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1、印章管理办法第一章总则第一条为规范集团及下属项目公司的印章管理，防范经营管理风险,结合工作实际，特制定本办法。第二条本办法中的印章是指集团及下属项目公司的公章、合同章、董事会章和部门章。财务印章（财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等）的管理办法由集团财务部另行制定发布。第三条本办法适用于集团及下属全资、控股公司，参股公司经其董事会讨论通过后适用。第四条集团董事会办公室（以下简称“董办”）对集团及下属项目公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。第二章印章管理员第五条印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员一般不得兼
2、任印章管理员。第六条印章管理员实行“AB角”制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。第七条印章管理员及临时印章管理员由各项目公司选报，项目公司行政人事部填写印章管理员选报审批表（附后）后逐级上报，由集团董事长核准。项目公司不得自行任命或撤换印章管理员。第八条印章管理员及临时印章管理员须与公司董事会签订责任状明确其职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受董办开展的岗前培训。第九条印章管理员办
3、理离职手续时，应向公司董事会做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于印章使用登记簿的用印，愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在印章使用登记簿封面上签名交接，并注明交接日期。第三章印章的刻制和缴销第十条印章刻制、启用的程序为：1、严格按照印章刻制、缴销申请表（附后）的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批；2、董办将经逐级审批的印章刻制、缴销申请表报集团董事长核准；3、相关部门刻制印章并填写印章管理档案表（附后）报董办备案。其中公章、合同章、部门章由行政部门刻制、备案；董事会章由董办刻制、备案；4、向董办申领印章使用登记簿（另发），印章启用。印章
4、使用登记簿由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的印章使用登记簿应上交董办保管。第十一条印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任：1、未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的；2、未经批准擅自刻制印章的；3、伪造印章的。第十二条因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：1、及时填写印章刻制、缴销申请表（附后）并逐级报批；2、董办将经逐级审批的印章刻制、缴销申请表报集团董事长核准；3、印章缴回董办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保
5、留废弃印章。第四章印章的保存和管理第十三条公章、合同章、部门章由印章管理员保管；董事会章由集团董事长指定专人在集团总部统一保管。第十四条印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。第十五条印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。第十六条印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向董办报告。第五章印章的使用第十七条用印必须登记，除印章使用登记簿之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等作为用印依
6、据，在此情况下印章管理员用印后应在印章使用登记簿上登记备案，但批准人不需在印章使用登记簿上签字。第十八条合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本印章使用登记簿上，以标签注明合同类、普通类、内部使用类等不同类别。第十九条印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处），对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。第二十条印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写印章外借申请表（附后），经董办报集团董事长核准。一般情况下印章管理员应作为监管人
7、与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。第二十一条印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：1、未经批准人签字核准的；2、批准人越权审批的；3、超出规定的使用范围的；4、规章制度未作出规定的。对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向董办报告。第六章使用范围及审批权限第二十二条红头文件用印按照集团文书管理条例的规定履行报批手续，以项目公司总经理或集团分管领导签发的发文稿纸作为用印依据。第二十三条合同用
8、印按照集团合同管理办法的有关规定执行，以合同会签审批表作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。第二十四条诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法律顾问审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。第二十五条办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团工商事务办理规定的要求履行报批手续，以集团董事长签发的企业内部工作底稿及签署的工商登记材料作为用印依据。第二十六条向政府有关部门报送的文件用印，由相关部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。但对于具备下列条件之一-的文件由集团董事
9、长核准:1、涉及对外承诺的；2、可能导致集团、项目公司承担经济、法律责任的；3、对项目运营带来较大影响的；4、项目公司总经理无法承担由此带来的后果的。第二十七条对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律顾问审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。第二十八条办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团财务管理制度（试行）中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的单位银行账户开/销户/变更申请表作为用印依据。第二十九条对外出具财务报表（包括对外提供有关资料）需用印的，逐级报批至集团财务总监核准（项目公司经办的纳税申报材料由项目公司总经理核准即可）。第三十条工程招投标、工程结算审价等
10、文件用印，按照集团工程招投标、采购管理办法及成本控制管理制度规定的审批程序履行报批手续，由项目公司总经理或集团分管领导核准。其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由项目公司总经理或集团分管领导核准。第三十一条办理人事工作（包括录用、退工、养老金、公积金申报等）需用印的，集团人事部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。涉及用印批准人自身的人事相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免的人员由集团分管领导核准。第三十二条外出联系工作需开具集团或项目公司证明、介绍
11、信的用印,由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。第三十三条员工办理公派或因私出国（境）手续用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。第三十四条员工因私开具有关证明用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。用印批准人需因私开具有关证明的应报上一级主管领导核准,不得自行批准用印。第三十五条车辆办理验车、车辆保险等相关手续的用印，由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办
12、的由项目公司总经理核准。第三十六条不得在空白纸张、证明、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。第三十七条董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。第三十八条部门章严格限于在集团内部的工作联系或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。第三十九条日常工作中应尽量减少印章的使用频率，可以签名确认的文件应避免使用印章。第七章档案管理第四十条集团总经办及项目公司行政人事部应如实填写印章管理档案表（附后），记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报董
13、办备案。董办应建立集团及项目公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。第四十一条印章管理员应妥善保管印章使用登记薄及其他用印依据（用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等），以备核查。印章管理员应在每月5日前应将上个月的用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等其他用印依据分类装订。印章使用登记簿的领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的印章使用登记簿应上交董办统一存档。第四十二条用印文件按照集团档案管理制度的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。第八章管理责任第四十三条印章管理员、用印批准人必须严格按本办法操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个
14、月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承担因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作或明知他人违规用印，而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不论是否造成实际损失均应接受上述处分、处罚；造成单集团或项目公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。第四十四条各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况书面报董办。董办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团对获评年度印章管理先进单位和印章管理先进个人予以表彰。第四十五条各公司印章管理工作纳入单位以及
15、单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。第九章其他印章第四十六条各类业务章（具有一定法律效力，如工程业务联系章）的刻制、缴销按照本办法第十条、第十二条执行，其使用规则由董办会同相关部门制定，报集团总经理、董事长核准后作为该印章管理和使用的依据。第四十七条各类事务章（无法律效力，如各类骑缝章、合同定稿文本章、复印、借阅章等）的刻制、缴销按照本办法第十条、第十二条执行，由使用部门根据其用途自行管理、使用。第四十八条集团或项目公司领导签名章的刻制、缴销由当事人自行审批并确定保管人员，同时报董办备案，使用签名章必须经领导本人书面核准。
16、第十章附则第四十八条本办法由集团董事会办公室负责解释。第四十八条本办法自二零零六年十月十六日起试行。附表一海雅地产集团印章管理员选报审批表装订线公司推荐的印章管理员情况：姓名：性别：部门：职务：简历：项目公司行政人事部意见项目公司总经理意见董事会办公室意见集团总经理意见公司名称:集团董事长意见集团董事会办公室监制附表二海雅地产集团所属公司用印审批表申请单位申请人所用印章申请日期申请事由、文件要点：（用印文件附后，附件须使用订书机与本页装订后加盖骑缝章）审批人意见：本表格各单位可根据实际情况调整集团董事会办公室监制海雅地产集团所属公司用印审批表申请单位申请人所用印章申请日期申请事由、文件要点：（
17、用印文件附后，附件须使用订书机与本页装订后加盖骑缝章）审批人意见:本表格各单位可根据实际情况调整集团董事会办公室监制附表三海雅地产集团印章刻制、缴销申请表申请单位（部门）申请日期印章全称申请事由：申请部门负责人签字：刻制/缴销要求：项目公司总经理意见：公司名称：编号：装订线董事会办公室意见:集团总经理意见:集团董事长意见:集团董事会办公室监本表格各单位可根据实际情况调整制附表四海雅地产集团外借申请表申请单位（部门）申请日期印章全称印模借章人（签名）监管人（签名）借用起止时间年月S时至年月B时借用原因部门负责人意见项目公司总经理意见集团分管领导意见集团董事长意见领取印章交接及承诺移交人（签名）移
18、交时间年月日时我们承诺对借章期间用印风险承担一切责任，借章人（签名）监管人公司名称：编号:装订线装订线归还印章交接及承诺印章外借期间使用情况申报及承诺：用印文件名称：主要内容：以上文件共页，我们承诺上述用印符合集团的规章制度要求，如有风险及责任均由我们承担。除上述文件外，未在其他任何文件上用印，否则，愿接受集团的一切处罚。借章人（签名）监管人（签名）印章保管人（签名）归还时间年一月日时本表格各单位可根据实际情况调整集团董事会办公室监制附表五海雅地产集团印章管理情况档案表序号印章名称印模用途范围保管人员用印批准人公司名称：编号:刻制时间刻制批准人备注本表格各单位可根据实际情况调整集团董事会办公室
19、监制公司印章使用管理制度一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均须报公司总裁/董事长审批。（见附件：表1印章刻制申请表）（二）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经北京市公安局备案。（三）公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。（四）未经公司董事长、总裁批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印
20、章。三、公司印章的启用（一）新印章要做好戳记，并统一在行政管理中心留样保存，以便备查。（见附件：表2印章保管登记表）（二）新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）、董事长（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司行政章的使用范围主要为：1公司对外签发的文件。2、公司与相关单位联合签发的文件。3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、协议。6、员工调动。7、员工的任免聘用。8、协议（合同）资金
21、担保承诺书。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。（三）公司董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。五、公司印章的管理职责（一）公司董事长、总裁负责行政章的使用审批工作。（二）行政管理中心总监负责授权范围内的印章使用审批工作。（三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员1、负责印章的保管。2、负责设立印章使用登记台帐。3、负责印章使用的审核工作。4、负责制定所保管印章的使用
22、程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司行政章、合同专用章由行政管理中心专人负责管理。2、专项业务章（财务章、人事章等）由各中心指定专人负责管理。3、法人个人名章，由公司指定财务管理中心专人负责管理。4、各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案。5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表3印章移交登记表）6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。（二）
23、印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。（见附件：表4印章使用申请表）2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5印章使用登记表）3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总裁/董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6携带
24、印章外出申请表）6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政管理中心总监审批后，方可盖章。（三）印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚
25、数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政管理中心总监报告，并备案，配合查处。七、公司印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章
26、上交、存档、销毁的登记档案。（见附件：表7印章停用申请表）印章管理办法1、范围本办法规定了印章的分类和印章管理的职责、管理办法及要求。本办法中印章包含公章、私章、电子印章。本办法适用于用相有限公司（根据公司发展规模，本办法使用范围当然延伸）。2、职责、权限2.1 公司总裁办是单位印章的管理机构，应有指定的印章管理人员。印章管理人员要认真执行印章管理办法，不得随意将印章转借他人或将存放保险柜钥匙交给他人，出差期间或临时外出时应交领导指定的专人代管，并办理移交手续。2.2 公司财务专用章由财务部保管。2.3 印章管理人员负责发放、回收印章，并监督印章的保管和使用。2.4 理办法及要求3.1 使用印
27、章应当严格遵守用印程序和权限，并做好用印登记手续，以备查询。印章保管人应对文件内容或合同单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章，不得擅自用印，以杜绝各类违章、错用现象，保证用印准确无误。3.1.1 正常工作范围内使用公司印章：如领导己签发的文件，开具有存根的介绍信、已审批的支票可直接用印；合同、协议等经济文书材料，根据公司领导委托权限，经法定代表人或其受托人审批签字后用印；礼节性用印如普通证明等,由印章管理人员和办公室负责人从严掌握用印。特殊情况下使用公司印章须经公司领导批准。3.1 .2各类印章原则上不许带出公司办公室，确因工作需要将印章带出使用的，如到印刷厂套印或签署合同，应事先
28、填写印章使用审批单，载明事项，经公司领导或单位负责人批准后由两人以上共同携带使用。使用完毕必须及时归还印章保管人。3.2 .3严禁在空白支票、空白介绍信、空白纸张上盖章，因特殊情况确需在空白票证、书件上盖章的，必须经公司领导批准后方可使用。印章管理人员应当登记用印票证、书件及用印数量，并做好跟踪落实工作，防止此类文书流失被错用、滥用。3.2 因工作需要必须新刻印章或更换印章，申请部门需书面提出申请报告经公司分管领导批准后，总裁办负责联系办理印章制发手续。启用新印章的同时，废止和回收旧印章，并及时通知有关单位（部门）领取。废止旧印章由公司定期统一销毁。3.3 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的
29、一部分，如员工持有公司（部11）印章，须办理印章移交手续后方可办理离职手续。3.4 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失或毁损必须及时向公司领导和总裁办领导报告。3.5 任何人员必须严格依照本办法使用印章，违反本办法规定，给公司造成损失的，对违规者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。4报告和记录本办法形成如下记录，由公司总裁办保存，保存期限为长期保存。4.1 用印审批表4.2 用印登记表4.3 印章领用、保管登记表4.4 印章移交登记表公司用印审批表申请部门日期年月日用印类别口公司公章口合同专用章法定代表人章数量共枚用途说明经办人部门领导公司领导公司用印审批表申请部门日期年月日用印类别公司公章口合同专用章法定代表人章数量共枚用途说明经办人部门领导公司领导公司用印记录表用印类别编号日期用印事由用印单位/部门批准人经办人印章管理人章次印章领用、保管登记表序号印章名称启用日期领用人保管人收回日期收回保管人印章移交登记表序号印章名称移交日期移交人接收人移交事由
