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1、公司档案资料管理办法文件编号：版本状态：20XX/A0编制：审核：批准：发布日期：年月日执行日期：年月日公司档案资料管理办法1 .目的为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，根据国家有关法律、法规并结合公司的实际情况，特制定本管理办法。2 .适用范围本办法适用于公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。质量管理体系类文件资料的管理根据质量管理体系文件控制程序执行文件的归档、借阅、复制、销毁管理规定。3 .职责3
2、.1 公司档案主管部门为运营中心，负责对公司各类档案、资料的归口管理，对各职能部门有关归档材料进行指导、监督、检查和管理。3.2 各部门文件管理员负责对本部门档案资料的收集、整理和归档工作，在规定时间内移交或到运营中心进行登记备案，业务上受公司档案资料主管部门指导、监督。4 .档案资料管理要求4.1 档案资料管理的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。4.2 各项工作中形成的档案资料，由各部门文件管理员按职能范围负责收集、整理、归档，大型专题活动应指定专人负责整理归档。4.3 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,要建立必
3、要的档案目录，卷内档案文件登记造册参考填写卷内档案文件目录。案卷封面、目录，应逐项按规定用中性笔书写，字迹要H整、清晰。4.4 在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开。4.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5 .档案资料的分类、归档范围和保管期限5.1 根据公司当前实际管理需要，前期预先设置：行政管理类、人事管理类、财务管理类、基础建设类、设备管理类共
4、5个类别，后续会根据工作需要适当补充类别。5.2 公司行政管理、人事管理、财务管理、基础建设等管理类归档范围和保管期限见附件。5.3 公司档案的保管期限定为永久、长期（10年）。6 .档案日常管理6.1 借阅管理规定6.1.1 各部门经办人员因业务需要借阅档案时借阅人必须在公司档案资料借阅登记表上签字，重要文件需档案主管部门负责人签字同意后方可借阅。6.1.2 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需档案主管部门负责人批准。6.1.3 借阅人应于规定期限内归还，如有其他人借阅同一档案时，应
5、变更借阅登记，不得私自授受。6.2 销毁管理规定6.2.1 每年保管期限已满的档案由部门文件管理员填写档案资料销毁申请表，报部门负责人、分管领导预审核，报请档案主管部门再审核，经公司总经理批准后，由报批部门负责并指定监销人后方可进行销毁。档案资料销毁申请表需永久保管。6.2.2 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。6.3 档案资料管理绩效6.3.1 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）并及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得
6、擅自带走或销毁。对归档文件材料拖延未归档的责任人，视情况予以罚款处理。6.3.2 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。6.3.3 工作中玩忽职守造成泄密或档案损失的根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。6.3.4 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。7 .相关文件及记录7.1 卷内档案文件目录7.2 档案资料借阅登记表7.3 档案资料销毁申请表8 .附则8.1 公司鼓励各部门档案管理人员积极学习国家有关档案管理的法律或法规，结合企业实际，不断优化公司档案管理工作。8.2 本制度由运营中心负责解释，签批完成后
7、从执行日期开始实施。公司档案文件归档范围及保管年限序号一级分类二级分类包含范围归档部门保管年限1行政管理类公司资质证照1、公司的营业资质：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等：2、公司所拥有的专项资质：质量管理体系证书等；3、公司所获得的专利和荣誉证书：如专利证书、获奖证书（牌匾）、商标注册证、条形码注册证等。行政管理部门永久公司重要活动总结资料旅游、运动会、年会等（包括：录音、录像、照片）。永久项目申报文件生产许可证办理、农业产业化龙头企业申报、省级卫生先进单位申报、著名商标、省级名牌、其他。永久外部收文政府通知文件，上级机关颁发的本企业应执行的有关文件（通知）、批复文件。永久法律事务一般
8、法律事务工作文件，法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件。永久会议文件经理办公会会议纪要、签到记录长期内部发文本公司下发的各项制度、规定、决定、通报等。长期对外联系1、上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料、照片、录像；2、外部单位参观企业有关材料、照片、录像。永久安全、环境、健康、后勤保障1、职工生活福利、公司租房、用车等后勤工作等。2、安全保卫、环境健康、消防安全等。长期合同协议凡以所属部门、公司名义对外签订的各类合同，包括商务、合作、工程施工、工程管理、材料采购、产品销售等各类合同。各业务职能部门永久2人事管理类入职材料入职申请表，身份证、学历证、学位证、资格证等复印件，健康证明，原单位
9、解除劳动合同证明，员工登记名册等。人事管理部门永久考评调整岗位变动资料，员工考核考察资料（包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料），员工奖励或处罚资料，员工薪资变动资料，人事任免通知。长期学习培训外部参加学习签批手续、培训资料，内部培训学习参会情况资料，包括工作总结和心得体会。长期离职资料离职审批表及移交记录，离职证明，属于辞退、开除、自动离职的员工，其档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后专项保存。长期3财务管理类会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证
10、汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。财务部永久会计账簿会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款Fl记账以及辅助登记备查簿等。永久会计报表会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。永久其他会计核算资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：财务数据统计资料、财务清查汇总资料、
11、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。永久4基础建设类厂房、厂区配套基础设施基本建设项目档案是指从建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。同一个工程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用档案，不属于同一个工程项目的档案要严格区分开。行政管理部门永久5设备管理类生产、办公设备1、调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件申购报告；购置合同、协议：开箱记录及装箱单、安装、调试记录、保修单、设备履历书、说明书等。2、设备台账、维护保养记录。职能部门长期卷内档案文件目录编号:序号档案文件名称主要经办人归档人日期页号备注档案资料借阅登记表编号:序号借阅口期借阅部门档案资料名称借阅用途借阅人签字归还时间备注档案资料销毁申请表编号：申请日期:申请人姓名申请人所在部门部门负责人、分管领导审核拟销毁档案资料清单序号档案资料名称数量起止序号/日期备注说明12345678910档案主管部门审核：总经理审批：销毁执行人监销人销毁日期销毁地点
