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1、传媒公司经营发展行政管理制度第一章总则为适应公司发展需要，理顺内部工作秩序，提高工作效率，增强公司市场竞争力和可持续发展能力，使行政管理走上制度化、规范化轨道,提升公司形象，并激发广大员工的工作积极性，维护其合法权益，根据国家有关政策法规和公司章程，特制定本制度。第二章员工礼仪与行为规范管理一、仪表1、工作时间员工必须着装整洁得体和佩戴工作卡。2、男职工不留长发和胡须，女职工化妆淡雅得体，不戴夸张饰品。二、礼仪1、接听电话应礼貌亲切，来电接听时应主动说：“您好，天赋传媒”，挂电话时应先等对方挂断后才放下。遇接电人不在时，代接人应主动要求对方留言（对方详细姓名、电话、来电内容等）并及时转达。2、
2、遇公司领导宜主动招呼迎让，同事之间宜谦让礼貌。3、客人来访应主动热情，以礼相待，详细做好介绍，必要时认真做好记录。（附：客人来访登记表）4、进入他人办公室先敲门，得到允许后再进入，出来时随手关好门。5、参加会议时应准时出席，不交头接耳和随意走动，通讯工具保持振动状态，散会时保持桌椅归位，并有序离开.三、行为规范1、遵守工作纪律，不迟到早退和随意脱岗串岗，外出办事需经上级领导同意并知照部门其他员工。外出办事人员需在留言板上填写去向和预计归来时间等.2、保持工作场合清洁、安静、有序，各办公场地物品设施应摆放有序，办公桌面保持整齐简洁，桌椅摆放统一；爱护公司财产，最后离开办公室的员工必须检查门窗是否
3、关闭，空调、电脑、电灯是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生。3、敬业爱岗，实事求是，严格保守公司秘密，维护公司形象.4、同事相互尊重，团结友爱，营造积极向上、务实诚信的工作氛围。5、员工在办公时间和办公地点仪表整洁，不准随地吐痰和乱扔杂物，不得大声喧哗、打闹，不得在办公室吃东西，不准干私活，不得长时间看非专业性报纸。6、员工在办公场所和办公时间，原则上不准打私人电话和会私客，不准带小孩到公司玩耍。必须接的私人电话要放低声，不得影响他人工作，最长不得超过三分钟。必须接待的私客应到接待室或走廊接待.7、不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，严禁使用电脑玩游戏或浏览与业务无关的网页；不要随意使用其他部
4、门的电脑，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑。8、所有电子邮件的发送，须经部门经理批准，以公司名义发送的邮件须经总经理批准。9、未经总经理和副总经理批准授意，不要索取、打印、复印公司相关文件、制度文本、证件及公司各部门资料.第三章出入公司管理一、公司员工应遵守公司规定，按时上班，上班时间应统一佩戴工作卡。二、员工上、下班需打卡录入考勤，特殊情况未按时打卡，需填写非正常签到表，经总经理或副总经理确认后交办公室备查。未填写“非正常签到表”或未经总经理或副总经理确认的，根据实际情况按迟到、早退或旷工处理。三、上班时间如因公外出，需经部门经理同意，并于规定时间内返回工作区域。四、工作时间员工不得随带
5、与工作不相联系的人员进入公司。五、为维护公司安全和正常工作秩序，拒绝各种形式的推销和闲杂人员进入。第四章印鉴管理一、印鉴是明确公司经营管理活动中权利义务关系的凭证，应专人保管和逐级审批使用程序。二、公司行政办公室统一管理公司印章的刻制、发放、回收和监督使用；三、印章分为公司印章、财务专用章、法人印章和发票专用章。公司印章由专门人员保管，财务专用章由财务部经理保管，法人专用章及发票专用章由财务部出纳保管。四、盖章人如需使用印章，应提出申请，填写印章使用申请单或经得公司法人同意进行盖章登记。使用公司印章，经总经理或公司分管领导批准后报办公室审核.财务人员根据常规工作及工作权限使用财务印章,财务印章
6、使用规定参照公司相应财务管理制度执行。五、印章保管人和使用人应严格遵守用印规定，正确使用印章，经审核不予盖章的文件应予退回盖章人，严禁滥用、错用和私用印章。六、原则上印章不允许外带和外借，如确需带出公司使用并当日归还的，应填写印章使用申请单，载明事由，使用时间等；如确需外借使用并数日归还的，应办理借用登记手续，同时填写印章使用申请单，载明事由和使用时间等，按上述程序审批后方可使用，并于规定时间内归还印章保管人。七、印章保管人出差或外出，印章应交与指定代管人妥善保管，代管人使用印章时，严格根据印章规定在授权盖章范围内使用，超出权限范围及有不明之外需请示公司总经理后使用印章。八、外借/外带印章因故
7、遗失，由遗失人书写原因，经部门经理签字证明后，交公司办公室经报总经理出具处理意见，给予当事人一定经济行政处罚；各印章保管人应妥善保管印章，如有丢失和违反印章管理规定，应给予一定经济行政处罚，若造成经济损失及其它严重后果的还将追究印章保管人的责任。第五章合同管理一、总则合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义.各公司负责人、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。二、合同的签订1、签订合同，必须遵守国家的法律,政策及有关规定。2、对外
8、签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责,在授权范围内行使签约权，超越代理权限和非法委托人均无权对外签约，但经法定代表人特别授权并发给委托证明的例外。3、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括:对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。4、签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿的原则和价廉物美、择优签约”的原则。5、签订合
9、同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡然后签约。6、合同除即时清结者，一律采用书面格式，并采用统一的合同文本。7、合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：1）部首部分，注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。2）正文部门，注意具体写明各项内容:如服务内容、违约责任、违约金数额、比例及计算方法。3）结尾部门，注意双方都必须使用合格的印章一-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章，注明合同有效期限。8、签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我公司所在区的人民法院管辖.9、任何人对外签订
10、合同，都必须以维护本企业合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。三、合同的审查批准1、合同的正式签订前，必须按规定上报审查批准后，方能正式签订。2、合同审批权限由公司董事会另行规定。3、法律顾问负责对下列合同进行审查：董事长、总经理委托审查的合同；内容复杂较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。1）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否
11、平等；订约程序是否符合法律规定.2）合同的严密性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受能不能的经济损失。3）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受能不能的经济损失。4、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上报主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。四、合同的管理1、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录
12、，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。2、建立合同管理台账。各部门应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台账。每个部门必须设一个总台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等.台账应逐项填写，做到准确、及时、完整。3、合同由公司办公室或副总经理统一保管。第六章档案管理一、文件材料归档1、归档范围凡是公司经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料由办公室统一按规定定期归档保存在公司档案室。2、归档时间对公司规定应当立卷归档的材料，必须由办公室按规定收集、整理后，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档.1）文书文档（包
13、括统计档案以及业务部门形成的档案）。一般在一个月内向档案室移交归档。2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。3）设备档案在设备安装后一周内归档。4）特种载体档案，随时归档.5）合同档案在合同签订后逐步归档.3、归档要求1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷.3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册.4、档案保管1）根据国家和有关部门档案分类编写的规定，编制企业档案分类编号办法。2）分类编号要遵循文件材
14、料的形成规律，并且要便于保管和提供利用.3）接收档案必须认真验收，并按规定办理交接手续。4）存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。5）要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。二、档案借阅1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意
15、批准，方可借阅，借阅人要登记签名.4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按档案法规定处理.5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用.7、对借出的档案，管理人员应及时催还.三、档案保密1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密工作。2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律.不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄
16、露档案内容。4、档案室应根据保密条例规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。5、借阅有密级的档案，必须按档案借阅制度有关规定办理.6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。第七章办公用品（设备）管理一、办公用品包括消耗品和管理品；办公设备包括办公桌椅、电脑及电脑配件、电话机、打印机、传真机、复印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、文件柜等。1、消耗品指铅笔、圆珠笔、胶水、大头针、笔记本、夹子和订书针等。2、管理品指计算器、剪刀、订书机、文件夹等.二、办公用品及设备的申购、发放和保管由行政办公室统一管理，并以适用为原则。三、行政办公室每月统计办公用品/设备的购
17、买、库存及领用情况，审核公司日常所需及各部门提出的申购要求，提出申购计划，填写办公用品/设备申购单；各办公用品申购必须经部门经理确认，行政办公室审核后报总经理批准同意统一由行政办公室采购。四、用品及设备如无特殊要求，应货比三家，选择价格及质量合适的几家定点商家实行采购.行政办公室采购人员凭审核批准后的申购单进行采购，凭购货发票、入库单至财务办理支付，临时采购需预先至财务室领备用金支付，之后凭购货发票及入库单等至财务办理核销。五、购置的办公用品和设备采购入司后送行政办公室验收合格予以入库，待入库登记手续齐全后才得以办理领用手续。六、办公用品及设备的领用以部门调配共用和实际工作需用为原则，严禁浪费
18、和公物私用.七、办公设备等公用设备由行政办公室负责监督使用和管理。设备如有损耗、更新、报废等，由各使用部门报行政办公室审核，经总经理批准后，进行申购、添置、报废等处理。八、每年底与财务部门进行办公用品及设备的实地盘查，行政办公室根据盘存实际出具报告和说明，同时核定下一年度办公费用预算。九、办公管理品、办公设备及其它办公使用的工具物品、书籍等，均实行标识编号管理，如人为故意损坏,将追究使用人相关责任。十、员工调配和离职应至行政办公室办理办公物品及设备的移交和归还手续。第八章文件/邮件/报刊收发管理一、公司文件由指定的拟稿人拟稿，由行政办公室经理核稿。文件形成后由总经理签发。属于秘密的文件，核稿人
19、应该注“秘密”字样，并确定报送范围.秘密文件按保密规定，由专人印制、报送.二、已签发的文件由核稿人登记编号后，送文印室打印。三、文件校对并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章.四、文件由行政办公室负责报送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项建立台帐登记清楚，并报告报送结果。五、经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。六、外来的文件由行政办公室专人负责签收。签收入应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。七、公司往来邮件/报刊的收发由行政办公室专人负责。八、各部门因公需外寄函件、邮件、包裹、物品等，经办人应于每天上午10:00及下午15
20、:00前通知行政办公室，填写平信、快递,航空邮寄等登记表，交行政办公室专人进行登记、清点汇总并邮寄.九、外来邮件/报刊一律由公司办公室分发。对每天的报刊杂志公司办公室应根据行政办公室编制的订购目录表进行分类清点登记，发现差错要求补缺退换；不论公私邮件，应随收随清，及时分发，不得丢失损坏和搁置延误。有挂号、包裹、汇款单、货运单等紧急挂件必须经收件本人签收，遇本人出差和外出，需电话确认挂件的转收人。十、对邮件的签收应检查封口及邮戳有无缺损，如有损坏拆封等应拒绝签收和退还邮局和快递公司并查明原因；对延迟到达的邮件应查明原因并追查延误责任。邮件收发遇国定节假期间应提前与行政办公室联系，确保邮件正常收到
21、和到达对方.十一、公司报刊、杂志、商业资料等采取年度订购及需用原则.年度订购及临时订购报刊杂志等，报总经理审核批准，由行政办公室统一订购.十二、报刊、杂志、宣传资料等应及时分发至各部门，不得耽搁延误.员工翻阅应保持页面干净整洁，同时对重要报刊、杂志和商业资料等由行政办公室按期归类，妥善保管档案室以备查阅.第九章车辆管理一、公司不配备车辆，公司领导各自使用车辆，公司与个人签订租用协议，不承担租金。按租用协议内容，可在公司报销汽油费及过境费。汽车维修费采用包干制，凭汽车维修发票给予定额报销（保险费自行承担）。二、驾驶人因违反交通规则遭受罚款，由驾驶人自行承担费用.三、公司其他员工自备车辆一律不予报
22、销。如工作需要在总经理许可的情况下可按实际发生费用予以报销。四、出现其它特殊情况，由公司领导商量决定。第十章保密规定一、公司秘密涉及公司的安全和利益，公司所有职员都负有保守公司秘密的责任.二、公司秘密分为绝密和机密.绝密是公司重要的秘密资料，泄露会使公司权益和利益遭受严重损失，范围包括：1、公司股东、董事会决议资料，重大会议纪要，及重要决定事项。2、公司的竞争策略规划及尚未实施的经营规划。经营项目、经营决策。3、公司年度预决算报告、审计报告、纳税、统计等各类财务报表.4、公司开发技术资料、图纸等。以上指公司未在指定的报刊及网站信息上公布的内容.机密是公司内部一般秘密资料，泄露会使公司的权益和利
23、益遭受损失,范围包括：1、公司及法人代表印章、营业执照、财务印章、财务账册、合同、协议及项目谈判文件。2、公司薪酬福利资料、员工人事档案、录用调配资料等.3、其他经公司确定为保密的事项。三、保密措施1、行政办公室负责公司文件、传真的发放、登记、签收、办理、清退、借阅及归档管理。凡涉及机密的公司文件资料，必须在左上角注明，由指定专人起草、打印、复印、传送和保管。2、对外交往合作需要发布信息的，应通过正常程序报公司分管领导审批。未经领导同意，不得随意对外泄露和评价公司及部门的任何保密情况。3、因工作需要对公司文件、合同、协议、项目谈判及档案等进行查阅，必须按正规程序经分管领导同意，按规定级别阅读，
24、且不得私自将保密资料翻印、复印及携带外传。4、涉及公司秘密的内部文件资料报废处理，一律使用碎纸机，不准未经切碎作废纸出售处理。5、遵守保密原则，严实保密纪律。对于公司秘密应做到不该问的不问，不该看的不看，不该说的不说；不准在私人交往中泄露公司秘密，更不准在公共场所谈论及传递公司秘密；发现同事在不宜场所谈论公司秘密事项时，应主动提醒，加以劝阻；发现他人有泄密情况，应立即向上级领导汇报并尽最大的努力采取补救措施,避免或减轻损害后果。6、员工不遵守保密规定，造成公司秘密泄露，根据造成的后果和经济损失，给予行政、经济处罚、开除，直到追究刑事责任。7、根据公司规范要求，转正员工均签署保密协议，对工作范围
25、内的涉密资料及信息负有保密义务.8、员工离开公司，应主动将工作职责范围内的秘密文件及资料向公司办理移交。第十一章文印管理一、文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。二、打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门经理签署。打印文件，发电报、传真、复印文件资料，均需分类按项登记，以备查验。文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、电报、电传、传真、复印任务，不得积压、迟误.工作任务紧张时，应加班完成.工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚.三、电报、电传、传真、文件、复印件应及时送给有关人员。因积压迟误而导致工作失误、损失的，追究当事人的责任。四、复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。五、文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用.对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作.六、任何人不得私自打印、传真、复印与公司无关的文件和资料，如发现处以50-100元罚款（经公司总经理同意除外）.七、所有打印、传真、复印等业务必须根据各公司使用情况登记造册,并于每年底向各公司结算.
