《善用系统思维提升办公室工作水平.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《善用系统思维提升办公室工作水平.docx（7页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。
1、善用系统思维提升办公室工作水平当前，我县正以雷霆之势整治城区电动车违法营运行为，这是一项改善民生的大事、规范交通秩序的急事、涉及城市管理的难事。但是，县委县政府以强烈的使命担当和决战决胜的信心，系统谋划，全面考量，整体推进，毅然向这个城市“顽症”开刀，打响了整治攻坚战。整个行动可以说是系统思维的典范，系统论的四个特性得到了很好的体现。一是整体性。整个整治行动既打击违法又保护合法，既强化行政监管又加强市场调控，以整治电动车违法营运为重点，同时考虑到社会方方面面。二是结构性。各个部门都有明确的工作职责和分工，构成了整个系统的一个个“要素”，只要各个部门履职尽责、密切配合，就能达到系统功能的优化，形
2、成整治的强大合力。三是层次性。这次整治行动最大的特点是成立了高规格的指挥部，全体领导都是整治工作的责任人，从顶层设计上加强了领导。四是开放性。既堵又疏，帮助这些以三轮为生的人转岗就业、寻找新的谋生门路。黄县长多次强调，要牢固树立全局和统筹观念，以全局观念、全面观点系统谋划工作。作为办公室，对领导的指示要不折不扣地落实。同时，系统思维也是我们办公室开展工作的基本工作方法之一，运用好系统思维，对于提升办公室工作水平，提高工作效率，具有重要的意义。系统思想具有整体性、结构性、层次性和开放性四个属性。下面我从4个小事例入手，简单地介绍这些属性，重点是谈谈如何运用这些理论来指导我们更好地开展办公室工作。
3、一、用整体观认识问题解放战争时期的淮海战役是解放军在兵力、装备都不占优势的情况下，同国民党重兵集团展开的战略决战，当初中央军委决定由第二野战军和第三野战军联合发动淮海战役，毛泽东就说:“二野三野联合作战，不只是增加一倍两倍的力量，数量变，质量变，这是一个质的变化J实践证明，二野三野联合作战的效果非常好，解放军参战部队60万人，国民党先后出动兵力80万人,历时65天，解放军共歼敌55.5万人，使蒋介石在南线战场上的精锐部队被消灭干净，基本上解放了长江以北的华东和中原广大地区。系统的整体性表明，整体的功能并不等于它的组成部分功能的简单相加，这就是所谓的“整体不等于部分的总和工具体到我们办公室来讲，
4、就是要有强烈的集体荣誉感，时时处处意识到我们办公室是一个大整体。一要有团队理念。办公室工作量大、复杂但重要，有时仅凭单个人的学识和能力，很难在规定时间内完成。良好的团队协作,往往可以事半功倍，最大限度提升工作效能，有效弥补复杂的工作需求与有限的个人能力之间的矛盾，达到1+12的效果。办公室在这方面有很好的传统，比如在面临一项大型公务活动中，各位主任和业务科室积极沟通协调，研究室精益求精把关文字材料，负责接待的同志精心安排、细心服务，大家心往一处想、劲往一处使，圆满地完成了一项又一项任务。这些好的传统要在继承的基础上继续发扬下去。这里我想着重谈一下各司其职与相互配合的关系。各司其职可以说是现代管
5、理的金科玉律，职能交叉被视为现代管理的大忌。但是对于办公室而言，绝对的各司其职不仅不可行，而且会在一定程度上制约办公室合力的形成。我比较提倡各司其职与职能有限交叉的有机统一，就是在各司其职的基本前提下，工作人员与科室长之间、科室长与各位主任之间，职能存在着有限的交叉。这样，一方面可以弥补一定程度上个人精力和能力的不足，另一方面也可以照顾到办公室工作的时间与工作任务的不平衡性，更有利于工作的开展，这也体现了以工作为重的担当精神。二要有大局意识。办公室是协助县政府领导开展调查研究、进行科学决策的“参谋部”，是收集了解工作动态和社情民意、沟通反馈情况的“信息部”，是开展督促检查、促进决策落实的“督查
6、部”，是协调各方力量、形成执行合力的“统筹部”，是提供各项服务、保障机关运转的“后勤部”，工作具有很强的综合性。办公室虽然不直接抓改革，但却研究改革，推动改革；不直接抓经济，但却服务经济，促进发展；不直接抓社会事业，但却以各种方式推动社会事业，促进社会和谐进步。因此，办公室要务必牢固树立大局意识，始终从大局出发思考问题、分析问题、解决问题，时刻以大局为重来检验工作得失。岁末年初召开的党代会、人代会及三级干部大会明确了全年工作的指导思想、总体思路、重点任务和奋斗目标，这是全县的大局。办公室一定要紧紧围绕大局，努力发挥好“参谋部”、“信息部”、“督查部”、“统筹部”、“后勤部”的作用，对领导做出的
7、决策部署和指示要求，都要坚决服从、坚决执行，不搞变通、不做选择，为全县大局服务、为改革发展稳定服务。三要有奉献精神。办公室的根本任务就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献就搞不好服务。办公室工作标准高、时间长、任务重，且突击性、紧急性的事务较多，经常加班加点，大家确实很辛苦，而且苦中无名，苦中无利。这就要求我们办公室的同志要有不图名、不图利、默默无闻、忘我工作的奉献精神，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、局部利益与全局利益的关系，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事不谋利，奉献不索取，耐得住清苦，耐得住寂寞，把全部心思和精力用在工作上，在工作中体现自己的价值，为办公室这个大集体增光添彩。二、以结构
8、的观点观察系统金刚石晶莹剔透，价格昂贵，加工成钻石更显珍贵。石墨则呈铁黑色，易污染，适合做价格低廉的铅笔芯。虽然它们都由碳原子组成，但碳原子的结合方式不同，从而导致它们的性质迥然不同。大量事实表明，系统的性质和功能不但取决于构成系统的要素，而且取决于要素之间相互联系所形成的结构。结构不同，功能也不同。各科室作为办公室的基本要素，合理的结构促进办公室功能的优化，不合理的结构则造成办公室功能的内耗。面临客观形势的变化，办公室的责任更加重大，内容更加丰富，节奏明显加快，标准越来越高。要适应这样的变化，就不能停留在一种结构上，需要进行不断的优化，科室内部要优化，科室与科室之间也要优化。一是思想观念上要
9、创新。办公室每天要处理大量工作，做多了、做久了，容易使人形成思维定势，习以为常，认为办公室工作就是这一套，习惯于按部就班、凭经验办事，致使办公室的工作模式化、呆板化。我们要开动脑筋，勇于探索，不断闯出新路子，干出新特色，善于总结一些被实践证明行之有效的作法，使办公室的工作始终充满生机与活力。一是遇事不要恋旧。不能老想着过去是怎么办的，把自己的工作束缚在昨日的模式中，而应重点瞄着现在与未来，看今天是怎么回事，应当怎么办，照着葫芦画瓢是永远也画不出新瓢的。二是工作不要尾随式跟进。要把工作重点放在超越别人、想人所未想、言人所未言、行人所未行o要有敢于创新的勇气，做到人无我有、人有我新、人新我变。三是
10、解决问题不随别人转。当人家都说好的时候，不妨反过来逆向思维看看有什么不足，还有没有比这更好的办法，或许能迸发出新的思想火花，形成新的工作思路。二是精神状态上要有精气神。办公室是由我们在座的每一名同志构成，同志们的精神状态直接影响到办公室的精神状态。很多人带着心中的理想来到办公室工作，一开始都百分之百地充满着热情，随着时间的增加，热情会渐渐会被消磨。保持对工作的激情，是每一名同志必须时刻面对的问题。保持工作热情，更多的是一种责任、一种因为熟悉而产生的眷恋、一种因尝到工作乐趣而坚持下去的信心。糊弄工作，就是在糊弄自己；浪费光阴，就是扼杀自己的未来。只有燃烧自己，才能感染他人；要想别人“发热”，自己
11、首先要“发烧激情是能够相互感染的，我们一定要先把自己干事创业的激情燃烧起来，再传递给身边的人，汇聚成一股冲天的干劲，推动各项工作走在前列。三是处事方法上要会“弹钢琴:毛泽东在党委会的工作方法一文里把开展工作比喻为“弹钢琴”，精辟地指出：“弹钢琴要十个指头都动作，不能有的动，有的不动。但是，十个指头同时都按下去，那也不成调子。要产生好的音乐，十个指头的动作要有节奏，要互相配合J在现实工作中，有的同志常会感到工作任务重、头绪多，迎接上级部门的检查要马上协调，会议通知要马上拟定，上报的材料要马上找领导签批，有时候顾东管不了西，忙南找不着北，揭下葫芦起来瓢，可谓整日忙忙碌碌，结果却事倍功半、效果不佳。
12、学会“弹钢琴”，就是要善于分清工作的轻重缓急和做事的先后顺序。一首钢琴曲，高音低音、节奏缓急都有一定的秩序规律，要弹好钢琴就要顺着主基调弹起，然后有节奏地朝着既定目标发展，让听众平和接受，渐入佳境，否则，高低音掺杂，节奏混乱，就成了“乱弹琴二次序处理好了，不但能够节约办公时间，提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。所以我们在工作中一定要有长远目标、短期目标、即时目标。当然，这些目标有时候会发生冲突，这时一定要善于发现并解决最迫切的问题，只有先解决这些问题，才能解决其他问题。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序整理好，再着手处理。三、从层次性出发分析事物在平时的
13、工作中，经常会听到某某讲话讲得好，某某文章写得好。讲得好、写得好，一个重要的标准就是层次清晰。再比如各种生产经营组织企业、公司、商店等，他们分别属于农业系统、工业系统、商业系统等，而农业系统、工业系统、商业系统属于经济系统，经济系统又与政治系统、文化系统等组成社会大系统。系统的层次不同，属性就会不同，规律就会有别。我们办公室系统也具有层次性，基本上是“主任一一科室长一一工作人员”这么一个层次结构。一方面，要勇于尽责，把应尽的职责履行到位。各位班子成员要率先垂范，不折不扣地对分管的工作负责到底，干出成效，不折不扣地做好分内的事，种好自家的“责任田二要勇于担难，把应负的责任承担起来。建设全省工业强
14、县和市域副中心城市，不会是一条坦途，每往前推进一步都会遇到各种各样的矛盾和困难，尤其是招商引资难、项目推进难、征地拆迁难、企业融资难、扶贫攻坚难等，都是亟待攻克的堡垒，我们的同志都要自告奋勇、主动请缨，以舍我其谁的勇气迎难而上，以一往无前的气势冲锋陷阵，以“推土机”式的作风攻坚克难，以拼命三郎的干劲儿杀出一条转型跨越的新路。另一方面，要“身在兵位，胸为帅谋”，善于站在更高层次上分析、思考问题。一是看问题要有高度。我们的办公人员要站在科室长的位置思考问题，科室长要站在主任的位置思考，主任要站在县长的位置思考问题。经常“换位思考”，做到“不在其位，学谋其政”，思领导之所思，谋领导之所谋，保证所提建
15、议科学、严密，上档次，有见地，不断提高参谋的水平和服务层次。二是思考问题要有超前意识。要增强工作的预见性、前瞻性，对工作超前考虑，及早安排。力求考虑问题快半拍、早半拍、抢半拍，想在领导之先，谋在领导之前。尽可能做到领导未谋有所思、领导未问有所知、领导未示有所行。还要善于拾遗补缺，紧扣领导工作的主旋律和基本思路，既想领导所想，又想领导之未想，对领导的思路、想法、指示等加以完善和细化。这就需要我们在领导决策前加强调研，未雨绸缪，为领导提供真实、准确、详细、全面的情况，提供切实可行的参考意见和预案，做到“雨前送伞对领导正在考虑的事情，积极梳理成型，逐步系统化，做到“雪中送炭”；对领导考虑成熟的事情，
16、要抓紧落实，执行到位，对出现的问题及时反馈，及时处理，做到“锦上添花二四、开放导致有序，封闭导致无序清朝的康熙和乾隆，实行闭关锁国的海禁政策，阻断了中国与世界文明发展的联系，埋下了衰落的种子。与此形成鲜明对照的是，比康熙小20岁的俄皇彼得大帝，亲自去欧洲考察，回国后大力发展工业和科学，成立了圣彼得堡科学院。两种不同的发展道路，使中俄两国实力发生了明显变化，其后的屡次中俄战争，清朝连连失败，丢掉了一百多万平方公里的土地。中俄近代史的这一对比，可以说是开放导致有序，封闭导致无序的很好例证。那么，对我们办公室的有什么启示？我认为就是一定要有开放的眼光，有一种时刻会被超越的紧迫感，千万不要自以为了不起
17、，坐井观天、夜郎自大。一要高标准定位。县政府办公室是政府系统的首脑机关，“首”、“脑”二字可谓一字千钧、意义重大。所谓“首”，就是排头兵、当第一，做领会领导意图之“首”、落实领导决策之“首所谓“脑”，就是神经中枢，做智慧之“脑二办公室的形象在很大程度上代表着县政府的形象，在办公室工作的同志也是非常受人尊重的。大家一定要充分认识到这一点，珍惜在办公室工作的机会，自重、自省、自警、自励。要专心守职、尽心竭力、全身心地投入，努力成为分管或服务领域的行家里手。做每一件事，干每一项工作，都要坚持高标准、严要求，精益求精，开拓创新,敢为人先，努力做到有先必当，有优必创，有第一必争，争取样样工作当先进，各项
18、工作创一流，整体工作上台阶。二要善于学习。不善于学习，只会导致思维僵化、能力弱化、智力退化。学习既是适应工作的必然要求，也是干好事业的永恒主题。要树立学习是为生存而学、为发展而学、为未来投资的思想，事事学、时时学、处处学，做到学习工作化、工作学习化。一是更新学习理念。按照政治上高标准、思想上高境界、业务上高水平的要求，变务虚型学习为思考型学习、变零散式学习为系统化学习、变被动学习为主动学习，树立终身教育、终身学习的理念，把学习渗透到办公室工作的各个方面，让学习成为提高素质、推动工作的动力。二是改进学习方法。善于向实践经验、文字材料、先进典型、身边同志学习，带着问题学，深入思考学，切实做到依靠学习更新观念、启迪思路、创新工作。三是增强学习实效。通过学习，做到学以立德、学以增智、学以致用。学以立德，就是通过学习，努力改造主观世界，坚定正确的政治方向，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观，养成高尚的道德情操,保持政府办公室的浩然正气；学以增智，就是要通过学习，更新知识结构，提升知识层次，不断提高办文水平、办事效率和服务质量；学以致用，就是要通过学习，增强分析判断能力、组织协调能力、处理复杂情况能力和研究解决实际问题的能力。系统思想作为一种哲学思维方式，具有很强的现实指导意义。希望大家进一步振奋精神，锐意创新、真抓实干，勤奋工作、精心服务，奋力开创办公室工作新局面。
