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1、大学行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据国家行政机关公文处理办法和教育部有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。第二条公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是进行行政管理的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。第五条学校领导和各单位负责人应当高度重视公文处理工作，按照公文处理的程序和规则加强对我校公文处理工作的领导和检查。第六条学校党政办公室是学校行
2、政公文处理工作的管理机构，主要负责校级公文处理工作并指导学校各单位的公文处理工作。第七条各单位应当指定专人负责本部门的公文处理工作。第二章公文种类第八条我校常用的行政公文种类有：（一）决定适用于对学校工作重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关单位及人员，或根据情况变化变更或撤消不适当的决定事项。（二）报告适用于学校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问等。（三）请示适用于学校向上级机关或校内各单位向学校请示指示、批准等。（四）通告公布全校各方面应当普遍遵守或周知的重要事项。（五）通知适用于批转校内各单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布学校制定的规章制度，传达要求各
3、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）批复适用于答复校内各单位请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于学校不相隶属各单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准等。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项等。第九条学校各单位应根据隶属关系和职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等正确选用公文种类。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日
4、期等部分组成。第十一条涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，其中，绝密”、机密”公文应当在首页左上角标明份数序号。第十二条紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。第十三条发文单位标识应当由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成；联合行文时，主办单位应当排列在前。第十四条发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号O”括入，序号不编虚位（即：1不编为001）,不加“第”字。联合行文，只标明主办单位发文字号。多个单位联合行文，原则上应使用排列在前单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标明一个单位的发文字号。
5、第十五条上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和联系方式。第十六条公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容及公文的种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组和短语之间一般也不空格。标题可分一行或多行排布，回行时,要做到词意完整，间距适当。第十七条主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普发的公文使用准确、统一的规范化统称。学校普发公文主送机关统称为“各单位”。第十八条公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文，应在公文标题和正文
6、中表述，不应在附件说明。第十九条公文除“会议纪要”和翻印的文件及以电报形式发出的以外，应当加盖印章。印章加盖时，印章上沿与正文最后一行应保持规定的间距；印章用红色。单一单位制发的公文，在公文落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。印章套压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，互不相交或相切。当联合行文需加盖3个（含3个）以上印章时，为防止出现空白印章，应将各单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，互不相交或相切；在最后一排印章之下标识成文时间。当正文内容排
7、完，所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距、行距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面。不得采取标识”此页无正文”的做法。第二十条成文日期以学校领导或各单位负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发的校领导或单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为第二十一条公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下加圆括号标注。第二十二条公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。标注主题词词目一般最多不超过7个。第二十三条抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关之间用顿号隔开
8、，最后一个抄送机关后标句号。第二十四条印发单位指公文处理管理部门，印发日期以公文送印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第二十五条公文文字从左至右用汉字横排，并使用规定的字号和字体，公文中数字、年份不能回行。第二十六条公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第二十七条公文用纸一般采用国际标准A4长型（长297毫米,宽210毫米）。骑马或左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第二十八条行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。第二十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送
9、被越过的上级机关。第三十条学校以“文件”、“函”的形式向校内、外行文。除党政办公室外校内任何单位不得对外正式行文。校内各单位在自己的职权范围内以“函”的形式向学校行文、联合行文，或在各单位之间互相行文。第三十一条学校向校内的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第三十二条校内各单位之间对有关问题未经协商取得一致的，不得各自向下行文。如擅自行文，党政办公室将责令纠正或撤销。第三十三条上级行政机关对学校的行文，一般由党政办公室统一处理。需转发的应经校领导批准，由党政办公室转发；业务性较强的，经党政办公室主任同意，也可由基层主管单位转发。第三十四条由校内基层单位草拟的以学校名义上报下发的公文,必须经党
10、政办公室核稿后报校领导批准、签发。各单位不得直接将文稿交校领导审批、签发，更不得直接向学校的上级机关行文。第三十五条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。第三十六条特殊行文，特事特办。第五章发文办理第三十七条学校发文，主要是指以XX大学名义对校内外上报下发的公文，一般指“西电发、“西电函”、“西电办”、“西电办函字号的发文及以学校名义张贴的通告、通知等。发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。第三十八条学校常用的行政公文发文代字另见XX大学行政文件发文代字、XX大学部处、学院文件发文代字
11、。未编文号但以学校或党政办公室名义印发的公文具有同等效力。第三十九条拟稿。学校综合性行政公文的草拟由党政办公室负责，涉及具体事项的公文的草拟由主管基层单位负责。草拟行政公文时应注意：（一）一律使用党政办公室印制的发文稿纸，对所列内容要逐项填写，填写时应当使用黑色或蓝色钢笔、毛笔。文稿中不得有贴页、裁页；（二）拟稿应当使用黑色或蓝色钢笔、毛笔或者直接使用电脑打印，不得使用圆珠笔或铅笔。（三）拟稿应当做到情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。（四）拟制公文，如涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关单位协商，取得一致意见后行文。（五）公文
12、的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系确定。（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（九）公文应当使用国家法定的计量单位。（十）行文中如涉及校情统计数据，应经党政办公室核实。（十一）公文内的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“L，第四层为“（1）no（十二）
13、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第四十条公文要严格执行保密规定。凡学校发文，必须交由党政办公室文印室打印，其他单位不得自行处理。第四十一条审核。学校公文（各单位“函”件除外）文稿拟就后,由各单位负责人进行初核并在发文稿纸上签署意见，如公文涉及其他单位，主办单位应主动与有关单位会签，会签单位要积极予以配合。文稿送党政办公室文印室打印初稿后报党政办公室审核。送审稿必须完整，正文和附件必须一同送审。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
14、凡不符合审核要求的送审文稿，或需作较大修改的送审文稿，党政办公室填写公文退稿单退回拟稿单位进行重新拟稿或修改。第四十二条凡属以下情况之一的，不以学校名义或党政办公室名义行文:（一）领导同志讲话；（二）无实质性内容的；（三）属职能部门职责范围内的事务，职能部门行文可以解决的;（四）学校非常设机构组成人员（校领导除外）的调整；（五）各有关职能部门未协商或者虽经协商但意见不一致的；（六）其他不应当行文的。第四十三条签发。公文经党政办公室审核后，呈送有关校领导审定、签发。凡以学校名义制发的上行文，向教育部、XX省等上级部门的请示、报告的重要公文，由校长签发；向教育部、XX省等上级有关部门的请示、报告的
15、公文，一般由主管副校长签发，如公文涉及学校重大事项或重要活动，应由校长签发。文稿一经签发，未经签发校领导批准，不得更改。第四十四条校对。凡以学校名义制发的公文的打印稿一校由党政办公室负责，二校及三校由拟稿人负责。拟稿人三校后应在发文稿纸上签字。第四十五条编号。文稿在校领导签发后由党政办公室统一编排发文号。第四十六条复核。凡以学校名义制发的公文在正式印制前，由党政办公室进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文复核合格后，审核人员在发文稿纸上签字，送文印室印制。第四十七条印制。学校公文按双面印刷，公文版面套正，着墨均匀，无底灰，字迹清楚，无断划。公文应骑
16、马或左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落、后背平整、不空；公文骑马钉或平钉时，钉脚平伏牢固，无漏钉、坏钉，后背不可散页明钉。第四十八条缮印及用印。公文印刷完毕，经党政办公室再次核对无误后，送党政办公室值班室加盖公章。发文程序不符合要求的公文,不得加盖公章。第四十九条登记。公文加盖印章后，党政办公室在发文登记本上进行登记，并留存正式公文两份以备案。第五十条分发。以学校名义印制的公文由党政办公室负责向校内外分发。公文分发后，如发生错误，应及时收回，更正后重新分发。第五十一条学校公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的印制时间为1个工作日或按限定的时间完成；急件的印制时间为2个工作
17、日；正常件的印制时间为5个工作日以内。公文印制的缓急程度由拟文单位提出、党政办公室核定。第五十二条学校基层单位（处、部、院）的公文（函件）的发文办理，除在党政办公室文印室统一印刷外，其余发文办理程序由各单位自行负责、完成。第六章收文办理第五十三条学校收文主要范围是上级机关来文、平行单位来文和校内基层单位来文。收文办理主要包括：签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。第五十四条签收、登记。各类来文统一送党政办公室签收、拆封和登记。校内基层单位或个人收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送党政办公室登记移交，不得直接签批或传阅，更不得自存、遗失、丢弃或销毁。除直接交办事宜外，学校领导一般
18、不直接收取校内基层单位的请示或报告，未经登记的公文应交党政办公室值班室登记办理。第五十五条审核。党政办公室收到校内校内基层单位呈报的需要办理的公文时，应进行审核。审核重点是：是否应由本机关办理;文种使用、公文格式是否规范；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及到相关单位的事项是否已协商、会签。审核中不符合本规定的校内基层单位公文，党政办公室填写办文退稿单退回呈报单位。第五十六条拟办。学校各类来文，由党政办公室提出拟办意见。拟办的主要原则是：（一）重要文件，批呈书记、校长、主持工作的副校长阅示；（二）业务文件，按职责分工，批呈主管副校长阅示（其中属重要工作、重要情况，要同时复印呈送书记、
19、校长阅知）；（三）具体事务性文件，批转有关基层单位阅办。第五十七条批办。学校领导审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应在公文阅办单内明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体请求事项的，圈阅表示已阅知。第五十八条学校领导批办文件后，应将文件及文件阅办单退回党政办公室。校领导和各单位不宜随意横传公文。党政办公室应对校领导批办后的公文及文件阅办单进行复制用以分送。公文及文件阅办单原件要妥善保存。第五十九条党政办公室根据校领导批办意见，将文件及批办意见复制后及时分送承办单位，承办单位收取文件时应填写分送登记。第六十条紧急公文，党政办公室应向校领导和承办单位说明情况，根据具体事宜
20、及时处理。第六十一条承办。承办单位收到交办的公文后，应当及时按照公文要求和校领导批示办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向校领导或党政办公室予以说明。对不属于本单位职责范围或不宜本单位办理的，应申明理由并迅速退回党政办公室。公文承办中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以提出明确意见经党政办公室上报主管校审批、裁定。第六十二条催办。送学校领导批示或交有关单位办理的公文，党政办公室负责催办，要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办,一般公文定期催办。第六十三条公文承办完毕后，承办单位
21、应以书面或电话形式向党政办公室报告办理结果。党政办公室应根据报告填写承办结果表,与公文原件一并保存。第七章公文归档第六十四条公文办理完毕后，应当根据档案法和XX大学档案管理办法及时整理（立卷）归档。任何个人不得保存应当归档的公文。第六十五条归档范围内的公文，应当根据相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第六十六条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）归档,其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。第六十七条单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。工作
22、人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文，按照有关规定移交、清退、归档。第六十八条应当按照分工负责的原则做好归档公文的收集、整理（立卷）、归档工作。（一）学校各类公文的定稿、正本的立卷、归档工作由公文发文单位负责；以学校名义印制的公文的收集、立卷、归档工作由党政办公室负责；校内基层单位的公文（函）的收集、立卷、归档工作由各单位负责人指定专人负责。校外来文的收集、立卷、归档工作由党政办公室负责；（二）各种学校重要会议（如学校工作会议、校长办公会议等）的讲话稿、会议记录、纪要等，包括原始记录及有关材料，由党政办公室收集、整理。（三）各基层单位承办的各类会议、活动中形成的讲话稿、记录及有关材料
23、，由承办单位负责收集、整理。（四）学校领导或基层单位领导外出参加会议收到的应归档的公文等材料，使用后应及时交给党政办公室或本单位负责公文管理的工作人员整理归档。（五）学校重大工作和重要活动的文稿、资料（包括录音、录像、照片等），主要承办单位应注意现场及时收集。（六）基层单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务、职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）归档。第六十九条拟制、修改和签批公文、书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第七十条归档范围内的公文应当确定保管期限,填写卷内文件目录、备考表、移交目录，在次年5月以前向学校档案馆移交。任何单位和个人都不得以任何理由拒绝归档。第八章公文
24、管理第七十一条学校各类公文由党政办公室和基层单位指定的专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位应建立健全本单位公文处理的有关制度。第七十二条公文管理必须严格遵守保守国家秘密法及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。第七十三条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外,经学校主管领导批准，党政办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。第七十四条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第七十五条公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第七十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管校领导或单位负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。销毁绝密文件（含密码电报）应当进行登记；销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销；机要文件定期清退，集中销毁。第九章附则第七十七条本办法自XXXX年1月1日起执行，原公文处理办法截至XXXX年12月31日废止。第七十八条本办法由党政办公室负责解释
