事业单位及公司文件控制程序.docx

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1、1 .目的通过对质压体系运行有关文件的控制.确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。2 .范围本程序适用丁公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。3 .职责3.1 工程都是文件控制的主管部门,主要负货:a指导、监督各部门对文件控制的执行情况:b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。3.2 总经理工作部负货公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;3.3 各部门负货分管范围内的文件管理工作:3.4 项目部负表图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。4 .控制程序4.1 受控文件的范闹:4.1.1 1.1用以指导质址体系运行的

2、文件和资料,包括质信手册、程序文件和质量管理作业文件:4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料:4.1.3 外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。4.2 文件和资料的编制与审批4.3 .1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:a.g手册B和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准:b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准:c项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准.d.外来文件由总经理工作部负或审核

3、、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZIHH-007质量体系文件编写导则的规定.1.3文件的标识与发放4.3.1文件的编制部门依据Q/TZHTI-0064文件编码规定所规定的范用和方法,对文件进行编号。4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加靛受控章。4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写文件发放登记表工公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。4. 3.3各部门资料员负责签收文件

4、,填写“文件接收登记表”。4.4 文件的更改4.4.1 文件需要更改时,由更改部门填写“文件更改申请/通知单”,说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料.4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员.4.4.3 各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改,在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母“G”加顺序数字表示,如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件

5、经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。4.4.4 4.4对图样的修改,执行Q/TZH71-010图纸管理规定讥4.5 文件的保存与回收4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TYTI-008档案管理办法。4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负贡妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。4.5.3受控文件不得I意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。4.5 .4文件换版后,由原发放部门负贵将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖“作废”章予以标识.4.6

6、外来文件的控制4.6 .1对外来文件,由接收部门负於进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范闹。a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负货签收登记,交分管领导签批后贯彻实施:b)工程施工技术类文件,由工程部负贡保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规葩等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用,C)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负贡处理。1.6.2各部门按照分工管理范国,负贪主动收集相应的外来文件(如:好新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实

7、情况进行相应的跟踪。4.7 项目部负优工程项目的图纸使用管理,执行QTZIH11-010d图纸管理规定沆4.8 总经理工作部负货公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZHWI-008档案管理办法讥4.9 总经理工作部负货公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Qztzh-HI-OII信函管理办法.4.10总经理工作部负货公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009E图书资料管理办法讥4.11工程部负贡对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检杳指导。5.质量记录5.1QK05-01文件发放登记表5.2QR05-02文件接收登记表5. 3QR05-03文件借阅登记表5.4QRO5-04文件更改申请/通知单5 .5QR05-05受控文件清雎6 .支持性文件6. 1QZTZII-WI-006C文件编码规定6.2 Q/TZH-W1-007质量体系文件编写导则6.3 QZTZH-H11-008档案管理办法6.4 Q/TZH1-009图书资料管理办法6.5 Q/TZH-WI-010图纸管理规定6.6 Q/TZH-WI-011信函管理办法6.7 Q/TZIIWI-012文件受控专用章管理规定3

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