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1、受控状态:会议室管理制度批准:审核:编制:发布日期:2018年8月30日生效日期:2018年8月30日编制部门:总经办1目的为进一步加强会议室日常管理,提高会议室使用效率,保证公司各项会议及接待工 作有序地开展,特制定本规定。2适用范围本管理制度适用于公司各会议室。3职责和权限办公楼内会议室由总经办负责管理,成品车间会议室由品控部负责管理,XX部会 议室由XX部负责管理。4工作程序4. 1会议室分类4. 1. 1综合办公楼大会议室(二楼)、小会议室(三楼)、1号洽谈室(人力资源部经理室旁)、2 号洽谈室(品控部经理室旁)。4. 1.2成品车间办公区综合会议室、小会议室4. 1.3 XX部办公区
2、XX部会议室、原料会议室4. 2会议室使用会议室、洽谈室使用优先原则:公司外部重要客户接待使用优先于公司内部使用, 公司级会议使用优先于部门级会议使用。4.2 . 1公司大会议:主要用于有投影需要的集团领导、外宾或重要的政府接待、公司 各部门主持会议,最大容量26人。4.3 .2公司小会议室:主要用于总经理部接待,目前最大容量9人。4. 2. 3办公楼洽谈室:主要用于人力资源人员招聘;采购部开标及与供应商洽谈;成 品部、销售部与销售商洽谈。4. 2. 4成品车间综合会议室、小会议室:用于设备部、成品部、品控部、物控部接待, 同时可组织各部门办公会议,接待上级来人,其他重要活动,目前综合会议室最
3、大容 量14人。4. 2. 5 XX部、原料会议室:用于XX部接待,同时可组织部门及办公会议,接待上级来 人,其他重要活动,目前XX部会议室最大容量15人。4. 3会议室管理4.3. 1办公楼会议室、洽谈室由总经办负责协调管理;成品车间综合会议室、小会议 室由品控部协调管理;XX部、原料会议室由XX部协调管理,为避免使用冲突,各部门 使用会议室前,可通过OA会议室使用申请单与负责部门专人预约会议室。4. 3. 2重要来访活动需使用公司会议室的,为确保公司会议室妥善的安排,使用部门 尽可能提前一天通过OA向总经办提出申请,由总经办优先协调并做好会务准备。4. 3. 3申请内容包括:使用部门、使用
4、事由、使用时限、人员范围及人数(如有公司 领导参加需注明)、设施应用、特别注意事项等。4. 4会议室卫生4. 4.1各部门在使用会议室过程中,要注意保持卫生,禁止随地吐痰,严禁在墙壁、 桌椅上乱涂乱画,严禁拖动桌椅。4. 4. 2公司会议室使用完毕后,使用部门应将白板书写内容第一时间清理并通知保洁 人员(或知会到总经办XX)认真清扫会议室卫生,及时清除垃圾,桌椅摆放整齐有 序,以确保会议室使用的有效衔接。会议室清理完毕后,由总经办负责审验。如有部 门使用完毕后未及时将会议室清理干净,会议主持部门将负责会议室一星期的卫生, 并在公司内进行通报批评。4. 4. 3总经办会随时去各车间会议室进行检查
5、,望各协调管理部门负责好所管辖会议 室卫生。对卫生较差的协调部门将予以通报。4. 5会议室安全4.5. 1会议期间,与会人员要爱护会议室内的一切公共设施,请勿将尖锐物直接置于 桌上,以免桌面划伤,同时严禁随便动用室内现有设备,包括投影仪、各种连线等, 客椅不得随意移出。4. 5.2会议结束后,要认真检查设备设施使用情况,要确保做到会散、人走、窗闭、 电源关、设备齐、门上锁。4. 5. 3会议室钥匙由各负责部门安排专人管理,综合办公楼会议室、洽谈室由总经办 XX负责;成品车间综合会议室、小会议室由品控部XX负责;XX部会议室由XX部XXX 负责(暂定);原料会议室由XX部XXX负责。5引用文件无6相关记录无7附件文件修订履历序号修订后版次修订摘要涉及 条款修订日期修订人审批人