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1、文件信息控制程序文件编号：HK-QP-Ol编制部门：人力资源部版本/版次A/0制定审核批准总页数6发行日期2020-01-051 .目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，防止采用作废或失效文件。2 .适用范围适用于公司质量管理体系相关文件、资料的控制。3 .职责3.1 质量手册由管理者代表负责组织撰写，总经理核准。3.2 人力资源部负责公司文件和资料控制系统的管理及实施，包括文件分发、回收、销毁及管制，并编制受控文件清单对文件进行控制。3.3 文件拟案、修订及废止，由相关文件的核准人核准，原拟案部门执行。3.4 各部门负责与本部门有关的文件、资料及质
2、量记录的控制。4 .定义1 .1受控文件：文件发布前需经授权人批准，以确保其适宜性。受控文件需编号及依版本版次加以管理，分发时需加盖受控文件章，文件变更时，须通知持有部门更换，其作废后应予回收或销毁。4 .2非受控文件：仅提供资讯作为参考，变更时不需更换，也无须收回文件。5 .作业内容5.1 公司管理体系文件共分为四级，文件的制订、审查、核准和控制如下：文件名称文件级别制订审查核准控制部门质量手册一级管理者代表管理者代表总经理人力资源部程序文件二级部门负责人管理者代表总经理人力资源部指导性文件三级相关部门主管部门负责人经理级以上人力资源部记录、表单四级相关部门主管部门负责人经理级以上人力资源部
3、5.2文件编号系统5. 2.1文件编号规则5.1. 2.1.1管理手册一级文件的编号为HK-QMoHK代表公司名称，QM表示管理手册。5.2. 1.2程序文件的编号为HK-QP-。HK代表公司名称，QP代表程序文件；QP后两个口代表管理体系文件的流水号。5.3. 1.3三、四级文件编号为Hk-;HK代表公司名称，HK后两个口代表文件类别，最后三个口代表文件的流水号。文件类别代码规则：代码类别代码类别GL管理文件（管理制度/管理规范）CZ设备和仪器操作规程JY检验标准类（检验规范/控制计划）QR四层文件（记录/表单）GY工艺文件（产品作业指导书）5.2.2外来文件编号规则外来文件编号以原有编号为
4、准。如无编号，其编号为QEQE代表外来文件，其前面的六个口代表年月日，后面一个口代表外来文件的顺序号。5.2.3文件编号应依顺序号不得有重复编号或跳号现象出现。5.2.4版本/版次A.版本编号方法：前一个口表示文件的版本号（编号从AZ）,后一个口表示修订次数（编号从05）。外来文件版本以其本身的为准。B.版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，当修订次数大于5次时即需升级版本，例如：AOfA1、A5-B0;文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：AI-BO5.2.5页次统一以“第几页/总几页”表示，如“1/4”表示四页中的第1页。5.3文件分发
5、、回收作业5.3.1经颁布发行的文件，人力资源部以受控文件清单列管，并依文件的相关责任单位，影印适当份数并加盖“受控”章分发，收文部门签字，记录于文件分发回收记录表中，所有文件自发行之日起生效。5.3.2对于三阶文件分发及缴回，因涉及到制造、品质或客户、厂商，需要单页发放,有关作业说明规定由现场管理人员直接到人力资源部领取，并记录于文件分发回收记录表中。5.3.3 对于四阶表单分发及缴回因使用的范围比较广，可按实际需要自由调配，但必须确保是现行有效版本。5.3.4 修订及废止时，人力资源部依原分发单位回收所有旧版文件，注意数量、内容完整性，记录于文件分发回收记录表中。5.3.5外来文件的分发A
6、.客户提供的规格及技术资料如光盘、图样、样稿等，由客户服务部建档管理，相关部门申请领用。B.外来的标准、规定（如ISO、GB、行业法规）等由人力资源部保管，供各部门借阅参考，除有实际需求申请经核准发行外，则不予发行，如发行须由适当对外部门代签收，分发时应加盖发行章，失效或作废文件不予回收。5.4文件修订、废止、销毁作业5.4.1文件的修订当需要对文件修订时，相关部门应将修订理由及修订详细内容填写于文件变更申请表，交文件原审查、核准人员批核后，把修订好的文件交由人力资源部进行打印，换版归档，依5.3办理发放。5.4.2文件的废止当文件到期或需要废止时，由相关单位填写文件变更申请表，经审查、核准后
7、作废。5.4.3文件修订、废止后，旧版失效文件自动作废，人力资源部回收旧版文件，作废原稿加盖“作废”章，保存一年，其余立即销毁。5.5文件的档案管理5.5.1文件影印只能由人力资源部依据文件的相关责任部门影印适当份数，其它使用部门不得影印任何正式文件。5.5.2文件分发份数如不够或多余等情况，由相关使用部门主管直接与文件原制作部门主管协调，再作调整。5.5.3在执行过程中，文件如有缺页、破损、字迹不清等不完整情况或遗失，相关使用部门填写文件补发申请单向人力资源部申请，不得借（调）其它部门文件以影印方式自行处理。文件中心于补发同时回收被损坏的文件，到期销毁。5.5.4人力资源部须于更改版本或版次
8、的次月发行其保管所有文件的受控文件清单，供各使用部门核对所使用文件是否为最新版本/版次。5.5.5现场使用的文件必须置于作业场所，非现场使用的文件，则由各使用部门指派专人自行集中管理，任何人不能在正式文件上加注任何文字、符号等，以确保文件的正确性。5.5.6文件的借（调）阅非使用部门借（调）阅正式文件，须先由此部门主管或其代理人申请，由管理人核准后方可借（调）阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期未归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。5.5.7电子档文件管理公司所有电子档文件必须由人力资源部进行保管。人力资源部建立共享文件，各部门可在共享文件件进行浏览及查阅。人力资源部
9、还需对所有电子档文件进行拷贝保存，避免因电脑或其他因素导致文件丢失。5.5.8风险管控公司所有未对外公开文件、特有技术及己有的市场制高点信息由文控专员统一进行管理，以防止组织文件的流失与信息泄露；公司体系所涉及的各部门风险评估、机遇及相关方资料需及时对表单进行更新，以确保表单的有效性。5.6外来文件的控制5.6.1外来文件的归档、更改和销毁等管理与公司文件管理相同。5.6.2外来文件的发放见5.3.5o5.6.3外来文件包括如下：A.国家及行业的法律、法规性文件B、国际、国家标准C.行业标准及企业标准D.客户图样、光盘、样稿、产品规格、规范等5.6.4外来文件更改时的接收因外来文件主要是客户图
10、样、光盘、样稿，按正常手续接收后，难免会有一些改动，如果客户不能及时提供更改后的有效版本，这时可先通过电话、Email.传真将要更改的地方指出，以方便我方更改。但在正式确认更改有效后，一定要出具有效的版本给我方做留底依据。6 .使用表单6.1 受控文件清单6.2 文件分发回收记录表6.3 文件变更申请表6.4 文件补发申请单7 .相关文件7.1 记录信息控制程序”附件一：文件控制流程图相关文件与使用表单流程权责需求部门各部门负责人行政部行政部管理者代表总经理行政文员行政文员行政文员行政文员行政部公司规章制度文件制订/修订/废止申请表文件信息控制程序文件信息控制程序文件目录一览表文件发放回收记录表文件发放回收记录表文件发放回收记录表记录信息控制程序
