学校归档文件整理细则.docx

上传人:夺命阿水 文档编号:124383 上传时间:2022-12-20 格式:DOCX 页数:5 大小:17.83KB
返回 下载 相关 举报
学校归档文件整理细则.docx_第1页
第1页 / 共5页
学校归档文件整理细则.docx_第2页
第2页 / 共5页
学校归档文件整理细则.docx_第3页
第3页 / 共5页
学校归档文件整理细则.docx_第4页
第4页 / 共5页
学校归档文件整理细则.docx_第5页
第5页 / 共5页
亲,该文档总共5页,全部预览完了,如果喜欢就下载吧!
资源描述

《学校归档文件整理细则.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《学校归档文件整理细则.docx(5页珍藏版)》请在课桌文档上搜索。

1、学校归档文件整理细则第一条为了适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理,根据档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则,结合我校实际,制定本细则。第二条归档文件的定义。归档文件是指本校在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第三条件的确定。件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,同保管期限与同密级的一事有多份文件(或多个单位、或多人)的组成一件,并建立件内目录。顺序号:以文件排列先后顺序填写的序号。文号:文件

2、制发机关的发文字号。责任者:指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有文件标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“口”号。日期:指文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20120526。页号:件内文件起止之页的编号。文件中有图文的页面为一页。页码统一用铅笔编写,正面编写在文件材料的右下角,反面编写在文件材料的左下角。备注:注释归档文件需要说明的情况。第四条归档文件的整理原则。归档文件的整理要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。第五条归档文件的质量要求(一)归档文件应归原件,若无原件,则可归一份复印件(复印

3、件上要加盖制发单位红章)。(二)归档文件应齐全完整,已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应及时予以复制。(三)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。(四)文件材料的形成时间(年月日)、签字、盖章等手续必须齐全。第六条归档文件年度的划分。分年度时,一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以断定文件所属年度。此外,划分年度时应注意:(一)文件有多个时间特征。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。(二)跨年度形成的有密切联系的文件。如召开会议、处理案件等,可能会跨年度

4、形成有密切联系的文件材料。为了日后整体利用的方便,这些文件材料往往统一在办结年度归档,分类时归入办结年度。(三)跨年度形成的来文与复文,包括请示与批复,整理时一律放在各自的形成年度。(四)件内稿本、文本日期不一致。按照规定:正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等可作为一件,日期的判定应以装订时排在前面的文本的日期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准等。(五)按教学年度形成的材料,放在该学年度末的一年。(六)文件没有标注日期。此类情况需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的

5、准确日期或接近日期,并据以按年度合理分类。第七条归档文件的整理(一)装订。归档文件应以件为单位,用线装订。装订的文件力求整齐、结实、美观。一般说来,采用左侧装订的,应将文件左、下边对齐;采用左上角装订的,应将文件左、上边对齐。(二)分类。归档文件采用“年度一问题一保管期限”复式分类法进行分类。即先将归档文件按年度分开,每个年度下按问题分类,再在问题下按保管期限分类。(三)排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由或问题结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。(四)编号。归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归

6、档章设置全宗号、年度、件号、问题、保管期限等。1 .全宗号:取学院汉语拼音首字母,即CZXY;2 .年度:文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2009;3 .件号:文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。4 .问题编号取汉语拼音首字母,如:党群一DQ,教学-JX等。5 .保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。(五)编目1 .归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(二。件号:填写档案馆编件号。责任者:指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。文号:文件制

7、发机关的发文字号。题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有文件标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“口”号。日期:指文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20090506。页数:指每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。页数用铅笔统一编写在文件材料的右上角。备注:注释归档文件需要说明的情况。2 .归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长义宽为297mm21Omm)。3 ,归档文件目录应装订成册并编制封面。(六)装盒。将归档文件按档案馆编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。(七)填写备考表。备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。1 .盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2 .整理人:负责整理归档文件的人员姓名。3 .检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4 .日期:归档文件整理完毕的日期。第八条文书档案中照片、录音、录像等载体文件材料按声像档案整理要求整理。

展开阅读全文
相关资源
猜你喜欢
相关搜索

当前位置:首页 > 在线阅读 > 生活休闲


备案号:宁ICP备20000045号-1

经营许可证:宁B2-20210002

宁公网安备 64010402000986号