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1、安全评价机构档案管理规范1目的为积极贯彻落实安全评价机构管理规定（国家安全监管总局令第22号）及关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知（X安监发201026号）等要求，进一步规范安全评价机构在档案资料收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案资料完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定本规范。2适用范围本规范对以下两部分内容的资料档案管理进行了规定：（1）安全评价机构在开展安全评价工作过程中产生的与评价项目相关的资料档案管理的总要求、原则、过程及方法。（2）评价机构在内部管理、机构资质、技术人员资格及条件、设备仪器、法规标准等方面相关资料的档案管理要求。本规范适用于机构
2、注册地在XX省境内的甲、乙级安全评价机构。3引用及参考文件本规范在编制过程中执行和参考了以下法规及规范性文件。各机构应注意跟踪法规及规范性文件的最新版本，在本标准未修订前，机构可使用最新版本的文件要求。（1）中华人民共和国档案法（1996年7月5日修正）（2）安全评价机构管理规定（国家安全监管总局令第22号）（3）安全评价过程控制标准（DB37/T1855-2011）（4）档案工作基本术语（DA/T1-2000）（5）归档文件整理规则（DA/T22-2000）（6）关于印发安全评价过程控制文件编写指南的通知（安监总规划（2005）177号）（7）关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知（X安监
3、发（2010）26号）（8）其他有关要求4术语与定义为规范档案管理，本规范使用了以下术语与定义。4.1 档案本规范中档案是指安全评价机构应保存的在开展安全评价活动以及机构内部管理过程中形成的与安全评价工作有关的各种形式的文件资料和记录。档案的功能在于保持安全评价工作过程的可追溯性和可再现性，建档的目的是规范安全评价资料管理及防范风险。4.2 档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动的总称。4.3 档案室安全评价机构内部设置的集中管理本单位档案的独立的、专门场所。其中甲级资质机构档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米。4.4 档号档案实体编号的
4、总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。4.5 卷（档）内目录登录卷（档）内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（档）内文件之前。4.6 索引指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。4.7 档案分类本规范按照档案资料的性质将档案分为安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六类。5档案管理要求5.1 档案管理工作原则档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，安全评价机构应坚持统一领导、专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作。确保档案资料的可控
5、性、可追溯性和一定程度的可再现性。5.2 档案管理保障在机构内部设置专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施。安全评价机构应当制定实施档案管理制度，配备档案管理人员。档案管理制度应包括档案室管理要求、档案管理人员工作职责以及存档、借阅及销毁等档案管理的相关规定。5.3 档案分类编码安全评价机构应根据本规范的分类要求，按照安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六个类别进行分类，结合机构内部管理实际情况对档案进行分类编码管理，确保存档清晰、条理、有序
6、，便于检索和使用。其中机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案可自行分类编码。安全评价项目档案分类编码应满足以下要求。5. 3.1安全评价项目档案分类安全评价项目的档案可以按照以下方式之一进行分类：（1） 一级目录以安全评价行业范围进行界定；二级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。（2） 一级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；二级目录以安全评价行业范围进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。5. 3.2安全评价项目档案编码原则为确保安全评价项目档案资料的清晰有序，应
7、对安全评价档案进行编码。档案编码应能够体现出行业范围、评价类型、项目流水号的内容，具体编码形式安全评价机构可自行制定。以下形式可供参考。_项目流水序评价类型，如YSPJ行业范围代码，如4a年份，如2013机构代码，可以是几个英文字母6档案管理内容与方法6.1 安全评价项目档案6. 1.1存档内容根据安全评价相关规定及安全评价过程控制要求，机构应建立健全自身管理过程中的资料管理，针对安全评价项目应按照“一项目一档案”的立档原则进行建档。每个评价项目档案中应包括的内容如下：6. 1.1.1安全评价过程控制产生的文件资料应包括：（1）档案索引目录（2）评价初访记录（含纸质与影像）（3）风险分析记录及
8、合同评审记录（4）安全评价合同复印件（5）安全评价项目工作计划书（6）项目组与被评价单位就评价和检查结果交换意见记录（7）现场考察记录（含纸质与影像）（8）现场检查记录（含纸质与影像）（9）现场核查记录（含纸质与影像）（10）安全评价报告（正式版）（安全评价报告有外部评审的，还应保存送审版）（三）评价报告校核记录（可以以带校核痕迹的电子版形式保存）（12）内部审核记录（包括书面记录和带审核痕迹的电子版）（13）技术负责人审核记录（包括书面记录和带审核痕迹的电子版）（14）过程控制负责人审核记录（15）回访记录（16）服务质量信息反馈表（17）安全评价工作业绩表（18）评价过程产生的其他资料6.
9、1.1.2应保存的被评价单位的有关资料被评价单位有关资料因不同评价类型、不同行业以及项目不同的风险特点而有所不同，应根据安全评价通则（AQ8001-2007）.安全预评价导则（AQ8002-2007）,安全验收评价导则（AQ80032007）各行业安全评价导则、评价细则以及评价报告审核标准中的有关要求，结合评价工作和企业实际进行资料收集。安全现状评价项目应存档的资料一般包括:（1）被评价单位提交的文件资料目录（2）被评价单位的法人资格证明复印件（3）被评价单位的相关人员安全资格证明（4）被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件（5）被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表的检测检验资料复印件（
10、6）被评价单位涉及的消防验收意见书复印件（7）被评价单位涉及的防雷（防静电）检测报告复印件（8）被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件（9）被评价单位的相关安全管理资料（10）被评价单位评价所需的其它资料安全预评价项目应存档的资料一般包括：（1）被评价单位提交的文件资料目录（2）被评价单位的法人资格证明复印件或企业名称预核准通知书复印件（3）建设项目用地手续证明（4）建设项目可行性研究报告或项目前期资料（5）被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件（6）被评价单位评价所需的其它资料安全验收评价项目应存档的资料一般包括：（1）被评价单位提交的文件资料目录（2）被评价单位的法人资格证明复
11、印件（3）建设项目用地手续证明（4）被评价单位的相关人员安全资格证明（5）项目的工程技术资料及图纸原件或复印件（6）项目的工程竣工文件资料（7）被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表检测检验资料复印件（8）被评价单位涉及的消防验收意见书（合格）资料复印件（9）被评价单位涉及的防雷（防静电）检测报告复印件（10）被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件（三）被评价单位的相关安全管理资料复印件（12）被评价单位评价所需的其它资料.1中，如被评价单位因保密等原因不允许拍摄影像资料的，应保存由被评价单位出具的相关证明；初访、现场考察、检查、核查的影像记录中，被评价单位的重点部位、重点隐患、整改前
12、后的情况应配有相关文字说明。6. 1.2存档方法安全评价机构应当按照6.1.1的要求，针对每个评价项目进行建档。（I）应针对每个项目档案进行档案号编制，档号编制应满足5.3.2编码要求。（2）档案资料应存放在单独档案盒内，档案装订应不影响档案的保存和使用。（3）档案应按照正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；批复在前，请示在后的原则进行排序。（4）安全评价过程控制产生的文件资料记录应在档内最前面附档案索引目录，目录中应注明序号、资料名称、每件页数。（5）评价机构应针对收集的被评价单位提交的评价所需资料编制“被评价单位的有关资料目录”，目录中注明序号、资料名称、每件页数。（
13、6）安全评价项目档案应建立总的项目存档目录，明确年份、存放位置、编号等内容。6.2技术人员管理档案7. 2.1存档内容安全评价机构技术人员包括安全评价师、注册安全工程师、外聘技术专家。专职安全评价师档案应包括以下内容：（1）存档目录（2）技术人员基本信息登记表（3）安全评价师资格证书原件或复印件（4）学历证书原件或复印件（5）职称证书原件或复印件（6）劳动合同原件或复印件（7）基本养老保险、失业保险、基本医疗保险和工伤保险有效证明或住房公积金有效缴存证明（8）个人评价业绩及考核资料（9）培训教育登记表（10）其他证明资料等注册安全工程师、兼职安全评价师和外聘技术专家档案根据各机构实际参照专职安
14、全评价师档案要求建档。8. 2.2存档方法安全评价机构应本着每人一档的要求，建立健全技术人员管理档案。其中，存档目录应记载档案内资料名称、序号等信息。6.3 机构资质管理档案安全评价机构应建立和规范自身资质档案管理，档案内容应包括：（1）机构法人证明资料(2)机构章程(3)安全评价资质证书(正本和副本)(4)机构法定代表人培训合格证明(5)其他相关资料6.4 设备仪器档案安全评价机构应建立安全评价专业装备档案。设备仪器管理档案内应至少包括以下内容：(1)设备仪器清单(2)设备仪器管理台帐(3)设备仪器定期维护保养、校验的记录和证明(4)设备仪器操作规程(使用说明书、指南)(5)设备仪器租赁协议
15、或委托检验协议6. 5法规标准等资料管理档案安全评价机构应适时获取安全评价有关安全的法律法规与标准规程，购买、订阅、编制各类用于开展安全评价业务和提高评价技术人员业务能力的图书、资料。(1)法律法规及标准规程获取及更新应建立记录。(2)法律法规、标准规程及图书资料应集中存放和管理，并建立规范的管理制度。(3)法律法规、标准规程及图书资料管理档案内容应包括目录、索引、编码、借阅登记等。(4)法律法规、标准规程及图书资料的编码应进行分类和排序。分类办法可参照如下形式：按照专业(例如非煤、危化、机械、电气等)、性质(例如工具书、法律法规、设计规范、标准规程等)进行，在分类的基础上进行顺序编码。如SD
16、PS-FM-GJS-022(机构自行代码一非煤一工具书一022号)。(5)法律法规和标准可以以电子版文档方式保存。(6)评价机构应设置内部计算机局域网，用于法规及标准规程等电子文档的检索。(7)对作废的法律、法规、标准和规范性文件应该进行标注、单独管理。6.6内部管理档案应存档的机构内部管理文件包括：(1)过程控制体系文件及各项管理制度(2)过程控制体系内部审查记录(3)投诉、申诉记录（4）培训教育记录（包括培训教育计划及培训教育过程的记录资料等）（5）机构内部管理文件（如人事任免、文件颁发等）（6）会议记录或纪要（7）资质及印章使用记录（8）其它有关资料7档案管理其它规定7. 7.1档案资料
17、技术要求8. 1.l各类存档资料的具体要求（1）评价过程控制要求的纸质记录应做到格式规范统一、信息全面；（2）评价过程控制要求的纸质记录应有相关人员的本人签字确认；（3）评价过程控制要求的影像记录应根据评价环节的不同进行清晰分类，并有拍摄时间、拍摄人员、拍摄地方、拍摄部位、相应的安全信息等的文字说明；（4）对被评价单位提交的资料进行存档时，应由被评价单位有关人员签字或盖章。当被评价单位提交的应存档资料较多时，亦可由被评价单位在相应资料清单上进行盖章确认，但资料清单中应载明资料名称、资料内容、资料编码、资料份数等信息。9. 1.2电子文档管理要求（1）各机构应制定实施电子文档资料档案管理制度，配
18、备专门电脑用于电子文档存档的管理，确保机构电子文档存档管理资料的安全性和可靠性。（2）机构应配备专门人员做好电子文档资料的存档管理工作，对确认存档的电子文档资料采取加密措施，确保资料的真实有效。（3）应对机构内所使用的电脑采用可靠的杀毒软件，净化系统，做好电子版存档资料的备份工作，避免存档资料的丢失。（4）可采用电子文档方式管理的资料包括：电子版法律法规和标准规范、电子版安全评价报告、安全评价现场调研采集的照片、图片、影像资料、被评价单位提交的电子版图纸资料、可采用电子存档的其它资料等。7.2 档案保存期限安全预评价和安全验收评价档案保存期限应不少于10年；安全现状评价档案保存期限应不低于两个
19、现状评价周期。其他档案的保存期限按照相关档案管理规定执行。7.3 档案借阅管理安全评价机构应制定实施档案资料借阅管理审批制度，并根据档案类别建立必要的借阅登记记录。7.4 档案保密管理安全评价机构应制定实施档案保密管理制度，设置合理的保密级别。7.5 定期检查安全评价机构每年度至少组织一次档案管理检查。检查内容包括档案室的消防安全、治安安全、各项档案管理制度的执行及档案资料的完善工作等。7.6 档案索引为方便档案的使用和检索，提高档案资料的使用和管理效率，安全评价机构应编制档案资料索引目录，尤其是要编制安全评价项目档案索引目录。编制的档案索引目录应结构合理、信息准确、方便使用。7.7 其它要求安全评价机构应不断完善档窠管理制度，持续改进档案管理水平。
