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1、办公室管理期末复习综合练习题）一、单项选择题（30题）1 .以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不相宜的？（B）。A.保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品2 .以下文员的工作依次中，哪一项是正确的？（B）oA.没有任何设想就应着手从事该项工作B.文员也应具有适当推断状况，机灵应对的应变实力C.上司分派两项以上工作时，依据先来后到依次进行D.上司所指示的工作假如不合适，可以不实施3 .文员依据“优先依次”处理工作，以下哪项是不相宜的？（D）oA.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
2、B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D.可以依据文员自己的习惯进行工作4 .文员必需管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不相宜的？（C）0A.定好目标，把想做或须要做的事情写下来B.尽量限制外来干扰，把重要工作支配在宁静、有效的时间段里去做C.每天把工作支配得超出工作时间，给自己压力D.对每一项工作作出支配，定好最终期限5 .文员传达上司的指示时，哪一项做法是不相宜的？（AA.传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法B.必要时可形成文字材料，照本宣科C.不行在一般电话、一般函件里传达有隐私内容的指示D.重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，
3、以免漏听或漏记6 .文员必需具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不相宜的？（B）0A.擅长同他人合作，亲密协作，步调一样B.应当有自己的特性，尽可能使别人听从自己C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事共享成功的成果，分担失败的责任7 .以下接打电话的行为中，哪一项是不相宜的？（C）。A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能马上记录B.文员离开办公室时，要支配别人替你接电话C.应随时运用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.假如已经回电，但没打通，切记要再联系8 .以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B）,A.服务性B.决策性C.专业性D.主动性9 .办公室布置要
4、留意（D）oA.上司单独用的办公桌椅匏墙放B.一般办公室桌椅最好面对而放置C.打字、复印间离上司办公室近些D.各种沟通、保密10 .在办公室里，（D）的位置是上座。A.离入口最远B.离入口最近C.靠近门口D.靠近窗户11 .传真机的运用哪一项是不对的？（B）0A.发送前检查原稿质量B.随时随地可向对方发送C.不宜发送礼仪性文本D.不宜发送私人、保密文本12 .在运用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（八）A.接通电源可马上复印操作B.选定复印纸后要抖松消退静电C.选择复印倍率来确定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿13 .以下关于投影机的运用哪一项是不相宜的？（D）。A.安置窗帘遮
5、挡室外光线B.与其他设备正确连接C.投影机要远离热源D.应设置电脑的桌面屏幕爱护功能14 .以下哪些不是文员在打算办公用品时的职责？（B）oA.订购B.制造C.安排D.储备15 .文员在接打电话时，正确的做法是（B）。A.电话铃响一声就应接听B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能马上记录下来C.文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位D.文员替上司传话时，应考虑对方的心情以个人的口吻转达16 .以下文员应遵守的电话礼仪中，哪项是不相宜的？（B）A.考虑打电话的时间是否合适B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“漂亮
6、的谎言”D.对待投诉电话先安抚他，以友善的看法表达歉意，并告知肯定立刻调查此事17 .以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（CA.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣18 .邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一样？（D）。A.每天开箱次数与邮局投递次数样B.取出邮件马上返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办19 .邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。A.时间B.便利C.经济D.爱好20 .文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印依次应当是（C）。A
7、.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址，部门、国名C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址21 .传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D）oA.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信22 .以下关于握手的礼节，不正确的是（CA.上级先伸手后，下级才能相握B.一般社交场合握手不行太用力，但也不行漫不经心用手指尖点一下C.双方有很多人时，可以交叉握手D.握手时应上身稍前倾，双目凝视对方，微笑致意或问好23 .文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的状况是以下哪一种？（八）。A.初次写信，或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信2
8、4 .文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。A.加入自己的主观看法B.不记录议题C.与发言者用词不一样但意思完全一样D.对所记内容作评论25 .上司确定参与某个会议时，文员不应当（AA.只在便笺上写好会议名称B.除了送来的资料外，也必需收集其他上司有必要的资料C.假如是第次前往的公司外的地点，要先了解场地状况和交通所耗费的时间D.和上司先充分沟通，避开在会议进行中遇到电话联系的不便26 .有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）。A.打算资料B.发表看法C.现场服务D.会议或会谈记录27 .以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较相宜的？（D）。A.用后跟着地
9、走路B.正式场合，女性文员的双腿可交里翘成二郎腿C.男性在任何场合都可戴着手套握手D.穿着短裙的下蹲姿态，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰28 .社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）A.以右为次B.以右为尊C.以后为次D.以左为尊29 .文员帮助实行宴会时，不用考虑（D）。A.宴会的形式与气氛B.交通是否便利C.有无停车场D.有无休息室30 .以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C）A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅实行C.工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚实行均可D.午宴一般不设固定席位，以便于客人社交二、推
10、断题（30题）1 .办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（V）2 .办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（X）3 .在阳光光明的教室和会议室内运用投影机，效果不受影响。（）4 .擅长合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎，对同事敬重和理解，即不能违反同事的意愿。（）5 .文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉。（）6 .文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达。（）7 .文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（V）8 .文员应避开不必要的通信和邮寄，尽可能常见的联系集中起来分批进行
11、。（V）9 .文员在工作时间如须要补妆，应随时随地进行。（X）10 .文员在工作时间如须要补妆，应当去洗手间。（V）11 .男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。（）12 .假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（）13 .假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员马上换手握住室内的门把手，以轻快的步伐进入室内，轻轻关上门。（V）14 .假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（V）15 .介绍地位相同的人时，应依据到职的先后，先介绍新进的职员：若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（V）16 .文员作介绍，应先介绍地位高的人，
12、再介绍地位低的人。（X）17 .文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人起先介绍。（V）18 .同时介绍很多人时，可从右至左，按依次介绍。（V）19 .假如会议气氛惊慌，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，看法亲善，温柔缓慢地端出茶点，以消退惊慌的气氛。（V）20 .代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应细致核对出席人数。（V）21 .假如不当心发生日程支配支配重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己确定优先依次。（X）22 .上司自己支配的约会忘了事先告知你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己支配的那一位。（）23 .文员因为已经打过电话，并给对方留
13、了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（）24 .对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对，并把它退回去。（X）25 .假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司的意思，因为或许那是件必需取消原定约会的重要事情。（V）26 .探望长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（V）27 .当上司要求文员帮助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务。（V）28 .即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当主动、乐意地去帮助。（V）29 .假如是沿着人行道走，两个
14、人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（V）30 .女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（V）三、简答题（40题）1 .简述办公室的含义。答：狭义的办公室是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。2 .简述办公室事务管理特征。答：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。3、简述我国文秘工作的内容。答：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查探讨、信息资料、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程支配、日常工作、办公室管理、其他临时性交办的事项。4 .简述文员工作的依次。答：文员工作分为三个步骤：支配、实施和检查。（1）支
15、配的步骤，要充分了解即将起先的工作内容，并思索以什么方法进行效率会最佳。（2）实施的步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定的依次进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限。（3）检查的步骤，要分析支配和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配一一实施一一检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的支配有所帮助和启示。5 .什么是受意？受意有几种？办公室人员应
16、怎样运用受意方法？答：受意：是指文员接受和领悟上司意图。一种：干脆受意另一种：问接受意。文员在受意过程中应留意的事项：（1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图：（2）备好记录本，记录下指示要点：（3）留意倾听，专心推断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、看法：（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。6 .文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？答：进言:是指文员主动对上司提出看法、建议、指责或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：适事适时适地适度7
17、.简述文员管理时间的方法。答：（1）定支配，排依次，做打算：（2）支配助手工作；（3）限制外来干扰（来访、电话等）：（4）利用办公技术，快速处理日常事务；（5）分清事务主次，避开重复跑路。8 .简述接听电话的要点。答：（1）电话铃响二至四声就应接听。（2）接到电话首先应传达必要的信息。（3）假如上司不在办公室，文秘员询问来电者的姓名前，先告知他找的人不在。（4）即使受到通话对方极的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐性。（5）通话结束时，应流露出很兴奋接到对方来电的语气，应当用欢乐的声音说“感谢”，即使来电者看法很不友好。9 .简述什么是“电视会议”和“交互式电话会议答：“电视会议”主要用途是使
18、相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在随意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰犹如一室。10 .简述邮件的收取方式。答：（1）传达室或收发室收到的邮件，再送到文秘人员办公室。（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。（3）由专人送达，须要签收的邮件，如特快专递。（4）运用电子邮件系统，文秘人员到过办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。11 .简述日常邮件有处理方法。答：（I）须要呈交给上司的邮件，应当赶在上司进办公室
19、之前打算好。（2）须要转交其他人或部门的邮件，要必要的手续，以分清责任。（3）文秘人员可自行拆封处理的邮件。（4）对报纸和杂志的处理。（5）对广告邮件的处理。（6）对投错邮件的处理。12 .简述仪表方面的礼貌。答：文员接待客人时，在仪表上应保持：和谐、整齐和敏捷性。具体如下：（1）服装。衣着力求朴实。（2）装饰品。可以佩带一些简洁的饰物。（3）化妆。应化淡妆。（4）发型。（5）鞋子。13 .简述接待来访的留意事项。答：（1）组织领导应当定期或不定期地亲自接待群众来访。（2）企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室、服务台或监督岗等。（3）接待人员应当有比较高的思想修
20、养和较强的业务实力。（4）接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者、姓名。14 .来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众干脆给机关,单位领导的信件。（2）刚好拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理刚好,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订。（3）细致阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证”等.供应领导复信
21、所须要的资料。（4）逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位（人）以及承办后的状况,结果和立卷存档号等具体记载,便于统计,查找和催办。（5）细致处理.处理信伺:应当依据”分级负责,归口办理”的原则,进行转办,交办或自办。（6）刚好复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可实行收信人（单位）复信,或承办人（单位）复信两种方式进行。15 .文员受上司指示，向对方要求约会时应留意哪些要点？确定时间、地点时要留意什么？答：（I）要获得上司的许可；（2）假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。
22、（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所须要的时间等等；（4）约定好以后，肯定要向上司汇报，并填写在日程支配支配表。还应打算约会所须要的文件资料。（5）星期-早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会：（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要支配约会：（?）公司有重大活动的那一天不宜支配约会；（8）地点选择对方比较便利的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否须要保密、是否须要就餐等因素。16 .简述按会议的目的分类：答：（D说明会议一一以信息的传递为目的。（2）探讨会议一以信息交换与相互启发为目的。（3）解决问题的会议一一以作出确
23、定为目的。（4）学习会议一一以传递信息和相互启发为目的。（5）创意会议一一以收集创意为目的。17 .简述按会议的职级分类。答：（1）股东大会董事会；（2）常务董事会：（3）中层管理人员会议；（4）员工大会：（5）工作场所会议。18 .简述通知应包括的内容。答：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间；（4）地点；（5）议题；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）会议资料的打算；（8）会议场所的布置。19 .简述会议中的实务。答：1、接待实务：2、会议管理及茶点款待；3、会议中的电话或来访者：4、宣读和做会议记录。会议记录应记载以下事项：会议名称：会议时间；
24、会议地点：议题：（5）主持人、主席；出席者名单：会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定H期。20 .简述提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；削减会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；限制会议经费；分析会议成本。21 .文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章：（3）时间（起先时间，结束时间）；（4）会议地点；（5）议题：（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料：（10）下次会议预定日期。22 .简述Fl程支配支配表的种类。答：（1）年
25、预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定支配，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定支配。（3）周预定表是一个月预定支配中的一周支配，此预定支配比月预定表更具体。（4）日预定表则是从周预定表里写出一天的预定支配，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务活动。23 .简述文秘人员的职责。答：打算旅行支配和旅馆信息：制定约会支配；为商务洽谈收集资料；确定旅
26、行用品；行李问题；支配差旅费；（7）建立旅行一一旅馆信息资料库；办理旅行保险。24 .照料身边琐事的做法。答：便利上司处理业务的工作；上司的主体工作与和私人工作的调整：文秘人员对上司主要工作的辅佐。25 .简述接待中握手时应留意的事项。答：右手握是最普遍的方式，一般以三秒为宜，不行太用力，也不行敷衍了事。双手相握只适用于年轻者和年长者。身份低者对身份高者，男士对女士不宜用这种礼节。上下级之间，上级先伸手后，下级才能相握；长辈和晚辈，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握。主子和客人，主子宜主动伸手；男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。26 .简述名片的运用。答：（1）文员应随身带出名片；（2）文员
27、要确保上司随身带出名片；（3）向别人递送名片时，应双手捧交，将名片文字下面朝向对方表示敬重：（4）接受对方名片时应双手接过：（5）名片的多种用途。27 .简述口头语言的基本特征。答：（1）语音听过就马上消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清晰，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，须要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些：休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、开心些。28 .简述敬语运用的一般场合。答：（1）对于自己敬重的人，当
28、然会运用敬语。（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也须要运用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。29 .简述劝服的方法。答：劝服是让对方接受自己的看法而没有牵强的感觉。劝服的要领：（D清晰地知道在所劝服的事项中，最想说什么；（2）要具体了解对方的立场和意向：（3）以恳切的看法为对方着想而发言。30 .简述敬语的种类。答：（1）敬重语。如：“幸会，幸会或久仰，久仰”：（2）虚心语。如：“承蒙夸奖，实在不敢当”或“不用谢，这是我应当做的；（3）客套语。“有什
29、么事尽管叮嘱”。31 .简述印章的种类、亥制、保管、运用、销毁、值班形式。印章的种类：单位印章、套印章、钢印、签名章、专用印章。印章的刻制：上级制发，批准专刻；遵守国务院规定，形态（圆、椭圆、方形），字体（宋）大小6-4,2）o印章的保管：专人用印，监印保管，不准带出。公章的停用与销毁：通告失效，留下印模，批准销毁。值班工作的组织形式：办公室、值班室、总值班室、首长电话值班室。32 .简述印章、介绍信、值班工作任务、值班工作制度与要求。答：印章的运用：专人运用保管，盖印端正完整；用途：落款、更正、佐证、骑缝、密封、封存等。介绍信的运用：专人开具，主管批准，写明信息，加盖公章，存根备查。值班工作
30、的任务：沟通联络，来访接待，处理突发，确保平安，承办事项。值班工作的制度与要求：岗位责任，交接值班，请示报告，平安保密等制度。33 .简述公务文书的特点和作用答：公务文书的作用是党政机关、社会团体和企事单位及其负责人，公务文书的这些特定的作用必需依据党支部和国家方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映名项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。（3）公务文书在制作上应当依据常规的格式各种类的的结构写作，在处理上有肯定的程序和制度。34 .公务文书的种类和格式答：种类：吩咐、确定、公告、通告
31、、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要。格式：版头、发文字号、印刷依次号、密级、紧急通知、签发人姓名、公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、注释、阅读范围、主题词、抄送单位、印发说明。35 .简述文书处理的内容和方法答：收文处理程序：签收和拆封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办。发文处理过程：拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发。36 .文书管理的内容和要求答：文书数量、质量、时效管理：文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。文书的质量管理要求
32、保证文书在内容上正确、牢靠，符合政策和事实；在文字上、格式上精确、规范，不出差错。文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推委，刚好反馈和办理。文书的保密管理。37 .立卷归档的标准和做法答：立卷归档的要求：归档范围、归档时间、归档要求。文书立卷标准：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按文种特征立卷、按时间特征立卷、按地区特征立卷、按通讯者特征立卷。38 .文书立卷标准类型。答：（1）按问题特征立卷：（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。39 .按问题特征立卷的含义：答：将反映同一问题的文书组成案卷
33、，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理状况，运用最广泛。40 .办公室人员为了劝服对方接受自己的看法应当怎么做，要领有哪些？答：让对方接受自己的看法而没有牵强的感觉；用语言和看法去打动别人：清晰的知道最想说什么：了解并探讨对方的立场和意向：以恳切的看法为对方着想而发言。41 .文员利用提示系统提示上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：（D有电子提示系统和人工提示系统。（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周支配以及其他提示事项,文员应当随着状况的改变不断编排和修改输人的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表，固定活动日期一览表，运用提示性
34、备忘录，打算约会表，打算特殊提示卡，打算交往提示文件。四、设计题（10题）1 .小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带领的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、须要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（小刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应当怎么做？答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录。电脑放在右边：新文件夹放须要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内：参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公
35、司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。2 .安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，协商合作的具体事宜，办公室主任请小李作好打算。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答：（1）接受任务：（2）了解来宾；（3）制订支配：（4）预订食宿：（5）迎接来宾；（6）协商日程：（7）支配会谈；（8）陪伴参观：（9）送别客人；（10）接待小结。3 .康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业打算在11月15日上午9:00到12：00
36、召开全厂中层干部大会，探讨其次年产品发展和销售支配，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责支配。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应当考虑哪些问题？答：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织,部门的名称；（3）日期,时间（起先到结束的预定时刻）；（4）地点:（具体在几楼几号会议室）：（5）议题（或者议事日程）：（6）主办者的联络处,电话号码等：（7）开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码（必要时可附上地图）：（8）留意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。4 .麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，确定召开专家座谈会，对
37、新产品进行评估，办公室人员应当如何打算和开好这次座谈会？答：（1）座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者,能独立思索,有主见又敢于发表看法者；（2）座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜：（3）座谈会上,文秘人员应与主持人亲密协作；（4）主持人负责引导,组织,可不做记录；（5）具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；6）座谈会的时间不必严格规定,可长可短：（7）会场应打算些饮料,茶点,边吃边谈,可使气定轻松。5 .某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应当做些
38、什么工作？答：（1）要替搭车回去的人支配车子。（2）在接待处短暂代为保管的衣物，不要遗失或被人错领，冒领。（3）有留话时，切记务必传达。（4）检查会场有无物品遗漏。（5）要为参与会议的人员送行。（6）文秘人员离去前,要检查烟灰缸，字纸篓有无易燃的东西，如有,则必需加以熄灭。（7）桌，椅早先若有移动，必需还原;洗涤烟灰缸，茶具等，并整理妥当，倒去垃圾。（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回。（9）关紧门窗并上锁。6 .文秘人员在单独或伴同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：（1）整理好旅行过程中全部的单据，凭证,送上司批阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，
39、应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，假如是与上司同行的，可依据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快复原正常工作和生活状态，接着做旅行前未完的工作，（4）把在出差时结识的有关人士，单位等状况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中赐予帮助和照看的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。7 .文员应当为上司的商务旅行作很多打算工作，在打算国内国际旅行时要考虑哪些项目？（P186）履行哪些职责？答：（1）打算旅行支配和旅馆信息，旅行支配表要说明动身和到达地点，是乘飞机还是汽车，火车或轮船，动身和到达的H期刚好间，座位状况，旅馆状况。（2）制定约会支配.约会支配表
40、包括：城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名，公司和地址，电话号码。（3）为商务洽谈收集资料。（4）确定旅行用品，把上司作商务旅行时须要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行支配手册或旅行社代办人信息，为每件行李打算识别标签。（6）支配差旅费。（7）建立旅行一一旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充溢自己的资料库。（8）办理旅行保险,如意外损害保险等。8 .某公司成立三周年，打算实行大型宴会，办公室人员应当如何做好打算，要做哪些工作？答：（1）客人的选择，确定名单，再请上司核定。（2）确定时间.假如是涉外宴请，宴
41、请时间应当依据国际惯例，征询客人的看法，要避开选择对方的重大节假Fh（3）会场的选择，要考虑宴会的性质，客人的数目,以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛等。9.文秘人员常常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？答：（1）在赠礼前必需搞清赠礼目的，如是为周年庆典，生日，结婚，荣升，乔迁，或是圣诞节，中秋节等。（2）还要清晰赠，对象身份，爱好，文化背景，性格习惯等。（3）在日历上应当清晰地标明节日活动支配以引起上司的留意.时间如何取决于当地的购物环境。（4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要专心为对方选。择适当的礼物即可。（5）要看对方
42、的实际状况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精致包装纸重新包装一下。（7）假如不是亲自送礼,应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片，贺卡。（8）文秘人员应打算一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的看法,以及标明价格范围。（9）为了避开所送礼物的重复，文秘人员应当为全部接受上司礼物的人做一张卡片记录。10.某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：了解清晰德方总经理的爱好，化背景、格习惯等。（2）征求上司看法或同意，允许的钱款额度
43、范围内选购礼物。（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜爱的物品。（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精致包装纸重新包装一下。（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。五、案例分析题（10题）1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的挚友陈小姐短暂代理她的工作，时间为个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并激励她努力干，打算在蜜月回来后举荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下:来电者：“是利达公司吗？”陈小姐:来电者：“你
44、们经理在吗？”陈小姐:来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐:来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐:来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐:“是“不在J“是J“1.8美元“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：”啊呀，上星期有人问I.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8,就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面
45、还犯了哪些错？答：五个错：（1）该问的没有问（指对方状况，手套的须要量）；（2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；（3）该说的没有说（没有刚好向上司汇报）；（4）不该说的却说了（价格上的自作主见，不向上司请示）；（5）不懂得爱护自己（即使自己自作主见拒绝了对方，犯了错误，也没必要告知上司，使自己陷入被解雇的境地）。电话礼仪方面：（1）接电话时没有自报家门；（2）不等对方说完，就“啪”挂上电话。2 .文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地
46、把全部的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有留意。她抽出全部的信纸，放在一边，而把全部的信封放在了另一边。邓小娟拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“敬爱的红：”，她意识到拆错了信，匆忙看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应当由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐依据以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？清讲出理由并说明正确的做法。答：（1）不应当干脆把信
47、堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应当当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特殊要写清晰机要邮件、经办人等项目；如有污损还应当当面指出，以分清责任；（2）不应随意打开全部的信，而应依据肯定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门：（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应立刻重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并致歉：（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；（5）寄至国外的信件，信封的打印应当按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。3 .文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的看法后，又遇到了负责宣扬的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的看法很不一样，小曹无所适从，两位领导也因此冲突加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种状况小曹应当怎么办？答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的看法办，不应多头请示；（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落
