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1、企业档案管理暂行规定第一章总则第一条为实现公司档案归档管理和管理利用的标准化和规范化，严格公司档案管理,保证档案管理有效性、规范性，更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和档案法实施办法的有关规定，结合本公司的实际情况，特制定本规定。第二条本办法所称公司档案是指公司在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对公司具有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的原始记录，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案，是准确、完整、系统地反映本公司经营管理活动的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。第三条公司档案属公司所有，受国家法律保护，但其中对
2、国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，公司应当按照有关规定妥善保管。公司及其工作人员（含签约、代理公司工作人员）都有保护档案的义务。公司工作人员在职务活动中形成的档案,其所有权属于公司。签约合作、代理公司履约执行公司相关职能部门职责所形成的档案其所有权属于公司。第四条公司应当加强档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。第五条公司档案管理工作遵循统一管理、分级负责原则。第六条档案管理要求：内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密；设施配套完整，存放保管
3、安全。第二章管理职责第七条员工在各项工作活动完结时，都应将工作中形成的各种档案材料交由所在部门的档案人员统一归档各部门当年归集的档案材料应于翌年6月底前完成档案整理和移交。第八条公司宜根据需要建立本公司的档案管理规章制度，包括各类文件材料收集、整理、归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等方面的规定，逐步实现档案管理的规范化和制度化。第九条公司设立公司档案室，由公司行政文员兼任档案管理员；各部门、子公司相应设立档案分室（档案柜），用旨定专人为档案管理员；对各种门类和不同载体的档案，由公司档案室和各部门、子公司档案分室（档案柜）保管。第十条公司档案管理职能部门的职责（一）认真贯彻执行党?国家有关档案工
4、作的方针、政策、规定和办法。（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。（）检查、指导公司、各职能部门的档案管理。（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。（七）组织对档案定期进行统计、鉴定、销期口移交工作。第十一条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）
5、负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（）负责检查、指导?口监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。第十二条职能部门兼职档案员职责（一）严格执行国家有关档案管理规定，制订本单位的管理措施。（二）及时收集、整理档案，按规定立卷建档，每年定期更新档案目录。（）办理档案查阅、借用、复制等利用工作，并及时收回归档，做好登记。（四）
6、加强档案管理，确保档案资料安全完整。（五）对保管期满和失去保存价值的档案进行鉴定、报备登记并办理申报销毁事宜。第十三条当年立卷归档的档案整理完成后，年度档案目录要逐级报审阅。股东会（董事会）是公司经营、管理的最高管理机构，董事长代表股东会（董事会）对公司管理具有最终监督权、指导权。董事长作为公司治理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终监督执行人员，是公司档案管理第一责任人。总经理（总裁）作为公司运营管理的高层管理人员，也是公司经营、管理的最终执行人员，是公司档案管理第二责任人。各部门负责人应加强本部门档案工作的监督检查。部门经理要对当年立卷整理归档资料的完整性、真实性要进行全面、细致把握，
7、确保没有疏漏。其他部门其他人员应当配合档案管理人员做好公司档案资料的收集、整理、归档工作。第三章档案分类第十四条企业档案的收集管理范围主要包括：（一）企业设立和资产、产权变动等方面的文件材料；（二）股东大会、董事会、监事会和职代会形成的文件材料;（）财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等;（四）劳动工资、人事、法律、行政事务管理方面的文件材料;（五）科学技术研究开发及技术引进、转让方面的文件材料；（六）产品生产及生产技术管理方面的文件材料；（七）质量管理、目标管理方面的文件材料；（八）知识产权和商业秘密方面的文件材料：（九）企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件材料；（十）物资
8、供应、营销管理方面的文件材料；（十一）仪器、设备方面的文件材料;（十二）境外项目管理方面的文件材料；（+）基建项目方面的文件材料；（十四）教育培训方面的文件材料；（十五）工会等群众组织形成的文件材料;（十六）其他具有利用和保存价值的文件材料。第十五条档案的分类（一）业务类档案是指：反映公司从事管理与经营等职能活动的各种真实记载，包括供应商、客户之间的各类往来文书等。（二）工程类档案是指：各种办公、动力、汽车等设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等资料；（三）文书档案是指：公司及各部门在各项行政事务、经营管理、党群工作中产生的各种书面记录和电子文档，是本公司基
9、本职能和历史概貌的真实反映。（四）声像档案是指：具有保存价值的照片、录音、录象带、光（磁）盘、及有关文字说明，它反映本单位各项活动的生动而形象的真实历史记录。（五）会计档案是指：会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核心专业材料，它是记录和反映经营业务的重要史料和证据。（公司财务部指定一名专人进行会计档案归类）（六）荣誉（实物）档案是指国家、省、市各级政府颁发给本公司或对在管物业的各种奖旗、证、杯、牌、匾以及知名人士的提词、条幅、字画等，是记录和反映公司荣誉和业绩的实物见证。第十六条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子资料可仅以电子形式保存，形成电子档案：（一）形成的电子资料来源真
10、实有效，由计算机等电子设备形胡口传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子资料，能够输出符合国家标准归档格式的等资电子文档，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;（）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子档案被篡改；（五）建立电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;（六）形成的电子资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的档案。第十七条满足本规定相关要求，单位从外部接收的电子资料附有符合中华人民共和国电子签名法规
11、定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子档案。第十八条各部门应及时对公司档案进行整理全面清理，需要归档保管的，按照有关类别和方法整理。第四章档案整理第十九条归档整理是指对档案材料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋），使之规范化、制度化的过程。第二十条档案整理应当遵循档案形成的规律，保持档案资料之间的内在联系，做到格式统一、分类科学、装订牢固、整齐美观、便于查询。第二十一条档案整理要求：（一）以公司制定的各类档案的归档范围和保管期限表为依据；（二）归档文件材料必须齐全、完整，凡有原件的，不能以复印件归档；（）文彳牛要用A4标准纸型，统一使用不褪色的炭素墨水或蓝黑墨水书写，书写要求
12、字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。第二十二条业务类档案归档整理要求：（一）按年度、机构、保管期限的方法组成案卷；（二）编写卷内目录，并排列于卷首，与案卷一起装订；（）封面统一，制式规范，装订成册；（四）用阿拉伯数字顺序编页码，统一装订字体；（五）将案卷放入统一的档案盒内（每盒装的案卷数量视容量而定），并填写档案盒面的内容；（六）编制卷内目录和案卷目录。第二十三条工程类档案归档整理要求：（一）区分设备种类、型号，按机构种类、型号的方法排列；（二）逐分编号，盖归档案章并填写相关内容（归档章样式与文书档案归档章同）；（三）编制档案目录；（四）装入专用档案袋（图纸折成A4规格），逐项填写袋
13、面内容。第二十四条文书档案归档整理要求:（一）以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为T牛。转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为T牛，来文与复文为一件；（二）区分文件材料的不同年度、不同机构（问题）和不同保管期限；（）以件装订，属永久和长期保管的档案必须使用档案专用不锈钢书订；（四）按年度、机构、保管期限的方法，采用阿拉伯数字顺序对每件归档文件材料编件号，以确定文件的排列顺序；（六）编制归档文件目录；（七）归档文件按件号顺序装入标准档案盒,并填写档案盒封面、盒背脊及备考表项目。第二十五条磁盘音像类（一）按磁盘音像的种类分别整理，集
14、中存放。（二）数据磁盘按内容、时间和单位Il页序整理，并在磁盘标签上注明单位、内容、时间，不同版本的系统软件及使用说明存放在一起，并注明软件名称、起用时间等。音像资料应制作有关说明，与音像资料一并存放。第二十六条会计档案（一）分凭证类，帐簿类，财务报告类和其他等四种方式整理立卷。（二）会计档案案卷的质量要求参照会计法规?口本公司财务管理的规定。（）会计档案目录由财务部兼职会计档案员负责集中统一按年度编制。第二十七条荣誉（实物）类（一）分别按时间顺序编号；（二）每一实物档案均要贴归档标签;（三）编制目录。第五章档案保管第二十八条各类档案（会计档案除外），由档案室保管，档案目录必须于每年六月底前送
15、交T分到公司本部档案室,由公司档案室编制公司各类档案总目录。子公司处撤并时,全部档案必须移交公司本部档案室。第二十九条公司会计档案和子公司会计档案，分别由公司财务部和各子公司档案室保管三年后，移交公司本部档案室集中保管。第三十条各子公司保管的档案应分部门分类排列，以方便查阅利用；公司本部档案室保管的档案应以全宗进行分类排列，并应有明晰的标引。第三十一条档案室必须门窗坚固、安全，窗户要有遮阳光设施，保持通风，室温保持在14-24摄氏度，湿度在45-60%以内，要经常清洁，无杂物堆放；要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。第三十二条档案进室或借出、移交，要进行登记，每年要对室藏情况进行一
16、次清点，发现问题及时采取措施。第三十三条综合档案室要建立全宗卷，将在管理本全宗过程中形成的，能够说明本全宗历史情况的各种文件材料，组成专门案卷。第三十四条档案员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。第三十五条要定期进行库藏档案的清点核对工作。档案室应做好帐物相符的统计工作，库藏档案因移交、销毁等注销帐户时，要保留依据。第三十六条要经常检查档案的保管情况，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。第三十七条档案借出，必须严格执行审批和登记手续，归还的档案须及时整理入库上架。第六章档案的保密第三十八条公司档案密级及保密期限应在文件材料形成或收文登记时标识，密级分为三级，即机密、秘密、普通。(一)机
17、密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理决策、财务档案等。(二)秘密档案包括：ISO质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司文件、工程图纸、工作计划、总结等。()普通档案包括：公司的通知、通告、公司对业主公开的文件等。第三十九条档案保密制度（一）档案工作人员要严格遵守党和国家有关保密工作的规定，遵纪守法，忠于职守，自觉维护公司的秘密。（二）档案工作人员不得私自将档案材料带出本公司或借给他人，严禁携带档案材料到公共场所。（三）严格遵守和执行档案借阅审批手续，按批准范围查阅档案。摘录或复印秘密以上的档案材料，应通过机要部门传送。（）坚持做到六不：1.对档案内容不该说的绝对不说
18、;2 .不该借阅的绝对不借；3 .不该复印、复制的绝对不复印、复制；4 .不在公共场所、私人通信、非保密本、普通电话、电报、邮件、谈论、记录，传达属于国家的机密档案；5 .不在不利于保密的地方存放和携带属于国家机密的档案；6 .mE档案工作人员，不得随意进入档案库房；（五）按上级有关规定，配合保密部门，做好密级档案的鉴定、降密和解密工作。第七章查阅利用第四十条公司层领导可查阅公司所有档案；部门负责人可查阅本部门所有档案，公司员工根据审批查阅有关档案。第四十一条查阅、借阅、复印：均应在档案室的文件查阅、借阅、复印登记表中登记。第四十二条单位应当严格按照相关制度利用档案，在进行档案查阅、复制、借出
19、时履行登记手续，严禁篡改和损坏。单位保存的档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。档案借用单位应当妥善保管和利用借入的档案，确保借入档案的安全完整，并在规定时间内归还。第四十三条复印密级档案的，机密档案报公司主要领导审批；归档的秘密档案的由档案管理职能部门分管领导审批；普通档案由档案管理职能部门领导审批。第四十四条借用档案的单位或个人未经公司领导批准，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拆散、翻印、转借或破损档案。第八章档案销毁第四十五条每2年对档案的保管期限进行一次清查，超过保管期限的，由各档案员列写销毁清单，交由档案室档案员汇总后，报档案管理职能
20、部门领导审核，经审核无误后报公司主要领导批准，由档案管理职能部门领导指定2名人员监销，并在销毁档案清单上签名，然后在相应的档案目录上注明销毁字样。第四十六条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。档案的保管期限，从自然年度终了后的第一天算起。第四十七条公司应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限；对保管期满,确无保存价值的档案，可以销毁。第四十八条档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位法务、商务、行政、人事、财务、审计等相关机构或人员共同进行。第四十九条经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下
21、程序销毁：（一）单位档案管理机构编制档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。（二）单位负责人、档案管理机构负责人、档案立档机构负责人、档案管理机构经办人在档案销毁清册上签署意见。（三）单位会计档案的销毁，按照财政部、国家档案局有关规定执行。(四)电子档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、立档管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。第五十条公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的档案，按照国家档案管理的有关规定处置。第五十一条公司单位之间交接档案时，交接双方应当
22、办理档案交接手续。移交档案的单位，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接档案时，交接双方应当按照档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在档案移交清册上签名或盖章。电子档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子档案的准确、完整、可用和安全。第五十二条单位档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。第九章整理规范第五十三条档案封面
23、要素规定(一)页边距：上下右均25mm,装订侧一般位于左侧，横向排版时，左侧页边距为30mm,竖向排版时为25mmo（二）案卷号位于右上角，其样式如案卷号：KJZB-2020-003或案卷号：KJZB-2020-02/03,案卷号用楷体小二号字，KJZB-2020-003用宋体字，分别表示档案类别、档案年度、本类档案册数JiI页序数。（）档案封面主标题信息如法规管理文件、工作管理文书等字样，字体为方正粗宋或大标宋简体，大小为小初，标题居中设置。（四）档案封面副标题是卷内档案内容，可能是T牛，也可能是类似的多件归档。档案封面副标题采取圆括号（）居中设置，字体采用楷体，小二号加粗。（五）公司LOG
24、O,一般位于副标题下一行居中排列。（六）单位名称标注在封面下端装订时间之上一行，居中设置，字体字号按楷体小二号加粗。（七）装订时间为位于封面下端，以汉字形成标注档案整理归档完成时间。居中设置，字体字号按楷体小二号加粗。第五十四条卷内目录要根据档案资料的类别，稍有不同。其要素主要包括：上侧标题为：顺序号、案卷标题、页码、文件号；下侧为立卷单位信息：立卷部门、案卷副标题、案卷起止时间、档案类别、案卷号、卷内页数、保管期限、负责人、立卷人等要素。第五十五条案卷封底附件主要包括档案保存期限及代码表，条件具备的情况下附年度档案目录。第十章附则第五十六条本规定由行政职能部门或办公室负责制订、修改，并负责解释，经总经理（总裁）审议后报董事会审批。第五十七条各职能部门应结合本部门实际，参照本办法拟制职能部门的档案管理实施细则或办法。第五十八条本办法自印发之日起执行。
