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1、学院档案工作管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务，根据中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法，结合本校实际，制定本办法。第二条学院档案是指建校以来学校在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校工作的组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校把档案工作纳入整体发展规划，纳入议事日程，纳入教学、科研和管理人员职责范围。第四条档案馆必须严格执行国家以及学校有关涉密档案的保
2、密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按规定提供档案利用服务。第二章领导体制和机构设置第五条学校由一位校领导分管档案工作。各部门应有一位负责人分管本部门的档案工作，并设有专（兼）职档案工作人员。第六条档案馆是学校档案工作的职能管理部门，同时又是永久保存学校档案并提供利用的科学文化事业机构和提供档案信息为学校各项工作服务的档案信息中心，业务上接受上级档案管理部门的领导、监督和检查。第七条档案馆的主要职责是：（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，完成上级主管部门和学校下达的有关档案工作的任务。（二）制定学校关于档案工作的规章制度，规划、协调全校档案工作，并负责监督、指导和
3、检查执行情况。（三）开展档案宣传工作和利用者教育活动。（四）加强档案工作的标准化、规范化建设，提高现代化管理水平。（五）负责组织全校兼职档案人员的业务学习与培训I,做好档案人员的年度考核工作。（六）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全校各类档案及有关资料。（七）做好档案的鉴定工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定、销毁工作。（八）做好档案的开发和利用工作，编制档案检索工具,开展档案编研，汇编档案文献，提供利用档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。（九）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。（十）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务
4、研讨、交流和协作活动。第八条对于某些需特殊条件保护或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立档案分室进行管理。档案分室在档案业务上接受档案馆的指导。第九条各部门专（兼）职档案人员，要配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法律、法规和方针政策及学校档案工作规章制度；实施学校档案工作计划、规划；负责本部门形成的档案材料的收集、整理和向档案馆移交档案等工作。第三章档案队伍建设第十条学校要根据档案工作的实际情况为档案馆配备相应的专职档案人员，为各部门配备相应的兼职档案人员，并保持人员相对稳定。学校应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件。档案馆中的专职档案工作人员，实行专业技术职务
5、聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十一条档案工作人员要努力学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家方针政策；热爱档案事业，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守；刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。第四章经费、库房和设备第十二条档案工作所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。各职能部门应调拨一定数额的经费作为用于保存本部门归档文件材料所需的档案装具等。第十三条学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。第十四条学校要有计划地为档案馆配备必要的设备，逐步实现档案管理现代
6、化，落实档案保护措施。第五章文件材料的收集、整理和归档验收第十五条建立和完善档案管理制度，纳入教学、科研和党政管理等相关人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。第十六条学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。第十七条实行部门文件材料归档制度，各类文件材料由形成部门按档案馆制订的各门类档案管理办法规定的归档范围进行整理归档，并按规定时间向档案馆移交，档案馆应加强业务指导工作。第十八条文件材料的归档范围依照高等学校档案管理办法和我校实际情况，我校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步
7、归档。文件材料的归档范围是：党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等。第十九条归档的档案材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求。第二十条归档时间与档案移交手续（一）归档时间1 .学校机关各部门应在次年五月底前归档。2 .各学院等应在次学年寒假前归档。3 .科研、基建（含基建改造工程）类档案应在鉴定、竣工后的三个月内归档。4 .当年财会档案在会计年度终了后，由财务处保管3年，期满后在次年6月底前归档。（二）档案移交接收手续档案馆接收档案时，要检查归档材料质量，符合要求后,方可移交归档。移交时档案馆工作人员与移交人共
8、同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。第二十一条学校科研课题、基建工程、重大设备等进行鉴定、验收、开箱时，应安排档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予上报成果、不予评奖。第二十二条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间，移交给本部门兼职档案人员统一转交档案馆集中保存管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。对个人在其非职务活动中形成的具有保存价值的重要档案材料，档案馆可以通过征集或接受捐赠等形式取得，对征集和捐赠的档案，视其珍贵程度，学校给予一
9、定的奖励。第六章档案的管理第二十三条档案馆按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理分类、鉴定和编号，各库房应具有档案资料存放标志。第二十四条档案馆要落实档案的保护措施，健全完善档案的管理制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作。对已破损、字迹褪色的档案,应进行修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。第二十五条档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作在分管校领导的领导下，由档案馆与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。（二）需要销毁的档案，应经有关部门鉴定并登记造册,报请分管档案工作的校领导批准后，方可销毁。任何单位和个人不能
10、擅自销毁任何档案。第二十六条学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种：（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十六至五十年。（三）短期：凡在短期内学校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。第二十七条档案的统计档案馆要对档案收集、归档、销毁的案卷（件）数量、档案的利用等档案工作基本情况进行统计，按有关规定向主管部门报送。第七章档案的利用与开放第二十八条学校档案馆应按照中华人民共和国档
11、案法、高等学校档案管理办法的规定，向全校师生员工和社会有关人员提供档案利用服务。（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅有关档案。（二）凡利用馆藏档案，均应按档案馆规定办理利用手续，填写借阅登记簿，对校外单位和个人利用档案应按规定收取一定的查证费。（三）港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。（四）馆藏档案原则上不可外借出馆，特殊情况按有关规定办理。对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。第二十九条查阅、摘录、复制属内部掌握的档案须经档案馆馆长同意，
12、由档案馆专职档案人员代为办理。科研档案仅限本课题组成员利用，他人利用须经课题负责人同意;涉密档案利用按保密规定办理。第三十条档案馆应加强档案编研工作，注重对校史的研究整理，编写专题资料和全宗介绍，编制年鉴，大力开发档案信息资源，积极主动地开展档案利用工作，设立阅览室，编制检索工具，为利用者提供方便。第八章奖励与处罚第三十一条学校对档案工作成绩突出的部门和个人要给予表彰和奖励。（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（S）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十二条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（S）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第九章附则第三十三条考虑到学生类档案的特殊性，学生类档案由各学院负责管理。第三十四条本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。
