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1、人事行政部工作规划方案一、人事管理1、人事档案(1)人事档案的整理：a.检查公司原有人事档案的缺漏b,将人事档案按以下顺序，并编排页码排放：员工考核表、奖惩表、职位调动表、薪金调整申请、薪金调整表、入职申请表、学历证明、个人证件、其他资料c,将已离职的员工资料调出，归入人才库(2)人事档案的增补及装订a.上述资料如有缺漏，应催促员工补上，例如学历证明、个人证明(户口簿、未婚证等)b.用纸文件夹按顺序装订，并用胶片标识员工的名字(3)人事档案的归类a.将公司员工先按部门划分，每个部门的档案放置一个区域b,将每个部门离的档案按职位高低排列，职位高的放置最前2、劳动合同(1)现有劳动合同整理a.区分
2、合同的种类，将三间公司(泰尔、秦施、秦尔分公司)的人员分区放置b.每间公司的合同分两个区域放，一个是跟员工签订的，员工手上有一份，用作劳动年审等工商证照办理之用；第二是用作资质申报之用将所有合同整理好，资料输入电脑保存(2)签订新劳动合同a.员工过试用期后，根据其主管和人事行政部对之作考核后，向总经理申请其薪金和劳动年限，经三方确认后，与其签订劳动合同b.劳动合同一式两份，并制作合同申请表，签订后员工和人事行政部在该表上签名确认(3)老员工续签劳动合同a.老员工于合同期满前一个月，人事行政部应对其进行考核及评估，及对其进行谈话，了解其意愿b.人事行政部将考核结果和谈话内容记录在合同申请表中，并
3、由该员工主管的意见，上报给总经理批示，总经理同意后进行续签3、社保医保(1)统计每月新增人数和购买金额a.根据每个月转正的员工人数，统计数量，制作花名册，集中一次于每月25日前到社保中心办理b.每年七月调整社保基数，故每年七月应调整购买金额(2)统计每月减少人数及劳动年审a,根据每个月离职的员工(或身故)人数，统计数量，制作花名册，焦中一次于每月25日前到社保中心办理b.每年6月办理劳动年审，准备好合同原件、复印件，填写表格并盖公章到社保中心办理4、人事制度(1)制度拟写及修订a.每半年将人事制度修订一次，根据当时公司内所存在的问题及漏洞,以纪律性为主拟写b.拟写后的人事制度应上报总经理及企划
4、总监审批，获批准后公布(2)人事制度下发a.将已修订好的人事制度，制作成一本小册子，末页为“确认回执”b,将每本人事制度下发给各员工，并要求其签订“确认回执”，承诺遵守每一条的员工守则，否则愿意接受公司的人事处罚5、证照年检(1)各类培训证件年审a.将公司内各员工的培训证件归类入档，并标识年审时间b.在年审时限前做好准备，并安排好相关人员到培训机构学习上课(2)营业执照、组织机构代码证、社保、残联年检a.在年审时限前做好准备，准备好相关资料材料，填写表格加盖公章b,将年审资料复印留低6、员工手册与第4点相同二、招聘管理1. 需求分析(1)每月根据各部门的用人要求进行统计，并要求部门主管提供该职
5、位的详细职位要求(2)每月公司人事架构调整，统计职位人数空缺(3)根据市场现况做分析，统计特种人才紧缺程度，统计储备人次需求人数2. 招聘组织(1)通过网站上的人才库，先由人事行政部对应某个职位进行刷选，将刷选后的结果转交给部门主管(2)如果主管审批后，或经面试后认为不合适的，则将该人才归入人才库，待以后其他岗位空缺再为考虑3. 人员测评对面试人员进行性格、业务能力等各方面的评估。形式可以以面谈、笔试、机试、游戏互动等进行4. 数据分析(1)招聘人数统计：统计各部门的招聘人数，分析其必要性、招聘效果(2)招聘途径统计：从各招聘途径的经费、效果、实效进行统计，分析最优方案(3)现有人员缺少统计5
6、. 离职管理(1)制定离职制度a.根据现有离职制度，进行修订b.正式员工离职必须提早一个月提出离职申请，人事行政马上调配其他人员接手，或新招聘人员接替该员工工作c,员工离职当天，人事行政部清点该员工物品，财务部核算该员工罚款或奖励等欠款(2)规范离职制度a.人事行政部应对提出离职的员工进行监督管理b.特别对新入职的同事，要进行监管，不能再出现新员工擅自离开，没有提出函职，没有交接好工作和公司物资6. 奖惩管理(1)透明化奖惩管理，由各员工进行监督(2)每次奖惩应填写奖惩申请，或者行政处罚单(3)奖惩文件应公示一星期(4)修订奖惩制度，包括条件、金额等等7. .部门内部5S及奖惩管理(1)个人办
7、公区域管理：卫生管理、物品摆放管理等(2)制定办公环境卫生规范、办公物品摆放规范等，列入员工手册8. .员工活动组织(公益活动)(1)每季度组织义工活动(2)由公司义工轮流担任领队，由领队制定活动主题及方向，由领队秘书具体活动计划，并通知组织义工(3)总结每次义工活动，将义工活动的情况放进网站或者季刊9. 文件收发员及信息系统管理员(1)在公司的信息系统管理员未到位之前，此项应由人事行政助理担任(2)公司内部文件、外来文件，应同一签发文件往来登记表，登记好接收人员，接受时间等等(3)人事行政定期对文件往来登记表进行检查监督10. 员工及家属慰问(1)公司对伤亡员工、退休员工进行家属慰问(2)人
8、事行政部应组织该员工的同部门同事、义工队前往慰问11. 礼品管理(1)人事行政部应在各大节日来临之前，准备好礼品发放数量、发放对象数量，礼品类型等(2)制作好发放计划、礼品预算等，并填写申请(3)发放时需要求员工在礼品发放单上签名确认(4)公司礼品，例如目录、日历等等，统一由人事行政部管理，如销售人员或工程人员需申领的，需到人事行政部申请，按实际数量发放三、后勤管理(1)人事行政助理应对所有办公用品(例如电脑、办公桌椅、文具、特殊纸张、工衣等)进行标识，并登记(2)如果同事需要申请办公用品(除电脑、价格高于IOO元的物品外)，应先到人事行政助理填写申领申请，签名确认，方可发放(3)如果要申请电
9、脑、价格高于100元的物品，应提早向主管提出申请，由主管收集申请，转交人事行政部，经企划总监或总经理审批后方可发放或购买12. 公司对外电话接听管理(1)公司对各员工在对外电话接听管理应加以规范，例如礼貌用语、通话时间等等，此项应列入员工手册中(2)前台对外电话接听应做好记录，人事行政部应定期做抽查13. 公司通讯录管理(1)由前台负责执行(2)当有新同事入职、员工电话号码或电子邮件变动等情况更改，应及时度:新公司通讯录(3)核对员工通讯资料，由人事行政部确认后，及时发放公司通讯录14. 考勤管理(1)由前台负责登记(2)每天对门禁、考勤系统进行登记，定期通知工程人员进行维修维护(3)每月统计
10、人员迟到时间，对迟到超过规定时间的员工发出警告信(4)对新入职的员工制作新考勤卡，并设定权限15. 传真管理(1)收发传真，转交给同事应填写好申请表(2)在电脑内应对传真做好记录(1)员工需要印名片时，应填写名片申请表，经主管同意后交由人事行政部审批(2)人事行政助理应定期对名片的样式进行设计及更新(3)由人事行政助理负责联络印刷商，印刷后员工应在名片发放表上签名确应16. .邮件、快递管理(1)此项由前台负责(2)所有到付的邮件，员工应提早支付费用给前台，前台备用金不作非人事行政部物品到付费之用(3)由员工自行联络快递公司，其后需通知前台快递到公司收件时间(4)员工接收邮件需在前台进行登记1
11、7. .公司电话管理(1)前台应确保总机背景音乐长期播放，定期进行检查(2)员工电话故障应及时向人事行政部保障，由人事行政部直接转发维修由件或维修申请(3)人事行政部应对工程人员维修速度、效果进行监督18. .前台及临时接待(1)对于一般客户，前台应安置其再大堂等候，如果客人太多应安排到会议室等候(2)如果对于特别招待，例如人数超过3人，性质重要等，该部门应提早一天通知前台，让前台做好准备(3)前台应用规范用语，人事行政部应定期对其进行接待礼仪、突发情况等培训(1)由前台负责(2)每月对饮用水机进行检查，有故障应及时申报(3)保障后若被通知需一段时间维修的，应及时通知公司各同事做好准备11.车辆管理(1)销售或项目人员需借用公司车辆外出，应填写好车辆申请表，由主管审批(2)过夜车辆应及时通知企划总监(3)人事行政部应每周安排通讯员对车辆进行检查，并做好登记(4)人事行政部负责联络汽车保险公司，对车辆进行维修及翻新四、成本费用管理1. 日常物品购买、临时支付的其他杂项在行政备用金中支付2. 前台负责管理备用金，并及时收集各部门的支付证明，转交人事行政部3. 前台对各部门的报销费用进行核算，并做好记录，将记录交给财务4. 所有支付证明交由人事行政部后，再转交给企划总监或总经理5. 每各交接过程，需签名确认6. 规范报销流程(此项列入员工手册)
