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1、房地产公司总承包项目行政管理会议管理制度(文件编号:ZNJZXHY2023)会议管理流程图 _*一 承办情况反馈,J 1、总则 I-K 制订目的：为规范会议程序，提高会议质量和效率，特制订本制度。12、适用范围：本规定适用于项目部各种会议的组织与筹备、会中事务、会后会议决议的督办等各项工作。2、责任主体 项目部办公室负责项目会议的会前组织与筹备、会中事务、会后会议决议的督办等各项工作。会议召开前，项目部必须通知安装、装璜公司相关人员参加。3、项目部会议类型、时间 31、项目生产例会(1)项目生产例会由项目经理主持，项目经理外出有事可由生产经理主持，项目五大员、各工长参加，必要时视内容可适当增加
2、相关人员。(2)项目生产例会主体项目必须每天进行；刚进入装修阶段必须确保每天召开项目生产例会，正常之后至少每两天召开一次。(3)为了提高项目生产例会的效率，要求一般不超过一小时，会议安排如下：传达公司各种会议要求和精神；项目各工长汇报前一天工作量完成情况以及工作中需要项目部协调与解决的问题；项目五大员在项目管理中存在的需要在会上提出和解决的问题；组织部门 进行会议筹备 办公室 通知 相关人员 议题提交 办公室 会议决议督办 确定议程 会议进行 形成会议决议 生产经理评价前一天工程完成情况，布置当天和第二天工作；项目经理就项目管理的各方面情况作总体要求；项目资料员作好详细会议记录。32、项目三人
3、小组会议(1)项目三人小组会议由项目经理主持，项目生产经理、预算员、技术员参加。(2)项目三人小组会议每半月召开一次。(3)为不影响白天工作，会议一般安排在月中和月未的晚上召开，主要内容如下：项目经理就半月来的项目运作情况如生产总体进度控制、项目管理的各方面作简要的小结；生产经理、预算员、技术员分别就生产、工分、成本、技术、质量、签证、回款等问题作相互交流，提出改进意见；项目经理对下半月的工作作总体要求；项目技术员做好详细会议记录。33、项目部全体职工大会(1)项目全体职工大会由项目经理主持，项目全体员工参加。(2)项目全体职工大会每月举行一次，时间在每月的1日-5Bo(3)项目全体职工大会可
4、与每周的安全例会结合起来一并召开，但绝不允许以安全例会来替代项目全体职工大会。(4)项目全体职工大会的主要内容如下：项目经理全面总结上月度项目工作的各个方面，包括安全、质量、进度、成本等方面的成绩与不足；表扬先进，处罚不良行为；传达公司各种要求。34、安全例会(1)项目安全例会由项目安全员主持，项目经理必须参加。(2)项目安全例会每周召开一次，一般在每周一的早上进行，时间控制在半小时左右。(3)项目安全例会的主要内容有：总结上周各种违反安全规定的行为，并宣布对这些行为的处罚结果，同时讲解这些违规行为的危害性；阶段性学习国家安全法规和公司安全规章制度，不断加深员工的安全防范意识；项目经理可适时就
5、有关安全工作进行强调与要求。35、甲方、监理安排的其它会议 36、述职会 每年2月、10月初，项目经理负责向分公司经理层述职。具体时间、要求按照分公司通知执行。37、其他要求参加的会议 根据分公司办公室通知参加。4、会议管理规定 4-1、会前筹备(1)会议议程必须由组织部门提前汇总，严格筛选和审核，进而确定会议议程。(2)会议主持人及会务工作人员应做好会前准备工作：确定会议对象；选择开会时间；选择开会地点；拟好会议议程(会议组织者必须根据与会者送交的提案，严格进行筛选,拟订会议议程)；及早印发会议通知单(包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等)；准备汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案
6、；落实会场，安排座位、台签，备好茶具、茶水等；做好会议需要发放资料的准备工作。(3)会议组织者对照会前准备事项一览表(详见附件)，做好会议准备工作。每次会议开始前，办公室把该表单送交会议主持人。4 一 2、会中事务工作规定：(1)会中事务：会议签到；会场服务(引导座位、分发会议文件材料、内外联系、维持会场秩序、会场摄影等工作)；会议记录(会议组织情况，包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等；会议的内容，包括会议议题、讨论发言、形成的决议等)。(2)每次会议开始后，会议主持人需要对上一次会议决议落实情况进行检查。(3)会议必须严格按照会议议程进行。(4)每次会议都要形成会议纪要，会议纪要应包
7、括以下内容：会议召开的日期、地点和召集人姓名；出席会议的人员姓名及职务、身份；会议议程；会议形成的若干共识和决议。(5)除会议纪要外，每次会议必须形成明确的会议决议。会议决议应包括以下内容：会议召开的日期、地点和召集人姓名；出席会议的人员姓名及职务、身份；对会议议题所作出的决定。(6)会议决议不记录讨论过程，只记录会议所形成的最终决议，决议内容包括任务事项，最终成果、执行人和完成时间，具体格式参见附件。(7)会议决议、会议纪要发放范围由该会议议定。(8)会议决议和会议纪要副本一般在会议结束前或于会后两个工作日内发出。由办公室做好发放登记。4-3、会议决议督办管理规定 4 一 3 一 1、总则
8、为促进政令畅通，保证会议精神、决议得以有效的贯彻和执行，特制定本规定。会议所形成的决议，所有人必须无条件服从并贯彻执行。4-3-2.督办程序(1)会议纪要和会议决议在会议结束时或会议结束后的两个工作日内抄送与会人员及其他相关人员，并报送分公司领导。(2)重要会议决议必须报送总公司经理层。(3)各级会议决议由办公室负责督办，或者由项目经理指定专人督办。(4)每次会议结束后，督办人应对所有执行中的决议进行追踪，对按期应执行完成的决议，应按照会议决议督办单中有关内容评定完成结果，其中完成质量由会议主持人进行评定，或由会议主持人授权他人进行评定。会议决议督办单见附件。(5)督办人将决议执行情况进行汇总
9、，填写 部门决议执行情况汇总表，抄送相关人员，按季度报送主管领导，作为部门工作考核依据之一。部门决议执行情况汇总表见附件。4-3 一 2、督办的考核(1)每次会议必须对上次会议决议的落实情况进行追踪，由办公室或督办人汇报上期会议决议的完成情况。(2)各职能人员会议决议的落实情况将列入该人员当期的绩效考核指标，参见绩效考核制度中相关规定。(3)办公室应建立会议决议督办记录台帐。会议督办情况列入办公室或其他督办人当期的绩效考核指标。5、会议的协调和衔接(1)为促进公司政令畅通，达到会议效果，保证会议精神的贯彻落实，项目部各例会之间必须保证紧密的衔接和配合。(2)会期必须服从项目部统一安排，应坚持小
10、会服从大会、局部服从整体的原则。6、处罚条例(1)对不传达项目部层面会议精神和决议的各级管理人员，处于500元罚款和记过处分；对不执行项目部层面会议决议的各级管理人员，处于500元罚款和警告处分。(2)在督办部门警告后仍然拒不执行有关会议决议的管理人员，处以记过处分，并限期整改，拒不整改者，处以记大过直至辞退处分，该条由督办人申请，项目经理核实并作出处罚决定。(3)检查组定期对决议落实及督办情况进行检查和处理，办公室或督办人督办不力，未对有关决议进行有效跟踪、检查，每次对责任人处以200元罚款，情节严重者，处于书面警告处分。(4)会议结束后，办公室必须在规定时间内将有关会议决议形成文件并及时
11、下达各有关部门和人员，否则每拖延一天罚办公室100元。7、附件(1)会前准备事项一览表(2)会议决议格式(3)会议决议督办表格式 附件1 某某总承包分公司项目部 会前准备事项一览表 序 号 准备事项 责任部门（人员）配合部门（人员）时间要求 完成情况 备注 1 会议通知发放 办公室 2 会场布置 桌椅摆放 办公室 台签 办公室 白板、白板笔 办公室 投影仪 办公室 3 会场服务 水果 办公室 茶水 办公室 多用插座 办公室 4 录音笔 办公室 5 摄像安排 办公室 6 签到表 办公室 重点在缺席情况 7 会议资料复印和发放 办公室 8 会议记录安排 办公室 9 住宿安排 办公室 10 用餐安排 办公室 11 12 备注：该表单在每次会议开始前由会议组织者送交主持人。某某总承包分公司项目部 会议决议 编号：_ 会议时间：_ 地点：_ 主持人：_ 记录人：_ 参加人：缺席：决议 序号 任务事项 最终成果 执行人 协作人 完成时间 抄送：签发人：附件3 某某总承包 分公司项目部 会议决议督办表 决议序号 任务事项 最终成果 执行人 协作人 完成时间 是否按时完成(40%)完成质量评价(60%)按时完成 未按时完成 按时完成 未按时完成 按时完成 未按时完成 按时完成 未按时完成
