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1、会议名词说明和会议留意事项及会议打算会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行探讨、沟通的活动，它往往伴随着肯定规模的人员流淌和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特殊是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创建经济效益等方面具有特殊的作用。会议管理，又名活动管理，原译为eventsmanagementxconferencemanagement或meetingmanagement等，是一种由主办方或会议活动组织者创建和管理的特地针对某一场会议的专题网站.与一般的网站不同，会议管理有具体的会议所举办的日期、时间、地点、巳经对参会人员的要求，并且有在线报名和购买门票等功能
2、。通常由会议主办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻。一个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体。能够让参会者以简便有效的的方式在网上了解本次会议的信息。会议管理是社会媒体网络和数字会务服务的一部分。会议管理的服务对象涉及困难的品牌推广，找寻受众目标，甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数据进行分析，确保投资回报，这一专业流程巳经成为市场活动一个重要的事务驱动。在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再象以前那样单一。会议和活动，如全球气候变暖峰会，亚运会等在某些状况下，已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。会议管理的应用规模没有明
3、显的界定，现在包括全部从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括很多行业，慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议，以推销自己，建立业务关系，筹集资金或庆祝。目前国内打造会议管理的途径主要有两种：一是找网络公司特地为本次会议制作一个专业的网站；二是利用会议活动管理系统自动生成。找网络公司价格也许XX5000元不等，主要依据会议管理的栏目价格会有出入，开发周期大致15个工作日。优势是可依据会议组织者的要求独立设计网站样式模板和功能，可与开发公司沟通加入一些会议组织者特性化的一些元素，但目前国内的网络公司对这种会议管理都不会特地编写一个网站，而是利用主流的C1.nS系统进行生成，只是修改下网站的
4、样式，考虑到开发周期、费用和网站的不行重复运用性这种方式已经越来越不被认可。会议活动管理系统则更加智能和实惠，国外一般称为eventsmanagementsoftware可见主要用作活动的管理，一些中发达国家的活动、会议、聚会较为发达和常见，因此这类的管理和应用系统也孕育而生。国外比较常用的如eventbrite,regon1.ine,就连特地做邮件营销的巨头Constencontact今年年初也起先涉足eventsmarketing.国内目前常用的有mymova.因为mymova主要针对会议的客户，因此较国外的此类服务更为专业，生成的网站也较完善。目前大部分会议的主办方均有意尝试信息化更强的
5、会议活动管理系统进行会议管理的建设，不仅节约开发周期、并且费用低廉、同样也可以自定义网站样式及风格，并且在线注册环节比自主开发的要更为稳定和牢靠。 留意事项考虑周全要胜利地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参与，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的支配是否妥当；会议须要什么协助器材，由谁负责；会议进行的时间预料有多久等等。只有事先做好打算工作，才能保证会议地顺当进行与圆满结束。 选择合适的会议场所会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周
6、末支配员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以特地租用饭店的会场。不管采纳哪种方式，对会场的基本要求是一样的，即：会场应当舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好,没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清晰,宁静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。 用文字记录会议的相关事项 在打算会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应当用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的确定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“空口无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就遗忘了，所以必需
7、把工作做细致。 会场的器材打算 现代化的会议离不开各种协助器材，在召开会议之前，就应当把各种协助器材打算妥当。 桌椅、名牌、茶水桌椅是最基本的设备，可以依据会议的须要摆成圆桌型或报告型，假如参与会议的人数较多，一般应采纳报告型，不须要打算座位牌，假如参与会议的人比较少，一般采纳圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员便利就座。 会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人宠爱喝茶，有的人宠爱喝饮料，还有的人宠爱喝咖啡，所以假如没有特殊的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。 签到簿、名册、会议议程 签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明
8、是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者依据签到簿支配下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以便利会议的主席和与会人员尽快地驾驭各位参与会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟识。 黑板、白板、笔在有的场合，与会人员须要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依旧受到很多人的宠爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、便利的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不行少。 各种视听器材 现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们供应了极大的便利。在召开会议前，必需先检查各种设备是否能正常运用，假如要用幻灯机，则须要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时须要马上把会议的结论或建议打印出来，这时就须要打算一台小型的影印机或打印机。 资料、样品假如会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不行少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，假如给大家展示一个具体的样品，结合样品-一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
