《公司文件管理制度（2份模板）.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司文件管理制度（2份模板）.docx（18页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。
1、公司文件管理制度1 .总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。2 .文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。3 .收文的管理3.1公文的签收3.1.1凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。3.1.2对上级机要部门发来的文件
2、，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。3.2公文的编号保管3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。3.3公文的阅批与分转3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为
3、避免文件积压误事,一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。3.4文件的传阅与催办3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2
4、天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。3.4.4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。3.4.6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。4
5、.发文的管理4.1发文的规定4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司X字发文。4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。4.2发文的范围4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4.2.2公司下发文件主要用于：公布公司
6、规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。4. 2.3公司上行文、外发文主要用于：对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4. 2.4在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。5. 2.5
7、凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。6. 2.6各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。7. 文件的立卷与归档5. 1文件的归档范围5. 1.1凡下列文件统一分别由两办负责归档：上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会
8、议记录等；有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；公司日志和大事记；公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。5.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。5.2立卷要求5.2.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。5.2.2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的
9、完整性。5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。6.文件的销毁6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。6.2经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。发文程序及要求确立方案情况确定条理清楚文字简练审阅定稿文件标题发送范围印刷份数拟稿审稿发文存档送发公文登记簿日期文号主题发送部门签收部
10、门备注公文管理制度（试行）为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议二二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向
11、上级主管和部门请求批示、批准，用“请示四、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司XX部关于XXXX的通知。二、发文字号。（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。（二）公司级文件。1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。2、使用“上（*）发”字的，特指由
12、某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：公司部门年号序号（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩
13、的文件;涉及其他部门的文件。三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如关于春节放假的通知主题词简写为“春节放假通知四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传着一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。七、密级公文应分别标明秘密”字样，是否属于秘密应由发文
14、主管单位领导根据文件内容确定。八、紧急公文应分别标明“特急”、“急九、文件页面标准格式（附件厂1、1-2、1-3）。笫三条行文规则一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。二、公司各部门可以联合行文。三、公司所属各部门不得越级请示。四、请示的公文一般应一文一事。第四条部门申请“上（*）发”公文办理程序第五条起草公文要求。一、起草必须使用办公室统一的文件格式。二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，
15、公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。第六条收文处理程序。公司处理来文程序应注意：一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情
16、况和结果书面向主管领导回复。四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条收文处理程序第七条公文立卷、销毁。一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度一组织机构一档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以
17、上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。附件IT：公司级文件格式紧急程度#有限公司文件上发年份xx号签发人：XXX标题字号：小初号黑体字，红色。发文字号：4号仿宋一GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为OOI）不加“第”字。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。空一行关于XXXXXX的决定公文标题：用3号仿宋一GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号”和书名号外，一般不使用其它标点符号。空一行XXXXXX、XXXXX:主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号
18、仿宋一GB2312体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。o（空一行）附件：L2.公文正文：为小4号仿宋一GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。页码：阿拉伯数字1、2、3,居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须
19、加盖在正文页上。距最后一行正文不超过211hilIMIn,用印必须清晰、端正。（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5Cm）主题词小4号黑体字:XXXX义X小4号仿宋体字，词目之间空1字发送：小4号仿宋一GB2312字，词目间顿号校对：XXX、4号仿宋一GB2312字1附件1-3：部门文件格式紧急程度糊糊糊荀艮公司XX部如牛*发年份xx号签发人：XXX发文字号：文件头用黑体，小初字，间距一经固定，不得改动。4号仿宋一GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为OOI）不加“第”字。*为部门简称，如“服发空一行关于XXXXXX的决定公文标题
20、：用3号仿宋一GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号”和书名号外，一般不使用其它标点符号。空一行XXXXXX、XXXXX:主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋一GB2312体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。o（空一行）附件：L2.公文正文：为小4号仿宋一GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。页码：阿拉伯数字1、2、3,居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过211hilIMIn,用印必须清晰、端正。（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5CnI）主题词小4号黑体字:XXXXXX小4号仿宋体字，词目之间空1字发送：XXX、XXX小4号仿宋一GB2312字，词目间顿号校对：XXX乜、4号仿宋一GB2312室j
