企业合同审查与管理流程.docx

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1、公司合同审察与管理流程第一节公司合同审察流程 不论是公司内部法务人员仍是外面律师对公司合同进行审察，都 一定依照必定的工作流程，以规范合同审察行为，保证合同审察的正确性和科学性。公司 需要审察的合同草案主要根源有两个，一是本公司负责起草的 合同草案，二是对方当事人供给的合同草案。合同草案不论来 自于哪一方，都需要依照相同的审察流程和管理流程。合同审察的部门依据合同复杂程度或标的大小，可能会波及不 一样的部门。关于标的较小、内容简单的合同，一般由公司 内部法务部门审察以后即可交给业务部门签订，但假如是内容 复杂、标的较大，或许是依据公司新的业务制定的新式合同，一 般波及多个部门，比如业务包办部门

2、、审计部门、法务部门、财 务部门等，有时还需要外面律师供给法律建议进行确认。关于一个大型公司公司而言，由总部的法律服务机构审察全部 拟签订的合同草案，既不现实，也不高效。所以，关于大型公 司而言，成立分级管理的合同审察体制特别重要。怎样判断哪 些合同属于部下单位的法务人员自行审察范围，哪些合同是一 定由公司总部的法务人员审察的范围，是确立合同审察流程的 一个前提。一般来说，以下合同应当有公司本部法务部门进行 审察：公司公司本部签订的经济合同或技术合同；所属公司签订的利用外资合同；所属公司财产抵押、转让、销售、收买、租借合同；所属公司对外担保合同；所属公司归并、吞并、联营合同；(6)所属公司波及

3、的土地使用权转让合同、投资合同；所属公司拟签订的标的超出公司公司规定的数额之上的合同；其余重要或所属公司以为有必需由公司公司本部审察的合同。确立合同审察分级管理制度后，公司还需要确立合同审察的工 作流程。一般来说，公司内部的业务部门先依据格式文本或过 去使用过的合同起草并提出一个合同草案，并说明本次合同签 订欲达到的目的和合同重点所在，而后呈送合同审察部门对合 同草案进行审察，合同审察部门一般是法务部门。法务部门对 合同草案进行改正完美，并对合同条款进行增补，以保证合同 的完好性和合法性，并预防潜伏法律风险。假如是数额较大、涉 外合同或新式合同，还要由公司财务部门对合同中波及的财务条 款进行审

4、察，以保证财务条款能够实质执行，且不违犯公司内 部的财经制度和银行支付的要求。最后法务部门在依据业务部 门和财务部门的建议进行最后改正，以确立最后合同文本。所 以，能够将公司合同审察流程简化为以下几个步骤：一、申请合同审察并提交有关资料公司业务部门或拟签订合同部门向公司法务部门进行合同送审 登记，并填写合同审察申请表。合同审察申请表上需要写明合同标的、合同拟签订时间、希望 合同审察截止时间、合同包办人、联系方式等信息，并将签订本次合同有关的信息资料附随 以后，作为合同审察部门认识合同背景进行审察确认的必需文 件。【注意事项】实务中，送审部门应注意以下方面：1 .业务包办人向有关机构提交合同草案

5、时，应预留2日以上完好工作日作为合同审察部门 审察时间，重要经济合同需预留7个工作日以上作为审察时间。2 .业务包办人应付合同当事人对方进行初步的资格审察，并在 提交送审登记时一并提交以下资料：能证明合同对方当事人主体资格合法的文件，比如营业执照或 其余主体登记证明；能证明欲签合同标的应切合当事人经营范围文件，波及专营 允许的，应供给相应的允许、等级、资质证书；由对方当事人拜托代理人代签合同的，应提交真切、有效的法 定代表人身份证明书、受权拜托书、代理人身份证明；对方拥有相应的履约能力的证明资料，必需时应要求其出具财 产欠债表、资本证明、注册会计师签订的验资报告等有关文件;对方履约信用的证明文

6、件，如过去三年与本公司经济来往有无 违约事实，能否有波及重要经济纠葛或重要经济犯法案件等。在供给上述所列各样文件时，其文本为复印本时，还须加注1 与原件核对无误,字样，并由核对人署名。3.业务包办人提交本次业务需要关注的问题或合同需要特别保 障实现的方面，供送审部门赐予特别关注。并向送审部门提交以 下本次交易的信息资料： 合同交易事项(标的)、数目、价款、质量要求；(2)支付方式或执行程序(包含时间、地址和执行方式)；合同谈判中已经商定的主要条款或主要事项；合同的背景资料，包含主要邮件、传真、备忘录、会议纪要等；(5)违约责任或救援手段；本次特别关注的风险以及初步解决方案；如属于涉外合同，对法

7、律合用、争议解决、合同语言等条款的 考虑；本次合同文本草案的供给方。二、法务部门初步审察公司法务部门工作人员对送审合同进行初步审察，进行完美和 订正，并出具合同审察法律建议。【注意事项】公司法务部门对合同的审察内容主假如合法性、严实性、可行性等审察。主要包含：1 .合法性：主体合法，签约各方拥有签约的权益能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真切、有效，无悖法律、法例、政策，无躲避法律行为，无显失公正内容；形式合法；签约程序合法。2 .严实性：条款齐全、完好；文字清楚正确；设定的权益和义务详细、切实；相应手续齐备；(5)有关附件齐备；附带条件适合、合法。3 .可行性:资信靠谱，有履约能力；

8、担保方式确实、靠谱。4 .合同包办形式审察：包办人无误；切合规定程序；各审察部门审察建议书齐全；合同文本文字无误，正副本及附件份数齐全。别的，需要注意的是，假如是律师受公司拜托，还需要注对公司供给的合同文本进行审察，意不要轻易将公司送审而后将自己以为完满的范本而是尽的合同整条删除，条款粘贴进去，可能在送审合同文本长进行外科手术。这样做的目的一是尽可能尊敬客户的劳动和认知习惯，由于客户关于送审的也可能多次使用 简单理解；二合同文本比较熟习，过，是已经多次执行的合同，此中的商律师假如不是发现有法律破绽或 定常常有自己的合理性，重要法律风险，不要轻易否认。三、有关部门结合审察公司法务部门达成初 依据

9、初审结果判断能否进如属于一般合步审察后，入进一步审察程序，同，公司法务部门负责人复审并签订审察建 如属于疑难内容，议就能够发还申请部门。则需要报请外面律师进前进 并出具法律建议书。如属于重要合同，一步审察确认，则需要报请企业领导并建议招集业务 审计部门、财务部门等有关部门法部门、法律部门、进行集领会审，律部门依据会审建议出具法律审察建议。【注意事项】作为业务、财务部门对合同审察主要包含以下方面：1 .合同的经济性：(I)市场需讨状况真实；(2)市场需求展望靠谱、合理；投入产出核算经济、正确。2 .合同的技术性:工程技术依照真切、靠谱；技术举措齐备、可行；技术标准和参数科学、真切、可行。3 .合

10、同的可行性：整体项目技术拥有靠谱性；经济效益或社会效益拥有真切性；财产、资本使用成效的财务可行性；拥有可操作性。4 .合同的安全性：波及的知识产权已采纳相应的保护或限制举措；无损本公司商誉、商业奥密及其余利益。作为审计部门，主要审察合同的以下方面：1 .资本、财产的合法性：资本根源合法，财产的全部权明确、合法；资本使用和财产动用的审批手续合法； 资本、财产的用途及使用方式合法。2 .价款、酬劳和结算的合理性与合法性：价款、酬劳确实定正确合理、合法；资本结算、酬劳支付方式明确、详细、合法；与资本、财产等有关的其余事项合理、合法。3 .索赔条款的合法性。四、返还送审业务部门公司法务部门审察完成后，

11、通知送审部门领取合同审察法律建议。五、更改改正送审程序关于已经审察完成的公司合同草案，假如需要更改或改正，还需 要依照以上流程从头进行。六、审察签订法律部门结束审察后，应将法律建议书、其余审察机构建议书 连同合同草案退还合同包办人，由合同包办人报送法定代表人或 受权代表审察签订。第二节公司合同管理流程公司合同管理，是指公司依照合法、规范、科学的要求，对公司 合同的制定、改正、审察、签订、执行、合同纠葛办理以及保留、归档等内容进行规范化 管理的活动，达到防控公司法 律风险，保护公司合法权益的目的。依据公司内部控制应用引导16号-合同管理(财会(2010)11号)及财政部会计司有关解读，合同管理能

12、够分为合同订立阶段的管理和合同履行阶段的管理两个阶段，合同订立阶段包含合同检查、合同谈 判、合同文本制定、合同审批、合同签订等环节，合同执行阶段包含合同执行、合同增补和更改、 合同结算、合同登记等环节。所以，合同审察与合同管理的关系，是部分与整体的关系， 合同管理包含合同审察，合同审察是合同管理的一个环节，合同审察主要表此刻合同订立 阶段中的审察。以下依据财政部会计司对公司内部控制应用引导16号-合同管理解读 文件，对合同管理流程介绍如下： 一、合同检查合同订立前，公司应当进行合同检查，充足认识合同对方的主体资格、信用状况等有关状况，保证对方当事人具备履约能力。合同检查的目的是为了防止以下风险

13、：L忽视被检核对象的主体资格审察，准合同对象不拥有相应民 事权益能力和民事行为能力或不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的主体签订合 同，进而以致合同无效，或引起潜伏风险；2 .在合同签订前错误判断被检核对象的信用状况，或在合同执 行过程中没有连续关注对方的资信变化，以致公司承受损失；3 .对被检核对象的履约能力给出不妥评论，将不具备履约能力 的对象确立为准合同对象，或将拥有履约能力的对象清除在准合 同对象以外。合同检查阶段方法好多，常有或主要举措以下：1 .审察被检核对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、受 权拜托书等证明原件，必需时，可经过发证机关查问证书的真切性和合法性，关注受权代

14、 理人的行为能否在其被受权范围内，在充足采集有关凭证的基础 上评论主体资格能否适合。2 .获得检核对象经审计的财务报告、过去交易记录等财务和非 财务信息，剖析其赢利能力、偿债能力和营运能力，评估其财 务风险和信用状况，并在合同执行过程中连续关注其资信变 化.成立和实时更新合同对方的商业信用档案。3 .对被检核对象进行现场检查，实地认识和全面评估其生产能 力、技术水平、产品类型和质量等生产经营状况，剖析其合同履 约能力。4 .与被检核对象的主要供给商、客户、开户银行、主管税务机 关和工商行政管理部门等进行交流，认识其生产经营、商业信用、 履约能力等状况。【注意事项】在完美合同检查阶段工作的同时，

15、公司应成立完美的客户管理制 度，做好以下工作：在与新客户签订合同前，公司应付新客户的注册、资信及经营 能力等状况进行检查。企业还应成立客户档案，对客户资信等级进行评估，予以归类分 级，并据以掌握签订合同的条件。公司应注意防备客户流失。在与公司员工订立劳动合同时，公 司应明确规定：员工如因故走开公司，在一按限期内不得利用原客户渠道从事与本公司 相竞争的业务活动；肩负由此给公司造成的经济损失，情节严重 者还将追查法律责任。不然，应二、合同谈判初步确立准合同对象后，公司内部的合同包办部门将在受权范 围内与对方进行合同谈判，照自发、公正原则，磋商合同内容和 条款，明确两方的权益、义务、责任。按在合同谈

16、判阶段，主要的法律风险存在以下几个方面：1 .忽视合同重要问题或在重要问题上做出不妥退步；2 .谈判经验不足，缺少技术、法律和财务知识的支撑，以致公 司利益损失；3 .泄漏本公司谈判策略，以致公司在谈判中处于不利地位。为了防止以上问题出现，合同谈判阶段需要注意以下几个方面:1 .采集谈判敌手资料，充足熟习谈判敌手状况，做到知音知彼； 研究国家有关法律法例、行业看管、家产政策、同类产品或服务价钱等与谈判内容有关 的信息，正确拟订本公司谈判O2 .关注合同核心内容、条款和重点细节，详细包含合同标的的 数目、质量或技术标准，合同价钱确实定方式与支付方式，履约限期和方式，违约责任和 争议的解决方法、合

17、同更改或排除条件等。3 .关于影响重要、波及较高专业技术或法律关系复杂的合同， 组织法律、技术、财会等专业人员参加谈判，充足发挥团队智慧，实时总结谈判过程中的 得失，研究确立下一步谈判策略。4 .必需时可邀请外面专家参加有关工作，并充足认识外面专家 的专业资质、胜任能力和职业道德状况。5 .增强保密工作，严格责任追查制度。6 .对谈判过程中的重要事项和参加谈判人员的主要建议，予以 记录并妥当保留，作为防止合同作弊的重要手段和责任追查的依 照。三、合同文本制定公司在合同谈判后，依据磋商谈判结果，制定合同文本。在合同文本制定阶段，主要存在以下问题微风险：1 .选择不适合的合同形式；2 .合同与国家

18、法律法例、行业家产政策、公司整体战略目标 或特定业务经营目标发生矛盾；3 .合同内容和条款不完好、表述不谨慎正确，或存在重要疏忽 和欺骗，以致公司合法利益受损；4 .存心拆分合同躲避合同管理规定；5.关于合同文本须报经 国家有关主管部门审察或存案的，未执行相应程序。为了防止以上问题出现，公司在合同制定阶段，应注意以下几个 方面：1 .公司对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面 合同。2 .严格审察合同需求与国家法律法例、家产政策、公司整体战略目 标的关系，保证其协调一致；观察合同能否以生产经营计划、项目立 项书等为依照，保证达成详细业务经营目标。3 .合同文本一般由业务包办部门起草，

19、法律部门审察；重要合 同或法律关系复杂的特别合同应当由法律部门参加起草。国家或行业有合同示范文本的， 能够优先采用，但对波及权益义务关系的条款应当进行仔细审 察，并依据实质状况进行适合改正。各部门应当各司其职， 保证合同内容和条款的完好正确。4 .经过一致归口管理和受权审批制度，严格合同管理，防备经 过化整为零等方式成心躲避招标的做法和越权行为。5 .由签约对方起草的合同，公司应当仔细审察，保证合同内容 正确反应公司诉乞降谈判达成的一致建议，特别留神,其余商定事项,等需要增补填写的 栏目，如不存在其余商定事项时注明,此处空白或,无其余 商定,防备合同后续被窜改。6 .合同文本须报经国家有关主管

20、部门审察或存案的，应当执行 相应程序。四、合同审察合同文本制定达成后，公司应进行严格的审察。合同审察阶段需 要防止的法律问题以下：1 .合同审察人员因专业素质或工作态度原由未能发现合同文本 中的不妥内容和条款。2 .审察人员固然经过审察发现问题但未提出适合的订正建议。3 .合同起草人员没有依据审察人员的改良建议改正合同，以致 合同中的不妥内容和条款未被纠正。为了防止出现以上问题，建议从以下方面做好合同审察工作：1 .审察人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严实 性进行重点审察，关注合同的主体、内容和形式能否合法，合同内容能否切合公司的经济 利益，对方当事人能否拥有履约能力，合同权益和义

21、务、违约 责任和争议解决条款能否明确等。2 .成立会审制度，对影响重要或法律关系复杂的合同文本，组 织财会部门、内部审计部、法律部、业务关系的有关部门进行审察，内部有关部门应当仔细 执行职责。核建议，仔细剖析研究，谨慎对待，对审察建议正 确无误地加以记录，出改正并再次提交审察。3 .谨慎对待审必需时对合同条款作【注意事项】合同审察过程中，假如出现以下状况，一般是需要重点审察或由几个 部门进行会审的合同：公司总部领导确立需要会审的合同；公司展开新业务或其余特别业务需要独自起草的合同；公司使用客户或第三方供给的合相同本的合同；合同标的较大或合同法律关系复杂，可能惹起法律风险的融资或保 函类等合同；

22、(5)使用公司拟订的示范类合同文本但作出较大改正的合同。五、合同签订公司经审察赞同签订的合同，应当与对方当事人正式签订并加盖公司合同专用章。在本环节中，公司存在的主要风险是：1 .经办人超越权限签订合同；2 .合同印章管理不妥，如使用公司某一个部门印章取代合同专 用章等；3 .签订后的合同被窜改，或许合同没有进行小签或加盖骑缝章 等；4 .因受权手续不全以致合同无效等。为了防止出现以上状况，公司应当从以下方面做好预防工作：1.依照规定的权限和程序与对方当事人签订合同。正式对外订立的 合同应当由公司法定代表人或由其受权的代理人署名或加盖有关印 章。受权签订合同的，应当签订受权拜托书。2,严格合同

23、专用章保留束度，合同经编号、审批及公司法定代表人 或由其受权的代理人签订后，方可加盖合同专用章。用印后保留人 应当立刻回收，并按要求妥当保留，以防备别人滥用。保留人应当记 录合同专用章使用状况以备查，假如发生合同专用章丢失或被盗现象,应当立刻报告公司负责人并采纳妥当举措，如向公安机关报案、 登报申明作废等，以最大限度除去可能带来的负面影响。3 .采纳适合举措，防备已签订的合同被窜改，如在合同各页码 之间加盖骑缝章、装订成册并使用防伪印记、使用不行编写的电 子文档格式等。4 .依照国家有关法律、行政法例规定，需办理赞同、登记等手 续以后方可奏效的合同，公司应当实时按规定办理有关手续。【注意事项】

24、在合同签订方面，公司应成立分级受权署名制度，包含以下内容:公司重要经济合同应当由公司的法定代表人代表本公司签订 合同。其余合同能够是公司法定代表人受权之人。受权依据合同种类、金额、付款方式及 限期的不一样，制定分级受权署名制度。为使签约对方认识公司内部的分级受权制度，公司可在标准合 同格式的明显地点表露本公司的受权署名制度。在业务人员辞职、解雇时，公司须收缴全部能表示其为该公司 工作人员的证件，并通知有关已知客户。在拟订分级受权署名制度的同时，公司还应当增强对合同印章的 管理，包含以下方面：公司应增强合同印章的管理，对合同印章的刻制、缴销、保留 和使用作出规定。(2)公司应规定合同须署名盖印奏

25、效，并在有关合同条款中予以 明确注明。公司不该将预先盖有合同印章的空白合同交由业务人员使用。 如确因工作需要，应成立相应的赞同、登记、核销制度。六、合同执行 合同订立后，公司应当与合同对方当事人一同依照诚实信用原 则，依据合同的性质、目的和交易习惯执行通知、辅助、保密等义务。在合同执行阶段，公司 需要注意以下风险：1 .本公司或合同对方当事人没有适合地执行合同中商定的义务。2 .合同奏效后，对合同条款未明确商定的事项没有实时协议增 补，以致合同没法正常执行。3 .在合同执行过程中，未能实时发现已经或可能以致公司利益 受损状况，或未能采纳有效举措。、4 .合同纠葛办理不妥，以致公司遭到外面处分、

26、诉讼失败，伤 害公司利益、信用和形象等。为了防止出现以上风险，公司能够从以下方面增强管理控制举措:1 .增强对合同执行状况及成效的检查、剖析和查收，全面适合 执行本公司义务，敦促对方踊跃执行合同，保证合同全面有效执 行。2 .对合同对方的合同执行状况实行有效监控，一旦发现有违约 可能或违约行为，应当实时提示风险，并立刻采纳相应举措将合 同损失降到最低。3 .依据需要实时增补、变愈甚至排除合同。一是关于合同没有 商定或商定不明确的内容，经过两方磋商一致对原有合同进行增补；没法达成增补协议的, 依照国家有关法律法例、合同有关条款或许交易习惯确立；二是，关于显失公正、条款有 误或存在欺骗行为的合同，

27、以及因政策调整、市场变化等客观要素已经或可能以致公司利益 受损的合同，按规定程序实时报告，并经两方磋商一致，依照规定权限和程序办理合同更改 或排除事宜；三是对方当事人提出中断、转让、排除合同的，造成公司经济损失的，应向对方 当事人提出版面索赔。4 .增强合同纠葛管理，在执行合同过程中发生纠葛的，应当依 照国家有关法律法例，在规准时效内与对方当事人磋商并按规定权限和程序实时报告。合 同纠葛经磋商一致的，两方应当签订书面协议；合同纠葛经磋商没法解决的，依据合同商定 选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部受权办理合同纠葛，应当签订受权拜托书。纠葛办理过 程中，未经受权赞同，有关经办人员不得向对方当事人作出

28、实质 性回复或承诺。【注意事项】在合同执行过程中，公司能够从以下方面增强监察，做好合同执 行工作：公司以合同编号及/或发运单编号为依照，成立履约各环节的 监察管理体制。(2)在履约过程中，如业务经办人员发生改动，应向本部门其余人 员书面交接工作。公司的对外付款应由财务部门审察，报公司领导赞同。公司履约监察部门应付未能执行或未实时执行的经济合同进 行敦促检查，并实时向公司分管领导报告。在合同执行过程中，假如发生合同执行争议，应当妥当解决，并 需要注意以下问题： 合同发生争议后，有关业务部门应实时通告公司法律部门，共 同研究案情，分清法律责任，并提出解决方法，报公司总经理或 分管副总经理审察后执行

29、。凡经多次磋商仍没法解决的有争议的索赔案件，可采纳仲裁方 式或经过诉讼解决。仲裁和诉讼地址原则上应在我国境内。争议确属公司责任，应予赔付的，应以书面形式与客户确立 合理的赔付金额和赔付方法。七、合同结算合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审察，也 是对合同执行的监察，一般由财会部门负责办理。在合同结算阶段，主要存在的法律风险是：1 .违犯合同条款，未按合同规按限期、金额或方式付款。2 .疏于管理，未能实时催收到期合同款项。3 .在没有合同依照的状况下盲目付款。为了防止以上风险，能够从以下方面采纳管理控制举措：1 .财会部门应当在审察合同条款后办理结算业务，依照合同规 定付款，实时催收

30、到期欠款。2 .未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门 有权拒绝付款，并实时向公司有关负责人报告。八、合同登记合同登记管理制度表现合同的全过程关闭管理，合同的签订、执 行、结算、增补或更改、解除等都需要进行合同登记。合同登记环节的主要风险是：合同 档案不全，合同泄密，合同滥用等。在合同登记方面，公司需要做好以下工作：1 .合同管理部门应当增强合同登记管理，充足利用信息化手段， 按期对合同进行统计、分类和归档，详尽登记合同的订立、执行和更改、终结等状况，合 同终结应实时办理销号和归档手续，以推行合同的全过程关闭管 理。2 .成立合同文本一致分类和连续编号制度，以防备或提早发现 合同

31、文本的丢失。3 .增强合同信息安全保密工作，未经赞同，任何人不得以任何 形式泄漏合同订立与执行过程中波及的国家或商业奥密。4.规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和送还的职 责权限和审批程序等有关要求。【注意事项】与合同登记亲密联系的是合同档案的管理，合同档案的管理工作 要求公司注意以下方面：0)公司须成立合同档案，并制定合同档案管理制度。合同档案应由经办人采集整理、立卷归档，并集中一致管理。合同档案包含合同执行过程中形成的各样单证、函电和其余文 件资料。公司应依据合同执行限期、金额、质量、保质期及索赔期等要 素，规定不一样合同档案的保留限期。短期保留一般为5年以下，长久保留一般为5年以

32、上。(5)合同档案保留限期届满后，应进行判定，由业务部门提出存毁 建议，并瞄准备销毁的文件列出清单，报公司主管领导审批后销 毁。销毁清单应永远保留。九、合同评审合同作为公司肩负独立民事责任、执行权益义务的重要依照，是 公司管理活动的重要印迹，也是公司风险管理的主要载体，为此，合同管理内部控制引导 重申公司应当成立合同管理的后评估制度。公司应当成立合同执行状况评估制度，起码于每 年年终对合同执行的整体状况和重要合同执行的详细状况进行剖析评估，对剖析评估中发现 合同执行中存在的不足，应当实时加以改良。【注意事项】在合同评审方面，公司应注意以下方面：公司应成立由公司领导及有关部门负责人构成的合同评审小 组，依照公司有关经济合同管理规章制度，按期对每笔执行完成 的经济合同进行评审。评审内容主要包含合同的签订、审察、执行、争议解决等。公司应制定评审结果等级区分方法，并制定相当套的赏罚举措。