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1、企业常用公文文种企业常用公文文种一、公文文种通用公文是各级各类单位在公务活动中普遍使用的文种。目前，我国行政机关现行的公文文种是国务院于2000年8月颁布的办法中规定的13种。目前党的机关文件工作主要遵循的是中共中央办公厅于1996年5月3日颁布的条例，其中规定党的系统公文文种为14种。国务院于2000年8月颁布并于2001年1月1日实施的办法规定13种公文名称是：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。1996年5月中共中央办公厅颁布的条例规定的14种党的各级机关公文名称是：决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；条例；规定；
2、函；会议纪要。党政机关以法规文件形式发布的通用公文文种，在企业日常工作中也经常使用。尽管在实际工作中，并不是条例和办法中所规定的所有公文文种都完全适用于企业，但从事企业文书工作，必须掌握企业常用公文的性质、特点和作用。二、公文文种的选用(一)正确选用公文文种的意义不同名称公文，其用途、特性、写作的结构、语言表达方式等都不相同。不同情况下，应当正确选用合适的公文文种。正确选用文种是文书工作人员必须掌握的基本功。公文拟写不同于一般文字材料写作，公文一旦颁布，就会体现发文单位的权力、意图。如果文种选用失当，会影响工作的顺利进行，甚至会带来极其严重的后果。正确选用文种的意义主要体现在以下三个方面。1
3、.有利于公文写作的规范化各文种有不同的写作特点和要求，正确地选用文种，能根据文种特有的写作要求、特点，准确地采用相应的结构、语言表达公文主旨，从而提高公文撰写质量并达到规范化。2 .有利于公文处理的科学化各文种有不同的制发目的，因此对其处理方式也不同。正确地选用文种，有助于及时、准确地处理公文，从而达到发文目的。3 .有利于公文工作的制度化各文种有不同的性质、特点和用途，由党和国家以法规文件的形式固定下来，体现了公文的权威性和严肃性。正确选用公文文种，是对公文法定权威的有效维护，有助于公文工作制度化。(-)公文文种选用规则正确选择恰当的公文文种，做到有法定规范可依，有规律可循，这主要考虑以下几
4、个因素。1 .选用文种应联系发文目的制发文件通常是为了解决某一问题，达到某种意图，不同的发文意图应选择不同文种。例如同属上行文，需要上级做出批准和指示时应用“请示”，而“报告”则用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复询问事项。2 .选用文种应考虑行文关系收、发文单位之间构成了行文关系。根据收、发文单位各自所处的地位及职权范围，它们之间的行文关系可归纳为三种：上行文、下行文和平行文。无论是条例、办法，还是行文规则，都要求选用文种时，应严格按照行文关系，在相应的文种范围内，选择恰当文种。如平行单位行文时，切勿在上行文种中选择。3 .选用文种应根据发文单位的权限和地位每个单位都有自己特定的职权范围，
5、而有些文种的拟制和发布有一定的级别和职权限制。因此选用文种时，应根据本单位拥有的权限和所处的地位。例如“命令”是行政机关的文种之一，党的机关不宜使用。宪法和组织法等有关法律规定：全国人民代表大会常务委员会委员长、国家主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任以及县以上地方各级人民政府，才可以在法律规定的权限内发布命令。4 .选用文种应以国家法规为准绳党和政府分别制定、颁布的条例和办法对公文的用法予以严格规定。应正确领会各种公文适用范围的法规精神，在选用文种时，严格遵循，避免误用。三、企业常用公文文种根据办法及条例中所规定公文文种的用法，企业常用公文文种主要有：决定、通告、通知、通报、报告、请示、
6、批复、意见、函、会议纪要、决议、规定。(一)决定1 .决定的适用范围条例规定，决定用于对重要事项做出决策和安排。办法规定，决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2 .决定的类型决定常用的有以下几种类型。(1)决策部署类。决策部署类包括对重要事项或重大行动做出决策、安排、部署，有很强的导向性和指挥性，有关单位及人员必须贯彻执行。如xx集团公司关于加快企业信息化发展的决定。(2)知照类。知照类记述较重要事项的决定结果，并传达到相关范围，具有知照性，不要求执行和实施。如XX公司关于设立浙江办事处的决定。(3)奖惩类。奖惩类主要用于表彰对本
7、单位作出重要贡献的先进集体和先进个人，以及批评处理违法乱纪、造成重大损失的反面人物和事情。如XX银行浙江分行关于授予XX等人2008年度先进个人称号的决定。决定常用于对重要事项的处理和安排部署，是一种重要的领导性、指导性公文。在公文标题下往往注有通过或批准日期及会议名称的题注项。决定具有较强的强制性，决定的事项往往具有单一性。(-)通告1 .通告的适用范围办法规定，通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2 .通告的类型(1)法规性通告。法规性通告主要由各企业以通告的形式发布在一定范围内必须遵守事项的公文，具有较强的行政约束力和法律效力。如XX厂关于安全注意事项的通告O(2)周知性
8、通告。周知性通告将某项需在一定范围内周知的事项告知有关组织和群众，一般各级各类组织都可使用，使用范围相当广泛。如迁址、业务变更、税务等事项中经常使用这种通告。3 .通告的特点通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时所使用的一种重要的法定公文。通告具有法规性、政策性、广泛性、周知性及具体性的特点。（1）法规性。通告通常是关于某些事项作出规定或限制，成为被告知范围内人们行动的准则，不得随意违反。（2）政策性。通告常常是方针、政策的体现，是方针、政策在一定范围和某些事项上的具体化。（3）广泛性。通告的内容可以是国家的法令、政策，也可以是社会生活中的具体事务。通告的使用单位极其广泛，从高层领导机关
9、、职能机构到基层单位都可以使用。通告的使用频率很高。（4）周知性。通告一般通过新闻媒体或在公共场所张贴的方式直接传送、公开宣传，要求在一定范围内周知并执行。（5）具体性。通告的内容一般只针对社会生活的某一方面，较为专一、具体，所列事项清晰明确，以便于遵照执行。企业使用通告时，还应注意与公告相区别。公告是国家行政机关的重要文告，具有消息性、庄重性，其内容往往有法定性。公告有严格的使用范围，大多用于国家权力机关、较高级别的行政机关及一些职能机构，社会机构如企事业单位、团体等一般不轻易使用公告。（三）通知1 .通知的适用范围条例规定，通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和
10、不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。2 .通知的类型(1)指示性通知。指示性通知具有指示性和指导性，主要用于对下级单位布置与指导工作、传达上级单位的指示精神，下级单位应贯彻执行。这类通知通常是上级单位针对工作中出现的问题提出解决办法，要求下级单位执行。(2)批转与转发性通知。批转和转发都是行文形式，即将其他单位制发来的文件转达给有关单位知照或贯彻执行。批转性通知用于上级单位针对下级单位报送的文件进行批示，并把批示意见和所报文件转发给所属有关单位、部门，以实施领导、指导职能。因此，批转文件受等级和组织系统的严格制约。被批转的文件一般具有参
11、照执行的价值，批转性通知通常带有指示性质，要求有关单位参照执行。对下级单位“请示”的批转具有批复和批转双重作用，它既是对请示单位所作的批复，又批转给其他各个未发“请示”的下属单位遵照执行。转发性通知使用较广，可以转发上级单位的文件，也可以转发下级、平级和不相隶属单位的文件，即转发文件不受等级和组织系统的制约。对下级单位报来的文件是用“批转”还是“转发”行文，应根据被转文件的内容来确定。若来文反映的内容是上级单位要求其他下属单位贯彻执行的原则性、规定性意见，对工作具有执行意义的，如重要的工作意见、建议、措施等，应用“批转”行文；若来文属仅供其他单位参考、了解的试行性、非规定性内容，则用“转发”行
12、文。（3）周知性通知。周知性通知用于告知有关单位需要了解或需办理的事项。此类通知的使用非常广泛，包括仅需了解而不需办理的事项，如印章的启用等；也包括需了解还需办理的事项，如通知办理某项事务等，会议通知也可看做此类通知。（4）任免通知。任免通知用于有关人员的任免或聘用事宜，是人事任免中的一个必要程序。通知是法定公文中使用最为频繁的文种。通知的使用范围极广，这与通知在作者、行文内容等方面的宽泛、灵活是密切相关的。通知的行文方面以下行文为主，同时也可以平行发文。通知具有一定的权威性、指示性和显著的时效性。按照通知的形式分，还有补充通知、紧急通知、联合通知等。（四）通报1 .通报的适用范围条例规定，通
13、报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。办法规定，通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2 .通报的类型根据作用和应用范围，通报可分为三类。(1)表扬性通报。表扬性通报用于表扬先进人物、先进事迹、推广先进经验和做法等，以弘扬优秀品德与精神，树立先进典型。(2)批评性通报。批评性通报用于在一定范围内批评不良的人和事，包括批评典型事故。批评性通报通过分析总结错误，使人吸取教训，并借此教育他人引以为戒。(3)情况通报。情况通报用于传达上级重要指示精神或需周知的有关情况、动态、沟通信息，以统一认识，推动工作。情况通报有较强的时效性，具有指导作用，侧重于告知，一般不涉及表扬和
14、批评。表扬和批评性的通报通常针对具有普遍意义的典型事例、成功经验和失败教训等，对人们有示范、教育和警示作用。同时，这类通报要及时，其内容应是近期发生的事情，以对受文者的思想、行为及时发挥指导、导向作用。因此，表扬和批评性通报除具有典型性的突出特点外，还有指导性和时效性特点。通报属知照性公文，其内容可以是综合性的，也可以是专题性的。通报属下行文，但也可根据需要抄送给上级和平级单位。除对外通报，也可在单位内部通报。用于奖惩性的通报与决定的使用频率都较高，也很容易混淆。两者都用于表扬和批评事项，都有教育、导向作用，但决定较通报的内容更为重要、严肃，所表彰的先进人物、先进集体的事迹更突出，因此，其影响
15、力更大。另外，决定的使用更侧重于公布对奖惩对象的处理结果和组织意见，以达到褒奖优秀和惩罚错误的目的；通报则重在树立典型，扩大影响，以达到教育、号召干部群众的目的。（五）报告1 .报告的适用范围条例规定，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。办法规定，报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2 .报告的类型按报告的内容性质，主要有工作报告、情况报告和答复报告三种。（1）工作报告。工作报告是为使上级单位了解本单位工作情况而作的书面工作汇报。工作报告用于总结工作经验、汇报工作进展状况及今后工作的设想、打算。（2）情况报告。情况报告主要用于向上级单位反
16、映情况，尤其是重大问题、重大事件及特定情况等。（3）答复报告。答复报告用于答复上级单位的查询、提问，按要求汇报对上级某项指示执行的结果。按内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。另外，还有调查报告、会议报告、总结报告等。报告是一种重要的呈报性公文，其使用具有广泛性。报告为各级各类单位普遍使用。报告在工作开始前、进行过程中与工作结束后都可以使用，可以定期报告也可以不定期报告。报告是参阅件，不需要上级回复。（六）请示1 .请示的适用范围条例与办法都规定，请示“用于向上级机关请求指示、批准”。工作中应注意做到尽力处理好自己职权范围内的事项；不应事无巨细都请示，把矛盾推给上级；也不要超出自己的职
17、权范围，越权处理问题。一般遇到下列具体情况均需向上级发文请示。（1）有关上级的方针、政策、指示或法规等不够明确，或在执行中有不同理解，需待上级明确解释或答复才能办理的事项。（2）工作中遇到的新情况、新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需上级明确指示的事项。（3）本单位内部或协作的各单位之间需请示上级以求得协调或帮助的事项。（4）因本单位情况特殊，难以执行现行的统一规定，需要变通处理的事项。（5）涉及重大问题的解决方案，需经上级批准才能生效发布的文件及上级明确规定必须请示，否则无权自行处理的事项。（6）需请求上级解决的本地区、本单位的某一具体问题或困难，如人力、财力、物力的不足等事项。2.请示
18、的类型根据内容和行文目的，请示可分为三类。（1）请求指示的请示。凡在工作中遇到疑难问题，包括对上级的方针、政策、指示的认识和理解方面有不甚明了、无章可循的问题，以及涉及其他单位职权范围的问题，需提请上级予以指示解决。（2）请求批准的请示。重大问题的解决方案、重要措施的变更及其他必须经上级单位批准、认可的事项，如机构设置、人事任免等。（3）请求批转的请示。这类请示通常是针对某项涉及面广、需有关方面协同办理的工作，以及某项工作、活动涉及其他单位的职权范围，本单位提出具体意见、建议和办法后，请求上级按权限批转给其他相关单位执行。3.请示的特点（1）在行文目的上，请示内容系本单位无权决定或难以解决，需
19、要上级指示或批准的事项。因此，请示中不仅要提出问题，还要有处理的意见或设想，以便上级批复。（2）在行文时间上，请示必须事先行文，然后按照上级的批复精神行事。（3）在行文内容上，请示应坚持一文一事原则，以便于公文及时处理。切忌一文多事。（4）在处理方式上，请示属需办件，上级单位无论同意与否均应按公文处理程序予以批复。（5）在报送制度上，行文规则规定，请示一般只能主送一个上级单位，不得多头主送；需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位；除上级单位负责人直接交办的事项外，请示不得直接报送领导个人。请示是重要的报请性法定公文，与报告一样使用范围广、频率高，是上级单位开展工作的参考和领
20、导、指导下属单位的依据。应注意区分两者，尤应注意报告不得夹带请示事项。（七）批复1 .批复的适用范围条例与办法都规定，批复适用于“答复下级机关的请示“事项。批复是上级单位对下级单位的请示事项给予答复时所使用的一种带有指示性、答复性的下行公文。因此，批复具有指示性、针对性和被动性。批复必须对下级请示的问题明确批示、指示和答复。批复是针对下级单位的请求而发布的被动性公文，没有请示就没有批复。对事关方针、政策、组织机构、人事任免、党纪处分等重大问题，应以上级单位名义批复，以体现其权威性，并具有长期保存价值；对于一般事务性问题，可以办公厅（室）名义复函。批复和请示都只能用于有直接隶属关系的上下级单位之
21、间。若批复事项需其他单位了解，可用“抄送”的形式送有关单位。2 .批复的类型由于请示类型的不同，批复可分为指示性批复和表态性批复，前者是对下级单位提出的请示事项和问题提出处理意见以指导下级单位的工作，后者是针对请求批准事项表明上级单位的态度。(A)意见1 .意见的适用范围条例与办法都规定，意见适用于“对重要问题提出见解和处理办法”。2000年国务院新颁布的办法，新增加了“意见”文种。作为党政机关的一种正式法定公文，意见所涉及的问题都是工作中重大的、亟须解决的问题，比一般的口头意见要严肃规范。2 .意见的类型(1)指示性意见。指示性意见主要对重大问题提出指导性和政策性措施，对下级单位布置工作，阐
22、明工作活动的原则、要求等，有指示的功能。(2)计划性意见。计划性意见结合本地区工作实际，对一个阶段的工作提出原则性要求，让有关单位执行，包括工作目标、措施和方法、步骤等。(3)建议性意见。建议性意见用于向上级反映情况，对现实重要工作提出见解和处理改进的建议设想，供上级或主管部门决策时参考。建议性意见往往是发文单位受本单位职权所限，而请求上级单位批转相关单位执行时所用的文种。3 .意见的特点(1)多向性。意见的行文方向可以是上行文，也可以是平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级单位应当对下级单位报送的意见做出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的下级单位
23、应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。(2)用途广。一是行文内容广泛，各种指示性、计划性、建议性、商洽性等内容均可使用意见发文；二是发文单位极其宽泛，不受发文单位级别高低的限制和单位性质的限制。(3)指导性。意见要符合涉及的方针、政策，又要结合具体实际情况。意见表达的虽是见解、主张，但却具有指导性、规范性，具有行政约束力。(九)函1 .函的适用范围条例规定，函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。办法规定，函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函主要是平行文，用于平行单位之间或不
24、相隶属单位之间，同时函也用于上下级单位之间具体问题的商洽、问答。还可用于单位对个人的公务联系，如答复群众来信、人事介绍等。2 .函的种类按行文目的和性质，函可分为如下几种。（1）商洽函。同级单位或不相隶属单位之间商洽和联系工作时使用，诸如商洽协作事项、商调干部等。（2）请批函。用于向有关业务主管部门请求批准具体事项。（3）知照函。用于向有关单位或部门关于某些具体事项的晓谕、联系和催办。如XX集团公司关于征求外派职工安置办法意见的函。按形式，函有公函和便函之分。便函格式简便，不具备国家标准所规定的正式公文格式，可用于一般程序性、事务性的具体事项。按行文方向，函可分为问函和复函。3 .函的性质和特
25、点函属于商洽性、问答性公文，不具有强制性或指示性。函是一种日常工作中使用频率很高的文种，具有应用范围广、制发灵活、事务性强的特点。函的行文自由、使用简便，多用于解决具体事务，内容单一、务实。使用函时应注意请批函与请示的区别。虽然都有“请求批准”的功用，但这两者的区别主要在于以下几个方面。第一，行文方向和文种用途不同。请批函是平行文，主要用于向无隶属关系的主管部门请求、批准；请示则是上行文，主要用于向有隶属关系的上级单位提出请求、批准。第二，内容不同。请批函的内容范围较窄，通常只限于主管业务，事务性较强；请示的内容则涉及政策性、方针性及业务性问题，范围更宽泛。另外，在行文中应注意避免随意以请示代替函行文的情况，不能因为对方掌握有主管权就误认为是上级单位而乱用请示；也不能不管行文关系如何，只要有求于人，为办事顺利就用请示，从而打乱行文规则。
