所指
35、事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。答案对三、筒答题29 .简述文员向上司做请示的注意事项。答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。(2)请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。22.核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。(3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。(4)查涉及其他部门或地区职权
36、范围的问题是否协商一致并经过会签。(5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。四、设计题23 .上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。(3)上司回头时，递上便条与铅笔。(4)退一步，等候指示。24 .如何接受对方的名片？答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的
37、字，以示尊重。(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。五、案例分析题25 .案例题一：爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达
38、给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即，主动挂断了电话。现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？问题：(1)文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？(2)假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？(3)文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？(4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断
39、电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。(2)丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”(3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(4)在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。26 .案例题二：东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈
40、则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还花了一番功夫进行了打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时
41、性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”问题：小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？答：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，
42、有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。国开专科办公室管理期末试题及答案(2015年7月)一、单项选择题1.文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？(C)C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方2 .文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（八）A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见3 .文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印
43、顺序应该是(C)。C.姓名、部门、地址、国名4 .以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？(C)C.按私人公务标准分拣5 .文员做会议记录时，可以在会议记录中(C)。C.与发言者用词不一致但意思完全一致6 .文秘人员在差旅结束后，应该(B)。8 .整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜9 .文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？(D)D.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会10 当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应(D)。D.查证消息的可靠性11 接受忠告的反应应该是(D)。D.切勿感情用事12 .无纸化办公过程中，应该（八）。A.对电子文
44、件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动二、判断题13 .办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。答案错14 .文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。答案错15 .正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。答案对16 .介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。答案对17 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。答案错18 .上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。答案对19 .交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破
45、坏彼此关系。答案对20 .合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。答案错21 .社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。答案对20.文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。答案对三、简答题。2L简述办公室的四种含义。答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾
46、事务办公室。22 .会见与会谈的前期准备工作有哪些？答：(1)确定议题和明确目标。(2)收集信息和分析双方材料。(3)确定参加人员。(4)双方协商时间、地点。(5)布置座位。四、设计题23 .办公室的清理和清扫方法。答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，
