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1、建设工程监理档案资料管理作业指导书一、编制本作业指导书的意义11、建设工程监理文件流程表22、监理文件档案资料管理3二、分类档案管理总目录5（一）监理合同文件及监理技术文件5（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件18（三）进度操纵文件24（四）质量操纵文件38（五）投资操纵文件55（六）合同管理文件72（七）协调文件85（八）会议记录文件88（九）监理报告88（十）工程安全资料88（十一）工程验收文件96（十二）监理记录及总结97三、工程文件的立卷102（一）基本原则102（二）立卷的具体方法102（三）卷内文件的排列102四、工程文件的归档要求103（一）纸质文件归档的质量要求103（二
2、）电子文件归档的质量要求103常用法律法规目录105一、编制本作业指导书的意义监理文件档案资料管理，是工程建设工程管理的一项重要工作，是实施工程建设监理，进行目标操纵的基础性工作。在监理项目部中务必有专门的人员负责监理文件与档案的收发、管理、储存工作。在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理有关的文件与档案进行收集积存、加工整理、立卷归档与检查利用等一系列工作。编制本作业指导书有下列意义：/对监理文件档案资料进行科学管理，建设工程监理工作的顺利开展制造良好的前提条件。/对监理文件档案进行科学管理，可提高监理工作效率。,对监理文档案进行科学管理，能够对实施工程档案的归档提供
3、可靠保证。1、建设工程监理文件流程表建设工程监理文件流程表类型时间提供者同意者ABCl、C2.FG1监理大纲招标前B2监理规划签定合同后B3监理实施细则项目开工前BOOO4开工申请报告（含施工组织设计）开工前20天申请CKC2.OO5开工令、开工许可证（返、复）工令开工前、施工中BOOO6监理文件不定时BOO7施工进度计划每月CKC2O8施工图、设计变更不定明FO9支付工程月报每月CKC2.O10支付结算报告每月BO11设计图提供报表每月B12实施进度月报每月BOO13工程质量月报每月BO14设计变更月报每月B15协调会议纪要不定时BOO16监理现场记录每月B17外资购买设备资料每月CKC2.
4、18器材设备供应计划每月CKC2.OO19监理简报、通讯每月BOO20人员动态月报每月Cl、C221竣工档案单项工程完成Cl、C222其他不定时说可弓：1、施工图设计变更经监理审核后，作为监理工程师图纸发送有关单位；2、符号：主送C）抄送（报）；A项目法人，B监理单位，C承建单位，F设计单位，G质监站。2、监理文件档案资料管理2.1监理文件与档案收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记，记录文件名称、文件摘要信息。文件的发放单位（部门）、文件编号及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间。最后由项目管理部负责收文人员签字。2.2监理文件档案资料传阅与登记由项目监理部总监理工程师确定来文、记录
5、批示由哪个部门（监理工程师）办理，并确定是否要传阅及传阅名单与范围，并注明在文件处理表上（如表2-1）o随同文件与记录交给处理部门（具体人员）或者进行传阅。批示的文件的处理部门（具体人员）应对该文件按期限做出具体的处理意见及办理情况。传阅的文件与记录每位传阅人员阅后应在文件处理单上签名，并注明日期。文件与记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件交还资料管理人员。文件处理表来文单位来文日期文件标题拟办意见：年月日总监理工程师批示：年一月一日办理情况：年一月日阅者签名姓名收/返日期姓名收/返日期/2.3监理文件资料发文与登记发文由总监理工程师或者其授权的监理工程师签名，并加盖项目
6、部图章。对盖章工作应进行专项登记。所有发文按监理资料分类与编码要求进行分类编码，并在发文表上登记。登记内容包含:文件资料的分类编码、发文文件名称、搞要内容、接收文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）。收件人收到文件后应签名。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，资料管理人员签发人批示确定文件责任与有关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。2.4监理文件档案资料的存放2.4.1分类存放的定义监理文件档案经收/发文登记与传阅工作程序后，务必分类存放。既可满足项目实施过程查阅的需要，又方便项目竣工后文件与档案的归档
7、与移交。项目监理部应备有存放监理资料的专用资料柜与用于监理资料分类归档存放的专用档案盒或者文件夹。在本项目部使用计算机对监理资料进行辅助管理。2.4.2具体分类存放的办法项目监理部应根据项目规模规划资料柜与档案盒内容。二、分类档案管理总目录(一)监理合同文件及监理技术文件1、工程前期资料工程前期资料A-I序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1政府批复文件2用地征地资料3规划施工许可4施工图审查文件5地下管线保护协议及相关资料67监理资料XXXX工程卷内目录2、监理机构设置监理机构设置A-2序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印
8、件1监理单位资质证书复印件加盖公章2监理人员执业证书复印件加盖公章3总监理工程师任命通知书原件4监理机构设置通知书原件5监理人员变更通知书原件6监理制度原件7监理资料XXXX工程卷内目录3、监理合同文件监理合同文件A3序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1监理合同原件2监理招标文件原件3监理报价标原件4监理方案标原件5监理资信标原件6补充协议书原件7中标通知书复印件监理资料XXXX工程卷内目录(详见附表)编号:总监理工程师任命通知书工程名称：致：（业主）根据建设工程监理合同的要求，我单位委派出任该工程项目的总监理工程师，除下列权力外，代表我单位全权处理本工程
9、项目的监理工作，若你方对该总监理工程师的人选有异议，请在接到此任命书后天内与我单位联系。1）、2）、监理单位（章）：一被任命人签章：-法人代表：-日期：年月日附件：口监理工程师执业证书附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。编号:监理机构设置通知书工程名称：致：（业主、承包商）现将本监理机构的监理工程师名单及其专业分工通知你方，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后天内告知本人。总监理工程师：-日期：年月一日附件：口监理机构成员资格证明姓名专业分工职位执业/岗位证书号本人签名附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定；2
10、、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。编号:监理工程师变更通知书工程名称:致：（业主、承包商）因工作需要，现对本监理机构的监理人员作如下变更，若你方对本通知书有异议，请于收到本通知书后天内告知本人。总监理工程师：一日期：年月一日附件：口变更人员资格证明专业分工职位执业/岗位证书号备注变更前变更后姓名专业分工职位执业/岗位证书号本人签名附注：1、本表根据深圳市施工监理规程4.1制定；2、本表一式四份，业主、监理工程师、承包商、档案馆各一份。序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1监理规划原件加盖公章2监理实施细则原件加盖公章3旁站监理方案原件加
11、盖公章4567监理资料XXXX工程卷内目录监理技术文件A4建设监理甲级（水窿监遍.19970028）水保监测甲级（水保监运.042）工程咨询甲级（工咨甲12420070008）谭水咨谑施工图设计文件策杳（一类水利2005001）XXXX工程（仿宋二号）监理规划（楷体初号）监理规划（仿宋一号）批准：（仿宋二号）编写：建设监理卬级（水建&g.19970028）A水保监测甲级（水圜6逢042）工程咨询甲级（工咨甲12420070008）斓水咨询施工图设计文件审查（一类水利2005001）XXXX工程（仿宋二号）监理实施细则（楷体初号）监理实施细则（仿宋一号）批准：（仿宋二号）编写：监理内部文件序号文
12、件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1技术性文件（规范标准等）2法律性文件（法律法规等）3管理性文件（内部管理制度程序性文件公司文件）、监理人员考核文件、业主材料、监理费申报文件4内部会议纪要5监理设备仪器台账6收发文登记卷内目录监理资料XXXX工程6、施工图纸设计资料施工图纸设计资料A-6序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1设计文件签收表2施工图签发表3施工图纸4图纸会审记录5设计交底记录6初设报告7地勘资料8测量原始资料监理资料XXXX工程卷内目录（详见附表）监理设收号合同名称：合同编号：监理机构：致：（监理机构）本批报送
13、图纸件，文字报告与说明一件，见下表。报送单位：（全称及盖章）负责人：（签名）日期：年月日序号设计文件名称文图号报送份数备注123456789监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：一式份，由报送单位填写，完成审签收后监理机构、发包人、报送单位各1份。（监理图核号）合同名称：合同编号：监理机构：施工图纸名称图号预核意见监理工程师：（签名）日期：年月日核查意见监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日注：1、本表一式份，由监理机构填写，发包人、监理机构、图纸设计单位各1份。2、各图号能够是单张号或者连续号或者区间号。监理图发号合同名称：合同编号：监理机构：致：（承
14、包人）本批签发图纸件，文字报告与说明一件，见下表。监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日序号施工设计图纸名称文图号发送份数备注123456789今已收到监理签发图纸件，文字报告与说明件承包人：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，监理机构、发包人、承包人、设计单位各1份（二）承包单位资质及合同文件、施工指导文件1、建设工程施工合同卷内目录XXXX工程序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件监理资料建设工程施工合同1招标投标文件2建设工程施工合同3合同补充协议456B-I72、承包单位资质文件监理资料序号文件 编号文件形
15、成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/ 复写件/复印件1施工单位资质证复印件加盖公章2现场组织机构及人员报审表复印件加盖公章3施工单位安全生产许可证复印件加盖公章4项目经理证复印件加盖公章项目经理安全培训合格证复印件加盖公章6安全主任证复印件加盖公章7安全员培训合格证复印件加盖公章8特种作业人员证复印件加盖公章9工人平安卡统计表复印件加盖公章卷内目录XXXX工程3、分包单位资质证件监理资料序号文件 编号文件形 成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/ 复写件/复印件1施工分包表2分包单位建设局备案文件3分包单位项目经理证4项目经理专职安全人员培训合格证5特种作业人员操作证67卷内目录XXXX
16、工程（详见附表）附表：CB06现场组织机构及要紧人员报审表（承包机人号）合同名称：合同编号：承包人：序号机构设置负责人联系方式要紧技术、管理人员（数量）各工种技术工人（数量）备注现提交第一次现场机构及要紧人员报审表，请审查。附件：1.组织机构图。2 .部门职责及要紧人员分工。3 .人员清单及其资格或者岗位证书。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式一份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人附表：CB05施工分包申报表（承包分包号）合同名称：合同编号：承包人：
17、致：（监理机构）根据施工合同约定与工程需要，我方拟将本申请表中所列项目分包给所选分包人，经考察所选分包人具备按照合同要求完成所分包工程的资质、经验、技术与管理水平、资源与财务能力，并具有良好的业绩与信誉，请审核。分包人名称分包工程编码分包工程名称单位单价分包金额（万元）占合同总金额的合计附件：分包人简况（包含分包人资质、经验、能力、信誉、财务，要紧人员经历等资料）承包人：（全称及盖章）负责人：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式一份，由承包人填写，监理机构审核、发包人批准后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份
18、。4、施工指导文件施工指导文件B4序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1施工组织设计、施工技术方案申报表2分部工程施工方案3季节性施工方案4项目划分文件、工程项目划分报审表5专项施工方案6设备试运行方案7技术交底文件监理资料XXXX工程卷内目录（详见附表）附表：CBOl施工技术方案申报表（承包技案号）合同名称：承包人：合同编号：致：（监理机构）我方已根据施工合同的约定完成了_我方技术负责人审查批准，现上报贵方，附：施工组织设计 施工措施计划 安全措施计划 分部工程施工工法 工程放样计划工程请审批。_的编制，并经承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年
19、月日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL31工程项目划分报审表（监理项分号）合同名称：合同编号：致：（发包人）根据工程设计图纸与规定，经与有关单位研究，建议该工程项目划分为个单位工程，个分部工程，个单元工程。请审定。附件：工程项目划分及编码一览表监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由监理机构填写，监理机构、承包人各1份，发包人2份。（三）进度操纵文件1、合同开工文件卷内目录XXXX工程序号文件编号文件
20、形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件监理资料合同开工文件1合同项目开工申报表2合同项目开工令3456C-I72、分部工程开工卷内目录XXXX工程序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件监理资料分部工程开工1分部工程开工申请表2分部工程开工通知3456C-273、进度计划及进度调整进度计划及进度调整c3序 号文件 编号文件形 成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/ 复写件/复印件1施工进度计划申报表2施工进度计划调整申报表3延长工期申报表4监理关于进度批复表567监理资料XXXX工程（详见附表）附表：CB14合同项目开工申请表（承包合开工号）
21、合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）我方承担的合同项目工程，已完成了各项准备工作,具备了开工条件,现申请开工，请审核。附件：1.开工申请报告2.已具备的开工条件证明文件承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日审核批准后另行签发开工令。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日注：本表一式份，由承包人填写，监理机构审查后，随同“合同项目开工令”承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL02合同项目开工令（监理合开工号）合同名称：合同编号：监理机构：致：（承包人）你方年月日报送的工程项目开工申请（承包【合开工号）已经通过审核。你方可从即日起，按施工计划安排开
22、工。本开工令确定此合同的实际开工日期为年月日。监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日今已收到合同项目的开工令。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB15分部工程开工申请表（承包分开工号）合同名称：合同编号：承包人：申请开工分部工程名称、编码申请开工日期计划工期_年一月一日至一年一月一日承包人施工准备工作自检记录序号检查内容检查结果1施工图纸、技术标准、施工技术交底情况2要紧施工设备到位情况3施工安全、与质量保证措施落实情况4建筑材料、成品、构配件质量及检验情况5现场管理、劳动
23、组织及人员组合安排情况6风、水、电等务必的辅助生产设施准备情况7场地平整、交通、临时设施准备情况8测量及试验情况附件：口分部工程施工工法口分部工程进度计划本分部工程已具备开工条件，施工准备己就绪，请审批。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日开工申请通过审核后另行签发开工通知。监理机构（全称及盖章）：签收入：（签名）日期：年月日说明：本表一式一份，由承包人填写，监理机构审签后，随同“分部工程开工通知”送承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL03分部工程开工通知（监理分开工号）合同名称：合同编号：监理机构：致：（承包人）你方年月日报送的分部工程（编码为：）开工申请表（
24、承包分开工号）已经通过审查。此开工通知确定该分部工程的开工日期为一年一月日。附注：监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日今已收到分部工程（编码为：）的开工通知。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB02施工进度计划申报表（承包进度号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）我方今提交工程（名称及编码）的:工程总进度计划工程年进度计划工程月进度计划请贵方审查。附件：1.施工进度计划。2 .图表、说明书共页。3 .承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将
25、另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：CB24施工进度计划调整申报表（承包进调号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）今提交工程项目施工进度调整计划，请审批。附件：施工进度调整计划（包含形象进度、工程量、工作量、机械、劳动力计划）承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份
26、附表：CB25延长工期申报表（承包延期号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）根据施工合同约定及有关规定，由于本申报表附件所列原因,我方要求对所申报的工程项目工期延长天,合同项目工期顺延天，完工日期从年月一日延至年月日，请审批。附件：1.延长工期申请报告（说明原因、根据、计算过程及结果等）。2.证明材料。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审核意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审核后，随同审核意见承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份附表：JL05批复表（监理批更号）合同名称：合同编号：
27、监理机构：承包人报送文号：O报送时间：年一月日。报送内容：致：（承包人）你方于一年一月一日报送的（文号：）,经监理机构审核，批复意见如下：附件：监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日今已收到关于（文号：）的批复。承包人：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：1.本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人各1份。2 .通常事件，由监理工程师办理，重要通知由总监理工程师签发。3 .本批复表可用于对承包人的申请、报告的批示4、暂停施工文件暂停施工文件C4序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1暂停施工申请报告2复工申请表3暂停
28、施工通知4复工通知567监理资料XXXX工程卷内目录5、其他进度文件其它进度文件C5序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1监理关于进度分析及建议2工程完工报审文件34567监理资料XXXX工程卷内目录（详见附表）附表：CB2I暂停施工申请（承包暂停号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）由于发生本申请所列原因造成工程无法正常施工，根据有关合同约定，我方申请对所列工程项目暂停施工。暂停施工工程项目暂停施工原因引用合同条款附注（填报说明）承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名
29、）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，监理机构审枇后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。附表：CB22复工申请表（承包复工号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）工程项目，接到监理停工号暂停施工通知后，已于年月日时暂停施工。鉴于致使该工程的停工因素已经消除，复工准备工作业已就绪，特报请批准于年月日时复工。附件：具备登工条件的情况说明。承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日监理机构将另行签发审批意见。监理机构：（全称及盖章）签收人：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由承包人填写，报送监理机构审批后，随同审批意见承包人、监理机构、发包人各1份。附表：JL
30、17暂停施工通知（监理停工号）合同名称：合同编号:监理机构：致：（承包人）由于本通知所述原因，现通知你方于年月日时对工程项目暂停施工，工程暂停施工原因引用合同条款或者法规根据停工期间要求合同责任监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期：年月日承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。附表：JL18复工通知（监理复工号）合同名称：合同编号：监理机构：致：（承包人）鉴于监理停工号暂停施工通知所述原因已经消除，你方可于年月日一时起对工程项目恢复施工。附注：监理机构：（全称及盖章）总监理工程师：（签名）日期
31、：年月日承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日说明：本表一式份，由监理机构填写，承包人、监理机构、发包人、设代机构各1份。（四）质操纵文件1、施工测量文件施工测量文件D-I序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1测量交点记录2施工放样报验单3联合测量通知单4施工测量成果报验单567XXXX工程监理资料卷内目录2、施工设备进场报验单施工设备进场报验单D2序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1施工设备进场报验单指施工用的机械设备23456监理资料XXXX工程卷内目录3、材料构配件设备报验单材料构配件设备报验单D-3
32、（详见附表）序号文件编号文件形成单位文件题名日期页次备注：文件是原件/复写件/复印件1材料构配件进场报验单2设备采购计划申报表3设备开箱记录4567监理资料XXXX工程卷内目录附表：CBIl合同名称： 承包人：施工放样报验单（承包放样号）合同编号：致：（监理机构）根据合同要求，我们已完成的施工放样工作，请查验。附件：测量放样资料序号或者位置工程或者部位名称放样内容备注自检结果：承包人：（全称及盖章）技术负责人：（签名）项目经理：（签字）：日期：年月日审核意见：监理机构：（全称及盖章）监理工程师：（签名）日期：年月日附表：CBI2联合测量通知单（承包联测号）合同名称：合同编号：承包人：致：（监理机构）根据工程进度情况与合同约定，拟进行工程测量工作，请贵方派员参加。施测工程部位：项目工作内容：任务要点：施测时间：年月日至年月日承包人：（全称及盖章）项目经理：（签名）日期：年月日拟于一年月日派监理人员参加测量。不派人参加联合测量，你方测量后将测量结果报我方审核。监理机构：（全称及盖章）监理工程师：（签名）日期：年月日附表：CB13施工测量成果报验单（承包测量号）合同名称：合同编号：承包人：单位工程名称及编码分部工程名称及编码单元工程名称及编码施测部位施测内容施测
