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1、小区业主委员会专职秘书管理制度根据天津市物业管理条例、关于加强和改进住宅物业管理工作的通知、XX小区业主大会议事规则,制定XX业主委员会专职秘书管理制度。一、专职秘书要求1、男女性别不限,年龄60周岁以下;2、中专(高中)及以上学历,专业不限;3、具备较好的文字综合能力、电脑应用能力和沟通协调能力,能担任业委会兼职出纳工作;4、XX业主或其直系亲属;人品正直可靠,勤勉踏实,善于学习。二、专职秘书职责业主委员会专职秘书,其岗位职责是在业委会的集体领导下,从事业委会的日常管理工作,遵守小区和业委会各项规章制度,遵守XX业主委员会纪律监督和处分制度,接受业委会和全体业主的监督。主要职责有:(一)文秘
2、工作1、负责业委会文秘方面的相关事务,起草相关文件,制定会议流程;2、完成会议记录及整理相关文件、文书往来、资料建档和存档;3、做好印章使用登记,按照业主大会议事规则规定,妥善保管使用业委会印章;4、业主委员会文档资料、维修基金使用资料的归档整理和保管;5、业委会日常活动经费的支出、报销,原始凭证和记账凭证保管,账务管理工作;6、保持业委会办公室干净卫生。(二)协助宣传组开展工作1、在工作时间内,接听业主电话,收发整理电子邮件,并在业主群看帖,记录整理回帖及短信息;2、负责接待来访业主咨询,做好业主来访接待工作,并对其提出的意见或建议作书面登记,及时反馈给业委会主任;3、在业主群转发业委会通知
3、。(三)协助工程和考核组开展工作1、做好小区工程修缮的全流程跟踪协助,包括前期登记、入户勘察、竣工验收等;2、协助评审委员会联系施工单位到业委会面试,协助组织开展评审会会议;3、协助做好物业合同履行过程中的考核评价工作。(四)协助服务与卫生组开展工作整理业主反馈集中的问题,及时向物业反馈。(五)业委会交办的其他事项。三、工作时间和地点(-)工作时间1、每周三至周日,9:OO至I1.30,13:30至17:30;2、按国家法定节假日享受休假。(二)工作地点1、周三至周五,可以选择到业委会办公室办公、居家办公或在小区户外灵活办公;离开业委会办公室时,要将联系电话张贴至业委会门口。2、周末要在业委会
4、办公室办公。四、专职秘书确定流程1、本制度由业主代表会议进行表决,表决通过后,业委会根据报名的专职秘书应聘人选,组织面试,然后由业委会集体表决通过专职秘书人选;2、专职秘书每年确定一次,一年后,其他人选可自由竞聘上岗,竞聘者填写专职秘书报名表(附件一),原专职秘书可连选连任;3、在专职秘书确定后,如有其他人选想报名专职秘书,可先报名业委会顾问团队,参与业委会决策,作为专职秘书储备人选;4、专职秘书确认后,填写专职秘书确认书(附件二),即可上岗和发放补贴。五、专职秘书补贴1、专职秘书每月补贴分为基础补贴+浮动津贴+通讯补贴。其中基础补贴参照天津市最低工资标准确定,每月为2180元;浮动津贴根据专职秘书付出情况,由业委会确定,浮动范围为每月。元至1000元;通讯补贴为每月100元,主要用于业委会专用手机的通讯费支出。2、专职秘书补贴来源包括业委会活动经费、小区公共收益、业委会自筹拆借、业主捐赠等。3、专职秘书试用期两个月,试用期内,暂不发放浮动津贴。本制度自业主代表大会表决之日起生效,授权业委会执行。