《档案管理办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理办法.docx（34页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。
1、档案管理办法共享知识分享快乐盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。档案管理办法目录第一章总则第二章归档第一节归档范围与保管期限第二节归档时间及程序第三章档案整理第四章保管利用第一节保管第二节利用第五章销毁第六章其他第七章附则卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐第一章总则第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案,保障企业安全规范高效运行，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。第四条公司档案根据管理
2、职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。第五条公司档案实行集中统一管理。（一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科,负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。（二）人力资源处负责管理员工档案。（三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员,其他部门、单位须配备兼职文印
3、档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。（二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。（三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。第八条员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。第九条本办法适用于集团公司各部门
4、、单位。第二章归档第一节归档范围与保管期限第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档：（一）公司内部形成的文件材料；（二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料；（三）需要公司执行、办理的外来文件材料；（四）其他有保存利用价值的文件材料。第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。（一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（二）凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为30年保管；（三）在较短时间内对公司有参考利用价值的档案，列为10年保管
5、。（四）档案的保管期限,从归档之日起计算。第十二条文件材料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。第二节归档时间及程序第十三条文件材料归档时间（一）生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档，合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。（二）产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档，周期长的项目应分阶段归档。（三）设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。（四）会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档，管理两年后向秘书处移交。（五）员工档案类文件材料应随时归档。（六）特殊载体类文件材料应
6、随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。（七）下列文件材料应随时归档：L变更、修改、补充的文件材料。2 .公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐手中的文件材料。3 .公司产权变动过程中形成的文件材料。4 .其他临时活动中形成的文件材料。第十四条文件材料归档程序（一）随时归档的文件材料L经办人对文件材料整理后，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。2 .档案管理部门对送交的档案审核，确认后，填写档案交接表，交接双方共同签字确认；档案交接表一式两份,交接双方各持一份。（二）分阶段或定期归档的文件材料L兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案
7、清单，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。3 .档案管理部门对送交的档案审核确认后，填写档案交接表（附档案清单），交接双方签字确认；档案交接表一式两份，交接双方各持一份。第十五条文件材料归档要求（一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，载体应利用长久保存，图文字迹应清晰。L载体一般不得使用复写纸、热敏纸等，如使用复写纸、热敏纸等，应复印后将复印件一并保存。4 .文件材料须用碳素或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。5 .已破坏的文件材料应修整后归档。（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须标明原件去向。卑微如蟋蚁、坚强似大象共享知识分
8、享快乐（三）文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（四）文件材料归档时，须以件为单位进行整理L一般以每份文件材料为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。6 .排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（五）属于保密的文件材料，归档时须注明密级。（六）特殊载体文件材料归档须遵守下列要求：L载体必须完好、清洁、无划痕、矫变
9、、斑点、霉变等。7 .磁带、磁盘、光盘等载体文件材料须至少归档两套（一套封存保管，一套供利用）。8 .同一项目、同一类别的文件材料应储存在同种磁性载体o9 .电子文件的存储格式应为通用格式，无法转化为通用格式时，须将相应软件一并归档。第十六条部门、单位负责人必须高度重视档案归档工作，及时安排有关人员按规定向档案管理部门移交档案；如因部门、单位负责人不负责任，致使档案不能按时归档或遗失，严肃追究责任。第十七条档案管理部门须督促部门、单位及时交回档案，对于拖延或拒绝移交的，报内控部门追究责任。卑微如蟋蚁、坚强似大象共享知识分享快乐第三章档案整理第十八条档案管理部门须对归档的文件材料及时进行整理。每
10、年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。第十九条纸质档案（除员工档案、会计档案）整理方法（一）装订L文件装订前需对归档文件进行必要的修整（1）修裱破损文件。破损文件采取补缺和托补的方式进行修补；对幅面过小或不规则的文件装订时需采取在其一面或两面用粘合剂托上一张纸的方式进行托裱。（2）复制字迹模糊或易退变的文件。（3）超大纸张按A4（297mmx201mm）型规格折叠，较多时单张折叠。（4）去除易锈蚀的金属物。2.文件的装订（1）件的确定：归档资料须按件进行装订，一般以每份文件为一件。正文与文件处理单为一件；文件正本与定稿（发文稿纸）为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发
11、文为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；来文与复文（指请示与批复，报告与批示，函与复函）为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐会议纪要以一次会议为一件；介绍信存根可以一本为一件；调资表以一次为一件；工资表以一月为一件。（2）件内排列:文件处理单在前,正文在后；正文在前,定稿在后；正文在前,发文稿件在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。（3）根据每件归档资料的特征采用线装、粘接式、穿孔式等方式在左上角或左侧进行
12、装订。采用左上角装订的须将左上侧对齐，采用左侧装订的须将左下侧对齐；具体装订方式依据实际需要选择。一般以件为单位装订，会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。永久、30年保存的文件需换不锈钢钉,较厚的可三孔一线装订。文件较薄的，可以用胶水粘好为一件。成册不易拆封且保管期限10年内的文件不需要进行重新装。（二）分类将归档资料按照公司档案分类标准与保管期限表进行分类。（三）排列卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐归档资料在分类方案的最低一级类别内，按事由结合时间、重要程度等进行排列。会议文件、统计报表、内部刊物等成套性资料须集中排列。1 .同一事由内的归档资料按形成时间的先后顺序进行排列。2
13、.不同事由间的归档资料排列时按下列情况办理：（1）资料形成时间明确的按事由办结时间的先后顺序进行排列。（2）资料形成时间不明确的按事由的重要程度进行排列,即将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。3 .当零散文件须排入已整理完毕的归档资料内时，应将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备考表内注明，同时补填在归档文件目录中。4 .确定资料时间时按下列规定办理。（1） 一般文件材料以签署日期（即落款日期）为准。（2）几份文件材料为一件时，时间以排在前面的文书日期为准。（3）无具体日期的文件材料，须考证其所属年度，将其归入可能性最大的相关年度。（4）学校教学
14、过程中形成的文件材料，按教学年度时间为准。（四）编号L将归档资料按照分类方案和排列顺序逐件编号，在资料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、类别号、年度、保管期限、件号、页数、密级、互见号。填写归档章内容时须符合下列要求：全宗号：填写公司档案室给立档单位编制的代号。卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐类别号：填写分类方案类别的代号。年度：填写文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限：填写归档文件保管期限的简称。件号：填写文件的排列顺序号。页数：填写每一件的总页数。密级：填写归档文件保密级别的代码。互见号：填写同一内容其他载体档案保管的档号。归档章的规格为
15、长44毫米，宽16毫米，分为均匀的8格。示意图如下：全宗号年度保管期限件号页数密级互见号16m8m类别号42.档号的编制档号由全宗号、类别号、件号和斜线“/”、件内流水号组成，档号中左边的上位代码与右边的下位代码连写时，之间用间隔符相隔。具体编制方法为：（1）全宗号是以“凌”的拼音首字母加数字组合构成立档单位的全宗代码，全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号且不得重复。如“LOO（F代表山西凌志能源投资有限公司，其他立档单位的全宗号详见附表。（2）类别号统一用阿拉伯数字标识，不同级位类别之间用斜线“尸分开。（3）件号是在分类方案的最低一级类目内按文件排列次序用阿拉伯数字从“开始流水编号，不得有
16、空号。（4）件内流水号是每一件内按文件排列次序从“1”开始逐份流卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐水编号，不得有空号。档号结构为：“全宗号类别号件号/件内流水号”，示意图如下：XXXXXnXX/XXIlllIII1件流水号II1件号I1类别号1 全宗号档案编号（档号）标识（五）编目根据档案分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项，目录内容须与盒内文件相符，并将其置于案盒文件最前面。填写归档文件目录时须符合下列要求：2 .件号。填写文件编制的件号码。3 .责任者。填写制发文件的署名者或发文单位，使用全称。4 .文号。填写文件的发
17、文字号。5 .题名。填写文件标题。没有标题、标题不规范的或标题中未标明本单位活动事项的需自拟标题，并加“工文件标题由责任者、问题、文种三部分组成。6 .日期。填写文件的成文时间，以8位阿拉伯数字标注年月0,如“20160501”。7 .页数。填写每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。8 .备注。注释文件需说明的情况。卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（六）装盒将归档资料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不同类别、不同年度、不同保管期限的资料不得装入同一档案盒内。L档案盒封面填写全宗名称，用
18、全称标明；9 .档案盒根据摆放方式不同，在盒脊或底边设置全宗号、类别号、年度、起止件号、保管期限等，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”连接。具体位置如下图所示：全宗名称全宗号类别号年度起止件号保管期限10 备考表置于档案盒（袋）内资料之后，备考表内设置档案盒（袋）内文件情况说明、整理人、检查人、日期、互见号等五项内容。填写备考表时须符合下列要求：（1）档案盒（袋）内文件情况说明：填写档案盒（袋）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。（3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：填写归档文件整理完毕的
19、日期。（5）互见号：填写反映同一内容其他载体档案保管的档号，并注明其载体类型。第二十条员工档案整理方法（一）装订。按照第十九条第一款执行。卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（二）分类。员工档案须以个人为单位进行整理（即一人一档），将个人档案材料按员工档案分类标准进行分类。（三）排列。按照员工档案分类标准将个人档案材料依次排列。（四）编号L编顺序号包括件号和件内流水号，件号按照员工档案所划分的大类号编制，件内流水号按照每类下面各件的排列号编制。2 .编制档号。按照员工档案分类标准编制个人档案档号。（五）编目。根据员工档案分类方案和件号顺序编制归档文件目录，内容包括件号、材料名称、日期（建档时
20、间）、件数、页数、备注等六项，目录内容须与袋内文件相符，并将其置于袋内文件最前面。（六）装袋。按照个人档案材料排列顺序装入档案袋内，并填写档案袋封面和备考表。档案袋封面须填写员工姓名、所在部门（单位）的名称、档号等内容。备考表的填写内容同第十七条第六款。第二十一条会计档案整理方法（一）装订L会计档案采用胶装或“三孔一线”的方式以件进行装订。装订时会计凭证一本为一件，按时间和原始凭证号顺序排列组件；会计账簿一本为一件，按照账簿的种类以会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序排列组件；会计报表按照报表封面、会计报表编制说明、明细报表、会计报表封底的顺序
21、依次排列组件,年度决算报表单独组件；其他类材料按时间顺序排列分别组件,如银行余额调节表和银行对账单。卑微如蟋蚁、坚强似大象共享知识分享快乐3 .装订前须对装订材料进行核对，会计凭证检查日数、编号是否齐全，凭证顺序号排列是否正确，附件是否漏缺；会计账簿按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；会计报表按编报目录核对是否齐全。会计凭证装订厚度不大于3厘米，装订后的材料须牢固、平整，不得有拆角、错页、掉页、加空白纸的现象。4 .修整。按照第十九条第一款执行。（二）分类。会计档案按会计档案分类标准进行分类。（三）编页码。单面书写的材料在其右上角编写页号；双面书写的材
22、料，正面在其右上角编写页号，背面在其左上角编写页号。会计凭证不编页码；会计账簿按已有填写内容的页面编顺序号，或在使用前已编上连续页号，直接利用原有页号；财务报告与其他类材料在材料的右上角编页号，页号从力，开始，每件单独编号。（四）编制件号。会计凭证在装订后的每本凭证的右上角编号，号码按年度依次编流水号，一本凭证编一个流水号；会计账簿在同一年度按分类依次编流水号，一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；财务报告与其他类材料件号的编制方法参照会计凭证。（五）编制件内目录。会计凭证、会计账簿不用编制件内文件目录；财务报告与其他类材料按归档文件整理的方法填写件内目录、财务报告
23、的名称及页数。（六）编制档号。按照第十九条第四款执行。（七）编制封面L会计凭证须使用统一标准的“会计档案凭证软封面”，封面上卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐填写凭证种类、起止号码、件号、凭证种类编号、凭证张数，由主管会计和装订人签字或盖名章，并在封面上加盖单位财务专用章。2 .会计账簿封面上填写单位名称、账薄名称、保管期限、所属年度、件号及件内流水号，由主管会计和装订人签字或盖名章，并在封口处加盖单位财务专用章。单位名称填写全称或规范简称；账薄名称按组件不同分别填写现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账；保管期限按财务管理制度中规定年限填写；年度和件号用阿拉伯数字标注。3 .财务报
24、告与其他类材料的封面上填写单位名称、题名、保管期限、年度、件号、件内流水号、页数等项目。单位名称填写全称或规范简称；题名填写财务决算或会计月、季报表；保管期限保管期限按财务管理制度中规定年限填写；年度、件号、件内流水号、页数须用阿拉伯数字标注。(A)编制归档文件目录归档文件目录编制时，须填写年度、件号、类别、起止时间、凭证起止号、保管期限、件内流水号、页数、经办人、备注等内容。(九)装盒1 .会计凭证。会计凭证用凭证盒装，凭证盒背脊须设置全宗号、件号、件内流水号、年度、月份、凭证号等项目内容，并采用阿拉伯数字填写。2 .会计账簿、财务报告和其他类材料会计账簿、财务报告和其他类材料按分类用会计文
25、书盒装,不得混装。档案盒正面第一栏空白处填写单位名称。档案盒正面和背脊须设置全宗号、目录号、类别、年度、件号、保管期限等卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐项目内容。3 .编制备考表。按照第十九条第七款执行。第二十二条特殊载体档案整理方法（一）电子与声像档案1 .分类和组织载体。将归档的电子或声像资料参照纸质档案的整理要求以件为单位进行整理，并按照公司档案分类标准及保管期限进行分类，结合密级和电子或声像文件类别代码相对集中组织存储载体。2 .编号。根据第十九条第四款编制电子或声像文件的归档号，并以标签的形式贴在每个存储电子档案的脱机载体上，标签格式及内容同归档章一致。3 .编目。对归档的电子
26、文书以盘为单位填写归档电子文件登记表。归档电子文件登记表的内容包括电子文件特征、设备环境特征、文件记录特征、文件编号、题名、形成时间、载体编号、互见号、保管期限等，详见附表。4 .开展著录并形成机读目录。归档的电子或声像文件在保证其真实性、完整性和有效性的前提下进行著录，著录的项目内设置责任者、操作者、背景信息、元数据等。根据著录结果制成相应的机读目录和纸质目录。机读目录要求与电子或声像文件题名一一对应，拟写的电子或声像文件题名要写明时间、地点和事由，有电子原文的须做好机读目录与电子原文的链接。5 .装盒。电子文件在逻辑归档的同时必须完成物理归档，即将机读目录和与之链接的电子原文，拷贝至耐久性
27、好的脱机载体上，设成禁写状态，并装入指定的装具内。（二）实物档案卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐1 .修整。对不利于永久保存因素的实物档案要进行去污、加固等措施。2 .分类。将实物档案按照公司档案分类标准进行分类。3 .排列。按实物档案形成时间的先后顺序进行排列。4 .编号。根据第十九条第四款编制实物档案的归档号，并以标签的形式贴在每件实物档案的背面右下角处或正面的左下角处，以不影响实物档案的美观为宜。5 .编目。按照第十九条第五款执行。第四章保管利用第一节保管第二十三条档案管理部门须配备专门档案库房，档案要在档案库房中保管。第二十四条档案库房须符合下列规定：（一）档案库房设置在远离易燃
28、、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置不得设置在地下或顶层。（二）档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。（三）档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。（四）秘书处文印档案管理科档案库房需配备自动报警、自动灭火、温湿度调控、防盗监控、消毒柜、加湿器、防光窗帘等保护设备，同时配备档案密集架、档案柜和防磁柜等档案装具。（五）其他部门、单位档案库房需配备温湿度计、消防器材、防盗监控、加湿器、防光窗帘等保护设备，同时配备档案柜（或卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐档案密集架）等档案装具。第二十五条档案存放须符合下列规定：（一）将整理完毕的档案以全宗为单位，按照全宗
29、号、分类标准和案件的顺序号整齐排列上架（入柜），并在一级类别后预留足够的扩展空间。存放档案用竖放的方式，对于那些珍贵档案和不宜竖放的档案用平放，平放时堆叠高度不超过四十厘米。（二）纸质档案选用指定的档案盒存放，规格为长31OmmX宽220mm,盒脊厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。其中，会计档案盒的规格可为310mm260mm（长X宽）,会计凭证盒的规格为275mm155mm（长X宽），具体档案盒及盒脊厚度根据实际需要选择；员工档案统一装入档案袋中，规格为长350mmx宽250mm,袋脊厚度可根据实际需要选择30mm、40mm、50mm等。（三）录音带、录像带、计算
30、机光盘、磁带、磁盘等磁性载体文件放入有磁屏蔽的容器或专用防磁柜中。单片载体须装盒或装袋，竖立存放，且避免挤压、擦、划、触摸记录涂层。（四）实物档案须单独集中保管在专用柜（架）中，对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱（柜）密闭进行保存。（五）绝密级档案须与其他档案分开存放，实行专柜专锁保管并由档案负责人专门管理。第二十六条档案库房根据库房的方位和特征进行编号。档案柜（架）以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编柜（排）号、柜架号、格层号，用阿拉伯数字标识。第二十七条档案管理人员每天对档案库房及库区巡视两次,并做好记录。巡视内容包括：卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（一
31、）测量档案库房内的温、湿度是否达到库房规定的数值要求，并详细记录在温湿度记录表上。纸质档案库房内的温度要控制在1424,日变化幅度不超过2；相对湿度要控制在45%60%,日变化幅度不超过5%。磁性载体档案库房的温度控制在1527oC,日变化幅度不超过3；相对湿度控制在40%60%,日变化幅度不超过5%。电子档案库房的温度控制在1720oC,相对湿度控制在35%45%o无法达到库房温湿度要求时需采取密闭、通风、空气调节设备等措施进行调控。（二）检查档案库房的门窗、消防、监控、报警等安全保护设施是否完好，设备运行是否正常，窗帘遮阳是否严密，有无虫霉鼠等有害生物的侵入，档案存放是否整齐有序，库区有无
32、异常现象等。（三）下班时检查档案库房的门窗是否关好，库房钥匙是否保管妥善，照明电源是否切断。第二十八条档案管理人员须经常对档案库房进行清洁，做到地面、墙面、天花板及灯具、门窗及窗帘等无灰尘、无杂物、无污痕（垢）、无水渍、无蛛网；档案柜（架）、桌椅及其他设施设备无灰尘、无杂物、无污痕（垢）、无水渍，柜内、架上档案摆放整齐、清洁干净；室内空气清新。第二十九条整理好的档案须消毒、除尘、去污处理后，存入档案库房。档案管理部门须按照档案分类标准编制档案检索工具，档案检索工具包括归档文件目录汇编、分类检索目录、全宗名册索引。第三十条非档案管理人员不得擅自进入档案库房。第三十一条档案管理部门计算机须设置密码
33、，无关人员不卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐得擅自操作；存储档案的计算机不得联网，维修时须通知技术人员作保密处理。第三十二条磁性载体每满2年、光盘每满5年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%；对磁性载体上的电子档案,每10年拷贝转存一次，原载体同时保留时间不少于5年，发现问题应及时采取恢复措施。第三十三条每年底，文印档案管理科须组织各部门、单位档案管理员及综合科、内控科对本部门、单位档案库房的档案彻底进行一次点验，要求账物相符，保存完好。（一）点验内容。检查库内所藏档案是否与账面相符，是否有损伤或丢失。（二）点验要求。点验人员须坚持原则、实事求是、全面彻底、不留死角。发现丢失、破损、
34、字迹模糊或易褪变的档案要及时反映并进行查找、修补、复制或进行其他技术处理，不得弄虚作假、避重就轻。（三）点验完毕，点验人员须如实填写档案点验表，并由档案管理部门写出点验报告，内容包括点验情况、存在问题、原因分析和处理意见等，同时报送公司秘书处和总经理。第二节利用第三十四条档案利用包括查阅、复制、出借、移出、证明、咨询等。第三十五条非密级档案利用须履行下列审批手续：（一）查阅卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐查阅档案，由利用人填写档案利用审批单，所在部门、单位负责人审批。（二）复制、出借与移出复制、出借或移出集团公司档案，由利用人填写档案利用审批单，由所在部门、单位负责人签字，报总经理审批；
35、复制、出借或移出部门、单位内部档案信息，由利用人所属部门、单位负责人审批。（三）咨询咨询档案信息（包括直接咨询、电话咨询等），由档案管理部门负责人把关后办理。第三十六条保密级档案利用须履行下列审批手续：（一）利用绝密级的档案，由利用人填写档案利用审批单，经所在部门、单位负责人签字，报董事长审批。（二）利用其他机密、秘密级档案，由利用人填写档案利用审批单，经所在部门、单位负责人签字，报档案形成部门、单位负责人审核、总经理审批；利用财务档案还须由总会计师审核。第三十七条非本公司人员利用档案，须由董事长批准。第三十八条档案利用完毕后，档案人员须在档案利用登记表上详细记录档案利用相关信息。第三十九条档
36、案利用人员须遵守下列规定：（一）查阅档案时须在档案室指定区域内进行；未经允许严禁将档案带出档案室或借与无关人员阅读。（二）在阅览室查阅时，档案利用人员须保持安静，不得喧哗吵闹。卑微如蟋蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（三）档案借用人员须确保出借档案的安全，严禁自行复制档案或将档案转借他人；档案出借期限为一周，若有特殊原因需延长期限，须重新履行手续。（四）档案利用人员须维护档案的完整、清洁，要轻拿轻放，严禁揉搓、挤塞或撕裂档案资料，严禁在档案上填注、涂改、勾画、污损、抽取、拆卸等。（五）档案利用过程中利用人员不得吸烟、喝水、吃食物等。第四十条档案借出后，档案人员须及时更新档案电子目录,并注明借出时
37、间、归还时间和利用人等信息；档案借用期限到期，档案人员要及时催还档案利用人归还所借档案。第四十一条专（兼）职档案人员须对归还的档案材料详细检查、认真清点，发现损坏、丢失等情况，及时上报档案管理部门负责人处理。第四十二条调档借阅绝密级档案时，须由档案管理部门负责人承办并做好相关使用登记。第四十三条珍贵档案与残旧、脆化等易损档案利用时尽量用复制品代替原件。第四十四条档案利用人员调动、辞职（退）时，须在工作移交表上注明已借档案归还或移交情况并经档案室签字确认。第五章销毁第四十五条已过保管期限并经审查鉴定，确认无保存价值的档案须进行销毁。第四十六条每年底，秘书处文印档案管理科会同有关部门、卑微如蜷蚁、
38、坚强似大象共享知识分享快乐单位对已到保管期限的档案进行鉴定，提出处理意见，报总经理组织审核、董事长审批。经鉴定,仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的档案,予以销毁。第四十七条经鉴定应销毁的档案,应当按照以下规定销毁：（一）秘书处文印档案管理科编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的名称、件号、件数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容，档案销毁清册经文印档案管理科负责人、秘书处负责人、公司分管领导、总经理审核,董事长审批。（二）文印档案管理科负责组织档案销毁工作,内控部门负责监销；监销人须按照档案销毁清册对销毁档案认真清点复核，确认无误后在销毁清
39、册上签字。（三）档案只能采用焚毁等方式销毁，不能出卖或作其他用途。第四十八条档案销毁后，档案人员须在档案检索目录上注明“已销毁”的字样，同时将销毁清册等整理归档。文件材料有变动的，须进行调整并重新排列序列。第四十九条每年底，秘书处文印档案管理科须组织对库存档案的数量及收进、利用、销毁等情况进行统计。第六章其他第五十条检查制度（一）每季度，各部门、单位组织对本部门、单位档案工作进行一次全面检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案设施设备管护情况等。（二）每年底，秘书处组织对各部门、单位档案工作进行卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐次全面检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案设施设备
40、管护情况等。（三）检查发现问题要立即处理，发现好的经验和做法及时总结推广，必要时上升为制度规范，并报内控部门奖优罚劣。（四）检查要做好记录。第五十一条会议制度每年底，公司档案管理部门要召开档案管理专题会议。会议由公司档案分管领导主持召开，各部门、单位负责人及综合科科长，文印档案管理科负责人、专（兼）职档案管理人员与其他相关人员参加，会议结合档案检查情况总结本年度档案管理工作，研究解决复杂问题，交流好的经验和做法，对相关人员提出奖惩意见，安排部署下一年度的工作。第五十二条专（兼）职档案管理员工作纪律（一）任何人不得私自将档案带出档案室；不得私自抄录、出卖、转让或擅自损毁档案。（二）不得在私人交往
41、中泄漏公司档案秘密，不得在公共场所谈论公司档案秘密，不得通过其他方式传递公司档案秘密。（三）不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听。（四）发现档案泄密，档案人员须立即上报档案管理负责人处理。因档案泄密造成严重后果的，严肃追究相关人员责任。（五）档案人员调离时，须严格履行移交手续。（六）保持24小时联络畅通，随叫随到。第七章附则卑微如蜷蚁、坚强似大象共享知识分享快乐第五十三条本办法由秘书处负责解释、培训、修订。第五十四条本办法自下发之日起施行。附表：1.档案交接登记表2 .归档文件目录3 .电子文件登记表4 .备考表5 .档案收进、移出登记表6 .全宗名册7 .分类检索目录表8 .档案利用审批单9 .档案利用登记表10 .销毁清册IL档案利用情况统计表12 .档案数量统计表13 .温湿度记录表14 .档案管理督查整改通知书15 .档案分类、档号编制与保管期限表16 .山西凌志集团及各下属单位全宗号及代码明细表
