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1、学校档案工作实施办法第一章总则第一条为了加强学校档案工作的业务建设，不断提高档案工作科学化、规范化、现代化管理水平，更好地为学校教育教学工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、等的规定，结合本校实际情况，制定本办法。第二条档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分,它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。第三条坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。第二章档案工作体制、机构和干部配备第四条各部门必须依照档案法律、法规规定参与档案工作、配备
2、兼职档案管理人员。第五条行政办公室负责学校档案工作。第六条各部门应设一名部门领导分管，设一名档案员，建立学校档案工作网络。第七条档案管理人员要相对稳定。档案人员调离前应办理交接手续。第三章档案工作的任务第八条管理学校党、政、工、团等组织和内部机构日常活动中所产生的全部档案，为本单位各项工作服务。第九条根据提供利用的实际情况需要，编制各种适用的检索工具，开展档案编研工作，开发档案信息资源。第四章文件材料的立卷与归档第十条建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、教学、会计及各处室形成的文件材料），均由相关部门进行收集、整理并交与行政办公室立卷归档
3、。第十一条行政办公室对归档的案卷应进行检查、对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量,便于保管和利用。第十二条各部门的档案应在规定期限内向档案室移交归档。交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。1.文书档案按年度进行整理立卷，在次年的六月份以前归档。2 .教学档案按学年度整理立卷，在12月份以前归档。3 .声像档案形成后要随时整理，及时归档，既由承办人员在完成摄录后一月内移交。4 .荣誉档案一般在活动结束后一个月内归档。凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。第五章档案的整理和保管第十三条档案的系统整
4、理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。前三个步骤由各部门档案员完成，后四个步骤由行政办公室完成。1 制定档案分类方法，按照此方案指导文件分类、排列组合。2 将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。3 将案卷内文件排列顺序调整或固定下来编写页号，填写卷内文件目录。4 将同一类案卷按一定标准初步排列起来。5 填写备考表、装订、填写案卷封面。6 确定案卷排列的顺序，安排列顺序逐卷编制案卷号。7 按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成案卷目录，案卷类型及保管期
5、限根据XX中等职业学校档案案卷类目及保管期限表（附件）执行。第十四条档案设有专门的档案库房，要求如下：1.档案资料室房门窗坚固，库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物，设置防盗、防火设施。2.保持室内清洁卫生，整齐美观，室内严禁吸烟、吃东西和堆放杂物。3,室内须配置湿度计和温度计，对温、湿度情况要定时测量，及时记录。并经常保持温度为14-20度，相对湿度为50-60度的范围内。4.档案柜、箱须放置防虫剂。5室内须保持清洁卫生，并配有遮阳设施。6.进出档案室随时关门上锁，非档案工作人员不得进入档案室。第六章档案的查阅和借阅第十五条学校档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用，适当为社会利用服务。第十
6、六条本校人员查阅借阅学校档案，须经归档部门负责人批准。第十七条外单位人员需要查阅借阅学校档案，须持单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件，应经档案负责人归档部门负责人批准。第十八条档案的查阅，一般只限于在档案室或行政办公室内，并进行登记。查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。第十九条查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。第二十条需借出档案者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。借阅人因公出差、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管
7、和利用。一般档案借阅不超过两周，重要档案当日归还。凡需延期使用者，要办理续借手续。保密档案一律不外借。第二十一条凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。第二十二条复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。第二十三条档案的利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。第二十四条未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。第二十五条档案工作人员及档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者追究法律责任。第七章档案的鉴定和销毁第二十六条根据x中等职业学校档案案卷类目及保管期限表，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在档案分管领导主持下，由档案管理人员会同各部门负责人共同进行。鉴定人员必须逐卷逐面的审查，以全面的、历史的、发展的观点，分析其特点，判定其价值，从而确定其保管期限。对保管期限已满的档案，必须进行在此鉴定后决定是否销毁。第二十七条对销毁档案编制销毁清册，销毁清册应存档备查。销毁档案必须经领导批准，销毁档案时必须有两人以上监销，并在销毁清册上签名，注明销毁日期。第八章附则第二十八条本制度由校长办公室负责解释。本办法自公布之日起执行。
