水利工程档案管理.ppt

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1、水利工程档案管理,1,第一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,水利工程档案管理,1,2,3,4,5,水利工程档案概述,水利工程档案工作保障体系,水利工程资料的收集,水利工程档案的整理与归档,水利工程档案的保管和利用,2,第二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,第一,水利工程档案概述,3,第三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,一,.,水利工程档案定义,水利工程技术档案是指经过鉴定、整,理、归档的工程技术文件，产生于水利工,程建设及建成后管理运行的全过程。,它包括工程建设、管理运行全过程所,形成的应归档的文字、图纸、图表、声像,材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同,形式与载体的各种历史记录。,4

2、,第四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,二、水利工程技术档案的作用,（一）具有着,凭证,和,依据,作用,（二）具有着,参考,和,借鉴,作用,（三）工程档案对于工程的管理、,维护、改造具有不可替代的作用。,5,第五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,三、水利工程档案工作常见问题,（一）水利工程档案质量方面的问题,现阶段，档案管理工作存在不同程度的问题，包,括资料形成不完整、书写不规范、收集不及时、,档案分类含糊、整理不规范、检索功能不强等问,题，影响档案的利用率。,6,第六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（二）水利工程档案管理方面的问题,理过程中，相对重视现场工作，忽视档案,管理，不能认真

3、贯彻相关法规政策，在制,缺少健全的档案管理制度,在工程建设、管,度建设和人员配备方面相对比较薄弱。,7,第七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（三）缺少专业化档案管理人员,目前，从事水利工程档案管理的人员大,部分没有经过专业培训，甚至还存在兼职,情况，对档案专业了解的不够全面，不利,于档案的管理工作。,8,第八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,四,.,原因分析,（一）工程档案意识薄弱，重视程度不高。,（二）工程档案管理体系不完善。,（三）档案工作的专业性较强。,9,第九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,第二,水利工程档案工作保障体系,10,第十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,一、组织

4、保障,（一）,明确,档案工作,分管领导,（二）,明确,档案工作,归口部门,，并按要求设立,专门机构，,配备专职,档案管理,人员,（三）,建立,有主要领导负责，各部门组成的档,案管理,责任网络,，并明确相关负责人,11,第十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,二、制度保障,（一）应制定工程档案管理制度、档案,管理办法,（二）制定技术文件材料归档范围和保,管期限,（三）制定较实用的档案分类方案和档,案整编操作规程,12,第十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,三、经费保障,保障建立档案工作的正常开展，档案,安全保护工作，应有满足档案工作需要的,库房、装具和设备。,13,第十三页，编辑于星期二：

5、七点 四十二分。,四,.,档案信息化管理,按照国家信息化建设的相关要求，开展,水利工程技术档案数字化工作，配备档案,管理应用系统，全部案卷目录和卷内文件,目录录入档案管理应用系统；综合管理性,文件和技术图、表进行全文数字化。,14,第十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,第三,水利工程档案文件的收集,15,第十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,一,.,收集范围,凡是反映与工程管理有关的重要职能,活动、具有查考利用价值的各种载体的,文件，都应收集齐全，归入工程管理档,案。,16,第十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（一）,国家有关法律、法规、政策、指令、有,关批示和泵站工程管理的各种

6、标准、规范、规,程、管理办法等。,（二）,泵站工程建设的规划、设计、招标、投标、,施工、安装、监理、验收等技术文件、图纸和,技术总结等。,（三）泵站工程基本情况及统计资料，工程岁修、,维修文件，技术资料及图纸。,17,第十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（四）,泵站设备随机技术资料、图纸、,设备检修、试验、改造、运行等技术资,料。,（五）工程检查、观测的原始记录、整理,整编资料等。,（六）自动监测、监控技术文件、图纸及,软件，视频监视文件图纸等，科研成果,文件、资料、图纸、证书等以及有关声,像资料。,18,第十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,二,.,水利工程资料收集时间,工程管理技

7、术文件的收集，按不同,类型随工程运行、维护管理、检查观测,等同步收集,。,19,第十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,三,.,水利工程资料收集内容,（一）,规范、规程、制度,（二）工程基本资料,（三）设备基本资料,（四）设备养护、,维修,、检查、,检测鉴定、,试验,等资料。,20,第二十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（五）工程运行（运行、非运行期）,（六）工程养护、,维修,、检查、观测、,检测,鉴定,等资料。,（七）工程管理相关资料（安全、职工教育,等,）,（八）各种收发文,21,第二十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,四,.,技术资料收集质量要求,（一）字迹清楚，图样清晰，图表

8、整洁，签字手续,齐全；,（二）永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写,材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅,笔等）书写、绘制；,（三）复印打印文件及照片的字迹、线条和影像的,清晰及牢固程度应符合质量要求。,（四）录音、录像文件应保证载体的有效性、可靠,性；,（五）电子文件应以光盘为长期储存介质。,22,第二十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,第四,工程技术文件的整理与归档,23,第二十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,工程管理过程中所形成的全部文,件在归档前应根据国家、省有关规定，,并按档案管理的要求，由工程技术人员,负责工程管理的各种资料的整理归档,步骤如下：,24,第二十四

9、页，编辑于星期二：七点 四十二分。,编制档案分类大纲,分类组卷,卷内文件排列,编页号,案卷编目,填写卷内目录和备考表,案卷装订,填写案卷封面和脊背,编制案卷目录,25,第二十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,工程技术档案的整理要求,材料完整、准确、系统，字迹清楚、,图面整洁、签字手续齐全。,图片、照片等应附相关情况文字说明，,图纸要做到图物相符。,工程管理资料按类别、年度、项目整理。,26,第二十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,一,.,工程技术档案的组卷要求,（一）组卷遵循文件的形成规律和成套性特,点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，,组卷合理；符合档案管理要求。,（二）案卷及卷内

10、文件不重份，同一卷内有,不同保管期限的文件，该卷保管期限按最,长的确定。,（三）工程管理性文件按类别、年份、项目,等分别组卷。,27,第二十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,二,.,卷内文件的排列,（一）管理性文件按问题、时间或重要程,度排列。,（二）各种原始记录的排列。原始记录一,般可以按形成的先后顺序排列。如果一个,卷内有各种原始记录，则应先分清记录的,种类，然后再按形成的先后次序排列。,（三）文字材料和图样材料混合组成的案,卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图,样材料。,28,第二十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（四）各种文字报告的排列。要求批复在前，,请示在后；正文在前，附

11、件在后；印件在前，,正稿在后。同一类型的文件按时间先后顺序,排列；综合性的在前，素材性的在后等。如,果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问,题分清楚，然后再按其次序排列。,（五）工程管理卷内文件按时间、重要性、工,程部位、设施、设备排列。,29,第二十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,三,.,案卷编目,案卷编目的内容包括：编写,案卷页号、卷内目录、备考表、,案卷封面、案卷卷脊的编制。,30,第三十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（一）案卷页号,卷内文件有书写内容的页面均应编写,页号；页号写整齐，使用铅笔编页。一,般单面书写的文字材料在右上角编写页,号，双面书写的文字材料，正面在右上,角

12、编号，背面在左上角编号；图纸的页,号编写在右上角或标题栏外左上方；成,套图纸或印刷成册的文件，不必重新编,写页号；各卷之间不连续编页号。案卷,封面、卷内目录、卷内备考表均不编写,页号。,31,第三十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（二）卷内目录,卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由,序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、,页号和备注等组成。,1.,序号，应用阿拉伯数字从,1,起依次标注卷内文件,的顺序，一个文件一个号；,2.,文件编号,，填写文件文号或图样的图号，或设,备、项目代号；,3.,责任者，填写文件形成部门或主要责任者,；,32,第三十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。

13、,4.,文件材料题名，填写文件标题全称，文件,标题过于简单或标题不规范的，可自拟文,件题名，外加【】；,5.,日期，填写文件形成日期，例如：,2012,年,6,月,9,日，填写,20120609,；,6.,页号，填写每份文件首页上标注的页号，,最后一份文件应填写起止页号。例如,;,最后,一个文件起始页号为,136,页，终止页号为,149,页，则页号填写为,136-149.,33,第三十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,文件编号。填,责任者。填写,序号。应用阿拉,页号。填写每份,文件材料题名。填写文,写文件文号或,文件形成部门,伯数字从,1,起依,日期。填写文件形,文件首页上标注,件标题全称

14、，文件标题,图样的图号。,或主要责任者,。,次标注卷内文件,成的年、月、日，,过于简单或标题不规范,的页号，最后一,的顺序，一个文,用,8,位阿拉伯数字表,份文件填写起止,的，可以自拟文件题名，,件一个号。,示，不能确定时间,自拟文件题名应加“,页号。,的用“,0,”表示，如,”,文件形成时间是,2005,年,6,月，则表示,为,20050600,。,34,第三十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,35,第三十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,36,第三十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,举例：以下几个文件装订后应如何填写卷内目录,37,第三十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,3

15、8,第三十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,39,第三十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（三）卷内备考表,1.,卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不,同载体的文件的数量。如：文字材料,50,页，照,片,6,张，附图,1,张。,2.,说明组卷情况，如：立卷人，检查人，立卷时,间等；立卷人、检查人需本人签名，不得采用,微机打印；,3.,卷内备考表排列在卷内文件之后；,4.,互见号，应填写反映同一内容而形式不同且另,行保管的档号，档号后应注明其载体形式，并,用括号括起。,40,第四十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,注意：立卷人和检查人签字应该手写或盖章，不得打印,。,41,第四十一

16、页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（四）案卷封面编制,案卷封面采用外封面，内容主要有；,案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期,限、密级、档号,1.,案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，,标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的,内容。其结构一般由三个部分构成：一是,工程项目名称。二是工程阶段或部位名称,特征。三是文件材料的名称特征，如批复、,图纸、计算书等。,2.,立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或,规范性简称。,42,第四十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,3.,起止日期：填写案卷内文件材料形成的起,止日期。以卷内文件最早起始日期为案卷起,始日期，以卷内文件最晚终止日期为案卷终,止日期,

17、4.,保管期限：分为永久、长期、短期三种。,永久为,50,年以上；长期为,16-50,年；短期为,15,年以下以卷内文件最长保管期限为案卷保,管期限。,43,第四十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,5.,密级：依据保密规定，填写卷内文件材料,的最高密级，一般暂不填写。,6.,档号：由档案分类号和案卷顺序号联合组,成，中间用“”隔开。如分类号,15.1.1.01,，案卷号为,1,，档案号则为,15.1.1.01,1,。,44,第四十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,举例：,工程技术资料的分类及档号,（,1,）工程技术文件的分类以工程为基本单位，,1,级,类目分为,01,基本建设，,02,

18、工程管理，,03,防洪、抗,旱，,04,消防，,05,水政,06,科技教育，,07,其他等；,2,级,类目按各,1,级类目下包含的项目内容编制，“,01,基,本建设”下分,01,原建、,02,（一次）加固、改造、,03,（二次）加固、改造、；“,02,工程管理”,下分,01,规范、规程，,02,工程基本资料，,03,设备基,本资料，,04,设备维修，,05,设备试验，,06,工程运行,07,工程维修，,08,工程检查，,09,工程观测等。,45,第四十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（,2,）工程技术档案的档号编写：管多个工程的，工,程代号、,1,级类目、,2,级类目序号,例如,01.0

19、2.04.01,表示,XXX,工程,工程管理类,设备维修,类,“第一卷”,只管一个工程，档号编写可不写工程代号，从,1,级类,目开始。各单位可根据情况增设,3,级类目，但档号,层次不宜太多。各工程单位可根据情况增设,1,级类,目、,2,级类目的内容。,46,第四十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,软卷皮封面：,47,第四十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,卷盒封面：,48,第四十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,5.,案卷脊背的编制,案卷脊背应填写档号和案卷题名。“档号”栏的,填写，是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签,的方式予以解决。标签为白纸，共分四格，分别填写,全宗号，目

20、录号，分类号，案卷顺序号。标签上格子,线条的颜色来区分案卷的不同保管期限，红线条代表,永久，黄线条代表长期，蓝线条代表短期。,卷脊标签式样：,49,第四十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,举例：,暂不填写,暂不填写,永久为红色,长期为黄色,短期为蓝色,50,第五十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,全宗号和目录号暂不填写，分类号,是根据档案分类方案所给定的类别号。用,阿拉伯数字标识，不同级位的类别之间用,间隔符“”分开，案卷顺序号是指项,目档案按一定顺序排列的流水号。,案卷封面和案卷脊背案卷的档案号用铅笔,填写，移交后由档案室统一填写。,51,第五十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,卷

21、脊：,52,第五十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（四）案卷装订要求,1.,文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸,可不装订。但同一项目采用形式应一致。,2.,案卷内不应有金属物。,3.,单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章,档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：,mm,）：,53,第五十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,4.,单份文件装订，图纸不装订时，应在卷内文,件首页每张图纸上方加盖、填写档号章。档,号章内容有：档号、序号，式样如图所示,（单位：,mm,）：,5.,外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、,文号及装订形式。,6.,声像材料整理

22、时应附文字说明，对事由、时,间、地点、人物、作者等内容进行著录,。,54,第五十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,举例：不装订文件卷内目录的填写,55,第五十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,7.,卷皮、卷盒规格及制成材料,（,1,）卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷盒外表,规格为,310,220,毫米，厚度分别为,20,毫米、,30,毫米、,40,毫米、,50,毫米、,60,毫米，用牛皮,纸板双裱压制。卷夹外表规格为,305,220 mm,，,厚度为,20 mm.,卷内封面一般采用软卷皮，软,卷皮的外表面尺寸为,297mm,210mm,，厚度可,根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过,40

23、mm,。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范,要求在市档案局购买。,（,2,）案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为,297,210,毫米（,A4,）。,56,第五十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（五）档案的归档、移交,1,、基建工程档案在工程竣工验收后归档；安全,鉴定、设备试验等分阶段性项目，在一个阶,段工作完成后归档；工程运用、设备维修、,工程检查观测、安全生产等管理类档案按年,度归档；重要档案随时整理归档。做到每项,工作完成后都有完整、准确、成套的文件资,料。,57,第五十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。,2.,必须真实记录和准确反映工程建设、管,理全过程的实际情况，图物相符，技术,

24、数据可靠，签字手续齐备。,3.,文件字迹材料及载体质量应符合档案管,理要求。,4.,外文资料应将题名、卷内章节、目录译,成中文，与原文一起归档。,58,第五十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。,5.,档案的移交,凡归档资料要编制移交目录（或清单,册）一式两份，向档案室移交时必须,在移交单上双方签字，然后盖章，双,方各留一份。,59,第五十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。,6.,档案目录及检索,（,1,）编制档案案卷目录（案卷号、案卷题名、,起止日期、卷内文件张数、保管期限等）,（,2,）配备档案管理应用系统，全部案卷目录,和卷内文件目录录入档案管理应用系统。,（,3,）编制全引目录（案卷

25、号,+,卷内文件目录）,60,第六十页，编辑于星期二：七点 四十二分。,第,五,工程技术资料保管,61,第六十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（一）工程技术档案应放置在专门的档案柜内，,设立专门档案室，由专人管。实行办公、阅,档、档案室三分开,(,二）应建立健全技术档案管理制度，如：档,案管理责任网络图、档案管理制度、借阅制,度、档案管理员岗位制度、技术资料存档制,度等；,(,三）档案室设施齐全，如：温湿度计、抽湿,机加湿器、空调以便控制档案室内湿度,(,相,对湿度控制在,45-60%),、温度（,14-,24为宜，,日温度变化上下不宜超过2）室内温湿度,宜定时测记，一般每天两次，并根据

26、温湿度,变化进行调节。,62,第六十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（四）档案室应配备适合档案用的消防器材，定期检,查电器线路，严禁明火装置和使用电炉及存放易燃,易爆物品。,（五）档案保管要求防霉、防蛀定期进行检查，档案,柜内应放置防虫蛀剂以保持驱虫效果，注意检查药,效，过期的药品要及时更换。,档案室应选择干燥天气，经常打开档案柜通风，给档,案定期除尘以防霉菌滋生。,（六）档案柜橱架与墙壁保持一定的距离（一般柜背,与墙不小于,10,厘米，柜侧间距不小于,60,厘米）成行,垂直于有窗的墙面摆设，挂窗帘防强光。,63,第六十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（七）档案的排列要合理有序，从

27、门入口处面,对柜架自左到右，由上到下排列上架。,（八）严格执行保管、借阅制度，设立专门的,借阅登记簿，做到收、借有手续，定期归还。,外单位需借用资料，应经单位负责人同意后,方可借出，并按规定时间归还。若需逾期借,阅的要办理续借手续；到期不还的档案管理,员应催还。,64,第六十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。,（九）对归还借阅的资料要认真检查，看是否有,破损、折叠、缺页等现象，否则要及时修、补。,每年末对保管的档案进行一次清点，核对检查，,做到帐物相符，对破损或退变的档案要及时修,补或复制。,（十）过期档案要定期销毁，根据保管期限销毁,前应经过鉴定。,65,第六十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。,谢谢大家,66,第六十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。,