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1、公司文件管理规定公司行政人事部是公司文件管理部门（品质部质量体系、产品标准文件除外），负责处理公司的收、发文管理工作；各部门设兼职人员管理本部门的文件处理工作；公司文件包括收文、发文。公司文件种类:1.决定：适用于对公司重要事项或重大变动做出的安排、奖惩有关部门及人员；2 .通知：适用于传达要求下级部门办理和需要有关部门知晓或者执行的事项、任免人员、转发公司文件等。3 .通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。4 .报告：适用于向上司或上级部门汇报工作、反映情况、答复上司或上级部门的询问。5 .请示：适用于向上司或上级部门请示事项。6 .批复：适用于答复下属或下级部门请示事项。7
2、 .意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8 .函：适用于不相关部门之间商讨工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。9 .会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项.文件格式：文件一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。1、文件字号由公司代字、年份和序号组成，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用括入。2、文件标题应当准确、简要概括文件的主要内容并标明文件种类。文件标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。3、文件如有附件，应当注明附件顺序和名称。4、文件
3、除“会议记要”外，应当加盖公章。5、成文日期以部门负责人或公司总经理签发的日期为准。6、文件应当标注主题词。7、抄送部门指主送部门外需要执行或知晓文件内容的其他部门，应当使用全称或者规范的简称。8、文件用纸采用国际标准A4型，左侧装订。9、根据公司具体情况对以上格式可以参照实施。行文规则:行文规则是指根据发文部门与收文部门之间的关系确定下来的行文规范和准则。1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、要分清主送和抄送部门；主送部门必须是文件的办理部门，抄送是文件内容涉及的其它有关部门。4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同
4、时送其他部门的，应当用抄送形式。5、“报告”不得夹带请示事项。发文办理：1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。2、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直达不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。3、文件的种类应当根据发文部门的行文目的、职权及与主送部门的行文关系确定。4、拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确；引用文件应当先引标题，后引发文字号；引用外文件应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。6、应当使用国家法定计量单位。7、文件内使用非规范化简称的，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在
5、第一次出现时注明准确的中文译名。8、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。9、文件在交送公司总经签发前，应当由发文部门总监进行审核。10、行政人事部签收后，如以公司名义发文的则由总经理复核；如以行政部名义发文的则由行政部总监复核。复核重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，如行文不规范或需增加部门会签的退回主办部门重拟。11、以公司名义制发的上行文，由公司总监或公司总经理签发。12、行政人事部负责排版校对、登记编号、打印盖章后分发，并立卷、归档。文件管理：1、上级
6、部门下发的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，需经行政人事部批准；可以翻印、复制，翻印时应当注明翻印、复制的部门、日期、份数和印发范围。2、归档的文件由行政人事部安排专人管理；如上司或相关部门经理级以上人员查阅时，文档管理员填写查阅文件收、发记录，进行台账管理；其他人员需要查阅时，需填写文件查阅申请单，经本部门经理以上确认和行政人事部总监批准后方可查阅。3、查阅公司机密文件，需填写文件查阅申请单，经行政人事总监或公司总经理批准后，方可查阅。4、公司发布文件，必须经公司总经理批准后才可由行政人事部统一印发。5、文件复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。6、文件被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。7、公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和公司档案管理办法，及时整理（立卷）、归档；个人不得保存应当归档的文件。8、部门合并时全部文件应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的文件整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。9、文件管理员应严格遵守文件管理制度，不准利用职务之便私自把公司文件转给他人或带出公司，损害公司利益。已经发现按照公司奖惩制度执行。
