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1、XX职业学院公文处理办法第一章总则第一条为做好公文处理工作，使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和公文质量,根据国务院国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式和上级部门的有关规定,结合学院实际,制定本办法。第二条本办法适用于学院各单位的公文处理工作。第三条学院的公文（包括电报，下同），是在学院行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列关联、衔接有序的工作。第五条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，作到及时、准确、安全。第六条公文处理必须严格执行国家保密法律
2、、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第七条学院各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第八条学院办公室（简称“院办”，下同）是学院行政公文处理的管理部门，主管学院对内及对外的所有行政公文的处理工作，并负责指导全院各单位行政公文的处理工作。学院各部门应指定符合职位要求的专兼职干部负责公文处理工作第二章适用我院的公文种类第九条适应我院的公文种类主要有：一、决议：适用于党的机关经会议讨论通过的重要决策事项。二、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。三、公告：适用于向院内外宣布重要事
3、项或法定事项。四、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。五、通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文、发布党政规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和调配干部。六、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况。七、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问或上级交办的事项。八、请示：适用于向上级请求指示、批准。九、批复：适用于答复下级请示事项。十、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。十一、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。十二、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问
4、和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准和答复审批事项等。十三、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。十四、其他：计划（规划）、总结类，规章制度类，协议、合同类，来往信函类，其中需要做出具体规定的，由有关部门依照学院的规定另行制订规章。第三章公文的格式第十条公文的书面格式是公文书面项目的结合，包括文头部分、正文部分和文尾部分。文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级（期限）、紧急程度和签发人姓名组成。正文部分一般由公文标题、主送机关、正文、附件标注、发文单位、成文时间和印章组成。文尾部分一般由发至范围、主办单位、主题词、抄送单位和印刷版记组成。第十一条涉及国家秘密的公文应
5、当标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。第十二条紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。第十三条发文机关标识应当使用发文机关全称或者简称，置于首页上方,一般由发文单位名称加公文种类组成。联合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。第十四条发文字号，包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办单位发文字号。第十五条上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。第十六条公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般应当标明
6、发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。第十七条除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送机关名称。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。第十八条公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称,或在正文相关处用括号标明“见附件”等字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报
7、送、转送、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。第十九条成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。第二十条除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章，“聘书”一般加盖领导人的签名章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰、上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，
8、应当在页首用括注标明“此页无正文”。第二十一条公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。第二十二条公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。第二十三条抄送机关指除主送机关外需要执行和知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称，其名称置于印发日期上方。第二十四条印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。第二十五条文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。第二十六条公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型，党委公文一般采用B5纸，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。拟搞用的稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。
9、第二十七条计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。第四章行文规则第二十八条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。要减少例行性、事务性公文。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对下属部门的请示事项，除按规定必须正式行文批复外，亦可采取抄告主管院长批示等方式予以答复。第二十九条学院及全院各单位要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关系。对上级单位要用上行文；对所属的下级单位要用下行文；对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。院办公室经院长授权可以对外行文。院内设机构一般不能直接对外行文。但下
10、列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我院职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的函复。第三十条各单位要对自己的行文负责。行文的事项必须在本单位的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。在本部门职权范围内，可根据各自的实际情况和学院领导授权规定，属各职能部门专项事务需行文的，一般由各职能部门负责人签发，重要的须抄报学院或经主管院领导同意。但职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类的公文。第三十一条要严格控制以院党委和院行政名义的发文。属于涉及学院全局性、方针政策性和重大问题的公文，以院党委或院行政名义行文，由学院办公室按照规
11、定程序统一处理行文。对外上报的公文，应按照程序由职能部门负责人核稿和会签，由分管领导审核，院长签发。职能部门在本院范围的联合发文，可由主办单位，负责人核稿和会签，并经学院主管院长签发。属于各单位日常业务工作和职权范围内的事项，应由各单位自行发文或者几个同级单位联合发文。第三十二条向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，如需其它相关的上级机关知道，可抄送。向上行文一般不要越级，尤其不得越级请示，以免扰乱正常的领导关系和工作秩序。如果确有必要向上越级行文时，应同时抄报被越过的直接上级单位。第三十三条报请性的或需要对方办理、答复的公文，应当一文一事，并写明主送单位和主送领导。请示一般单头主报，不得
12、同时主送两个或两个以上主管部门或领导，如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和单位，并在文中写明越级理由。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未作说明的文件，院办将退回原呈报单位。第三十四条在一般情况下，请求指示、批准事项时，应主送给上级单位，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。按规定应由主管职能部门审
13、核的请示事项，不得越过主管职能部门直接向院领导请示。也不要同时送几位院领导，以免重复批示或发生错漏。第三十五条如果确有必要，两个或两个以上的单位可以联合行文，但联合行文的各方必须是同级单位。联合行文时主办单位排列在前，并只标注主办单位的发文字号。第三十六条要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围正确选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”，“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样；下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”；上级答复下级的“请示”用“批复”；不相隶属机关之间行文用“函二第三
14、十七条学院党政公文的版头结构方式一般由发文单位全称加“文件”机构，如“山东交通职业技术学院文件”，学院党委的二级工作部门及群团组织可印制文件版头，除办公室以外，其它二级行政职能部门不得印制文件版头，其印发文件可用学院文件版头。第三十八条对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印（复印）下发，不在重复行文转发，受文单位应按照执行。第五章公文办理第三十九条公文办理是通过相互衔接的一系列环节，完成制发、办理和管理公文所进行的全部工作，它包括收文办理和发文办理两个方面的工作。第四十条收文办理指对收到公文的进行办理和保管的整个过程，一般包括传递、签收、拆封、登记、审核、拟办、传阅、批办、承
15、办、催办、查办、办复、立卷、归档、销毁等环节。一、领取、签收是机要人员到上级有关部门领取文件，或收到送达公文后在对方送件登记簿上签字。领取、签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。党政公文以及参加会议带回的文件材料统一由学院办公室签收。二、拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。三、收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登
16、、重登和跳号现象。收到上级机关下发或交办的公文，由院办提出拟办意见，送院领导批示后办理。参加会议带回的公文，应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文，收文部门应及时送交院办登记处理。四、审核是对收文进行鉴别和归类，并由办公室负责人对收文提出拟办意见。通过筛选将重要的公文，按缓急程度送领导人阅读。收到下级机关上报需要办理的公文，院办公室应当进行审核，审核的重点是：有无必要行文，发文规格是否恰当；是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门协商、会签的，是否经过协商、会签；文种使用是否准确，公文格式是否规范；层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表达是否简洁
17、、通顺、确切；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾；是否具有可操作性等。上报公文如有下列情况，院办可退回呈报单位并提出处理意见：1、请示内容不符合法律、法规和学院的有关规定，又不作必要说明的。2、不符合工作流程的。3、无特殊情况越级请示或者越过主管职能部门的。4、涉及其他部门的事项未与这些部门充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如实反映的。5、事项可以在来文单位职权范围内自行解决或可以与其他部门协商解决的。6、一文多事、多头主送、没有文号、不盖公章和未经部门领导核稿签名的。经审核，对符合本要求的公文，院办应当及时提出拟办意见送院领导批示或者有关部门办理
18、，五、批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文，应当明确办理时限。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示以阅知。六、传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法；还可以利用机要阅文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。七、承办部
19、门收到交办的公文后，应根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，落实责任、分清主次先后，及时办理，不得延误、推委。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请院领导协调或裁定。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回院办公室并说明理由。八、催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。催办、查办要
20、注重实效，在落实上下功夫。常用的方法有：打电话、发函和登门催办、查办。九、办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落，事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。十、立卷是各单位根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文,按照它们之间的联系组成案卷。立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。立卷要按公文的共同特征,适当照顾公文的不
21、同保存价值组卷，并编排页号，填写卷内目录，拟写案卷标题等。十一、归档是将一年来立成的所有案卷移交学院档案部门集中保管。归档一般在次年六月底以前完成。十二、销毁是对没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。第四十一条发文办理指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。包括交拟、拟稿、审核、会签、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、投送、立卷、归档、销毁等环节。一、交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。二、
22、拟稿是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。凡以学院名义上报或下发的公文，具体包括：主办处室承办人拟稿，处室负责人核稿，送会签部门会签；院办公室审核，送分管院领导审签、签发或直送书记、院长签发；编号、膳印、盖章。主办处室承办人负责校对、分发。学校的综合性公文，有院办组织拟稿或者有院办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。撰稿人员完成起草任务后，要在拟稿纸上按要求填写有关栏目。草拟公文要做到：1、符合国家的法律、法规和其他有关规定。2、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直
23、述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6、结构层次序数。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为（D,o7、应当使用国家法定计量单位。8、文内使用非规范化简称，应当先用全称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯
24、用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。10、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文。联合行文要经过反复协商，如有关部门意见经协商后仍不一致，应当向学院如实反映，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，院办公室有权责令纠正或撤销。三、审核是对公文草稿的审查核对，其主要任务就是对拟出的文稿，由拟稿部门领导从内容到形式上进行总的把关。审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等o凡是以院党委或院行
25、政名义的行文，在送交院领导审批签发之前，均应送交学院办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。复核后送院领导签发。四、签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿一经签发即成定稿，并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。签发文稿要按归口签发的原则进行，院内党政行文由书记、院长或分管领导签发；上报党政行文由书记、院长签发；以系（处）名义印发的公文由所在单位的负责人签发；凡需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨
26、论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权可由院办公室主任签发。领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。五、校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守使用规则。公文正式印制前，拟稿人应当认真校对，在不改变原义的情况下，可对文稿进行删节和文字加工。若要进行大的改动，需经原签发人批准。六、缮印是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄
27、、美观、大方，同时要注意做好保密工作七、用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外,其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，要注意名称的统一，要保证印章字样的端正、清晰。八、分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、拣配。九、投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。十、立卷、归档、销毁环节的工作要求与收文处理程序中的有关环节基本相同。十一、草拟、修改和签发、批办公文，书写工具和材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。十二、为提高工作效率，加快公文周转，凡属职能部门直接处理的问题，应在一周内答复请示单位，需报院领导决定的
28、，也应在三天内交院长办公室，主管院领导批示后院办公室应立即转职能部门，职能部门马上按院领导批示给予解决并负责答复；个别特殊情况，不能及时处理的，职能部也应在答复期内，向请示单位说明。十三、认真做好公文落实情况的反馈工作。凡经主管院领导批示的请示，院办公室同时随“文件处理情况报告单”交主管职能部门，职能部门将落实情况及时反馈给院办公室；不及时反馈的，院办公室有责任催促其报告落实情况，请示单位对超期未答复的问题，也应积极催促职能部门给予答复。由于推诿压办而造成学院声誉和经济损失的，要追究责任。第六章公文立卷、归档和销毁第四十二条公文办理完毕，应根据档案法和学院有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签
29、稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。第四十三条公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。电报传真随同文件一起立卷。第四十四条联合办理的公文，原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。第四十五条公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，并视同正式文件妥善保管。第四十六条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交学院档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。第四十七条没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。第七章公文管理第四十八条公文由文秘人员统一收发、登记、分办、
30、传递、审核、用印、归档和销毁。第四十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第五十条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发单位。第五十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。第五十二条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文应按有关规定移交档案室。第五十三条工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第五十四条拖延、推诿、丢失公文或失密、泄密者，学校将视后果轻重分别给予当事人或有关领导通报批评或纪律处分
31、。违反保密规定，造成重大损失的,学校将依据国家的有关规定追究当事人的法律责任。第八章附则第五十五条本办法由院办公室负责解释。第五十六条落实本办法的责任部门为学院办公室第五十七条本办法自颁布之日起实施。原有规定同时废止。学校办公室公文运转流程图一校内一般公文流转主办单位拟文.迂校办.校办审核、登记，提出学校办公室拟办意见相关部门会签意见.返国校办提交校长办公会讨论.如不合格，退主办单位重新拟文.呈送校领导返田校办七I 将校领导批示和有关部门的会签意见摘录至电子版“校内来文登记表”，供校领导随时在网上查询.按校领导批示退主办单位，或转 有关部门办理.校办督察督办.，说明：此流程困适用于校内各部门报送校领导的请示，报告等文种
