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1、疫情期间居家办公管理方法第一章总则第一条制定依据和目的鉴于国家爆发新型冠状病毒肺炎疫情，为了公司的员工的生命健康，更为全面配合国家每一项防控政策，阻断疫情传播，依据中央及地方各级新型冠状病毒防控各类通知及中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法等法律、法规、标准性文件，结合当下疫情及公司实际情况，特制定本方法。第二条制度公示和效力公司可通过在线开会宣导、邮件、微信等存储介质传输、公司门户网站、内网办公系统上传及传阅等进行本方法的有效公示。公示后本方法对员工的言行具备法律约束力。员工有义务通过各个渠道查收、阅读、学习并全面遵守每一项制度，不得以不知晓、未查阅、未学习为借口主张本方法对其不产
2、生效力。第三条适用对象1.销售、客服、人事、出纳、法务、数据维护及其他适合在家办公的部门员工；2 .各部门中高层管理级员工；3 .外地返沪需居家观察隔离的员工；4 .其他适合在家办公且经审批同意的员工。第四条方法解释和修订对于本方法适用产生争议的，由公司人力资源部门负责解释。解释争议期间不停止本方法的执行。未修订前，本方法和现有法律、法规或当地政策中强制性、禁止性规定相冲突的，以上位法规定为准。相关的法律、法规或当地政策规定发生变化，或公司因经营发展需要，公司可以对本方法既有内容进行修订，修订后的方法有权通过本方法第二条进行公示。第二章管理组织第五条公司设立各层管理组织，实现在家办公期间的每一
3、项审批及管理。1 .公司总经理及各部门负责人成立管理小组，负责疫情背景下公司整体运营及各部门工作的统筹安排；2 .各部门由部门负责人为第一责任人或组织成立工作小组，负责下达工作安排、验收工作成果等每一项工作正常开展；3 .人事部门成立用工管理小组，实行每一项用工管理及违纪处分；4 .行政部门成立值班小组，负责每一项文件收发及后勤保障；5.IT部门成立IT工作组，负责远程技术支持、文件获取及导出工作。第三章在家办公落地实施流程第六条统筹安排1 .各部门负责人依据部门内员工工作性质结合员工个人情况及意愿统一向管理小组上报部门内可实行在家办公人员名单；2 .行政部、IT部统筹安排当班人员名单并上报至
4、管理小组；3 .人事部统计各部门上报的各类人员名单后，以邮件的方式统一发送在家办公通知及当班通知；4 .接到在家办公通知及值班通知的员工依据公司安排遵照本方法规定实行在家办公。第七条员工申请1 .除统筹安排在家办公人员外，有特殊原因需要在家办公的，可以向部门负责人、人力资源部提交在家办公申请，申请中需列明在家办公原因及在家办公的可实现性。2 .部门负责人和人力资源部协商后，认为具备合理事由及具备在家办公条件的员工可予以批准，并发放在家办公通知。3 .收到在家办公通知的申请员工可依据公司安排遵照本方法规定实行在家办公。第八条办公场所备案1 .在家办公员工需向公司人力资源部门提供准确的家庭地址、电
5、子邮箱、号码。2 .原则上在家办公期间不得变更办公家庭地址，如有特殊原因变更的，变更范围不得超出户籍所在地或当前居住市范围内，且需在变更当天向人力资源部门提交变更后的家庭地址。第九条办公环境及办公物品1 .在家办公的员工，需自行在家中安排一处僻静的办公环境，同时设置办公桌椅及电脑。2 .鼓励在家办公员工尽量使用自有条件办公，确有需要的，可以部门为单位向行政部门提交办公用品需求清单，由行政部门依据需求向员工以快递、专人配送的形式交付。3 .在家办公员工有必须工作物品需取回的，优先采用联系值班人员，由值班人员依据员工指示获取寄发的形式取回，确有不便的，提前联系值班人员，做好个人防护后前往办公室取走
6、。4 .员工应当妥善保管各类办公用品，待恢复办公室正常使用后，统一交还行政部保管使用。第十条特殊事项1.在家办公期间，涉及需提交书面文书的相关工作内容，譬如申请休假均暂时改为线上提交，员工需保存书面资料待恢复办公室办公后或按照相关部门统一要求邮寄交至相关部门统一核实。5 .在家办公期间暂延报销事宜，员工需保存报销使用发票，确有大额报销的，经预约后邮寄值班人员，由值班人员配合财务部办理报销手续。第十一条取消在家办公在家办公政策系公司依据疫情采用的临时性管控措施，公司有权依据实际情况随时整体取消或取消特定部门、特定员工在家办公，并通知员工提前恢复办公室办公。第四章办公室管理第十二条值班管理行政部员
7、工依据当班通知轮流至办公室值班，负责下述每一项工作：1 .文物收发。收取文件、物品的需第一时间向相关收件人反应，并依据收件人要求拆拍或转寄；2 .后勤保障。以减少前往办公室为原则，全力配合其他同事提供必要的物品快递、文件资料查找发送工作；3 .防控管理。妥善安排并负责办公室的安全防控工作;4 .其他依据上级指示或实际情况临时安排的每一项工作。第十三条办公室防控为了全体值班员工的安全健康，当班员工应当做好办公室防控工作，期间戴好口罩，做好个人防护，并于每日值班结束后，做好办公室消毒工作前方可下班离开。为保障个人及他人的安全健康，预约前往办公室的员工也应当全面做好个人防护，在办公室保持佩戴口罩，不
8、游窜、不聚集、少交流，办好必要事宜后尽快离开。第五章考勤管理第十四条办公时间全体在家办公员工工作时间均为每周一至周五，9:00-12:00,13:30-18:00o第十五条考勤管理在家办公员工实行定点考勤和考勤抽查相结合的考勤方式。1 .定点考勤员工每日在OA系统/微信群组中进行上、下班打卡，同步在微信群组中发送办公状态照片。2 .考勤抽查人力资源部门不定时以邮件、微信方式对员工抽查考勤，员工需保证沟通顺畅，并在邮件、微信发出后20分钟内提供当下办公状态照片。第十六条旷工1.员工有以下情形的，视为旷工：(1)员工未获批准，在1小时内失去联系，且无法提供证据证明合理理由的；2)员工未获批准，当天
9、未打卡且无工作成果的；(3)员工未经请假擅自离家的；2 .旷工的最小计算单位为2小时，旷工时间在2小时内的视为旷工2小时，旷工时间在2小时-4小时的，视为旷工半天，旷工时间超过4小时内的视为旷工1天。3 .员工旷工时间无法确定的，原则上视为旷工半天；当日无工作成果的，视为旷工1天。第十七条加班1.原则上不允许加班，如有特殊紧急事项需加班的，需提前向部门负责人、人力资源部提出申请，经审批同意前方可加班。4 .员工加班的优先予以调休。第十八条请假员工需请假的，仍按照公司相关请假制度履行请假手续，需书面审批、提交相关材料的，均改为以邮件方式进行审批，相关材料拍照后作为邮件附件提交，同时员工需保存相关
10、材料，待恢复办公室正常办公后提交人力资源部门核实。第六章劳动管理第十九条工作安排1.管理小组对公司整体工作进行统筹安排，各部门负责人依据公司整体安排以月/周为单位制定部门内部整体工作方案。2 .各部门负责人衡量员工工作性质及工作条件通过工作群组或单向逐级下达每一项工作安排。3 .员工依据手头工作及上级领导下达的工作安排于每日17:00前后在工作群组中提交本人次日工作安排，部门负责人于次日9:30前对部门内员工当日工作安排进行统筹调整确认。第二十条工作联系员工应保证、微信、邮件畅通，保持高效沟通。第二十一条办公会议1 .为了便于工作沟通及成果汇报，建议各部门、各工作组每日通过OA系统或微信群语音
11、的形式召开办公会议。2 .为了便于提高员工办公效率，谨防工作冲突，建议各部门均提前一日协商确认会议时间。第二十二条工作汇报1 .公司实行实时工作汇报制度，员工有特殊工作成果或工作相关事宜的随时做好沟通，力保工作顺利开展。2 .公司实行每日强制工作汇报制度，员工应提高自我要求，积极工作，每日下班前应当完成当日工作安排，并在工作群组中简单汇报当日工作内容、进度及成果。3 .公司实行每周工作汇报总结，员工每周五下班前详细汇报当周工作内容及工作成果，同时鼓励各部门每周五组织工作会议，进行每一项工作调整和验收。4 .各部门负责人需对每日、每周工作汇报内容进行检查，确认员工工作进度。第七章违纪管理第二十三
12、条处分种类和有效期1 .处分种类员工发生违规违纪行为的，视情节轻重予以如下处分:(1)书面警告；(2)记过；(3)解除劳动合同。2.处分有效期本条第一款中所称书面警告和记过的有效期为自处分之日起12个月，期满失效。第二十四条竞合处理同一违规违纪行为触犯规章管理制度中两个(含)以上条款的，按处分较重的条款定性处理。第二十五条书面警告员工有以下情形之一，公司可以给予书面警告处分：(1)不服从上级工作安排包括工作安排、工作汇报、会议安排等)的；(2)未按规定打卡或上传工作状态照片的；(3)工作懈怠，不能按照要求准时完成临时性紧急工作任务的；(4)工作时间内未保证通讯畅通，其他同事通过微信、邮件、均无
13、法联系到员工超过30分钟的；(5)未经提前报备，擅自进入办公室，且未采用防护措施的；(6)工作时间内擅自离开家庭办公场所2小时以内的;(7)有其他违反本方法的行为，但未造成损害的。第二十六条记过处分员工有以下情形之一，公司可以给予记过处分：(1)不服从上级工作安排(包括工作安排、工作汇报、会议安排等)，且对上级出言不逊的；(2)在受到书面警告后又发生旷工半天以上的；(3)工作懈怠，无突发疾病的特殊原因未完成当日工作安排的；(4)未经提前报备，擅自进入办公室，且行为不当，造成疫情传播危险或恐慌的；(5)工作时间擅自离开家庭办公场所超过2小时的；(6)在家办公期间员工不配合所在居委、村委、街道等主
14、管部门自行居家隔离要求造成需强制统一隔离的；(7)有其他违反本方法的行为，且给公司造成损害的。第二十七条解除劳动合同员工有以下情形之一的，公司可以即时解除劳动合同,并无需支付经济补偿金：(1)连续旷工达三(含)日以上或一年共计旷工达五(含)日以上；(2)员工12个月内共计被书面警告3次或被记过2次或被1次记过2次书面警告的；(3)员工因传播疫情、不服从防控措施等原因被治安处分被依法追究刑事责任或违反其他法律法规规定，而致使公司向相关部门承当机关行政处分，或向第三方承当经济赔偿责任IOOO元以上的；(4)员工因传播疫情、不服从防控措施等违法行为或涉嫌犯罪行为被采用行政拘留、司法拘留、逮捕而被采用
15、限制自由措施缺勤到达或共计到达旷工解除天数的；(5)员工提交伪造或虚假的每一项材料骗取假期并到达旷工解除天数的；(6)员工虚假打卡或提供虚假的工作状态照片超过3次的；(7)员工在工作期间(非全日制除外)或病、事假期间未得到公司许可在网络平台或其他企业从事第二职业兼职)；(8)其他严重违反公司本方法的行为。第二十八条处分送达违纪行为处分送达以员工签收确认为原则；员工拒绝签收的不影响其效力。公司亦可通过书面快递、电子途径等方式送达。第八章附则第二十九条除本方法特殊规定外，其余办公流程、请假手续、违纪处分等均按照公司原有员工手册或规章管理制度执行。第三十条本方法自发布之日起正式实施，公司决定整体取消在家办公之日止失效。XX公司2022年X月X日
