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1、财务会计人员开票技巧一、背景一个公司至少需要一个财务或会计或出纳人员，能把公司所有的往来账目，以及与工商税务的关系处理好。供应商的款项，客户的款项，材料或人员的工资等，一笔笔管理起来，小至一张收据，大至公司的营业报表，是会计人员要掌握的技能。这里，着重介绍会计人员办公时，最常用到的开票技巧。掌握了这个开票技巧，事半功倍。我们一边讲解理论，再一边通过思达票据通开票打印软件的开票实践操作，从理论到实践再到理论升华，相信大家认真学习后能掌握这些技巧。二、业务术语工作中用到的术语介绍下，方便平时的理解和应用。金额：开票收入或支出的款项，默认为人民币。小写金额前一般要加羊角符号：￥ 大写金额：把金额转换
2、成大写，即可以读出来的方式记录金额。中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹（壹）、贰（贰）、叁、肆（肆）、伍（伍）、陆（陆）、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万（万）、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。大写金额前面，有时需要加一个限制标识，即圆圈加叉符号：U单号：是为每份票据进行唯一性的号码设定。当需要查找时，可以通过编号进行历史档案搜索，从中找到当时开过的票据。编号前面可以根据需要加字母标识，编号中间可以根据需要加上日期，编号最后几位是递增的序号，按顺序增加。客户单位：是指客户方，名称可能是供应商，客户名
3、称，客户，对方单位等，相对于我方单位。收款事由：即收款的用途，可能也叫项目名称，收款说明，描述。同理，付款事由也是一样的，只是收入或支出的区别。开票人：是指当前开票操作的人员，一般默认为登录软件的人员。收款人：是指跟资金发生关系的我方人员。会计，出纳，经办人，负责人：根据公司的业务情况，相应的职责对应人员。商品：是开票中涉及到的货物，名称可能是商品名称，货物名称，劳务名称，商品规格等。普通票据：是指用空白的纸张打印出来的票据，打印的时候，同时会打印票据的格式，如公司抬头，格子或线条等。套打票据：也叫机打票据，是指在印制好的纸张上面进行打印，类似手工开票，只要打印需要的文字，背景格子或公司名称是
4、现成的。三联单：是一种打印纸，只要在第一张上打印，底下二联或三联会自动复印出来。这种打印纸需要用针式打印机。目前的票据打印机95%以上都是针式打印机。印章：是开票时识别公司名称的印章，目前除了手工印章外，还有电子印章。电子印章是一张图片，可以把图片放到打印设计格式中，打印出来的将会有印章了。为了能够打印红色的印章，需要使用彩色打印机。二维码：是一种图片方式表达文字的编码。软件里面可以生成二维码，方便识别开票的防伪功能。另外，可以手工生成一张二维码图片，可以起到宣传推广公司的作用。条码：条码是一串用图片方式表达文字的编码，类似于二维码，条码可以用来表达唯一的单号，也可以用来表达商品的编号，具有一
5、定范围内的唯一性。收据：是一个收款凭证，不包含明细的收据格式基本上由客户名称，收款事由，金额组成。外加单号，日期，收款人或备注组成。其中金额需要有大写和小写。纸张一般是一式两份或三份，第一联存根，第二联客户联，第三联记账联。目前使用电脑票据开票，可以只打印一联，重要的打印两联。含明细收据：是开收据中，金额不是手工直接输入，而是通过多个商品记录组成自动合计出来的金额，里面有商品明细，每条商品明细包括商品名称，规格型号，单位，数量，单价，金额。最后合计出总金额。发票：是公司内部使用报销的一种凭证，或公司与客户之间记账的一种专用格式，也可以是工商税务相关的记税凭证。这种根据需要，可以作为费用支出，在
6、缴纳税收前扣除，也可能需要作为计税的凭证，具体根据公司业务及税务的规定。软件提供税务格式的设计，发票的生成打印及管理，让公司开出的发票凭证正规化，替代早期手写的格式。行业收据：是指专用的格式收据，如物业收据，学校学生缴费收据，房租水电费收据等。快递单：是给客户发快递时，客户的名称地址电话使用电脑进行打印，而不用手工去写。银行支票：银行支票上的文字通过电脑打印，由于银行支票需要按它的规范进行写，如日期，金额都是特别的格式，用软件去打印会准确有效率得多。数据导入：是指把开票的数据通过EXCEL记录好，然后多条数据一起导入到系统中，而省去一张张单据的录入操作，主要起到提高效率的作用。批量打印：是指对
7、录入好的多条单据一起打印，而不用一条条地打印出来。也是起到提高效率的作用。纵向打印：是指一种打印机纸张的放置方式，把纸张按照常规的放置方法。横向打印：是指一种打印机纸张的放置方式，把纸张旋转90度放置方法。 三、开票流程根据不同类似的票据，选择相应的格式，先下载安装并打开软件。1、打开软件百度搜索：思达票据通开票打印软件。软件下载，安装好后，打开桌面上的快捷方式，进入登录页面：默认是单机版数据库，管理员，密码为空。点击登录即可。2、选择模板增加格式在“我的票据”一栏，点击“打开收据模板”。可以看到左侧的模板分类及右侧的模板内容。点击右侧需要的模板，再点击“添加”按钮，即可把模板复制到“我的票据
8、”中来。下面举例的是复制“销售单”模板。3、开单管理点击销售单，进入销售单管理窗口，这里可以看到以前开过的销售单列表，方便查询每一天或某段时间开过的销售单据，可以按客户名称，日期等条件进行查询。在左边，是一排的功能按钮，可以增加新的销售单，修改旧的销售单，删除旧的销售单，还可以从EXCEL里面导入进来，或导出到EXCEL表格中去，可以批量打印，另外右侧的表格可以设置哪些字段需要显示，哪些不显示。总之，这是一个完全可以定义的管理表格。这个只要使用一下就会了解，我们重点介绍的是下面增加新的销售单的格式设计。4、开单录入现在你点击“增加”按钮，进来了，看到的销售单录入界面如下：这是我们设计的模板销售
9、单录入页面。5、打印效果再点击打印，可以看到打印页面如下： 录入的模板和打印的模板是有关联，但又不是完全一样的。录入的是方便输入客户资料，销售的商品，而打印的是纸张，字体，打印格式。它们之间有关系的是录入的数据要打印出来，模板格式是固定的，数据是动态的。四、模板格式1、收据格式l 收条：l 定制收款收据l 收据一l 收据二l 付款凭证l 发货收据l 学校收费机打l 贴图机打l 借款单l 现金收单l 收费单l 退费单l 代驾小票清单l 专用收费收据2、发票l 某公司发票l 上海市商业零售统一发票l 浙江省统一收款收据l 辽宁专用收据l 建筑业统一发票l 上海国税机打发票l 各地增值税专业发票l
10、通用国税机打发票l 江苏国税通用机打发票3、进销存l 发货单l 入库单l 送货单l 物资送货单l 订货单l 采购单l 销售单l 苹果店销售单l 购货发货单4、行业收据l 物业收据l 物业管理l 水电费专用收据l 通信店销售单l 银行支票l 房产收据l 黄金保证单l 医疗费用收据5、财务管理l 财务收款l 财务付款6、快递单l 顺丰快递l 申通快递其它快递单格式类似，可以自定义打印位置。五、下拉数据及参数来源下面介绍界面录入数据是怎么操作的：1、客户参数在客户名称右边输入窗口，点击下拉，可以看到以前录入过的名称，直接选择简化每次手工输入。如果客户比较多，在输入框双击，如下图，可以选择或查找：2、
11、客户管理如果想要设置自己所要的客户列表，请点击：这里可以增加自己所要的客户单位名称，单位名称列可以自己增加，如电话，地址之类，如图：把需要的列打勾即可。上面介绍的是如何快速输入客户名称，以及客户单位名称的管理。3、商品参数我们回到销售单，在表格上双击，可以选择商品，如图示：4、商品管理商品列表的来源，一方面是每次输入过的商品会自动记忆并保存起来，另一方面，也可以通过商品资料管理：同样的，可以点击这里的设置列，设置商品属性。点击增加，可以手工输入商品，输入完成后点击保存即可。也可以从EXCEL表格批量导入进来，一次性地导入，减少工作量。商品的分类是点击分类定义的，如图所示：5、录入操作商品的信息
12、管理和录入暂时介绍到这，我们回到销售单。双击选择的商品，商品就自动录入进去了。当然，可以修改里面的规格，数量，单价等字段，金额是会自动通过公式：数量*单价计算出来，不用手工输入金额。底下的合计金额大写和小写也不用手工输入或计算，是自动算出来的。如果需要的表格格子太少，可以右键点击表格：这里可以增加，删除格子，格子里面的数据也能上移或下移。另外表格的字段列也可以自定义，把需要的打勾，不需要的不显示。另外，右边小面板窗口，几个按钮也有这样的功能，增加行，删除行，上移，下移，列定义，商品选择。上方的数字是表示默认几行，4表示新增一个销售单默认输入4行。具体数字也可以手工修改。如果你有现有的销售单，在
13、EXCEL表格弄好了，可以从EXCEL对应几行几列复制一下（前提是每个列要对应）。然后到这里的第一个格子上粘贴一下，就进来了。这里可以行选择，列选择，表格框选择的。跟EXCEL一样的操作。底下有已付款，未付款。输入已付款，未付款就等于总金额减去已付款。再底下是选择收货人和复核人。右上方的是单号，每个销售单的单号是唯一的。单号会自动生成，不用手工去输入。输入好后，看一下确认没错，就可以点击打印了。如果不打印就点击保存。要打印再点击左上角的打印机按钮，就能打印出来到打印机的打印纸上了。六、界面设计1、设计入口点击左下角的设计，可以看到：顾名思义，界面设计，就是设计录入界面的。打印设计，就是设计打印
14、格式的。2、标签设计点击界面设计，如图示：上面有标签，编辑，列表。标签就是固定的文字，这些文字大小，位置，内容都可以编辑修改。位置的话可以用鼠标随便拖动，拖到适当位置就可以。3、编辑框设计编辑，就是各个录入的编辑框，可以设置这些编辑框是否要显示出来，可以把需要显示出来的打勾。另外这些编辑框的内容会打印出来，于是就要跟打印设计里面的对应的。4、商品列表设计点击列表，可以设置列表是不是要显示，需要哪些字段，这样是管理列表的。通过这样的设计，就可以把录入界面做成自己想要的格式。5、背景贴图如果想直接把录入界面上贴一张印刷好的票据图片背景，然后在上面填内容。可以点击：这样就可以加载需要的图片，具体可以
15、参考我们其它的收据模板。这里就不重点讲了。6、参数配置刚才介绍了录入界面是怎么设计的。下面讲录入界面的一些参数，如下拉的客户，商品怎么管理。特别是，销售单销售了商品后，要自动修改商品库里面库存，即出库或销售了几件商品，库存就应该少掉几件。点击参数配置，这里就有几种，如图示。编号规则是对右上角那个自动生成的唯一编号产生的规则，可以根据公司需要修改里面的生成规则。点击业务参数，如图：在商品参数中，价格使用的是售价，库存是要减少。 其它的选项如新客户要不要自动保存到客户表，新商品要不要保存到商品表。这里下拉参数：客户单位它的来源来自客户单位表，就是基本资料里的客户信息。如果客户单位是固定的，可以直接
16、选择全局参数列表。如果这个销售单的客户要跟其它采购单或销售单分开，可以放在专用参数中。这样，就可以设置每个下拉参数的生成方式，为您录入或管理提供方便。七、打印设计1、设计入口下面，介绍打印设计。2、设计界面我们看到这个打印报表界面，3、页面设置先介绍一下，我们打印纸纸张大小怎么设置，点击左上角的文件菜单，页面设置，这里就可以设置纸张大小，上边距，左边距，有些公司用的是连续进纸方式，那么，可以点击：无限页高。 如果是一张张分开的纸张，纸张固定大小，就不要在无限页高打勾了。只要设置纸张是哪种纸张或自定义纸张宽度和高度即可。4、打印内容设计里面的文字要修改，只要双击文字，就可以编辑，如图：这个文字可
17、以设置字体，颜色，边框，点击工具栏项目，如图：边框的话，是这里设置的：要增加新的文字，点击左侧面板的：这个“A”就是文字，点击后在右边点击一下，输入文字即可。如果要加LOGO，印章，或二维码，可以点击：图片按钮。再点击载入，就可以选择图片了。二维码怎么生成呢，可以在这个网址生成一个二维码图片，然后保存下来，再到这里加载进去。http:/cli.im/这个网址是生成二维码图片的。也可以增加自己的印章，LOGO，例如增加一个印章，增加后会盖住其它文字，可以把它置于底层，按右键，如图，这样就变成：这里用的是PNG的图片，印章生成可以参考软件的基础资料里，有这个生成功能。也能加公司的LOGO。它也是一
18、张图片，图片大小和位置都可以调整。5、数据项关联我们看一下，客户单位是怎么从录入界面到打印中来的。里面的文字是：客户:表.客户单位前面的客户和冒号是怎么输入就会怎么打印出来，后面用中括号括起来的内容是数据项，也就是打印时，会根据录入的内容进行替换。它用客户单位来替换。右侧的数据项：有2张表，一张是主表，一张是商品表，里面都有很多相关的字段，可以选中它，拖到窗口中来，打印的时候，就会显示对应的字段了。数据表项可以根据名称，大概知道表达的含义了。我们也随时欢迎你的咨询，帮助您设计您所要的表格格式。这个格式只要设计一次，以后录入好直接打印就可以了，这个模板不需要每次修改。销售单设计好了，采购单也可以设计成你公司的样式，从而达到自己与众不同的销售单，采购单。 总结：通过电脑和软件的模板化开单，不仅可以轻松开单和打印，同时能归档管理和查询统计，格式丰富，自定义功能强。作为一名专业的财务会计人员，一定要认真学习，掌握技巧，工欲善其事，必先利其器，为您的工作职业提供便利和高效！
