组织会议其实没想象的那么简单.docx

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1、组织会议,其实没想象的那么简单参加会议很容易,只要做好会议记录就可以了。但是组织会议看起来很容易,其实还是挺复杂。笔者以前在政府办工作,办文、办会、办事是基本功,今天就聊聊组织会议那些事。会前要准备会议方案,拟定会议召开的时间、地点、主持人、参会范围、会议议程,准备好主持词、讲话稿。做好方案后,一定要请领导审核把关,再通知。通知会议要记清楚接电话的人,以免出现未接到电话的借口。通知内容一般为“您好!我是XXX单位,这里有个会议通知,XXX时间,XXX领导在XXX地方,主持召开XXX会议,要求部门负责人参加,提前15分钟入场”。给领导通知后,别忘了给领导发短信提醒,内容一般为“姓名+职务,您好。

2、XXX会议将于XXX时间在XXX地点召开,要求XXXo当然你也可以有其他的格式,但这是我最常用的。领导需要在会上发言的,一定要提请通知。还要注意座签摆放,在会场摆错座签是件丢人的事,一般遵循左大右小的原则,领导是奇数时,1号领导居中,2号领导在左手边,3号领导在右手边,依次类推。领导是偶数时,1号、2号领导同时居中,2号领导在1号领导的左手边,3号领导在右手边,依次类推。在机关工作,最好能把领导的职位及排序记下来。要做好签到,对于没有来的领导或者单位,一定要提前10分钟打电话及时提醒,会前5分钟及时的调整座签、调整人员。细节决定成败,会议的会标、音响设备也要在会前调试好。会中会议开始的时候要做

3、好会议记录,特别是要重大的会议,一定要带录音笔。记不下来的内容,会后还需要听录音。这是最重要的,有一次笔者没参加会议也没有录音,要写会议简报,只能找参加过会议的人一一核实,工程量很大。要做好后勤保障,特别是倒水,频繁倒水影响听会,把握度很重要。要做好会议记录,做会议记录一定要抓住重点,熟悉的内容可以不记,主要记录发言要点。特别是领导会场发挥的内容要仔细的记下来。要把会场纪律维护好,会场随意走动的或者是接打电话,一定要及时提醒。会后召开会的目的一般是沟通交流、安排部署工作、推动工作落实。需要准备会议纪要的会议,会后一定要根据录音及时整理,涉及重大决策、重大资金、人事任免等内容的,一定要反复核实。需要做好宣传报道的会议,要确保时效性和保密性,及时在各类媒体上推送。“一分部署,九分落实“,对会上安排的工作一定要做好督促检查落实,及时向相关领导反馈落实进展情况,为领导决策依据提供参考。还要做好资料存档收集,条件允许,年底最好汇编成册。笔者的会议组织清单如何更好的组织会议笔者的经验是列清单1通知(时间+地点+内容+要求)2 .会场布置(会标、座签)3 ,音响调试4 .后勤保障5 .会议签到表6 .录音笔7 .会议记录本8 .会议材料(方案、主持词、相关资料等)9 .会议记要10 .新闻报道(记者+通稿)

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