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1、商务电子邮件礼仪作者:日期:商务电子邮件礼仪“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Emai1,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题,这是最失礼的
2、;2标题要简短,不宜冗长,不要让OUtlOOk用,才能显示完你的标题;3 标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;4 .一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;5 .可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;6 .回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候1 .恰当地称呼收件者,拿捏尺度1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下
3、可以称呼大家、ALLo1.2 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。1.3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个Dearxxx”,显得很熟络。2 .Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好;结尾常见的写个BeStRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。三、职场的电子邮件礼仪1 .Email正文要简明扼要
4、,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。2 .注意Elnail的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!3 .Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保
5、持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4 .一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。5 .尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Elnai1,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。6 .合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。7 .合理利用图片,
6、表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。8 .不要动不动使用0之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书,所以0之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。四、夹带附件1 .如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;2 .附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;3 .正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;4 .附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;5 .如果附件是特殊格式文件,因在正文
7、中说明打开方式,以免影响使用;6 .如果附件过大(不宜超过邠B),应分割成几个小文件分别发送;7 .尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件;如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。8 .选择便于阅读的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。五、结尾签名每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友
8、设计这样的工作。1 .签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。2 .不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOoK中设置多个签名档,灵活调用。3 .签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号
9、一般应选择比正文字体小一些。六、邮件回复1 .及时回复EnIaiI收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了”,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待,记住:及时做出响应,哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。2 .进行针对性回复当回件答复问题的时候,最好把相关的
10、问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。3 .回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。4 .不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对
11、之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。5 .要区分RePIy和RePIyAll(区分单独回复和回复全体)如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前,要三思而行!6 .主动控制邮件的来往为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:
12、“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。七、正确使用发送,抄送,密送要区分TO和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)1 .To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。2 .而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Emai1。3 .而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。4 .TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5 .只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。6 .转发邮件要突出信息。八、注意事项1 .在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息;2 .转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员,或者未经授权的接收人;3 .如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息;4 .不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;5 .对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为PDF文件,或由高阶主管亲自发送;6 .所有的电子邮件应自我DoUblecheck后才发出。