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1、为明确采购工作方法和责任，保证业主委托采购工作得到有效控制，特编制本工作指导。适用于业主委托采购的各种物资。1、采购计划1.1 业主委托物资采购计划1.1.1 监理部根据业主发展计划及项目总监（代表）提供的项目施工组织设计编制该项目物资供应进度计划，计划应列明全部供应物资的签约、备货及进场等采购时间安排，总经理审核后提交业主，作为一项咨询成果以及采购工作的纲领性文件。1.1.2 项目总监（代表）应要求承包商在合约规定的时间内上报物资需用量及要求供应时间，审核后送监理部，监理部据此及物资供应进度计划编制物资采购计划，其余物资由监理部根据业主项目发展计划自行编制采购计划，报总经理审批。1.2 物资
2、进场申请1.2.1 对于采购物资的具体分批进场时间及数量安排，项目总监（代表）应要求承包商报送物资进场申请一式四份，应包括下列各项内容：材料名称、规格型号、数量、要求进场日期，以及申报单位签字盖章，并注明报送日期。1.2.2 此申请由项目组监理人员初审后，交项目总监（代表）审核签字，监理部经理审批后实施，项目组、供应商及承包商各留一份。1.2.3 因各种原因，需要调整物资需要数量或时间时，承包商及时编制物资变更计划，送项目总监（代表）审核签字后送监理部。审核中应区分变更原因、划清责任与费用。2、采购方式1.1 金额在十万元以下的物资采购由监理部直接采购，十万元以上的由公司招标小组决定采用直接采
3、购、议标或公开招标方式。1.2 直接采购：监理部在货比三家的基础上，主要考察质量、环保、服务、价格等，直接确定供应商，进行采购。2. 3招标采购1. 3.1发标：监理部按招标文件编制要求编制招标文件，对供应商提出环保要求及相应要求并交总经理审核或由招标小组通过。根据招标小组的决定，公开招标或邀请招标。2. 3.2开标：收回报价单后，招标小组组织开标。3. 3.3定标：招标小组确定中标供应商。3、签订合约3. 1订购合约采取标准合约格式，包括下列各项内容：材料名称、环保要求、规格、型号、数量、要求进货日期、技术要求、包装方式、运输要求、适用于该项材料的质量体系标准的名称、编号和版本、检验规格、结
4、算方式和基本条款及条件，必要时加上特别条款或条件。3. 2业主委托采购物资的合约，由业主签署。3.3采购订货必须签定合约，不得用口头协议。与供应商的电话、传真约定，均应在事后补办协议手续。特殊情况或零星材料的采购，经总经理批准，可不签合同，但必须把好质量关，原则上实施先验货后付款制度。4、进料验收4. 1项目组监理人员要在物资进场前通知承包商准备好堆放场地，落实进场路线,安排卸车工作，并进行检查。4.1 送到现场的物资，项目组要会同供应商，对物资、数量及损坏程度按合同要求验收，做好进货及验收记录，并即交承包商保管，办理拨料手续。并采用逐件检查或按一定比例进行抽检。4.2 物资验收后，项目组监理
5、人员在合约规定的时间内办理收料单及调拨单，经项目总监（代表）审核后送监理部。5、试车及试运转根据合约规定应由供应商负责调试或指导调试的设备，项目组应提前十五天将承包商上报的计划调试验收日期通知监理部，监理部通知供应商或会同承包商进行调试工作，办理验收手续。6、结算6.1付款审核：物资进场验收合格后，项目组按采购合同规定的时间审核供应商提出的物资付款申请书及供应商发票、物资收料单等付款凭证，项目总监（代表）核准后交经营策划部审核，经营策划部负责人核准后报总经理审批，批准后报财务部向供应商付款或向业主申请贷款及有关费用。6. 2扣款：物资进场验收合格后，项目总监（代表）向经营策划部提供扣款和结算依
6、据，分阶段从承包商的工程款中扣除材料设备费以及办理材料设备结算。6.1.1 业主委托供应物资按同承包商签订的工程合同的规定可分为免费供应材料和按合同价代供材料。6.1.2 按工程合同的规定属免费供应的材料设备，其成本全由业主负担。材料设备按项目组计划供应至工程现场后，由项目组监理人员组织验收，合格后填写物资调拨单并交承包商签字确认。供应商凭已签具的调拨单及正式发票向项目组申请结算。项目组填写收料单，会同订购合同、调拨单及正式发票经监理部负责人审核后向业主申请结算。6. 2.3按工程合同规定由监理公司按合同价代理采购的材料设备，须按合同规定单价向承包商扣回材料成本。其中向材料供应商结算工作同上免费供应材料的结算。向承包商按工程合同价扣款工作，须由项目总监（代表）向监理部提供扣款依据，以承包商签字的物资调拨单为凭证，分阶段从承包商的工程款中扣除材料设备费。7. O记录7.1 物资供应进度计划（物资采购计划）7.2 物资采购计划7. 3进货及验收记录8. 4物资付款申请书
