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1、主题：例会管理制度共2页第1页编号：页版号：A/0生效期：1 .目的：为加强公司内部各部门之间的沟通和联系，保证各项工作顺利进行，实行层层指 导工作的管理链条以提高执行能力，特制定本制度。2 .适用范围：所有部门及车间3 .会议分类及安排：详见附后例会安排明细表；4 .会议准备4.1. 所有会议主持人和召集部门应作好有关会议的准备工作，如拟好会议议程， 汇报总结提纲和工作计划、备好坐位、通知与会人员等；各部门还须在部门述职例 会召开前3天以电子版的形式提交“述职报告”（即部门总结）予总裁办统一整理以 便提交总裁助理以上人员阅示；4. 2.凡列入例会计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其
2、他会议时， 召集部门应提前2天报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得任意 改变正常例会计划。4. 3.各部门会期必须服从总裁办统一安排，部门小会不应安排在公司例会时间同 时召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体 的原则。5.会议纪律5.1. 与会人员需提前5分钟到达会议召开地点，同时将手机处于无声状态，不得 迟到、早退或缺席，特殊情况不能按时到会者，需提前2小时向总裁办或会议召集 人请假。5. 2.会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好相关记录；5. 3.与会人员不得中途退席，特殊情况需经会议主持人同意后方可离开，离开时 应轻声入、出座位，尽量不
3、干扰会议正常进行；5. 4.与会人员在会议期间应坐姿端正，不得接听电话（特殊情况除外）、大声喧 哗、来回走动，禁止交头接耳开小会；5. 5.与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵；与会人员在发 言时应尽量简洁并使用普通话，避免上报日常、常规工作的流水账。6. 6.如有违反会议纪律者，处以10元-50元的罚款。7. 会议记录、决议的形成与签发会议记录6. 1. L 一级例会的会议记录由总裁办在例会结束后1个工作日内，以书面形式发到 各与会部门，同时以电子邮件形式发送到XXX同时抄送给有公司邮箱的与会部门主 管；6.1. 2.二级例会的会议记录在会议结束后的1个工作日内由会议召集部门
4、以书面形 式发到各与会部门，并将书面和电子版的会议记录同时交总裁办统一备案；6.2. 3.各部门主管在参加一、二级例会后2个工作日内需将会议精神在该部门内部 传达，会议特别规定的内容除外。6. 2.会议决议6.3. L总裁或总裁助理召开的所有会议形成的决议，由总裁秘书统一记录于总裁 工作指导书后在当天内交由任务落实有关责任人签名确认，然后再由总裁秘书落 实在各部门的To Do List中。责任人不得无理由拒签，责任人如需对会议上所 做的决议做出修改，须经总裁或总裁助理同意后方可修改。6. 2. 2.其它会议所形成的决议，会议主持部门需将责任人签名确认后的会议决议 （含电子版）交总裁办，并由总裁
5、秘书统一下达到相关部门的To Do List中以 便公司统一跟进。7.本制度由总裁办负责解释，自公布之日起执行。附表1：会议通知书附表2：会议记录附表3：总裁工作指导书例会安排明细表级 别会议分类主持人时间安排与会人员记录 人会议内容级 例 会总裁例会总裁不定期第四梯队以上 人员总裁秘书安排部署公司重大事项，决定有关制 度、政策的实施以及第四梯队以上人 员的任免等事项。部门述职 例会总裁或总裁助 理每季度1次第三梯队以上 人员总裁 秘书汇报上季度工作完成情况，总结、分 析工作中存在的问题并做出相应整改 措施，阐述下季度工作计划。部门经理 例会总裁助理每月2次或由总裁 办根据To Do List
6、 中未完项目随时提 清召开各职能部门负 责人总裁 秘书加强部门间沟通及配合，研讨工作中 的具体问题以协调解决，检查贯彻公 司重要工作任务的落实情况。级 例 会管理小组 例会各管理小组负 责人不定期各管理小组成 员小组 成员协调处理小组各自具体所负责的工作 事项。生产调度 例会分管领导或管 理总监每周1次生产部主管、部分职能部门 负责人生产 文员汇报、分析生产计划执行情况，调度、 平衡生产进度，解决各车间不能自行 解决的重大问题。成本分析 会财务总监每季1次按会计内容召 集有关人员会计 人员汇报、分析各车间的生产成本，揭露 问题点并提出改进措施以提高公司效 益。技术工作 例会（含生 产技术准 备
7、会）技术总监每月1次技术总监办负 责人、部分职 能部门负责人技术 文员总结当月技术改造、新产品开发、日 常生产技术准备工作计划的完成情 况，布置下月技术工作任务、研究确 定解决有关技术问题的措施方案。质量分析 例会品管部负责人每月1次品管部主管、部分职能部门 负责人品管 文员总结上月产品质量情况，讨论分析质 量事故（问题）、研究决定质量改进措 施。人力资源 管理例会人力资源部负 责人每月1次人力资源部主 管、部分职能 部门负责人人事 文员总结当月人才储备以及人员流动等人 事情况，并对新入职员工进行定位及 评估。安全工作 例会（含治 安、消防工 作）行政部负责人每月1次部分职能部门 负责人、安全
8、 员、各车间主 任行政 文员汇报总结上月安全生产、治安、消防 工作情况，检查分析事故隐患，研究 确定安全防范措施，部署当月安全管 理任务。级 例 会部门例会各部门负责人每月1次部门所有人员总结上月工作情况、部署本月工作任 务。订单评审 会生产部、外贸组 负责人每次的批量订单生产部、外贸 组相关人员分析新到订单，以便合理安排生产合理化建 议评审会总裁助理每月1次各部门负责人总裁 秘书评审当月合理化建议四 级 例 会部门、车间 早会部门、车间负责 人每天上班前15分 钟所有员工总结昨日工作，布置当日工作任务和 注意事项。附表1XXXXXXX有限公司会议通知会议时间：会议名称：会议地点：曲人（部门）：人员：与会人员签到表姓 名签到栏姓名签到栏请以上人员准时到会，不能到会者提前通知，无故不参加者给予20元/次的罚款。XXXXXXX有限公司会议记录页码：共一页之一页会议名称:会议时间：年 月 日时分主持人:记录人:与会人员:发言人会议内容处理意见完成口期责任人总裁工作指导书XXXXXXXXX有限公司会议主题：主持：与会人员：序号决议内容摘要完成日期执行部门责任人责任人签名确认备注1234567会议日期：年 月日时
