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1、ERP项目文档管理经验谈【摘要】随着信息化的进一步推进，ERP项目文档管理作为一种资源管理方式,越来越受到重视。项目文档管理工作既是对已完成ERP项目的总结,也是后续工作可借鉴的宝贵资源。本文从项目文档管理的重要性出发，结合笔者工作实践，分析项目文档管理工作中存在的不足，探讨改进项目管理工作的途径。【关键词】项目文档管理电子文档服务器一、引言项目文档管理，是指在ERP项目实施过程中，将项目产生的文档进行收集管理的过程。ERP实施项目的过程中会产生大量的文档资料。项目文档管理的对象从介质上分为电子文档和纸质文档两大类；从项目过程方面可分为项目前期准备、蓝图设计、系统实现、上线准备、上线后支持和运
2、维六个阶段的文档。从内容上进行区分，项目文档大致可以分为交付文档和非交付文档两大类。交付文档,是项目成果的展示，也是项目验收的重要依据。非交付文档主要记录了项目实施过程中的重要信息，通过归纳和分析，可以对该项目的经验、教训加以总结，便于在后续项目的实施中举一反三、趋利避害。项目文档既是项目验收、上线验收、竣工验收的主要成果展示，同时也是同事间交流学习的良好媒介。做好项目文档管理工作将有助于提高部门项目管理的水平。如果文档管理在项目实施中未受到相应的重视，可能会导致问题产生后无据可查，项目成果不能全面呈现的后果，遇到验收检查更是会捉襟见肘，难以应对。可见，项目文档管理对于一个项目的平稳运行有着至
3、关重要的作用，其重要性不容忽视。二、项目文档管理存在的问题目前，ERP实施项目比较重视项目文档的管理工作，但在细节上仍有提高的空间。笔者负责上线文档验收和竣工验收的文档资料准备工作，整理电子和纸质文档上万份，总结工作经验，探讨在项目文档管理工作方面存在的问题。缺少修改记录和责任人记录，文档历史不可查由于项目人员流动，项目文档从创建到修改、再到交付，可能会由不同的顾问来完成。有些文档并未标明作者和负责人信息。一旦出现问题，很难追溯到当时的负责人查明情况。纸质文档，可能会因为人员流动等客观原因，更换保管人。项目文档缺少历史记录，一旦更换文档保管人就会造成工作的断档，给后续文档的维护和运维工作带来不
4、便。缺少目录索引，文档存放没有统一的路径项目文档存放路径不统一。以“项目章程”文档为例，有些项目把该文档存放在项目文档的最后一个文件夹“项目管理文档”中，有些项目则存放在第一个文件夹“项目前期”里，还有的项目存放在名为“其他”的文件夹内。可见，项目组是按照自己的工作习惯，而非统一模板，来存放文档。同时，项目文档特别是过程文档缺少标准化的文档目录索引。查找文档资料非常不便。笔者在整理验收资料的过程中，经常需要尝试着打开十几个文件夹以后，才能找到正确的文档。在文档查找上浪费了时间，降低了工作效率。电子文档服务器建设需完善电子版项目文档通常存放在文档服务器上，并刻录光盘。光盘作为备份，一般妥善保存不
5、外借。电子文档服务器则是咨询顾问查询文档、学习经验的常用工具。电子文档服务器还存在偶尔不能登录的问题，影响文档查询效率，进而影响工作。服务器稳定性有待完善。尚存在文档服务器使用者误删文件的情况。虽然事后可以弥补，但应避免类似不必要的损失发生。文档模板、命名、版本规定有待加强面对各类纷繁复杂的文档，各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，影响项目文档的专业性和严谨性。所以在文档管理过程中需要建立一套完善的文档模板。项目文档的命名存在缺乏规范的问题，缺少一套有效的文档命名规范体系。有些文档创建者忽视文档命名的重要性，经常直接用文件的默认名称，或者使用简称，造成项目文档命名多样化
6、，以及名称含义模糊的情况。造成使用和沟通方面的误解，也会给后续的验开启工程建设信息化之路收工作带来极大的不便。文档版本缺乏统一的制定规则。最终版的标示不明确，增加查找的困难。三、项目文档管理建议项目文档管理应遵循集中管理、分类归档、简便检索、安全共享的原则，可从以下四点入手，改进文档管理工作。管理项目文档做到及时、集中管理项目实施过程中产生的文档应及时收集。尤其是蓝图和单元测试、集成测试阶段，生成的电子文档和纸质文档数量大，且此时项目工作繁忙，容易在文档管理上出现怠慢。项目组成员需要做到产生文档立即分类归档、妥善保存。集中管理是指文档应该由项目助理负责。文档不再由各模块顾问分散管理，而是由项目
7、助理从模块顾问处收集，集中保管。这可以减少文档混乱、甚至遗失的风险。创建文档经办人记录和修改记录项目文档管理是一个长期、系统的过程，需要准确记录文档的修改信息，方便后续工作。创建文档经办人记录，每位项目文档负责人应撰写项目文档管理报告，包含纸质和电子项目文档的数量、是否完整等详细信息（表1）。在更换文档负责人的同时做好工作交接，并列好文档经办人信息表（表2）,方便追溯责任人，避免因换负责人而丢失项目文档信息。XXXX项目文档情况收项目阶段文档名称版本数量是否完整存放位置备注电子版（路径）纸质版（有无签字）（文件柜号码）表2文档经办人信息表项目/文档名称经办人姓名联系电话电子邮箱负货时间上一任经
8、办人姓名建立目录、简便检索为了能在纷繁复:杂的项目文档中找到需要的文档，应建立完整的文档目录。建立目录之前，首先要确定一个标准的文档存放路径。同类的文档放在相同的文件夹内。避免出现同一类文档混放、乱放的情况发生。文档目录应在项目实施初期确定，随着项目实施进展，可根据项目计划、项目进度进行适度的调整。建议在项目实施过程中创建一个名为“待归档”的文件夹，可在存放项目进行中临时出现，暂时不确定归档类型的文档。待明确后，由项目助理或文档负责人统一转到合适的存放文件夹。加强电子文档服务器建设，实现安全共享文档服务器使用者很多，要保持文档存放的安全稳定性，特别是对一些归档的重要文档，避免被不正确的修改或者
9、删除。应注意对文档服务器的权限管理，建议赋予部门文档管理负责人和项目文档负责人较大的权限，可以删除、更改文档。其他人员仅赋予查看权限。由于权限限制，部门文档服务器仅允许本部门人员登录使用。为了更好地发挥项目文档的作用，推动部门之间的相互学习、协作，建议在安全保密的前提下，允许外部门人员查看文档。使项目文档不仅是本部门的资料库，也成为全公司的资源池；不仅是“前车之鉴”，也是“他山之石”。规范文档命名，加强模板和变更管理项目文档的质量，可以反映ERP项目实施的质量。如果项目文档漏洞百出，就很难让人相信项目实施过程能够科学周密。要做到项目文档严谨、规范，应形成一套完整的项目文档管理规范，完善文档命名
10、、文档模板及版本管理。应加强项目成员对文档命名重要性的认识。文档的名称，要能够容易识别，要按照统一的规则命名，保持文档名称的稳定性和一致性。这将有助于文档使用者在查找时迅速、准确。在进行文档的交互调整过程中，也可以采用增加日期或者修改者姓名的方法来标识文档，以减少互相沟通的障碍。待文档定稿后，再按照规定命名规则修正文档名称。在建立文档模板时，除了对特定格式的要求,还需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档的标示性内容能够在文档中得以体现，例如文档的页眉、页脚。文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等具体标准也应在文档模板中体现。当文档模板发生变更时，应及时告知使用者，并做好版本管理。文
11、档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要加以约束。第一，充分认识到过程文档更新的重要性。过程文档是对项目重要过程的记录，是重要的工作成果，也是下一步工作进行的依据。有必要随着工作的推进，及时更新文档；第二，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分进行记录，可以让使用者一目了然，不需要通篇阅读才能找到变更的细节，以提高工作效率；第三，文档的最终版本非常重要，应能方便地查找。解决文档变更最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。文件名称中注明版本号，并统一版本号的命名规则，对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识，以明确其重要性和权威性。在文档发生变更时，需要通知相关人，一般可采用邮件通知的方式，避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档，造成工作失误。开启工程建设信息化之路四、结语ERP系统项目的实施是一个复杂的管理过程，需要各方面管理工作协调合作。项目文档作为一种工作交流的重要媒介和工作成果的总结，应得到充分重视。在文档管理的过程中，既要注意安全、严谨，又要能兼顾灵活、便捷，提高文档使用效率，逐步提高项目文档管理的水平。
