智慧校园建设方案.docx

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1、智慧校园建设方案采购人名称:项目名称：系统项目埠号：供应商名船第一章总体技术方案11.1. 项目背景与需求分析11.1.1. 国内智慧校园现状分析11.1.2. 高校信息化发展趋势21.2. 总体思路与设计要点41.2.1. 总体规划设计思路41.2.2. 核心设计要点51.3. 设计思想与建设原则71.3.1. 核心设计思想71.3.2. 建设主要指导原则8第二章实施方案102.1. 项目实施方案102.2. 项目组织构架及工作职责102.2.1. 项目组结构图102.2.2. 项目组职责10第三章工程管理153.1. 项目计划管理153.1.1. 项目总体计划153.1.2. 详细执行计划

2、163.1.3. 计划执行控制163.2. 项目沟通管理173.2.1. 项目例会制度173.2.2. 项目汇报制度181.1.1. 文件命名及存储规范191.1.2. 文件发布规范191.1.3. 关键文档管理201.1.4. 文件信息安全213.4. 项目问题处理213.4.1. 问题定义及处理原则213.4.2. 问题反馈及处理流程223.5. 项目风险控制233.5.1. 风险定义233.5.2. 风险处理流程233.5.3. 常见风险233.5.4. 常见风险解决方法233.6. 项目变更管理243.6.1. 项目变更定义243.6.2. 变更需求提出253.6.3. 变更评估及执行

3、25第四章完整技术方案264.1. 供应商管理264.1.1. 仪表盘264.1.2. 供应商基本信息管理274.1.3. 项目信息管理274.1.4. 项目评价274.1.5. 供应商画像284.2. 信息报送系统284.2.1. 信息报送移动端294.3. 安全检查系统294.3.1. 仪表盘294.3.2. 检查项目304.3.3. 任务安排304.3.4. 维修工管理304.3.5. 维修工移动端304.4. 后勤报修系统314.4.1. 普通用户314.4.2. 管理员314.4.3. 维修人员324.5. 网络报修系统324.5.1. 普通用户324.5.2. 管理员324.5.3

4、. 维修人员334.6. 职工考勘网上上报审批系统334.6.1. 考勤上报344.6.2. 考勤审核344.6.3. 考勤统计344.7. 网络设备管理系统344.7.1. 基本信息管理344.7.2. 设备类型管理354.7.3. 设备库存查询354.7.4. 设备统计351.1.2. 管理员374.9. 人脸识别信息库374.10. 学生管理信息推送系统384.10.1. 消息通道384.10.2. 个性化业务分析384.11. 信息采集系统384.11.1. 表单自定义384.11.2. 信息采集发布394.11.3. 采集信息统计394.11.4. 采集信息394.12. 统计报表3

5、94.13. 会议管理394.14. 车辆管理404.15. 督查督办404.16. 即时通讯404.17. 文档管理414.18. 应用扩展414.19. 移动端管理414.20. 智能咨询系统424.20.1. 自然语言处理能力424.20.2. 意图识别42每日运营数据看板服务424.20.3. 容错能力服务434.20.4. 自学习能力服务434.20.5. 知识发现功能服务434.20.6. 知识库咨询服务要求434.20.7. 知识库优化训练434.20.8. 知识库知识点检查434.20.9. 知识库上线推广444.21. 文件归档管理454.22. 国际处支出管理系统45第一章

6、总体技术方案1.1. 项目背景与需求分析1.1.1 .国内智慧校园现状分析目前，我国智慧校园的发展还处于粗放型阶段，硬件环境大投入应用效果的低产出是智慧校园发展进程中的主要矛盾。信息技术仅仅作为一种演示工具而存在，对教育的影响远未达到预期的目标。统计显示，2006年中国教育IT投资总规模为304.8亿元，硬件投资占68%,中国教育和科研计算机网覆盖全国31个省、市、自治区的200多座城市，联网的大学、教学机构和科研单位超过1800个，用户超过2000万人，各校进行课程互选、学分互认、资源共享。虽然教育和科研计算机网及以卫星视频系统为基础的现代远程教育网络平台已初步形成。但由于目前网络传输速度太

7、慢，宽带网等远程教学信息传输的速度和稳定性不高等原因，仍不能满足人们的需求。有鉴于此，近年来，党和政府对智慧校园建设越来越重视，投入不断增加,随着一系列智慧校园工程的实施，我国高校智慧校园建设取得显著成果，智慧校园已成为促进教育改革和发展，推动教育现代化进程的重要支撑。特别是在党中央、国务院颁布的国家中长期教育改革和发展规划纲要中进一步指出:“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视。把智慧校园纳入国家信息化发展整体战略，超前部署教育信息网络。到2020年，基本建成覆盖城乡各级各类学校的数字化教育服务体系，促进教育内容、教学手段和方法现代化。充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和

8、管理模式，整合现有资源,构建先进、高效、实用数字化教育基础设施。加快全民信息技术普及及应用，加快学校管理数字化进程，创新网络教学模式，不断提高教育现代化水平。这就更加明确了智慧校园在教育改革和发展中、在国家信息化全局中的战略地位。11.2.高校信息化发展趋势我国的高校信息化建设从最初的硬件网络基础设施建设开始，经过多年的发展，陆续建设了很多以学校部门应用为核心的管理信息系统，经过长时间的使用及数据积累，形成了学校独有的智慧校园模式。而校园信息化只是停留在将学校信息数据的数字化处理层面。面对学校不断发展的信息化要求，全面地促进教学、促进科研、促进管理、促进服务，必须将充分感知学校，按需服务、快速

9、反应、主动应对，让信息化真正成为提升学校核心竞争力的手段。总结高校目前信息化的发展的趋势，已经从“管理信息化”向“服务信息化”逐步进行转变，主要依赖于资源共享、服务导向架构、社交网络、移动互联网、物联网和云计算等技术手段实现信息化的建设。(1)资源共享通过信息化技术手段实现各类信息资源的快速传递与共享，加快资源的积累、促进资源的高效利用，更好的服务于学校、师生和社会。(2)2、服务导向架构基于SOA的理念组织和展现面向师生的一体化服务，通过服务之间定义良好的接口和契约连接应用程序的不同功能单元(成为服务)联系起来，使得构建在各种系统中的服务可以以一种统一和通用的方式进行交互。(3)3、社交网络

10、基于SNS的设计思想，以教科研、社区活动中的“人”为中心，以教科研活动“过程”为主线，提供面向人际交互与协同应用。通过人际协作过程的信息化，为广大师生提供一个服务教学、科研活动、社区生活全过程中的虚拟网络交互环境。(4)云计算云计算不仅带来了新技术，如：虚拟化、自动化、标准化和海量数据处理能力，大大降低信息化建设成本、提高效率；更带来了一种新的服务交付模式、一种服务化的理念，对提升用户体验、改进教学手段和创新管理文化都带来了新思路。(5)移动互联网移动互联网的快速发展已经昭示了不远的将来是真正的后PC时代，移动终端将是人们访问信息和获取服务的主要渠道，将移动计算纳入到信息化的基础架构和服务范畴

11、这对提升用户体验、提高效率、流程重组和实现价值最大化都会有巨大作用。(6)物联网物联网是实现智慧校园的有力途径，它强调感知，即透过对真实世界物体的“感”应取得的数据信息到后台的“知”处理，获得知识和洞察力，辅助决策和规划。目前各行各业都在提智慧城市、智慧地球等概念，高校也在挂起建设智慧校园的风潮，这些技术手段是其建设的有力途径和必要手段。学校也将充分利用这些技术手段，建设智慧校园并向智慧校园发展，实现信息化建设的跨越式发展。1.2. 总体思路与设计要点总体规划设计思路以云计算为核心的基础架构高校有着强大、宝贵的资源库，如何将资源通过互联网的方式共享给更多的人，是目前高校云计算的重要建设目标，通

12、过各高校联合建立区域资源云，并通过同步的方式构建资源共享云系统，可以实现资源的共享，用户通过终端即可随时随地、方便快捷地获取其所需的教育资源。我校数据中心通过“物理数据中心”、“虚拟化数据中心”到了“私有云计算中心”，并迈向“混合云计算中心”，结合实际的应用需求，云计算技术在我校的智慧校园建设中将充分发挥重要的作用，并得到相应的技术实现。1.2.1.2. 以SoA为架构的运行支撑平台无论是新老系统，所有对外提供的服务都统一注册到SOA架构的ESB总线中，通过BPM的调度，将各个应用系统中的业务连接在一起，实现跨技术架构的应用系统之间的协作，打破传统业务流程的局限。使所有系统之间的层次关系更加清

13、晰，系统之间更好地进行功能划分，消除系统之间存在的功能交叉和重复；确保将实现的业务子系统或功能之间能够实现松耦合或紧耦合的互连互通，完成对有效数据和功能的共享；实现跨业务部门的工作协同和任务分配，不断开发出针对不同业务的跨系统、跨部门流程应用；智慧校园将采用先进的技术平台和开发方法，包括采用J2EE体系结构，MVC分层系统架构，WebServices标准数据通讯方式,XML规范接口技术等。1.2.1.3.智能化交互感知服务与应用智能化交互感知服务依附泛在网络，借助Pc浏览器、自助终端、手机、Pad及感知设备提供面向用户的智能化交互服务。1.2.2.核心设计要点1.2.2.1. 最大化保护原有投

14、资智慈校园建设是一项科学的系统工程，必须本着“承接历史、照顾现状、考虑未来”的思路进行设计，使得最终设计的系统具备开放性、标准化、易扩展、易升级的要求。在应用系统整体化、功能化和规模化的同时，保证系统在技术上、经济上的可持续发展，能支持用户数和业务量不断扩展的需求。本次项目项目的建设需要综合考虑对原有投资的保护，兼容原有的系统、教育资源，保护已有投资，保护并利用这些系统已积累的宝贵数据资源。1.2.2.2. 多元化资源模型，深层次资源利用分析网络教学环境的特点，梳理辅助教研、学习、活动的所有资源类别（可包括：教学资源、教辅资源、培训资源等）；同时，构建不同的资源组织模型，如：按课程类别、按学科

15、、按专业、按年级、按对象、按作者、按时间、按教师工作组等。进而，通过简单、易用的课件制作工具，开发出各类高质量、符合教育教学需求的优质资源；另外，可以整合第三方的资源，达到加快优质资源建设的目的。同时，依托于先进的云技术、SNS等技术，简化对资源的管理过程，提升资源的利用效率。一方面，未来可通过云计算技术简化资源存储的难度，实现对资源的统一存储、统一管理、弹性扩展、按需分配的需求；另一方面，可利用SNS技术中好友、订阅、分享等手段，实现资源的口碑式快速传播，促进教育资源的共享和知识的进一步沉淀。1.2.2.3.创新型协作模式，个性化服务体验充分挖掘Web2.0、SNS等技术在协作模式上的应用于

16、创新，不仅需要完成对于现有教研群组模式的管理、渗透以及改变，还要转移到教研项目管理、知识管理、日常沟通等技术性维度，更应深入到变革现有教研组织结构、流程的层面。同时，通过实践社区COP(CommunityofPractice)的理念，实现隐性知识传递和显性化的目的；并充分结合知识地图和搜索引擎完成用户找知识的过程，实现知识的主动式推送。通过对不同群组、不同协作应用空间的构建，达到“从告知到对话，从驱动到互动”的目的，真正展现“可衡量的效果、互动式体验、精确化导航、差异化定位”四个维度协作互动的精髓所在。1.2.2A.灵活式分析模型，智能化决策支持基于对资源建设、教研协作过程产生的数据深度挖掘与

17、分析，构建低成本、高效率的决策支持平台，发掘信息价值、预测未来走向，适应学校教学需求的不断变化，有效帮助各级领导随时掌握教学发展动态。系统的设计，将以领导、用户关注内容为中心，依赖高效、智能的Bl数据智能分析工具，提供围绕教学、资产、科研、学生为主题的数据分析，依赖于不同维度的对比分析、时间的趋势分析、不同视角的平衡分析、逐层下钻的业务分析，达到服务于管理、服务于领导决策、提升学校核心竞争力的目的。1.3.设计思想与建设原则平台的设计需要考虑到学校信息化建设的基本需要，再结合相关信息化服务手段，以实现功能性和非功能性需求，同时避免形式化、没有特色。核心设计思想坚持“以人为本”，以“需求为导向”

18、，以“应用促发展”的设计思想，紧密结合教师、学生关注，家长关心的热点资源及实际教育工作，通过智慧校园建设网聚优质资源，服务大众，全面实现校园的智能化、公共化、服务化，达到提高教育、学习、办公质量和效率的目的。(1)统一管理平台将使用统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制；通过组织和业务流程再造，推动教师进行教研创新、管理创新，实现数据标准化、业务流程化和决策智能化；进而构建一个使各类资源充分共享、各类信息充分流通，各种新的教学方法、管理方法及文化宣传得以广泛应用并能和外部国际互联网沟通的构架合理的环境。(2)统筹规划，资源共享强化学校对智慧校园的规划、投入、管理及绩效考核，重点做好顶层

19、设计、标准规范、政策环境、信息安全等方面工作。加强跨领域业务系统的整合，既要避免重复建设、信息多头采集，又要满足各业务领域发展需要。(3)梯度式推进，务求实效。坚持基础设施先行，应用服务主导，平台搭建的建设路径。1.3.2.建设主要指导原则鉴于学校的实际特点，我们认为进行项目开发时，应该严格遵循如下几项原则：(1)总体规划，分步实施信息化建设是一项系统工程，一定要做好整体规划，避免无序建设；要循序渐进，分步实施，做到建设一个、应用一个、成熟一个，完善一个，逐步形成各类技术规范、建设规范和应用规范。特别在应用系统的建设上，要根据业务部门具体的情况进行建设，既要有整体的时间规划，又不能在条件还不成

20、熟时仓促上马；另一方面，还要统筹与兼顾好学校特色应用的情况，如果学校发展需要加强某些方面应用系统的开发，则要保证投入足够的人力物力，优先发展急需的应用系统。(2)整合过渡，保护原有投资学校已经建成的软硬件系统，在教学、管理、社会服务等各方面发挥了重要的作用，但随着学校事业发展也逐渐暴露出不少问题，必须以新一轮智慧校园建设为契机，整合原有系统的软硬件设施，保护原有投资。(3)实用性，可管理主要技术和产品必须具有成熟、稳定、实用的特点，要树立一切为师生用户服务的宗旨，让教职员工能够使用方便；同时也要便于管理，智慧校园的建设，会将大量的数据集中在一起，对管理工作带来全新的挑战。(4)先进性，可靠性系

21、统设计既要采用超前思维，用到先进的技术和方法，在一定的时期内保持系统的先进性；又要注意系统的可靠性和稳定，不建议使用不够成熟、会降低可靠性的方案和技术。运行稳定可靠是首先要满足的，应从系统结构，技术措施，系统管理等方面着手，确保系统运行的可靠性和稳定性，达到最大的平均无故障时间。(5)开放性，易扩展智慧校园应是一个开放的且符合业界主流技术标准的平台，在数据标准、协议等方面要遵循标准化原则，尽量使系统结构模块化，操作平台之间的相互依赖度减小。不依赖于某个厂商的产品或技术，系统要具有开放性特点，容易升级和扩展。(6)协调发展，突出应用智慧校园建设的各个环节相互依赖，任何一个环节的建设都离不开其它环

22、节。要厘清各个环节内在的逻辑关系，制定合理的分步实施规划，以确保各项内容的协调发展。(7)安全性，易维护在应用平台设计中，既要充分考虑信息资源的共享，更要注意信息资源的保护和隔离，应分别针对不同的应用和不同的网络通信环境，采取不同的措施,包括系统安全机制、数据存取的权限控制等，便于维护和保障，使智慧校园安全运行。(8)寻求最佳的性能价格比进行科学的投入产出分析，力求应用系统的设计能客观地反映实际需求,寻求最佳的性能价格比。第二章实施方案2.1. 项目实施方案项目实施组织实施进度计划2.2. 项目组织构架及工作职责221.项目组结构图222.项目组职责2.2.2.1.小组划分角色/小组职责PMO

23、负责项目的总体协调及监督。项目经理协调和管理开发方项目组人员，代表开发方与用户方接洽，处理项目中各项事务。角色/小组职责商务经理代表开发方处理与用户方有关的各项商务与采购事务。技术经理负责软件开发方面的技术事务，协助项目经理协调和管理开发方项目组工作。需求分析组负责进行需求调研，撰写需求报告。设计组负责软件的总体设计和详细设计。开发组负责软件的编码实现。测试组负责编制测试计划、测成大纲，执行对软件的测日活动，撰写测试报告。配置管理组负责管理项目开发过程中产生的各种文档和工作产品。现场实施组负责现场安装、调成等工作。(1)领导小组责任负责审批项目实施工作的整体计划安排。负责和有关单位的协调工作。

24、负责按合同条款监督、检查本方的工作。负责项目实施中各专业组的组织、协调和监督工作。负责项目阶段性的工作总结和部署。负责双方领导小组沟通。负责制定并执行项目实施工作的整体计划安排。负责有关单位的协调工作。负责按合同条款监督、检查本方的工作。负责项目实施中各专业组的组织、协调和监督工作。负责项目阶段性的工作总结和部署。负责制定项目实施过程中的各项管理制度。负责规范工作文档。负责项目实施进度的考核与计划调整工作。负责项目实施中的资源调配。(2)人员组成及要求：业务主要负责部门领导，乙方项目主管。项目协调人：办公软件熟练掌握，文笔好，有相当的协调和沟通能力。负责项目过程记录、文件管理、计划落实、结果跟

25、踪。2222信息组(1)工作职责负责项目实施工作中数据库、网络、程序和一般信息系统的支持、维护管理工作。负责软件系统的配置、管理工作、客户化工作。业务需求的整理，测试以及最终用户的业务培训。负责数据对应及到入工作负责项目实施工作中日常行政事务和工作文档的收集整理。负责收集、整理、上报各专业组的工作情况。负责整个项目实施过程中日常进度的写实工作。完成实施小组交办的其它任务。(2)人员组成及要求IT人员，有一定开发能力、数据库知识。(3)时间类型全职2.2.2.3. 项目组(1)工作职责负责提出辅导员办公平台项目组的业务需求。负责提供现有业务流程并协助优化、改造业务流程，业务需求的整理，测试以及最

26、终用户的业务培训。参与制定辅导员办公平台数据编码方案。审定数据资源管理的标准，审核数据录入的规范性、准确性和完整性。负责收集和提供相关资料。完成项目实施小组交办的其它任务。(2)人员组成及要求学工管理负责人，主要业务精通人员。能够对本部门的业务流程建设进行设计及决定权。(3)时间类型全职2.2.2.4. 顾问组(1)工作职责负责系统的总体规划。负责对项目总体进度的制定和控制。负责对现有业务流程并协助优化、改造业务流程，业务需求的整理，测试以及最终用户的业务培训。参与制定编码方案。审定数据资源管理的标准，审核数据录入的规范性、准确性和完整性。负责对软件系统问题进行解释和进行开发。在业务上提出解决

27、方法。完成项目实施小组交办的其它任务。(2)实施方人员组成及要求项目经理：1人，负责项目总体计划的制定，总体方案的把关，项目质量的控制，项目组织沟通，项目进度的控制。负责对公司总体业务进行调研,分析管理现状，梳理管理流程，建立新的管理制度、部门岗位责任、管理考核指标。负责对辅导员办公平台等业务结合学校现状和管理软件的理念进行新业务流程的设计。并负责指导专业组学习共开展项目小组业务工作。项目助理：1人，负责系统配置、操作手册编写、系统测试、文档编写工作。研发工程师：8人，负责对系统的技术问题，如数据库问题、报表开发、数据检查、二次开发、接口开发工作。系统分析师：1人，负责安排数据采集组数据采集计

28、划、参与数据采集规范的制定，制定数据采集表，数据采集工具培训，并控制检查数据进度、历史数据迁移工作、检查数据采集质量，数据导入工作。实施工程师3名(含开发、测试、配置管理等)，完成平台的部署和初始化工作，能够进行日常的操作与维护平台系统。(3)时间类型项目经理：全职。项目助理：全职。研发工程师：全职。系统分析师：阶段性全职。2.2.2.5. 实施工作环境要求项目组工作区域：满足810个人的电脑工作环境，（桌子、凳子：8-10套）；项目组会议区域：满足项目组内部讨论和工作汇报；A搭建4个用户使用的计算机网络环境、网络连接端口、电源连接端口、网络连接线；直线电话一部，内部电话一部；书写黑（白）板一

29、张、白板笔笔若干（多颜色）；2M*1.5M项目管理文件夹10个以上，装订文件工具；培训服务器一台；第三章工程管理3.1. 31.项目计划管理3.2. 1.项目总体计划项目准备阶段，根据实施方的实施方法论、实施任务及要点，制定总体计划并双方确认。项目启动后，根据实施任务及现场工作实际情况，确定最终项目实施总体计划及详细进度安排。控制关键节点的工作进度，确保总体进度符合预定要求，可根据情况灵活调整具体步骤的实施顺序和进度。出现重大变更或其他事件影响系统总体进度，需及时向项目组双方领导汇报并及时调整计划。3.2.2. 详细执行计划根据项目进度的要求，项目经理分阶段制定切实可行的工作计划，明确规定每个

30、项目组成员的任务，定期检查任务完成的情况和质量，是保证项目顺利实施的重要保证。工作计划管理包括以下几点：根据项目总计计划及实际进度编制工作计划，并经双方批准。定期做出工作小结，总结当期工作，说明未完成原因及改进建议。项目进展状况汇报，定期将工作内容汇报至项目领导小组，推动项目总体进展。需要提交的相关文档和工作包括：工阶段工作计划1阶段工作小结J每周工作计划X每周工作小结3.2.3. 计划执行控制(1)每周举行例会(如周五下午)讨论本周工作计划执行情况和下周工作计划。(2)预定当周完成的工作未能在周五前完成的，相关工作负责人需书面提交说明及工作完成计划，经项目组双方经理同意后，根据约定的计划完成

31、工作。(3)必要情况下，要求项目组成员加班完成当期工作以确保整体工作进度。(4)项目组指定专人负责管理每周工作计划及其执行情况的整理和汇总，并定期提交领导审阅。(5)对于不服从项目组安排或者无法完成项目交付的合理工作任务的人员,根据项目组管理制度，应及时向项目领导小组双方高层反馈，不排除人员调整和其他处理方式。3.3. 项目沟通管理3.3.2. 项目例会制度(1)项目实施核心小组除周五外每工作日下午17:OO召开项目日工作例会，汇报当天工作结果和问题，对重要工作进行进度跟踪和结果检查，并安排第二天工作。(2)项目实施小组组织每周五(六)下午16:00召开项目周工作例会。a)各实施小组在例会上总

32、结本周工作计划执行情况，提出并讨论解决实施过程中遇到的问题，不能当场解决的问题另开专题讨论会解决,重大问题可提交至领导小组讨论解决。b)讨论与确定实施核心组或项目经理提出的下周工作计划并发布执行。(3)各工作组组长必须出席例会，若因有事不能出席必须指派代表参加例会，指派的代表全权负责本组工作。(4)项目实施周工作例会的会议纪要需以书面形式抄报项目领导小组。(5)在项目实施的各个重要阶段，召开阶段工作会议，总结、讨论在前一阶段工作中取得的成绩和存在的问题，布置下一阶段的工作计划。(6)各种会议均专门指定会议记录员，会议结束后把会议纪要发至相关部门。会议记录员同时负责参会人员考勤工作。(7)会议统

33、计，对会议进行编号，记录会议主题，召开时间，范围、主题、参与人员，并将会议纪要作为附件，将存放路径等信息都放入Excel表格，方便进行实施后阶段的统计和管理。3.3.3. 项目汇报制度(1)项目实施小组每月至少向项目领导小组汇报一次项目实施的进度、质量、存在问题等情况，确保项目领导小组对项目实施过程的跟踪与监督。(2)项目实施情况的汇报以会议或报告的形式进行。项目关键节点或者重要工作汇报以会议形式为主，要求所有相关人员到会。(3)项目汇报沟通或汇报会议的相关结果需以书面形式抄报项目领导小组及所有项目组成员。(4)项目实施过程中形成的重要文档由项目推进(实施)小组负责上报至项目领导小组。32.3

34、.项目状态报告每周末项目小组都要把项目当前总体状态、工作内容、反馈处理等信息汇总成项目状态报告，提交给项目领导小组和项目组所有成员，方便所有人能够清楚知道项目状况，并进行合适干预和协调。项目状态报告包括以下内容：(1)项目的总体情况。(2)人员到位情况。(3)项目当前阶段。(4)当前周工作任务。(5)项目下周安排。(6)项目当前问题及解决情况。(7)项目所有活动累计。3.4. 项目文件管理3.5. 1.文件命名及存储规范(1)按照实施阶段建立统一的项目文档存放路径和存放标准，分门别类管理所有文件。(2)项目准备阶段，项目组就一般性沟通文件规定项目标准格式和文件模板,确保项目文件形式的统一性；同

35、时就文档的命名规范进行统一，所有项目阶段文档一律按相关规范命名和编写。(3)指派专门人员负责项目文件的版本控制，确保项目文档版本一致性，保证所有人员都能够在一个正确、一致的框架下开展后续工作。(4)所有过程文档和结果文档都按项目文件管理规范进行存储管理：a)所有电子文件、硬拷贝都有存储，重要阶段文件定期备份到服务器指定文件路径或其他存储设备上。b)重要纸质文档或书面提交材料，统一编号，记录相关信息后归档管理,并制作目录用于信息检索。3.5.2. 文件发布规范(1)发布规范所有工作计划、安排、项目汇报文档由项目组指定专人负责统一发布;会议纪录或沟通概要，由会议纪录员负责整理，提交会议主持人或项目

36、双方经理审阅后统一发布；重要项目工作文档、工作确认文档、正式沟通材料需经相关人员审阅无误后再指定人员发布；电子文档文件以附件形式发送时，在发布时需要简述内容并提醒人员接收附件。所有文件发布需要根据项目规定的发布渠道进行发布，未经协商及相关人员确认，不得随意更改发布渠道和发布方式，特殊情况下(如不可抗力导致邮件或电话系统不可使用)，需要及时通知所有人员并说明情况。(2)文件规范所有发布文件必须填写文档中的版本控制信息，并按规范命名后发布。发布信息如果出现错误，由发现人员提报发布人和相关人员处理，修订后更新版本信息重新发布；重要文件的修改需保存原稿，注重过程文件的修改，禁止未进行备份就直接修改原文

37、。纸质文档发布需由发布人员送达接收人员并签字确认，项目组保留3份存档。3.5.3. 关键文档管理关键文档是指项目过程中的涉及重要项目信息、项目责任的文档或邮件等书面可追溯资料，包括但不限于以下部分：项目变更沟通及最终确定文件（纸质/电子）X项目阶段签署确认文件（纸质）X项目重要责任说明或事件记录，对项目整体工作或进度有影响的文件（纸质/电子）JU项目验收交付文档/备忘文档/商务往来文档（纸质/电子）此类文档纸质或电子文档需妥善保存并指定专人负责管理：所有纸质文档经相关人员签字确认后复印4份以上，编号存档，项目组保留3份。电子文档遵照相关规定及项目保密条款进行管理。3.5.4. 文件信息安全项目

38、组双方需严格尊重对方知识产权，未经双方许可，项目组实施文档或文件资料不得以任何方式提供给第三方。学校方应提供安全的网络存储条件，用于存放项目相关电子文档。实施方应妥善保管学校方提供的系统访问信息、学校运行数据等重要信息，未经授权不得以任何方式提供给第三方。信息保密要求为有限条款，但双方有义务为对方提供信息安全保障，降低由不可抗力或意外因素带来的风险或损失。3.6. 项目问题处理3.7. 1.问题定义及处理原则问题定义：项目组之间在进行业务需求改变、实施过程问题、系统应用、项目安排变化、项目组织形式变化等需要项目组双方沟通解决的工作都划归为问题；处理原则： 任何问题、需求，必须以书面形式递交和存

39、档； 确认为问题需要处理的事件需指定解决负责人； 暂时无法解决的问题，分析后提交项目组高层或相关方面解决； 问题的提交、解决过程、结论需详细记录并归档。 .4.2.问题反馈及处理流程问题方发现问题或新的需求：使用项目问题记录本详细记录问题表现，或需求的结果和目的；直接相关人员对该问题进行讨论，寻找解决问题的方法，记录解决结果,并当日汇报给项目经理；如果直接人员不能解决，问题相对重要，上报项目核心小组讨论解决；如果核心小组不能解决，上报项目领导小组确定问题的处理方案；问题处理过程中要落实问题跟踪人、负责人，记录问题处理过程和跟踪解决进度；问题负责人详细记录的解决方案，确认问题解决后关闭问题；每周

40、总结，定期检查更新项目问题表及解决情况；备注：问题记录样板文件参考35.项目风险控制3.5.1.风险定义将会导致项目实施的时间周期延长；将会导致项目实施质量失控；这些情况和事件都成为项目的风险问题，实施方、客户方和协作支持方都要求根据项目定义来确保负责范围内的项目风险问题预测；3.8. 2.风险处理流程(1)预测方提出风险问题并以书面形式递交和存档；(2)预测方、项目实施小组分析风险影响和应对措施；(3)预估风险结果并确定风险分担责任和方法；(4)责任方风险应对跟踪和情况汇报；35.3.常见风险业务需求不明，需求总变更；人员组织无保证；软、硬件条件准备不到位；项目计划执行不严格，任务拖沓；数据

41、采集不准确。系统推广不得力，不能够用起来。35.4.常见风险解决方法业务需求不明、需求总变更：通过详细的现场调研，并与校方管理高层详细沟通，落实项目目标。对于重要项目阶段文件，首先向项目领导小组进行阶段汇报，确保项目目标的正确性。人员组织无保证：提前落实项目组核心组成员的要求和工作时间要求，工作计划提前按照月度和周进行安排，让相关资源协调时间，保证项目整体工作进度。软、硬件条件准备不到位：提前提出项目的软、硬件需求，每周会议落实相关人员责任。项目计划执行不严格，任务拖沓：每日工作总结，每周安排周末1天机动，必须完成当周工作任务。数据采集不准确：成立专门的数据顾问，培训、主导和检查数据采集结果。

42、系统推广不得力，不能够用起来：提前安排好各个阶段的培训工作，让系统实施和系统推广同步执行，同时制定相关的系统使用制度，约束系统的正确使用。3.9. 项目变更管理3.10. 1.项目变更定义变更定义：对于已经同意的功能，或合同中已经明确的时间或费用进行修改的事务。3.6.2. 变更需求提出当项目组成员认为需要对合同规定的工作或其它项目内容进行修改时，可以起用指定的“变更管理通知”表进行变更提交的工作。同意“变更管理通知”意味着同意对总成本、功能、时间进度或其它可识别内容进行变化。任何变更必须通过指定的沟通文件递交项目经理。可以通过口头或其它沟通方式进行变更的介绍，但必须根据变更管理的文件要求提交

43、书面文档备案。3.6.3.变更评估及执行项目组负责变更的人员将要进行：(1)对提议的变更需求变更管理文件(2)抄送相关内部或外部的人员来评定(3)参照变更管理文件，进行变更备注的记录(4)调查变更的影响(5)评估不进行变更的影响(6)准备对变更的响应(7)在项目文件体系已有的变更管理目录中形成变更管理文件，除非拷贝该文件不能移走。(8)向项目经理询问是否有必要进行变更并取得执行变更的授权。(9)制定变更工作计划及执行变更。拒绝变更处理项目经理向变更负责人阐述拒绝理由并反馈至“变更管理通知”变更负责人或需求人可在条件满足后重新提交变更需求变更跟踪项目经理或指定的变更负责人跟踪变更事件进度，在项目

44、状态会议/项目协商会上和核心组审查变更，决定变更的紧急程度和解决方法，并将变更工作内容和工作结果记录归档备查。第四章完整技术方案4.1.供应商管理4.1. 对学校有合作关系的供应商进行全面管理，标识信用好、服务好的供应商,建立供应商评价系统和供应商画像，能够查看学校项目供应信息，有关于供应商的数据统计功能。4.2. 1.仪表盘供应商数据统计：可以查看学校现有和合作过的供应商数量，对评价好的和评价不好的供应商进行分类；可以查看正在进行和已经完成的项目数量。供应商黑名单列表：展示评价不好的供应商基本信息以及被拉进黑名单的时间。历年项目数据统计：有关于最近几年项目数量和所涉及金额趋势的图表统计，并能

45、导出相关数据。4.2.1 应商基本信息管理供应商检索：能够通过关键字、成立日期检索供应商。供应商列表：对所有供应商的基本信息列表展示，包含供应商名称、法人代表、注册资金和合作状态等；能够对供应商进行新增、删除、编辑和拉黑、移除拉黑操作。41.3.项目信息管理项目检索：能够通过关键字、项目名称、项目负责人和项目日期检索项目。项目列表：针对学校所有项目形成统计报表，报表内应包含项目名称、中标单位、项目日期、联系人、相关部门和金额等基本信息；可以对项目进行详情查看、编辑、新增、付款和评价操作；可设置项目评价人员。4.1.4 .项目评价项目检索：能够通过关键字、项目名称、项目负责人和项目日期检索项目。

46、项目列表：学校所有项目生成数据报表，报表关键字段应包含项目名称、中标单位、项目日期、联系人、涉及科室单位、评价次数和金额等；报表中可针对具体项目查看详情、做出评价。4.1.5 .供应商画像供应商基本信息：关键字段应包含企业名称、类型、法定代表人、统一信用代码、注册资本、成立日期、营业期限、登记机关、核准日期、登记状态、营业执照、住所和经营范围等。数据统计：可以查看该供应商参与学校建设的项目数量、涉及金额、已付金额、是否有黑名单记录和综合评价指数。4.2. 信息报送系统有关于校情的预案机制，一旦有校情能够快速准确通知负责人和相关部门;可以查看信息报送历史记录和详情，能够新增信息报送。4.2.1 仪表盘校情数据统计：有查看当前未处