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1、合同管理制度本公司与各供应商签定的具有法律效力的合同文件，是本公司与供应商进行合作交易的基础，即所有供应商与新一佳开始进行交易之前必须签定双方认可的合同，新一佳采购人员方可据此建立各种供应商资料，并开始下单订货，无双方认可合同的交易，新一佳将视为无效交易行为。新一佳财务部亦将拒绝支付所有费用，由此产生的所有纽纷及责任均由相关人员承担。因此，所有采购人员须严格遵守本合同管理规定。一、合同的筵定:1、 采购人员在与供应商签订合同之前，须对供应商的背景、资信、实力、服务及其商品在市场的上知名度、市场占有率、发展趋势等进行深入调查了解，严禁引入各种“皮包”公司或自己亲友所开的公司，除非事先以书面向上级
2、报备申请，并获核准。2、 同一供应商经营不同属性（即归属本公司不同的采购部门）的产品，应分别与相对应商品的采购部门签订不同的合同，即本公司采购人员应符经销不同属性的供应商视为本组单独的供应商，（例如：农巢公司主要产品系列有奶粉、咖啡、休闲糖果、调味品、饮料类。）根据本公司产品的划分，其应该分别与冲调组、休闲组及粮油组签定不同的合同。但在谈判时为加大本公司的谈判实力，各组可联合与供应商进行，以争取最有利的交易条件。同时，各组应祝其产品的属性及回转率分别谈判不同的帐期，但有时本公司为争取在其畅销品上的更大支挣，可适应对其弱势产品给予一定的优恚政策。3、 同一供应商对应本公司同一采购，若经销产品因回
3、转率及市场占有率等的有巨大差异而有不同的交易条件时，采购人员应根据不同的交易条件签定不同的合同。（例如：某供应商同时经销油脂及调味粉类产品，则采购人员可根据不同产品的回纱与供应商洽谈不同的帐期，并签定不同的合同。）4、 合同是建立供应商档案资料的依据，一份合同对应一个供应商档案资料，即供应商编号。5、 若供应商的交易条件改变，则原合同作废，必须重新签定新合同。6、 如因特殊原因（例如：重大促销、囤积货源、争取更优惠的交易条件等）须临时改变某供应商或某一单独商品的交易条件，必须签定临时的协议，否则财务部按原合同执行。7、 若地区公司各门店实行统一结算者，则针对同一供应商由地区采购部代表地区公司下
4、属各门店统一签订一份合同：若地区公司各门店实行独立结算者，则采购人员应就不同的门店签订不同的合同。8、 采购主管（含）以上人员方可就合同进行签订工作。二、合同的填写:1、 合同的各项内容项目应填写完整、准确，并书写规范，涂改及粘贴者无效。2、 合同一律以纲邕或中性富填写。3、 合同上凡出现数字的项目内容，都应在其旁边加注大写。（例如：100元“全佰元”）。三、合同的审批流程：新一佳0次3处全国性A类供应商商品采购合同审批流程痴供度京义1、全国性A类供应商I占全田倩修领50%的供应商IA朝“三Xs2、伊域性A类供应商：占区域精IM70%的供应商（除去全国的A类供应商）市年上A类供亶商，国内修牌、
5、国乐蔚牌商品的供应商；.新一佳OM）3处全国性A类供应商采购合同审批流程流程说明:一、合同规范及要求：1 .合同构成之行政文件文本t去年度A类供应而购徘自网审批我：米斯-住商&采购合同：新一佳商品果痢合同补充协议：炙新一佳新钠品价格确认表斯左必符）/冢统内的麴瞌资气明细（续笑必先%5K上年度合同正本、计充赤议（续答必;）t%供府商的营亚执照、州织机构代码证.国税登记证地校登记证：供电商礼本费科表；玄佻应前窗从报价里（保红印公章，自性八5K代理证书（非生产商雷密1.%诚花和的反贪污鼬赂协议：择品入件登记表；2 .合同正本.补充协议.价格询认表及所有附件血切亏完整.清蜥,改动部分须发名；3,供应商
6、友在合同正本.计充协议，价格阿认表炊件上答名击聿：4、介同相关证件茎求：商丛分类供应茄应提供的证件.名称国户烟陋类1、卫生许可证2、酒类卫生许可证3、酒类批发许可证4.烟草专次批发许可证述口烟通类1、酒类批发许可证2.卫生许可近3.特种烟草专卖经酉企业许可在IS产自M1、食品卫生许可证2、卫生许可i3.一检测报告或化喋羊进口食品1、卫生许可证2、动、物检疫放行证国产保险食品1、卫生许可证2、保做自修批准证3、卫生检Bfi化验单Utntettft1.V.1、进11保健食品批/UE2、进口品卫生UE日用百货1.生产许可证2、版M检期报告电器h3C认证2、厂*生产许可证3.MiKt检的报的4.J1.
7、他进I国产传。机y电话生产许可证国产电话、传Jt）1、3C认证2、4.侦M检验报告3、部电部入M证二市处说明11、1（域描统采的/X域而统柔瞬经理/全用高级采购，1按照合同规范完成合同文本填D及相关资料收我：2）区域用徭采的/K线向极梁明经理在空来的时同内完成介同报批的所布小以并格合司及所有附件交由X城Iff&I行政处报全国Q4行政部合同市核处审批I3）收到己经审核jfi章的合同后应即时琳合同“供应商展”交给供应商I4KJAt带【域高级采购经理对本处合同负我,区域高级采购完成本处的介同中核签名后无IR区域海极果明径理审核卷名；2 .IX城御品行政处,1） 收到区域沏级梁明/K域高级来购处理交寄
8、的合M后校长合同规范及安求的内容.合姆审批表9合同,仍以数据政：如无识卷名后向全国商品行政部介向审核处寄送合同；如什谀应退网采购或仲促收蜓成正;2）收到全国爽品行政SJ退回的合In1.后应存记并即时交区域高级采附/区域高级采物线理，3）收到全国商A3行政部得M的己经完成审批芾中的合同后应即时进行合同先料、商船资件的指定及费川竞记统计.井完善合同档案管理.将介同正本、补充协议的“供陶商联-2区域采购处小耳状,交供应商.将介同正本、补光协仪的“财务联”交区域结算中心存Fi以备结算：3 .全国痛级条前经理I1）合同审枇时阳：门接到投批的令同后2个工作日内完成审批：2）先成合同栗明条件的中核、将符合【
9、台同a项收费怵；II】的合同妥幺后转全国液晶行政部；3对不符合合同审批娈求的合同、不1.fit合同条；成裔M娈求的合同,应侵求区域高级采购/K域高必采取经理进行补充喊朴正.若需要退网区域进行补充或补正的合同可交由全国商船行政前合同审核处存同该区域商品行政处,由区域商品行政处将介同退回区域高拨栗购/区域斑机采购挣理：4 .全IBeI品行政部I1）合同审批时尔1全国新用行政31含同审核处K口接到枳批的合同笈2个工作H内完成审批：全国商品行政部经理自接到报批的A1同后2个工作H内克段审批2）全国曲品行政部合同审核处根第介同标准对介同数据的港确性及相关迂件的完备进行审核并花之后转全国席级采购经理审核I
10、3交国商品行收酢经理根据含同标准对合同软据的送班性及相关诋件的完进行审技、将符合【合同各项收费标业】的合同笠名后源章：4对不符合合同审批要求的合同、不同意合同条款:或商品要求的介同，应列卬【台同的何KS明纪】传区域商品行政处/区域高级系购/区域高嫁采阳经理/全国高娅采附要来补充或补正.若X变退1.!IX!1行，卜充或扑正的合同可寄网该区城商检行政处,由区域而&行政处将合同m域岛级米的/K械跖级柔明经理IS）全国而ANJ政制合同审核处血格完成市核渣章的合同进行登记6）应锌周2次将完成审核诙中的X域合同帮M区域商品行政处：7）所有就合同、新西品货料的戏入由全W初修行政部进行求入：7、全国采均总监r
11、1合同审批时Mb全国呆明急您自接到报批的合同后3个工作日内完成审批t2）好战2次将完成审核的合网返11总部商品行政部I三、解脩：1、审批时Mb指在合Mwi核中，审核人在限定的时间内必须对合同作出判断，合格.满就.同面的应筌Z确认向上移交.不合格*不满意、不同急的应写明总见并向下移交.以保田合同审批效率：2、补充：指在合同审核中,审核人发现合同必备的资料未提供完整或提供的资料仃精深.审核人要求责任人必须补齐炭料以使介同达到审核察求.资任人在补齐僚科后将资料和【台向的向Ia明金】的解决结果准答3,补正I指在合同审核中,审核人对合同条款,新AA要求等不法.珍、不同意时.应要求诚任人对合同条款、商品一
12、求等改.责任人应与供应商签署tta协议，增加或减少或修改合同一秋.商品要求等.以使介同达到审核要求，尚任人在完成条软.要求的补正后格外正后的资料和【合同的向Ja明纲】的解决结果/名后传审核人，新一佳区域性商品采购合同/联营合同审批流程行政部依粼区域今W1.进行台屏抽fitk：金阳充级果明经Fh全国商处行政前经理林月根M各区域上;R票含网清华抽有10%,新一隹区域性合同审批流程流程说明:一、合同规范及要求：1、介同构成之文本：必年度区域购梢合同审批表自处/年度K域联首合同市批表联首）：奈斯住商用采购合同（自营）/新住合作经理合同（Itt?）:%新一住商采购合同补充仍议（自营）：米新一佳新商品价格
13、施认&叙法必备,自甘）/系统内的商品诙料明削伏差必备,白营）;上年度合同正小、补充协议（绘笠必a,自曾/上年度合同正本（联营）供应商的企业执照，纲织机构代码证,国税。记让、地税贪记述：%供应商基本资料衣：佻应商商品泰价用蹄红印公章,自甘）/佻应商合作商品明细表（金红印公章，我甘）；代理证书（作生产高制符）,5K诚信利约、反黄色断好办议I来样品入陈叟记表：2、合同正本、补充协议、价格确认我及所右附件血填写完整.清晰,收动邮分须笠名；3 .供应窗应在合同正本.讣充协议.价格确认表烧忤上笑幺S1.章I4 .自同相关证件要求I制从分类佻应战应提他的证件名林国产烟湎类1、卫生许可证2、酒类卫生许可证3、
14、酒类批发许可证4.烟草专卖批发许可证进口烟漕类h酒类批发许可证2.卫生许可证3、特种烟草专卖姓哲企业许可证IH产食品1、住品卫生许可证2、卫生许可证3、质t检测报告或化验取进口食M1,生许可证2,动、物依度放行证国产保健食拈1.卫生许可证2.保健自从批准W3.卫生检的报告或化的的进口保傩食品1、进口保健作品批准证2、进Q保健食品I!生证日用百货1.生产许可证2、版M检期报告电器1、3C认证2、厂*生产许可证3.Wi1.it检的报告4.J1.他进口/国产传真机/电话产许可证（国产电话、传我机）1、3C认if2.3.和电邮入网证4.原Ift检的报告二.审批说明：I、区域来的/仝UI采灼：1按服合同
15、规范克成合同文本填写及相关资料收城；2）外区域的合1%在要求的时间内完成合同报批的所在事项并将合问及所仃附件报区域曲赫行政h3）济堵区的合Ifih在要求的时间内完成合同报批的所有事项并珞合同及所有四件报金IH充级采甥审批:4）收到己处审检兼电的合同后应即时将介同“供Zi商联”交给供应商：2、区域麴级采购r1）合同审批时尔，自接到报批的合同后1个工作H内完成审批：2）完成合同栗孵箫件的审核、珞符合【合同各项收费标布:】的合同笠名后沼章：3对不符合合同审批要求的合同、不同说合同条款段商要求的分同内要来区域采物选行补充或补正或祖向栗明;4）区域高线采附对小处的隹问负点，小处的隹同经区域高线采阳审核笠
16、幺后无需区域高级采阳经理审核左名I3、仝国高级栗的：1合同审批时1：自接到报批的合同后1个工作日内完成审批；2完或合同采购条件的审核，并将符合【合同各项收找标准】的合同在名后转全国心从行政部合同审核处市核I3）对不符合合同审批听求的合同、不同意合同条款或而从要求的合同应要求全国采购进行补充或外正或退M果明I4、区域用徵果的经理：1）合同审批时Hh自接到报批的合同后1个工作H内完成市批I2）完成合同找的条件的审核，将符合【合同各项收贷依准】的合同冬名石苗木：3）对不符合介同审批要求的介同、不F；J意介同箫款或商要求的介同底察求IK域采物进行补充或补正或退何来明:4）区域高级采购经理只对本处合同货
17、设.非本处的同无需区域高线柔物经理审核苏幺，5、K域商拈行政处：1）合同审批时织：自接到区域栗购报批的分同后1个工作日内完成审批：2合同也市直合同城及应料提供状况后登记备档并报M城诲修行政处长审批：3）区域商品行政处长IR则合同标戕时介同数据的准确性及相关证件的完备进行审核并答名后将区域洵级果明f理审核；4）对不符合同审批要求的合同、时合同条款或心丛不符合公司标准和要求的合同可变求区域米的进行补充成补正IB间区域采购:5）也合全国商补行政钝进行合同抽百工作I6）完成合同资料、网乱资料等的录入后将合同正本.补充协根的-供应幅强”交区域乘科处由其转交供应（Sh7）完成合同资料，商AA资料等的录入后
18、将合同正本.补充办议的-财务联”交IX城结蚌中心存档以拓结并：6.全国商品行政部，1行向审批时Bb全国赛占行政部合同审核姓氏自接到报批的合同后1个J1.作日内完成审批；至国丽&I行政你经理自接到报批的仔网Ifi1.个工作H内完成审批：财符合区域【合同各项收费标准】的合同进行抽杳审批.2）全国联从行政部合同审核处根IW合EJK准时合同效据的准确性及相关适件的完各进行审核并若名后杼全国曲行政部经理审核I3）仝国商品行政的经理根据合同先订标准对合同数搦的次砒件及相关证件的完备审检.并将符合标准的分同签名后施章：4）全国商品行政淤合同审核处应将完成审核盅章的合同进行登记：三.1 .审批时出：指在合同审
19、核中.审核人在限定的时何内仍今对合同作出利斯,合格、.同意的应提名砒认向上移交，不合格，不满总、不同意的应写明意见并向下移文，以保Kt合同审批效主I2 .补充，指在合同审核中.审核人发现合同必的资料未提供完整或提供的资料行错俣,审核人要求谯任人必须补小资料以使合同达到审核要求,责任人在补齐资料后将货料和【合同的何题明细】的解决结果签名后传审枪人：3、补正：拧在合同审核中,审核人对合同条歙、商品察求等不满花、不同意时,应要求责任人对合同条款、商品要求等进行维改.出任人应与供应裔笠K补正协议,增加或减少成性改合同条段.裔品醛求骅，以使合同达到审核史求.舟仟人在完成条款、嘤求的卡卜正后招补正后的资料
20、和【合同的何题明细】的酬决结果冬Z后传审核人：四、合同的生效:合同协议必须经供应商及新一佳相关人员签字及盖章后方可生效。五、合同管理:1、 合同协议统一由公司印制，采购部总监办公室统一保管及发放。2、 采购人员与供应商签订合同协议，原则上必须使用本公司印制的标准合同协议。3、 采购人员与供应商签订“年度交易合同协议书时，应附上一份“年度交易合同协议书约换资料比较表”（如附件一），由采购处长及采购总监审批。4、 临时性合同可以不使用公司统一印制的标准合同协议格式，但不允许使用手写合同，且同样适用合同审批流程。5、 合同协议一律一式三份，一份由财务部存档，一份由供应商存档，另一份由采购部存档。除经采购部门经理核准外，已签订合同禁止“无关人员”借阅
