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1、广告传媒公司行政文件、图书管理制度1、为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。2、图书报刊购买报销程序:2.1各部门因工作要求需订购专业图书(含资料、音像制品等)、报刊,报图书报刊订购申请单经部门负责人、总经理签字后方可订购2.2报刊的订购由行政部根据部门需求统一订购。2.3各部门应指定专人领取保管订购的报刊,期刊按季度报行政部归档。2.4所购买的图书、报刊由行政部录入公司图书档案,接受统一管理。3、行政部负责各资料的归档督促和日常管理工作。4、归档范围4.1公司印发的公文、各种规章制度、实施细则、程序文件;4.2公司与其他单位签订的合
2、同、协议等文件正本;4.3公司重要会议资料,包括会议的通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等;4.4上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料;4.5公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真;4. 6公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等;4.7 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料;4.8 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报刊、照片、录音、录像等;4.9公司及产品的获奖证书原件;4.10公司保密制度中规定的保密范围材料;5、公司在工作、活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定在综合业务部备份。6、重要
3、资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,送交综合业务部归档。7、外来的文件(含公文、邮件、传真等)由综合业务部负责签收,并分类登记,并及时报送有关部门,不得积压迟误;接收部门应在文件收到表上签字。8、行政部应及时将已归档的文件资料,根据公司的业务及当年工作状况,按各文件重要性编排序号放入文件夹内,并在文件处理登记本上注明。9、归档的文件资料页数应齐全完整。10、归案的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件归放在一起,不得分开。11、对于重要的声像类资料,档案管理人员应当在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等。