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1、出口退税单证备案管理办法一、文件依据1、国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知（国税发（2005199号）2、国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度的补充通知（国税函2006904号）3、国家税务总局关于发布出口货物劳务增值税和消费税管理办法的公告（2012年24号公告）4、财政部国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知（财税（2012）39号）二、备案单证的具体内容出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写出口货物备案单证目录，注明备案单证存放地点，以备主管
2、税务机关核查。1 .外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；2 .出口货物装货单；3 .出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据,以及出口企业承付运费的国内运输单证）。若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外,备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。视同出口的货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。三、备案单证的具体解释（一）购销合同购销合同,是指外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包
3、括补充购销合同）,该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。（二）出口货物装货单装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。因此，实际业务中，装货单又称为“关单。1、铁路或公路运输出口货物的装货单。一般情况下有海关签发，若海关不签发装货单，出口企业可凭盖有运输代理单位公章和出口海关验讫章的出口货物入库单暂时代替。2、航空运输装货单。一般情况下航空运输没有装货单,企业可凭航空运输总单（签有海关放行章）和进仓单暂时备案。（三）出
4、口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证X海运提单是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。它是国际运输中十分重要的单据,也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。海运提单、运单或收据都属于运输单据。除海上运输称做海运提单外，其它运输方式，称做运单或收据。航空运单是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。
5、铁路运单是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的货物交付单随同货物至到站,并留存到达站；其中的“运单正本、货物到达通知单联次随同货物至到站，与货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。货物承运收据也是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的收货人签收由收货人在提货时签收，表明已收到货物。邮政收据是货物收据，是收件人凭以提取邮件的凭证。1、关于拼箱的提单问题。部分货运公司对拼箱只提供总提单，部分货运公司也有提供提单明细。企业可要求货运公司提供
6、明细。2、关于航空运输提单问题。对于空运出口的，对方提货人可不凭提单只凭提货通知书提货。货运公司一般情况下不主动把提单转给企业，因此出口企业应主动向货运公司索取提单,以满足单证备案的需要。四、单证备案的具体要求（一）出口企业应按照有关规定进行单证备案管理。备案的单证应齐备并按规定装订、存放和保管，不得擅自损毁,保存期为5年；不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在出口企业。（二）出口企业备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口货物退（免）税资料的内容应相一致。不能存在修改出口货物运输单据的问题。（三）备案单证开具的时间、货物流转的程序应有合理性
7、。不得存在购销合同签定时间与货物运输、报关时间顺序相互矛盾的现象。（四）出口货物装货单、提单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容应保持一致。（五）备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。对购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在出口货物备案单证目录备案单证存放处中注明第一次购销合同备案的地点。（六）对出口企业如确实无法提供与规定相一致的备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证,（七）对出口企业难以取得海关签章的出口货物装货单”，只要出口企业备案的出口货物装货单是符合上
8、述规定的含义，可不需要海关签章。（八）对出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：1.对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国合同法规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。对于其他单证的备案,如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。2、除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销
9、合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时,应如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。五、违章处理（一）出口企业未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照中华人民共和国税收征收管理法第六十条规定予以处罚。（二）出口企业拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的，税务机关应按照中华人民共和国税收征收管理法第七十条规定予以处罚。（三）出口企业提供虚假备案单证的货物，适用增值税征税政策；主管税务机关还应按照中华人民共和国税收征收管理法第七十条的规定予以处罚。
