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1、XX工程公司工程项目管理系统现状分析与扩展实施【摘要】XX工程公司是隶属于XX集团公司的全资子公司，主要进行咨询、设计、采购、施工、工程监理、无损检测、装备制造、金属结构加工等业务，项目管理的水平高低直接关系到企业运行情况。在企业管理信息化过程中，参考了国内、国际同行业信息化发展情况，并结合自身特点为项目管理发展指出了方向。【关键词】项目管理信息管理系统现状分析一、引言XX工程公司是隶属于XX集团公司（简称XX）的全资子公司，是XX实施创建综合性跨国能源公司战略，参考国际同行业跨国公司实践，重组相关业务建立的工程技术服务企业,是集咨询、设计、采购、施工、工程监理、无损检测、装备制造、金属结构加
2、工等多功能于一体的专业公司。公司有工程设计、工程施工和工程项目管理三大主营业务且实力雄厚，拥有咨询甲级资质、石化行业设计甲级资质、化工石油施工总承包特级资质、环境影响评价甲级资质等。主要在化工、环保、电力、建筑工程、建筑智能化等领域开展业务。公司现有员工1.12万人，公司主营业务包括工程设计、工程施工、PMC项目管理三大部分。XX共有9家二级单位，分别分布在吉林、沈阳、锦州和葫芦岛。组织架构如图所示。直属部门物资采购技术与质量处XX集团XX工程限公司职能部门市场部党群工作处I企业文化处审计监察处企管法规处装备处项目管理处安全环保处规划计划处人力资源处 1组织部财务处总经理办公室二级单位吉林机械
3、分公司吉林亚新检测公司吉林梦溪工程管理公司吉林石化工程设计公司葫芦岛设计院锦州设计院A林设tt 中油*扶建公司图1XX组织机构图各家二级单位应用统建及自建系统对主要信息进行了集中管理，如财务报销系统、综合项目管理系统等，在应用中发现一方面现有系统对业务的覆盖还不够全面，另外现有系统的功能还不够完善和统一。通过对国内和国外的同行业的信息化发展和使用情况的了解分析，结合企业自身项目管理的特点，挖掘信息化管理的发展方向。二、企业现状XX集团XX工程有限公司是以勘察设计为龙头，集施工、检维修、工程监理、PMC项目管理、设备制造、无损检测以及信息技术服务于一体，科研、制造能力相结合的炼化工程技术服务企业
4、。公司主营业务包括三大部分：工程设计、工程施工、PMC项目管理。工程设计业务具有化工、石化、建筑、油气库、环境工程EPC总承包能力。拥有工程设计化工石化医药行业甲级和石油天然气行业油气库专业、建筑行业建筑工程专业甲级资质,工程咨询甲级、环评甲级资质，以及对外自营贸易进出口权和对外工程承包资质。吉林设计院成立于1958年，前身是化工部第九设计院。先后承担过30x10%乙烯建设、70x10%乙烯扩建和3l4ta合成氨、12l()4ta丙烯酸及酯等一批国家重点大型工程的设计。合成氨三项催化剂的研究及应用、年产IlSxKA乙烯装置设计等7项成果获国家科学技术进步奖，吉化污水处理厂工程等8项成果获国家优
5、秀工程设计奖。近年来EPC总承包的项目有吉化、独山子、抚顺、四川石化聚乙烯、丁苯橡胶、ABS等20多套大型装置，以及大唐多伦46104ta煤制烯烽污水处理工程EPC总承包工程。拥有的乙烯、丙烯酸及酯、碳四碳五综合利用、非粮燃料乙醇、炼油化工污水处理等技术国内领先。锦州设计院是始建于1948年的炼油设计院，拥有异丙醇、顺丁橡胶、丁烯氧化脱氢制丁二烯、针状焦等装置设计自主知识产权。葫芦岛设计院成立于1962年，在常减压原油蒸镭、减黏裂化、酮苯脱蜡、煤系针状焦等方面有丰富的设计经验，蒸储一减黏热联合节能优化组合工艺被列为集团公司专有技术。吉林石化工程设计公司加油站和油库模块化建设业绩显著，乙醇胺、硝
6、基苯等化工技术优势明显，长链二元酸和酶制剂等生物工程设计经验丰富。吉林机械分公司始建于1958年，是我国最早建立的化工机械制造企业之一，具有ARl、CRl级压力容器制造许可证，美国ASME：U、U2、S钢印，年生产能力L2l(,制造了乙二醇反应器、丙烯酸酯反应器、环氧乙烷反应器、催化再生烟气脱硫装置冷却吸收塔等多台大型、高温、高压设备。吉林化建拥有施工总承包特级资质，以及房屋建筑、市政、机电安装施工总承包一级资质，前身为化工部第一建设公司。主要代表性工程有大庆、吉化30x10%乙烯、惠州80104t乙烯，以及催化裂化、延迟焦化、常减压蒸储、ABS聚乙烯、合成氨等装置，建成700多项大中型工业生
7、产装置及建筑工程。工程项目管理业务位居国内前列。梦溪工程管理公司拥有监理行业最高的工程监理综合资质和设备监造甲级资质，员工超干人、主营收入超亿元、利润超千万。在四川、呼和浩特、庆阳、尼日尔等工程率先实践了PMUIPMT等项目管理模式，在集团公司监理业务和PMC业务中名列前茅。吉林亚新检测公司是炼化行业实力最雄厚的检测单位之一，拥有无损检测工程专业承包一级、无损检测机构A级、建设工程质量检测甲级和地基基础工程检测资质，先后参加12项乙烯工程和600余套装置的无损检测工作，承担了中石化天津百万吨乙烯、神华包头煤制烯燃等大型工程的第三方监检。三、相关领域国内信息技术发展国内工程建设行业管理现状国内具
8、备相当规模的工程建设企业基本上以三级管理模式为主，即一个工程项目由集团公司统领，担负施工的子公司各管一段。这种模式在一定程度上加大了企业管理层与项目实施部门的分离现象，并且由于很长时间内相对落后的劳动密集型生产方式造成了工程项目管理松散、滞后，缺少沟通和统计分析工具的使用条件，在这些因素的综合作用下，企业直接对项目进行管理十分困难。在企业内部多数沿用传统的工程项目模式，企业中的计划管理、物料和财务等部室之间都是相互独立，无法在短时间内达到信息共享和统一管理的。在工程项目管理模式和思想发展上还处在交流融合阶段，本土的模式和思想正在受到国外工程项目管理模式的冲击，特别是在涉外工程或在双方工程项目建
9、设的合作中；同时在国内劳动力市场逐渐失去“人口红利”的趋势下，传统的工程项目管理模式已经不能适应新形势下管理和决策的需要。尽快实现新旧机制的转变，寻求与新形势相适应的工程项目管理模式，己成为一种共识和必然。国内工程建设行业信息化现状在管理理论研究上，国内工程建设逐步形成了结合国际管理思想并符合中国国情的工程建设管理体系。与之相对的是工程项目信息化技术应用的主动和有效管理的水平仍然很低，市场上常见的企业级管理信息化解决方案，如MIS、ERP等都是针对流程相对稳定的制造业而设计的，再造的风险和成本都很大。除了CAD等基础技术的应用取得了不错的成果之外，现阶段企业信息化涉及管理信息化层面相对不理想1
10、2,o在企业管理上，涉及的部门较多，例如采购、计划的负责部门并不相同，造成各种系统各自为政，难以实现数据共享，不能保障项目过程中数据的有效收集与分析，各部门之间的信息传送成本较高造成存在“信息孤岛:由于施工项目的灵活性和分散性的特点，更加容易造成数据的准确性和完整性难以控制。在系统建设上，缺少统一的长远期规划，造成公共基础数据编码的不一致，导致数据的不一致性，数据质量难以有效控制，数据共享和关联程度不够。多种系统并行造成信息分散，在保证数据共享和接口使用上，人为增加了很多困难。国内应用比较成熟和领先的业主是南海石化（CSPC）,由于前期基础建设扎实，数字工程建设走得快，实现了工程系统的全面集成
11、，并在运行维护中与ERP系统配套使用。虽然整体数字工程建设还在初始阶段，但随着基础建设的完善和某些企业的部分系统的集成，已经提高了企业工作效率，特别是在信息检索或获取方面大大缩短了时间，为企业带来了一定的效益。四、相关领域国际信息技术发展趋势随着科学技术的发展和发达国家劳动力成本的不断增加，世界范围内产业结构调整进一步深化，发达国家在实现产业结构升级的同时，加快向发展中国家进行产业转移的步伐，寻求资源的全球最佳配置。与此同时，发展中国家也抓住全球产业结构调整的机遇，根据本国的优势比较，有选择性地开发或扩大某些领域的投资，加快本国产业结构的优化升级和经济发展。产业转移和结构升级促使发展中国家与发
12、达国家、发展中国家之间的经济技术合作的深度和广度不断加深，全球国家工程市场得到快速发展。如美国Bricsnet公司的调查显示，项目成本中的3%5%是由于信息失误导致的，其中使用错误或过期图纸造成的占30%。在美国，每年为了传递项目管理的文件和图纸而花在特快专递上的费用约5亿美元，项目成本中的1%2%都用于日常的印刷、复印和传真等。调查还显示，建设项目参与任何一方在竣工时所掌握的有用的记录文件都不到总量的65%.在信息高速膨胀的今天，工程型企业管理必须充分利用信息技术。国际先进的工程公司都十分重视其信息化的应用和推广，据统计，这些国际工程公司的信息化投入占总资产约4%8%,年平均投资一般在千万美
13、元左右。目前，国际工程公司的工程项目管理系统主要包括以下内容：(1)项目管理系统：完善了由网络化的信息技术支撑的项目管理工作程序，实现了工作流程的可视化、实时记录、跟踪和控制，强化了项目管理的过程控制，实现了项目的规范化管理与远程管理。利用先进的项目管理方法和手段，为业主提供全过程的项目管理服务。(2)财务管理系统：强化了企业的财务管理，改进了企业现有的财务管理流程，使财务信息从静态走向实时动态，利用网络远程监控所有项目的财务状况，适时掌握经营业务和资金运用情况，杜绝中间层干预数据的真实性，虚增或隐瞒利润等行为。及时准确地提供经营运作中的各项资源分配和费用消耗情况，辅助企业合理调配有限的资金，
14、节约企业的运行成本和中间环节的各种费用消耗，实现资金流的良性循环和企业的先进流量的最大化。(3)知识管理系统：以互联网和信息技术为基础，帮助企业对机构相关的知识资源进行明晰化、系统化的管理，定位拥有专门技能的人，建立团队协作的专家网络，让所有人都能快速而方便地访问到或学习到所需要的信息和知识。无论数据库、文档、政策、业务流程还是内部员工头脑中的知识和经验，都能够得到高效的共享利用，使恰当的知识在恰当的时间通过恰当的场合和载体传递给合适的人，以实现最佳的决策，从而运用集体的智慧来提高整体的应变和创新能力。(4)全球采购管理系统：充分利用全球资源，在世界范围内去寻找合格的供应商/分包商，寻求价格合
15、理、质量优良的产品和服务。公司建立的采购通用规则及标准操作流程都严格遵照国际采购通用规则，即联合国采购示范法、世贸组织政府采购协议、欧盟采购指令、世界银行采购指南。(5)决策支持系统：决策支持系统辅助企业领导层进行决策，提高其决策水平。在决策过程中，决策支持系统利用企业成本数据库中的经验数据和通过知识管理系统及市场管理系统广泛收集整理的信息资源，对于新进入的市场、业务领域及各项目进行充分的研究论证，使企业的战略决策和经营决策更为准确、方便和快捷。(6)市场信息管理系统：广泛及时地搜集信息并迅速做出反应，及时跟踪工程承包市场的变化特点和走势，加快对新技术、新材料的学习、研究与应用。根据市场的变化
16、对企业的经营结构、市场结构、人才结构和技术结构进行动态战略调整，拉动企业经营触角不断向市场的纵深地带延伸；(7)视频会议系统和通信支持系统：实现了企业总部、各分支机构、业主、分包商及供应商之间的实时沟通与协调，消除“信息孤岛”，实现信息共享、资源共享，以提高企业管理效率，降低管理成本。(8)企业门户网站：企业门户网站是企业网络化管理信息系统的入口，通过其中的企业办公系统实现各分支的远程办公，并为企业管理者提供企业决策所需的企业内部信息、外部信息以及部分管理工具；为项目管理者提供项目管理决策所需的信息和部分管理工具；为一般职员提供技术、知识共享手段和执行生产任务的工具。国外工厂工程行业数字工程建
17、设起步较早，各种信息化系统，包括工程设计系统、文档管理系统、项目管理系统等基础建设较完善，特别是信息编码体系建设完善，加之工程项目管理经验积累较丰富，推动了数字工程的建设与发展。国外数字工程的建设大量已进入信息高度集成化阶段，重点是在各个系统的信息集成以及信息价值最大化挖掘阶段，部分实现了通过数字工程将设计系统、文档系统、运营维护系统基于工程对象的集成。由于数字工程建设达到了一定的深度和广度，使得在工作效率的提高、成本的节约上都获取了一定的成功。总的来说，企业信息化支持了国际工程企业战略目标的实现，是其提高企业竞争力的重要手段。国内工程企业在以下方面尚有明显差距。五、XX项目管理信息化分析信息
18、技术现状1)信息系统建设情况集团公司统建系统中与工程建设板块相关的系统主要是工程项目管理系统、工程建设ERP系统和工程建设应用集成系统，其中工程建设ERP系统已建成上线，工程项目管理系统和工程建设应用集成系统已启动实施。此外，还包括人力资源管理、财务管理(FMIS).合同管理系统、档案管理系统、物资采购信息管理系统、HSE管理、企业信息门户、电子邮件服务、电子身份认证系统、OA等在内的统建系统在各企业建成并得到应用。另外，各企业还根据自身需要建设了一些专业应用系统，如三维设计系统，协同办公系统、设计项目管理系统，工程项目总承包管理信息系统、辅助决策信息系统、视频点播系统、市场信息/投标报价信息
19、系统、文档系统、采购管理系统、材料管理系统、工时管理系统、费用控制管理系统、设备管理系统等。部分企业信息化走在前列，建立了可靠实用的网络基础和信息化办公平台，初步形成了覆盖各单位的局域网系统，并与集团主干网连接，网络环境逐步完善。这些自建系统在企业运作过程中发挥着重要作用。XX应用系统现状见表1和表2o表1统建系统应用情况序号项目名称功能描述覆盖业务活动应用情况1ERP系统综合管理管理良好2财务7.0系统财务管理资金良好3网上报销系统报销管理报销良好4合同管理系统合同管理合同良好5人力资源管理系统人事ERP劳资良好6健康安全环保系统安全环保安全良好7内控管理系统内控管理内控良好8视频会议系统视
20、频会议会议良好9信息门户企业门户网站新闻良好10电子邮件电子邮件邮件良好-1资金管理财务管理财务良好12资产系统资产管理资产良好13审计系统审计评价设计良好14纠纷案件系统纠纷案件管理法务良好15科技管理系统科技管理科技良好16信息化工作平台信息化管理信息良好表2自建系统情况序号项目名称功能描述1综合项目管理系统为适应施工企业总承包特级资质第评要求，吉林化建自主建设了综合项目管理系统，对施工总承包企业项目涉及的全部工作进行有效地管理，实现从项目投资决策开始到项目结束全过程的计划、组织、指挥、协调、控制和评价2设计管理系统葫芦岛、锦州设计院的理正设计管理系统，针对设计企业设计工作流程，提供涵盖项
21、目设计各阶段的全面管理，包括设计计划、设计评审、设计验证等项目设计工作，项目文件管理、费用管理、工时管理等，实现设计全过程监控3收入管理系统吉林设计院自主开发了一套员工收入管理系统，有员工个人收入杳询、工时统计、奖金发放、诃算个税等功能在信息采集方面，目前各类信息系统所采集的信息还不能完全覆盖企业业务范围，如设计、监理业务缺乏专业的应用系统。且各类信息系统之间相对独立，信息缺乏统一标准、共享程度较低。在信息传递存储方面，有的企业在日常管理中的信息处理手段比较落后，工作效率不高。信息数据存储比较分散，没有统一规范管理，不利于信息的检索和复用。在信息加工利用方面，由于不同系统中的信息缺乏统一的标准
22、规范，给信息的加工利用造成困难，难以对管理和决策提供有效支撑。2)基础设施现状在集团公司的统一部署下，广域网设施和应用在不断完善，大中型三级单位以上基本连入了区域网络中心。大部分企业局域网比较健全，基本都实现了千兆主干、百兆交换到桌面。一些单位局域网使用了网络防火墙、网络行为管理、垃圾/病毒邮件过滤服务器、防病毒服务器等。集团公司的端点准入系统在部分企业实施完毕，另有一些企业在实施规划中。为了业务的需要，部分单位还将财物系统、设计系统等单独组网，进行网速和安全的保障。设计单位对保密工作较为重视，使用了专线连接、加密/解密服务器、无盘工作站系统、域认证控制等多种有效手段，信息安全体系初具规模。3
23、)项目管理系统扩展方向近年来在工程项目日趋扩大，技术日趋复杂，对工程质量、工期、费用的控制日益严格的形势下，大型工程项目的信息系统建设势在必行。项目管理涉及建设方、设计方、施工方、监理方等都需要统一平台进行信息共享和管理，在项目建设的每个阶段都需要处理和协调项目成本、质量、进度、材料等多个方面，仅依靠手工管理或简单的电子表格很难使利益相关各方满意。由此可见，信息管理的水平直接决定工程项目管理水平。在工程建设项目管理中引入现代信息技术是促进工程建设项目管理现代化、科学化的基本保证。结合国内外同行业企业的信息化情况和XX自身系统建设情况，分析目前项目管理业务的四个阶段，即：项目前期、项目定义、项目
24、实施、项目关闭。在传统项目关闭后，数字工程建设和移交环节发现现存的若干问题。以下将针对项目前期、项目定义、项目实施、项目关闭和数字工程建设进行流程说明和分析。从项目管理流程分析中，项目管理的运作流程存在以下问题，这些问题同时是信息系统未来的发展方向：(1)项目管理基本上有一套方法、分工很细，但是由于没有有效工程项目管理系统支持，导致条件、数据、资料、文件等信息不能方便有效地共享、共用。(2)在对项目管理的前期工作中，在计划、方案、环节、措施描述等方面相对国外先进公司不够细致，因而抵御未来的风险的能力相对较弱。(3)在项目的执行阶段，对分包的计划分解、阶段控制和验收等控制需要加强，如对勘察、设计
25、、供应制造、施工、机械试车和投料试车等分包商控制不到位。(4)由于信息的不对称、延后、遗失等原因，对地区公司等内部机构也缺乏控制，因此造成不可预见的风险加大，使预计的效益和实际的效益差距较大。(5)对物资采购过程中供应商的管理缺乏有效的手段，在检查、检验、测量和试验管理等环节缺乏有效的监察手段。(6)文档流转、管理和移交分散在各个部门，部门之间使用电子邮件和简单的文件复制来进行流转和管理，没有形成体系化的文档控制和工程知识管理系统，容易造成文档管理的混乱和知识流失。开启工程建设信息化之路(7)培训管理职能分散，综合处、技术与设计管理处和QHSE管理处都有部分培训职能，容易造成培训目标、形式的不
26、统一，内容存在重叠和分散的情况，效果不佳。(8)远程控制方面，目前还没有将IT技术、国际项目管理软件和项目管理流程构成一个有机结合的信息系统，没有形成网络效益、反馈效益和管理知识共享的效益，造成效率较低、信息传递速度较慢的情况。总部了解情况主要依靠出差、听汇报等手段，缺乏及时准确的一手资料，依靠人的感觉对项目效果进行判断。整体项目流程示意图如图2所示。项目前期项目定义项目实施项目关闭II-=Pl1；I1,.yL2Lhdh1ft*gI1I中包7杞幡就IiIhi*eHht-MWJJIHfHl8仆,：口除*器Iip”护Hi棕LHrjAl蜂介烧计分析II-rhtH-ntttrMLII-JtMznttH
27、UIIif7nwv.II一中货一1U或Mita办&I俨疥工IxwftIIwi,t.-IIItffrI承包商货a苏一整lit!*，*It一I.1ft11lIOKSEWFfII_|nmft|4料控*|移1:需於ITlltM7送枭削.FTFTciW 4tta校或等aBl r/本依日j分析rwrftu图2整体项目流程示意图六、总结在信息化建设过程中，XX公司投入了大量的精力进行系统建设，希望借助信息化提升自身的管理水平。在实际工作中，系统建设除了选择适合的软件产品，更需要的是企业高层用科学、发展理念统一标准和整体规划，以现有管理体系为基础，融入先进的管理理念，建设中与业务部门反复碰撞推敲，最终形成本公司特色的管理方法和信息系统。
