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1、公司企业物资采购管理办法总则为加强公司物资采购管理，规范采购流程，实现物资保障供应的目标，结合ZK（天津）有限公司（以下简称ZK）物资采购管理办法及公司的实际情况，制定本管理办法。本办法所称的物资是指公司所有辅料、零配件等。本办法适用于公司物资采购工作。第二章采购体制与机制ZK物资采购部对物资采购工作实行统一管理，对公司物资采购工作业务进行指导。物资采购部负责物资采购工作的管理。大宗物资是指正己烷、煤炭、编织袋、纸箱、酸、碱、白土、瓶坯、瓶盖等年度采购总额50万元以上且占比生产成本较大的物资。大宗物资的采购应当招标的，由物资采购部申请经公司同意后,报ZK项目主管部门审核，报至ZK物资采购招标管
2、理委员会审批。个别大宗物资受特殊技术要求或不具备招标条件的，可采取比价方式、竞争性谈判确定供应商，需由物资采购部申请经公司同意后,报ZK项目主管部门审核，报至ZK物资采购招标管理委员会审批后方可执行。大宗物资的招标程序按招标管理办法执行。大宗物资原则上采取一年一招标方式确定供应商，如供应商在合同期限内能够很好地履行合同，所供应物资质量良好、供货及时、服务到位，物资采购部可通过市场调研确定合理价格后，报经公司同意后，报ZK续签一年合同。大宗物资续签由物资采购部根据市场充分测算，对大宗物资行业进行分析，形成调研报告并制定价格确定依据，提报ZK项目主管部门审核，ZK物资采购管理委员会审批。一般物资是
3、指除大宗物资外年度采购总额50万元以下且在生产环节使用、占比生产成本较小的物资。生产部每月通过物资计划审批工作流上报一般物资需求计划，相关部门审批后物资采购部方可购买,不得出现超计划量、超计划价格采购的情况。物资采购部在采购一般物资的时候要严格按照物资计划批复采购，无特殊情况下不得采取线下采购方式采购。线上采购平台上采购一般物资时，要扩大项目发布范围，盘内供应商与盘外供应商都要发布，杜绝只邀请三家报价的方式，采取一切办法提高采购效率、降低采购成本、防范廉政风险。物资采购部负责线上采购平台的使用与维护，生产部技术员负责公司物料代码的申报与管理工作。负责申报物料代码的人员应注意：1 申报时间为每周
4、四中午十二点前。2 物料代码申报表应包含以下内容：该物料在EAS物料代码中的分组码、物料名称、物料规格、物料的技术参数（选填）、物料的规格、物料的用途。3 物料代码申报前，负责人员应提前在EAS物料信息中核对物料名称及规格是否已存在于系统中。在申报一般物资计划时，要提前对供应商询价，根据询价填报一般物资计划价格，防止计划价格与实际价格产生偏差。所有物资到厂后都要办理验收入库手续。杜绝先采购后在下月计划中补报的情况。急用物资是指在生产经营过程中，计划外临时发生且较紧急、突发故障、事故或出现隐患，严重影响和威胁生产经营的正常运行，必须加紧处理的，需要通过紧急采购、外委加工、制作、维修等方式从供应市
5、场获取产品或服务，以保证企业在生产经营活动正常开展的物资。急用物资无特殊情况下不得采取线下采购方式采购。专用配件是指只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权、或有特别技术保护，且无其它合适替代品的,属于原厂设备的后续维修、零配件供应、更换或改造，必须向原供应商采购的；属于原控制系统、设备升级的；申报部门有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能实现相关目标，并经ZK生产管理办公室审核通过的。专用配件的采购管理程序按专用物资（配件）管理办法中规定实施。物资采购部门职责采购人员要严格履行职责，自觉维护企业利益；加强学习，提高工作能力；严格按制度和程序办事，自觉接受监督，做到廉洁自律,秉公办事
6、，不谋私利，提高采购效率，降低采购成本。物资采购部门职责：（一）负责ZK物资管理制度和流程在公司实施和管理工作；（二）根据生产计划及库存情况审核物资采购计划、物料价格及库存情况，计划项目应明确相关技术要求，必要时做出说明；（三）负责采购物资的验收、入库、保管和发放工作；（四）负责物资库存量的控制和异常仓储预警工作；（五）协助ZK物资采购招标管理办公室完成招标工作。采购计划管理物资采购计划应准确、及时和规范。应按要求和流程编报，做到物资数量要准确，时间要求要客观，质量规格要标准，专业配件有调研，要与供方早沟通，有利执行和提高效率。物资计划分为一般物资、专机配件计划，大宗物资、包材计划,低值品计划
7、三大类。采购计划中应将计划采购的固定资产、技改、大修项目所需物资与日常维修物资区分开。公司生产物资计划需保证计划的时效性，计划应在上个月月底前开始申报，整个签批流程应在每月5号前完成。物资计划的审批权限详见最新下发的生产物资计划审批管理办法。供应商管理物资采购部应不断完善供应商信息整理工作，及时关注所购物资价格、质量、物流、上游原材料等情况。供应商的选择按照许可经营、质优价廉，综合评价的要求进行。辅料、食品添加剂等物资的供应商选择应就物资特点、行业发展趋势分别拟定选择条件实施。物资采购部建立供应商档案，逐步实现网络化，做到信息共享,动态管理，为择优选择供应商提供支持。物资采购部每季度填报ZK下
8、发的供应商动态评估表，物资采购部、使用工段（部门）、品控部要严格按照各项物资供应商当季度的供应情况公平、公正地进行评估。物资采购部每季度对供应商当季度的考核情况进行汇总、上报。仓储管理所有物资必须验收。凡公司具备检验条件的物理和化学检测项目均不得缺项，对特别检测项若不具备检测条件，应当要求出具出厂检验报告，重要物资应当要求出具第三方检测报告。属验收后卸货的，品控部随机采样分析后出具化验单，合格后卸货。属卸货验收的，须在第一时间出具化验报告，特殊情况不得超过二天。卸货验收后发现质量不合格的，应严格按照合同约定履行退换或赔偿。入库物资按性能、特性分类妥善保管,做到标识清楚,物卡相符，仓储符合卫生、消防、安全要求。物资采购部要核定库存指标,严格控制。既要保证日常生产使用,又要合理控制物资资金占用。库房管理员每月末对物资进行盘点，填写“物资盘点统计表”,出入库有记录，做到物资品种、数量、规格准确。
