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1、关于对在审核过程中如何收集审核证据的体会文件编号：GB/T19011：2002标准中对“审核证据”的定义是：与审核准则有关的并且能够被证实的记录、事实陈述或其他信息”。从定义中可以看出在审核过程中需收集的审核证据应包括“记录、事实陈述或其他信息”三个方面，而这三方面的“证据”应是能够被“证实”，既然如此，笔者就从记录、事实陈述和其他信息三个方面，谈谈在QMS审核过程中“如何收集审核证据”和体会和观点。1 .记录：本人认为在审核过程中有关记录方面的收集范围要求应包括：1 .标准要求的，如GB/T19001-2000标准中提出的记录要求。2 .组织体系文件中要求的，如组织根据自身控制要求而规定记录
2、，如“设备检修记录”。3 .适用相关法律、法规要求的，如运输公司对“危化品运输车辆”的点检、检修和定期鉴定的记录。本人认为前两个方面的记录要求在审核过程是大部份审核员均能够较准确、有效地收集，而“法律、法规要求的记录”，则会有部份审核员由于对“相关法律、法规要求”不熟悉而忽视，应予以注意。本人认为审核过程中收集记录证据的重点应是“标准要求和法律法规要求”的记录,对“组织要求的记录”应视组织“产品与过程的特点及复杂程度”而定，如果确是组织控制要求所必须的，则应予以支持。如“化纤制造厂”对“喷丝机”的精密程度要求很高，产品质量较依重“设备能力和状态:反之，如组织产品对生产设备的要求不高（或属附助设
3、备），组织实际的控制效果完全可满足要求，则对设备的检修记录要求则无必要；如果组织的文件中对此提出有要求，还应向组织指出适宜性：收集“组织根据自身控制要求而规定的记录”作为审核证据，应要同时收集“实际控制效果的证据”方才充分。作为审核员在审核过程中应注意不要为收集记录而收集,应是以“符合要求和质量管理体系有效运行提供证据”为目的，收集为“符合要求和质量管理体系有效运行提供证据”的记录证据收集记录所占用时间本人认为应以总审核时间的30%左右为宜。2 .事实陈述既然受审核方当事责任人的事实陈述应可作为“审核证据”，本人认为应充分利用与其的交谈和沟通，获得有关与审核准则有关信息，这需要审核员有清晰的逻
4、辑思维和沟通技巧。如通过与受审核方的面谈可知其对方针、目标的理解、内部沟通情况，有关要求的掌握程度等等信息。如在QMS审核过程中问组织技术质量的负责人有关组织产品标准、生产过程、生产工艺要求、关键过程和质量方针的理解、目标实现程度等方面问题，则可获得有关“5.3、5.4.1、5.5.3、6.2、7.1、7.5等条款方面有关信息。本人进行审核时曾遇到过技术负责人介绍的“执行工艺控制参数与工艺文件不符”、管理者代表介绍的生产过程中的外包工序与文件中的规定不符”等情况，这就给下一步追踪提供了信息和方向。但本人认为对“面谈”获得的有关信息，有些不可直接作为审核证据，许多还需审核员作进一步追踪、验证，关
5、于这点，本人认为十分重要！如本人曾见到有的审核员开出的不合格报告为：a.“管代介绍电镀工序外协加工，但未在手册中予以识别、确定或未提供对电镀外协方进行供方评价的记录”；b.生产部负责人介绍：公司“接头”产品存在来料（铜棒）加工，但手册中未明确控制要求或未提进对顾客财产进行验证的记录；等等，这里不一一叙述，均不可作为审核证据，还需进一步追踪、证实。当然也有可直接作为审核证据的，如：有关人员不知道质量方针为何、不知其含义要求、技术质量负责人不知“产品标准”、管代不知其职责等等,但这些往往是与GB/T19001-2000标准每五、六章的内容有关。有关“面谈”方面所用审核时间本人认为应以占现场审核时间
6、的20%30%为宜。三.其它信息对“活动的观察结果“可获得有关这方面证据，本人觉得在实际审核过程中出现问题较多，也很重要和较难把握，与审核员的专业能力、知识面、审核经验等关系很大。为保证审核的充分性、有效性应广大审核员十分重视，所占用的审核时间本人认为应不低于总审核时间的40%50%。本人认这应把握如下几个方面：1 .对活动观察收集证据时，应注意与“审核准则”有关，与审核目的、范围有关，不要偏离。2 .观察活动时应以观察的事实为证据，获得有关“符合性”的证据。如审核员现场看见的“标识，现场管理、产品置放情况、设备上显示的工艺参数值、设备完好情况等，以及看见的某施工人员未戴安全帽等等，以获得与有
7、关“符合性”的证据。3 .观察活动时应注意对事实综合分析、判断，获得有关“有效性”的证据。审核员在现场时对观察的事实证据应注意分析和判断，以获得有效的审核证据。应特别注意收集有关“控制效果”的证据，在现场应观察产品、工具和生产设备、工艺文件等的符合性、充分性、准确性、有效性等。例如：1 .产品的符合性、如：在现场时审核时，如条件允许可现场抽样，要求受审核方质检人员对所抽产品（或部份）特性指标作现场检测，如检验某个产品的外观尺寸，以验证产品的符合性。2 .操作的符合性如：现场观察操作人员的操作过程，以获得操作人员掌握、遵守工艺规定、操作规程及其它有关要求的证据。3 .工艺文件的准确性如：在电缆制
8、造厂车间审核时发现：车间现场几台拉丝机正在生产某规格产品，其温度均控制在300-310度之间，经查证填写的控制记录也是如此，经查证生产的产品也是合格的，但工艺文件规定对该型产品拉丝机的温度控制范围应在240-380度（给出超大范围）。4 .工艺文件充分性如：某项工艺参数要求经现场实际活动观察有控制要求（如压力），且对产品质量影响较大，但工艺文件中对此未规定明确要求。5 .工艺文件有效性或设备的适宜性如：在车间审核时发现工艺文件规定焊接电流了具体的电流值，但电焊机却未配置电流表来显示电流值，该电焊机电流大小由四个档位开关控制，无法调整具体的电流值。6 .工艺文件有效性或工具配置的充分性如：工艺文
9、件规定了油漆厚度值，却未配置测量仪器。7 .产品质量要求的适宜性如：质量报表中的产品质量合格率为95%,但依据记录测算及实际观察结果，合格率远低于此数值。8 .过程控制的有效性如：在某篷布厂防雨帆布的涂层生产工序现场发现：帆布涂层生产有对“压力、温度、速度”的控制要求，但经查证该组织对此工序在工艺文件未作规定；审核员经现场观察和询问，发现操作人员是根据经验调整压辑压力、压辑温度和送布速度，在每班开机后均进行试车，直到自认为“合格”为止，而现场当班开机后共进行8次试车试验方才“合格”;据车间负责人现场介绍：“如是有经验的操作人员，一般2-3次就可“搞定”，但今天蒸汽压力不太稳定，这几个人又工作时
10、间不长，故试验次数多了点工9 .设备配置的适宜性、充分性对机加工的产品规定了“精密度、光洁度”的具体要求，但经查证生产现场配置的生产设备却无法或较难达到此要求。10 .现场活动观察还应观察“产品防护、运输、包装、可溯性等等情况，并获得有关证据，这里就不一一细说了，但应注意现场活动观察的范围不单指生产现场，还应包括审核范围内的全部作业现场和活动区域。总之活动观察可获得的信息量大、头绪多，但获得的证据也多，作为审核员应注意仔细观察、分析，判断也应果断、明确。另外本人对谈谈“审核证据”的误区的作者认为“写我所做、做我所写、记我所做”这种说法已经落后、甚至是错误的”的观点不认同，这种提法是李为柱最先提出，并且是有前提的，变成“顺口溜”只是便于当时大家理解，我们不可断章取义。以上是笔者对在审核过程中如何收集审核证据的观点，不少是个人的经验、做法和体会，不一定正确，不对之处希望大家指出。审核证据的收集与审核员的专业能力、审核经验及工作态度有很大关系，对审核质量影响也较大，因此作为审核员应勤奋负责、不断学习，努力提高自身的知识面。
