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1、XXXX职业学院党政公文处理办法根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例（中办发（20XX）14号）和省委办公厅、省政府办公厅印发的XX省党政机关公文处理工作条例实施办法（试行）（X办发（20XX）25号）文件有关规定，为提高学院党政公文处理工作质量和水平，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，结合我院工作实际，特制定本办法。第一章基本原则第一条本办法适用于本院党、政公文处理工作。第二条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规
2、和其它有关规定。第五条各部门应当高度重视公文处理工作，并指定专人或固定人员具体负责。部门负责人为本部门公文工作的第一责任人。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质。第六条学院办公室是学院公文处理的管理部门，负责制订、落实公文处理业务规范，并对学院各部门的公文处理进行监督和指导。第二章公文种类第七条学院常用公文主要种类（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销部门不适当的决定事项。（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项0（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知。适用于发布、传
3、达要求部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。学院制定的规章、措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以规定、办法、细则等名称，一般用通知形式印发。（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复询问。（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复。适用于答复院内部门、单位请示事项。（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十一）纪要。适用于记载党委会、院长办公会、重要专题会等会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、
4、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急加急。电报应当分别标注特提”特急加急平急。（四）发文机关标志。1 .XXXX职业学院文件：用于处理关系学院全局比较重大的问题，转发上级机关和有关单位的文件，发布学院有关行政事务的重要决定、重要工作部署，批转职能部门的报告
5、、请示等。2 .中共XXXX职业学院委员会文件：用于发布学院党委的重要工作部署和出台的政策措施、改革规划；转发上级机关和有关单位重要文件；向上级机关请示重要问题，报告重要工作情况；发布干部任免事项及学院党委和学院行政联合上报下发的文件等。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。1以学院名义发文：统一编号为青工职院(20)X号:3 .以学院党委会名义发文：统一编号为青工职院党(20XX)义号”4 .部门业务性发文：使用学院简称加主办部门代字(附件1),比如，学院办公室的发文，编号为青工职院办(20XX)X号
6、。学院发文字号由学院办公室统一编号并管理。(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。学院内部发文时，标题中可略去学院名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。学院对部门、二级学院等发文，用学院各部门、单位”的统称。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。1以学院名义发文：署
7、名为XXXX职业学院；2 .以学院党委会名义发文：署名为中共XXXX职业学院委员会；3 .部门业务性公文:署名为XXXX职业学院。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类
8、型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期O(+)页码。公文页数顺序号。第九条公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。具体操作见XXXX职业学院公文印制版式说明(附件2)。第四章行文规则第十条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。联合行文，单位不宜过多。第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十二条各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关部门，可按照协商一致的原则联合行文。第十三条请示应当一文一事，不得多头报送，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个
9、人。请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。请示与报告要分别行文，报告中不得夹带请示事项。第十四条学院向下级部门、单位的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不以学院名义向上级机关负责人行文。第五章发文办理第十五条发文办理，是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十六条拟发文部门负责公文的起草工作，草拟公文应做到符合国家法律、法规及其他有关规定。第十七条公文文稿签发前，应由起草部门负责人进行审核。审核的重点包括以下内容：（一）是否确需行文，行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）公文内容是否符合国家法律法规和党的路
10、线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否与现行政策衔接、与学院有关规定是否相抵触；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）行文方式是否妥当，是否符合行文规则，涉及有关职能部门职权范围内的事项是否经过充分协调并达成一致意见。（四）结构是否合理，观点是否鲜明，材料是否充实,文种是否正确，格式是否规范，密级及保密期限是否准确,紧急程度是否恰当。（五）文字、数字、计量单位、人名、地名、时间、引文、标点符号等是否准确规范。（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第十八条制发院级公文，一般通过线上发文审批进行签发，特殊情况下（如涉密文件），通过纸质文件签发单进行签发。1 .以学院名义发文使用XXXX
11、职业学院文件签发单（附件3）签发；2 .以学院党委名义发文使用中共XXXX职业学院委员会文件签发单（附件4）签发；3联合行文，使用联合行文会签单（附件5）签发。第十九条院级发文需经学院办公室审核并印制。对于不符合要求的文稿，学院办公室不予办理；对于需作较大修改的文稿，退回拟稿部门重新修改后再行审核。如对文稿进行实质性修改，须征得拟稿部门同意。第二十条涉及全局性、长久性的各类规章制度（包括意见、办法等），上报到上级有关机关的重要报告等，需经过学院相关会议研究讨论通过后，再按发文程序办理。第二十一条申请发文部门应提前2-3个工作日经线上发文审批”通过后，抄送学院办公室；紧急公文，由学院办公室当日制
12、发。第二十二条院级公文签发后，学院办公室负责公文的复核、缮印、用印、登记等程序。公文发出后，发现错误,应当及时追回更正。第二十三条按照党务校务公开工作有关要求，本着节约资源的原则，可公开的文件由学院办公室统一上网公开,只印制存档纸质文件；不宜公开的文件，由申请发文部门负责公文的送达。第六章收文办理第二十四条学院办公室负责学院各类公文的收文办理工作，为推行无纸化办公，提高公文办理效率，除机要文件及上级要求严禁通过网络传播的文件，其他公文均线上办理。第二十五条收文办理主要程序（一）签收主送学院的各类公文、电报须经学院办公室统一签收、登记并组织流转；各部门应将上级对口单位直接发至本部门的文件、其他单
13、位发至本部门的重要文件送交学院办公室流转。1.机要文件的签收：学院办公室即时签收机要部门送达的公文，填写XXXX职业学院涉密文件传阅单（附件6）,送学院主要领导批示；2普通文件的签收：学院办公室即时签收邮政部门送达的公文，并扫描形成电子文件；3直接发送至业务部门的文件：部门接收的上级单位非涉密文件须扫描形成电子文件发送至学院办公室，学院办公室当日签收；4通过旗舰系统、金宏系统、微信、QQ工作群等渠道接收的电子文件：学院办公室当日签收。（二）登记对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理要求进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度等。（三）初审对收到的
14、公文应当进行初审。初审的重点是是否应当办理；是否已经办理。（四）拟办学院办公室负责人经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办理意见，提请学院领导审核，做出指示。（四）批办学院主要领导对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见。（五）流转按照学院主要领导的签批意见，学院办公室及时流转公文至各分管院领导，并根据分管院领导意见，流转至各部门。（六）承办承办部门对学院办公室交办的公文应签收、登记，及时办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。（七）催办学院办公室应当及时了解掌握公文
15、的办理进展情况，督促承办部门按期办结。（八）答复承办部门应当及时将公文的办理结果答复来文单位及学院办公室，并根据需要告知相关部门。第七章公文归档第二十六条公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和XXXX职业学院档案管理规定，由学院办公室统一归档与管理。个人不得保存应当归档的公文。第二十七条归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷）。立卷要保证资料齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。第二十八条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。第二十九条部门、单位撤销时，应将需归档的公文整理（立卷）后按有关规定及时移交档案室。第八
16、章公文管理第三十条公文由学院办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文应当发给组织，一般不发给个人。第三十一条院内相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。第三十二条工作人员调离工作岗位时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十三条不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别之后，由学院主要领导批准，可定期销毁。销毁重要文件要逐件进行登记，登记册留存备查。销毁秘密公文，应统一由学院办公室按照国家规定的保密程序进行，个人不得私自销毁、留存涉密公文。第三十四条禁止向废品收购部门或个人出售内部文件、刊物和资料。第九章附则第三十五条涉及外事的公文，按照外事工作有关规定处理。涉密公文，按照保密工作有关规定处理。第三十六条本办法所指公文含电子公文。电子公文与纸质公文具有同等效力。电子公文处理工作应当符合本办法的相关要求。第三十七条本办法由学院办公室负责解释。第三十八条本办法自发布之日起执行。
