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1、办公室系统业务培训班授课稿之前也在一些场合给写文字材料的人讲过，怎么起草好材料。这次给大家讲，侧重点不一样。我感觉在座的分管领导可能是指导的多些、亲自动笔的少些，办公室主任也许是一半写、一半不写，有时候写、有时候不写。希望通过今天的授课，提高大家对材料的评价标准，看材料的眼光更高些，达到两个效果：一是严格指导把关各类材料，做到“工作有亮点、材料有体现“；二是培养引导本单位出更多的材料写作人才，提高以文辅政的能力水平，助力*高质量发展。主要讲五个方面的内容。一、要高度重视文字材料工作（一）要解决思想不重视的问题。总的感觉，当前一些部门认识上有误区，对文字材料的重视不够，认为把业务工作干好就行了。
2、我们为什么要重视文字材料：一方面，文字材料是部门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料中，要开展什么工作都说不清楚，影响了沟通效率，就会导致工作大打折扣。另一方面，文字材料也是本级部门向上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出色，如果不能很好地概括和提炼亮点，写成了流水账，让上级部门、上级领导看得云里雾里，就会非常可惜。所以，我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来看，就像人要有两条腿一样，才能正常行走。（二）要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导说，我也知道文字材料很重要，但是找不到人来写。人怎么来？靠发现和培养。怎么发现能写的人？首先，文字材料工作不看学历专业、不分
3、男女老少，只要用心，方法得当，都能写出合格的文字材料。其次，哪些人会更容易进入状态？跟篮球队选拔球员要身高*厘米以上，而体操运动员一般*厘米左右，有些干部具备的一些特质，会更适应写材料。比如，责任心驱动（服从工作安排、能够随时加班）、学历较高（学习能力强）、学生时代作文被当过范文（有写作基础）、逻辑思维严谨（问题导向较强）、杂家（喜欢涉猎各种知识）。重点还是要靠培养。怎么培养写作的人？一方面要言传身教。重大材料分管领导要带着办公室主任和写作骨干一起研究，不能一味地甩手丢下去，特别是新手多，不熟悉情况，就会耽误时间，影响工作。另一方面要严格要求。短时间内，让新手了解单位乃至全市工作情况，几种常用
4、的材料怎么写，就要压任务给他们，而不是要等一年半载，把人给荒废了。刚开始，时间要服从质量，一些不那么紧急、常规的材料，可以给他们练练手。培养人还要靠好的机制，要奖优罚劣，树立导向。干得好的年度考核评优、优先晋级提拔；干得不好、态度还差的，及时警示，直至调整岗位。个人认为除了两办等综合部门外，一般部门除了办公室主任，要有*-*人比较专于负责文字材料工作，大部门*-*人。二、文字材料起草的几个步骤（一）接受任务。有周期常规性材料（如年初部署、年底总结等）、突发随机性材料（上级检查、专项活动等）。周期性的要提前准备谋划，不要等领导要求，或者时间快到了，才匆忙开始。（二）确定主题。要清楚这个材料是用来
5、干嘛的？向上汇报还是向下部署？有些材料接受任务时候就知道主题，但有些不那么明晰，比如作经验介绍，要围绕哪些方面？最好能跟领导沟通再着手，避免推倒重来。（三）拟定提纲。不论文章长短，提纲必不可少，特别是大材料，用来统一想法，免得写着七零八落，甚至离题。一般不超过三级标题，最后哪级标题要写什么内容，可以标注关键词来提醒，以免遗漏。（四）充实内容。内容是要对应标题来写的。一个小标题下的内容可以是并列关系，也可以是递进关系，一件事一件事来写，条理要清楚。现在都提倡短文，要多些结果性表述，多用数据和事例说话。写的时候要一气呵成，不要死磕在一个地方。（五）修改打磨。成文后要回过头来，一字一句地看。不要提一
6、些不切实际的目标任务，不要有语句上的硬伤、数据上的错误，甚至出现错别字等问题。事关几年的长远规划和工作报告，还要反复征求意见完善。三、几种常见文稿写法（一）报告总结类文稿。比如各级党代会的报告、各级党委全会的工作报告、各级人代会的政府工作报告，各地各单位的工作总结、工作报告等。这类文稿的写法是：第一部分，一般是总结工作，包括做法、成效、体会、存在的不足等。第二部分，分析面临的形势、提出指导思想、目标等。第三部分，今后的工作任务。第四部分，加强党的建设或关于加强组织领导、狠抓落实的要求。注意事项：一是开头段表述要新，紧跟形势，有时候看到一些部门总结开头，明显感觉是一直沿用下来的。二是总结成绩要用
7、数据说话，全面又要突出重点。写不足要表述到位。三是下一步要精炼简要，有干货，不能都是虚的。（二）专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。一般结构是：第一部分，开展这项工作的重大意义（可融合成绩和不足来写）。第二部分，具体目标和工作任务（要抓好的几项重点工作）。第三部分，加强组织领导，明确责任分工，强化队伍建设，抓好督导落实等要求。也就是常说的“三段论二比如我们年初召开的*年政法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议，就是这类。注意事项：一是如果就一项工作来部署，分管领导和主要领导要怎么说，会不会说得重复？分管领导做的部署可以比较全面，主要领导则聚焦几个重点领域，讲问题讲事例，这样就不会大幅重复。二
8、是部署会要看是不是有阶段性推进，只开一次的部署会和经常开的推进会，写法不一样。比如像年初的部署会、ZT教育部署会之类的开一次，就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会，就要说得细了。要把各个阶段中央、省和市不同的要求，推进过程中发现的问题和解决措施写进来，不能一个稿子用了一年四季。（三）工作汇报类文稿。即下级向上级汇报，比如你们向上级部门或者向上级检查组汇报工作，都是这种类型。基本结构是：第一部分，汇报开展工作成效，要尽量突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分，谈存在问题和不足，虽然是讲问题，但也要让上级看到我们对这些问题是采取了措施、作出努力的。第三部分，讲下一步工作打算，要精练务实
9、，不虚头巴脑。第四部分，可视情况提建议或请求帮助事项，适当写几条不宜过多，想要上级帮助的具体事项，不要泛泛而谈。注意事项：一是汇报跟总结有相似之处，但不是完全一样。总结重在全面，汇报要突出亮点和特色，不然平淡无奇。二是汇报要根据上级要求来写，要看是偏重于听成绩、问题还是下一步打算。对各种上级检查来说，一般是听问题为主，这就要求写问题要研究透了。比如，像巡视、环保督察等，要求问题篇幅高达娥以上，问题就要写到位了。对上级领导来说，如果倾向于听下一步工作思路为主，成绩就要简要地讲，不要过度渲染，下一步工作思路要清晰可行。（四）表态发言类文稿。这也是用得比较多的类型，比如上级刚部署一项重要工作，需要听
10、下级打算怎么做；或者你们有项工作推进不大好，排名落后了，要做表态发言；还有各种检查组进驻检查工作，有时见面会上需要你们要做简短表态。基本结构是：首先是对这项工作表示拥护或者同意，接着可展开三个部分。第一部分，可谈从思想上认识到这项工作的重要性；第二部分，谈打算采取的一些比较务实的工作措施；第三部分，谈从加强组织领导、压实工作责任方面，确保这项工作落实到位。注意事项：表态不是光听你的调门高，第一部分谈完思想认识后，第二部分怎么做要有实实在在的举措，特别是工作落后的表态，如果第二部分说得虚头巴脑，容易会让上级觉得你敷衍了事，或者认为你拿不出好的办法来扭转落后的局面。（五）典礼致辞类文稿。这类是比较
11、简短的文稿，一般为项目动工典礼、庆贺仪式，以及上级在你们这里召开会议或搞活动等，需要你们领导致辞。这类简短讲话稿可不设小标题，但是框架上也要有先后顺序，一般为：第一要对会议召开或仪式、活动举行表示祝贺，对大家到来表示欢迎，对各界长期关心你们工作和发展表示感谢。第二要指出这项工作或者活动完成的意义，介绍基本情况以及涉及这项会议或活动主题相关工作开展情况。第三是你们将以这次会议召开、仪式或活动举办为契机，下一步打算怎么干，欢迎大家对你们工作提意见建议。最后是期望会议、仪式或活动取得圆满成功。注意事项：这类文稿一两页纸即可，虽然简短，但要写得漂亮。从之前有关部门报送代拟稿情况来看，这类文稿往往写得不
12、够理想，感觉写得比较虚，用语也不够精炼。建议写的时候，可以从网上多看看几篇，借鉴一些好的表述，再结合实际情况，做到虚实结合。（六）调研指导类文稿。这类文稿是上级讲给下级听的，比如你们到下级去开会，就是这种类型。这类也是比较简短文稿。基本结构是：第一为开场白，表明这次调研指导目的或者听取汇报的来意。第二要对下级工作表示肯定，这部分通常比较简短，我们给领导准备稿子时候可以提供一些参考性的东西，因为领导还要根据下级在会上讲的内容进行概括，免得脱离实际。第三是对下级下一步开展工作提出几点要求，这是重点部分要展开写，有针对性地提一些具体工作要求，不可太笼统。注意事项：这类文稿大家用得不多，会用到的是有下
13、级系统的部门，比如教育局、卫健委等。起草这类文稿，要摸清下级单位的情况，有必要的时候要下去走走，而不能光看他们报上来的材料。上级部门去下级调研，有例行的，但多半是为了解决问题，所以要找准下级单位的问题，在材料中替领导出谋划策，提出一些可行的工作措施或建议。（七）主持小结类文稿。主持词或者小结类讲话，应用的也比较多，也是简短文稿，通常*页纸以内。这类文稿通常结构是：作为主持词的话，首先开头要讲这个会议召开或者活动举办的意义，“为了什么什么“，介绍参加的领导干部，讲下有几项议程，逐项议程进行。议程完毕，然后要小结，简明扼要地概括这次会议或者活动主要内容、取得的成果。最后要对贯彻落实会议或者活动精神
14、提几点要求，可先提如何抓好精神的传达学习，以什么样的形式传达给哪些人；如果还要扩展，可以结合这次会议精神部署需重点抓好的几项具体工作。注意事项：这类文稿用得比较多，各种会议有讲话的，就会有主持的。主要特点就是要短，一般主持的是二把手，一把手做完重要讲话后，二把手简要地做下总结，并提出几条抓好会议精神的要求，一般来说两三分钟内即可。我看过有些主要领导讲话和主持人的总结讲话，主持人的总结讲话就是一页纸以内，甚至连一、二、三都不说，就是一段话。四、几类常用公文格式中央办公厅于*年*月*日发布了党政机关公文处理工作条例，并于*年*月*日起正式施行。党政机关公文处理工作条例统一了公文种类，共*种公文:决
15、议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。下面主要说说经常使用的*种公文（通知、报告、请示、通报、意见、函、纪要）。（一）通知。通知是大家接触比较多的一类公文。简单的通知，比如今天的培训，大家就会接到通知，什么时间、什么地点、什么人参加、做什么事。也有复杂的，比如*单位关于学习贯彻落实党的*大精神的通知，这个难度要大些。总的来说，通知要由这几个部分组成：一是标题。什么部门要发什么样的通知，或者转发通知。二是发给哪些部门。三是通知的内容。四是有些通知还会有附件，附在后面。（二）报告。报告是大家也经常会接触的种类，有个人的，比如个人述职述廉报告。也有集体
16、的，比如下级向上级的报告，这个其实跟前面讲过的工作汇报相似。主要格式包括：一是标题。二是报告事情。开头部分要写报告的原因或者简要的事实。比如，根据什么什么，现将情况报告如下。三是取得成绩。四是存在问题。五是下一步工作打算。六是如果是下级对上级的报告，当面口头报告可以讲几点诉求。大家要注意的是，不能把报告写成了请示。接下来说到请示，请示是要得到上级批复，报告则不要写“妥否，请批复（三）请示。请示是下级向上级请求指示或批准事项所使用的一种公文形式，也是常用的。比如，向上级申请经费等等，用的就是请示。请示特点有：一是一文一事，一篇请示只能写一件事，不能一文多事。二是请示一些重大事项或者重大经费时候，
17、要提前做些沟通，不要盲目地就往上级报请示。三是要把请求上级批复的理由说清楚。比如说需要经费，这件事很重要，是为了*,而财力又紧张，所以请求上级帮助。（四）通报。比如表扬通报或者批评通报。结构是：一是标题。什么单位，要发什么样的通报。二是正文。开头先是为什么要通报，接下来写通报事情的起因、发展、结果、影响，然后怎么解决的。三是号召类的话。比如表扬的，让各单位对标先进；批评的，让各单位引以为鉴。等等。（五）意见。这是规格比较高的公文，市级以上用得多些，各镇（区）、各部门用得要少些。像市里近几年开的市委全会，出台的实施意见，就是这类。意见一般结构是总体要求、工作原则、具体目标、若干意见以及组织领导。
18、（六）函。函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。“函”的写法要注意几点：一是“函”的内容要专一、集中。一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。二是“函”的内容要真实、准确。三是“函”的写法以陈述为主，把要商洽的工作，询问和答复的问题写清楚就行。四是发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。所以“函”的语言要求朴实，态度要谦逊。五是“函”的结尾，一般常用“即请函复”、特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。（七）纪要。一般来说，办公室人员接触得多，也都会写，但要写准写实，也要下
19、功夫。像我们政研室，就承担着市委常委会会议和专题会议纪要的任务。来到我们政研室，最初的锻炼就是要学会会议记录和起草会议纪要，算是入门的基本功。大家要注意，纪要不是记录，不是所有人说的记录下来就成纪要了，而是要有归纳和概括，把重大事情和主持人（一般是一把手，以他说的或者同意的为准）讲话归纳提炼出来，用语是肯定性的词汇，不要有“比如什么什么”等等之类的，纪要不是讲话，讲究严谨。五、一些写作建议（一）当学习上的有心人。宋代诗人陆游说：“汝果欲学诗，工夫在诗外二文字材料写作最基本的要靠学习积累。每天有各种新闻发生，工作也时不时有新的部署，只有不断更新知识，才能持续不断地输出好的文字。建议分管领导和办公
20、室主任在单位建立定期学习机制，了解最新的时事政治，学习中央、省和市关于你们工作的系列部署，借鉴兄弟单位的经验做法。除了集中学习，更要靠每天的自学积累，以上率下带动单位写作骨干们主动学习。量变就会引起质变。通过学习积累既掌握上级方针政策，又了解同级工作动向，就不愁没内容可写了。（二）当工作上的明白人。工作干不明白，写起材料来就是糊涂账。现在的文字材料都要求精炼实在，不绕来绕去，有些材料写得云里雾里，就有可能是对工作了解不够。记得前几年写某个材料的时候，我当时既要了解全市的工作情况，还要了解在全省的排名情况。多问几遍，就把负责这项工作的工作人员问住了，他说得问省里才能给我答复。所以写到一项工作，我
21、们要知道这项工作主要有几个抓手，要解决什么问题。想清楚弄明白了，列好提纲才去写。一直说文字材料要写得亮眼，怎么才能亮眼？如果工作开展得不好，靠各种技巧去修饰文稿就是花拳绣腿，在玩文字游戏。今年省政府报告要求每个市县和省直部门抓*项创新性亮点工作，市政府报告要求每个镇（区）和部门谋划*项创新性亮点工作。在座的都是单位的智囊团，要多去思考，向单位主要领导建议，把工作干出彩了，才好总结到材料中去。（三）当文字的美工家。要善于概括提炼。为什么有的材料看起来像记流水账？就是缺乏概括提炼，看上去很散。特别是经验介绍材料和工作汇报材料，平铺直叙很难给人留下印象。一定要善于概括提炼，拟的标题要亮眼，可以考虑“
22、一、二、三、四、五”，“五个坚持”等等，读起来朗朗上口。（四）不当文抄公的借鉴者。有句话讲“天下文章一大抄现在获取信息是很容易的。接到一个材料起草工作，可以先花时间上网看看人家是怎么写的。找几篇写得不错的，看人家的标题是怎么提炼，内容是怎么布局的，来学习借鉴。这就是说的站在“巨人的肩膀上”，而不是大段大段地抄，抄出事故来。我们有时候接到个别部门报来的材料，一眼就看出来是抄的，抄的水平并不高，因为结合*实际做得不够，在*可以这么说，在别的市县说也没错。抄的时候也懒，借鉴的就不够好，感觉是中学生去抄小学生作业了。所以参考借鉴，要耐心找几篇写得好的。借鉴写得不好的，只会把你带歪了。（五）当领导的扮演
23、者。简单地讲就是，负责哪位领导的文稿，就要站在他的角度去思考工作，把我们的思维、步调调成跟领导同频共振，才能写出领导满意的文字材料。比如，这位领导喜欢怎样的用语，喜欢用古诗、排比句，还是实实在在的表述？写了几次之后，熟悉他的习惯，要把自己当成他，去思考这项工作怎么干，材料写成他习惯用的表述，也就是要“关起门来当领导工（六）当年轻干部的指路人。文字材料工作是件苦差事，咱们分管办公室的领导和办公室主任也有体会，大家往往也是单位加班加点比较多的人。近年各单位进来了不少年轻人，我觉得不管年轻干部在哪个部门，都要把文字材料当成基本功去练，练好了对单位工作和他本人成长进步都有好处。年轻人的优势是学习能力强、可塑性强，但遇到挫折容易打退堂鼓，所以还需要有人带着指点迷津，不断鼓励他们。年轻人的积极性和创造性调动起来了，就能给我们带来惊喜。（七）当善于思考总结的智者。我们把起草好的文字材料交给领导后，不是就完事了。领导看完后，我们要看他照用了哪些地方，改了哪些地方，总结分析一下原因，我们写得哪里好、哪里不好，为什么领导想到了我们想不到，“吃一堑、长一智二我们政研室就经常组织干部复盘材料起草，让干部思考两个问题：一是自己起草时候感觉有什么困难，是不大了解工作，还是表述卡壳？二是领导改的地方，跟自己原来写的相比，好在什么地方？经常思考总结，才能打一仗，进一步。
