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1、工程文件的产生在工程项目的建设过程中，每个阶段、每个程序、每道工序和参与工程建设的每个单位、部门的工作都要被文字、图表等文件真实地记录下来。首先，这是工程建设活动的客观需要。工程文件的产生有着很强的阶段性、程序性和过程性的特点。它担负着服务工程活动，推动工程进程的任务，前一个程序形成的文件会成为下道程序工作的依据。例如，可行性研究报告经过正式批准后，不仅是编制初步设计的依据，还是以后审核初步设计的依据。如果可行性研究报告没有通过审批，就不能进行下一步的初步设计工作。其次，这也是工程建设者、管理者的主观需求。工程建设过程周期长、工序多，要使工程质量得到有效控制，每个阶段、每个程序、每个工序的工作
2、都要产生大量的文件。工程项目各参建方都应有留存工程文件的意识，为工程质量核查、验收和交付使用后维护提供依据，为日后工程档案奠定基础。（一）工程文件的概念工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录。这一概念包含以下三层含义：1.工程文件是在工活动的真实记录，也是指导和推进工程建设活动的依据，工程文件特别是工程准备阶段多程建设过程中直接形成的。工程文件具有原始性，它是工程建设数文件具有责任追溯、法律凭证作用。2 .工程文件是工程建设过程中的信息记录。工程文件遵循基本建设程序，伴随着工程建设过程的产生而产生的，与工程建设基本同步。它不能经过想象或者艺术加工，不是事后编写或随意收集的资料，那
3、些因为种种原因，在工程结束后再编造出来的“文件”，是不能称为工程文件的。3 .工程文件是多种形式的。工程文件的表现形式有文字、图表、声像、电子等；它的物质载体可以是纸质、磁介质、感光材料、光介质等。随着社会和科技的进步，还将会有新的表现形式和物质载体被发现和应用于工程文件。（二）工程文件的内容工程文件是随着基本建设程序的运行而产生的。基本建设程序的三大阶段产生不同的工程文件：工程准备阶段产生工程准备阶段文件；工程实施阶段产生监理文件和施工文件；工程竣工验收阶段产生竣工图和竣工验收文件。所以，建设工程文件的内容包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等五部分。1 .工程准备
4、阶段文件工程准备阶段文件是指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标投标等工程准备阶段形成的文件。工程准备阶段文件涉及很多与城市建设有关的行政管理部门和专业单位。2 .监理文件监理文件是指工程监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。监理文件是监理单位对工程项目质量、安全、造价、进度等进行相关控制的过程中形成的一整套文件。3 .施工文件施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件。施工文件是工程项目施工活动的真实记录和反映，其完整性、准确性、系统性，不但直接关系着工程质量的核查、竣工验收和工程决算、审计等，也直接影响着工程今后的运行、维护和改扩建等。4 .竣工图竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工图和施工图的本质区别就在于竣工图是与工程实际完全相符的图样。设计单位设计的施工图，在施工过程中，难免会由于原材料、施工技术、地质条件、气候等多种因素的制约而发生变更和修改，这样原设计图就与工程实际不相一致。所以，必须依据工程设计变更、洽商记录等图纸变更记录将施工图改绘成竣工图，或重新编制竣工图，使竣工图与竣工后的工程实际完全一致。5 .竣工验收文件竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。竣工验收文件包括工程项目竣工验收时形成的文件，工程竣工验收备案过程中形成的文件，以及工程竣工决算文件等。
