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1、学院档案工作业务建设规范1引言1.1 为了加强学校档案工作的业务建设，逐步实现规范化管理，更有效地保护和利用档案，为学校和社会服务，根据档案工作法律、法规制订本规范。1.2 本规范是评估学校档案工作的重要依据之一。2档案工作业务建设的基本原则2.1 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。2.2 严格实行部门立卷制度，逐步做到三纳入、四同步，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。2.3 学校档案工作要努力提高科学管理水平，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校
2、和社会的需要。2.4 工作基本任务3.1 宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策，规划全校档案工作。3.2 制订学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况。3.3 接收（征集）、整理、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。3.4 编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。3.5 组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作。3.6 开展档案利用工作。3.7 建立健全学校档案工作网络，负责对学校各部、处、院、所等单位的专（兼）职档案人员进行业务培训。3.8 利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。3.9 开展档案学术研究和交流活动。3.10
3、 对学校所属机构的档案工作进行监督和指导3.11 完成学校领导交办的其他任务。4档案的收集4.1 收集的范围1 .1.1学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的材料。4 .LL1文书档案，包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的文件材料。5 .LL2科技档案，包括教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、博士后、专利等文件材料。4.LL3会计档案,包括会计核算活动中形成的文件材料。4.LL4声像档案，包括学校各项活动中形成的，以及校外单位形成的与学校有关的，并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作
4、用的照片以及视频、音频资料。4.LL5实物档案，包括在学校各项活动中形成或获得的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品及其他有保存价值的实物。4.1.1.6归档电子文件，是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存在，依赖计算机等数字设备阅读，可在通信网络上传送，且具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。1.1.2 征集与学校有关的各种有保存价值的文件材料，如反映学校历史的文件材料、校内教职工在非职务活动中形成的文件材料等。1.1.3 将来可能并入学校的有关单位的档案。1.1.4 将来上级部门决定由学校档案馆保存的撤销单位的档案
5、。4.2 立卷归档分工4.2.1 职能部门立卷归档是学校档案工作的基本制度。4.2.2 文书档案由形成、处理、承办的职能部门负责归档。全校性、综合性的文件材料由办公室负责归档。跨部门的文件根据情况采取以下几种方式处理：由学校党委讨论，以行政名义发出的文件，归入办公室；由业务部门起草，内容主要涉及某方面业务工作的，即使以学校行政名义发出的文件,也应归入具体的业务部门，但如果内容涉及全局性、综合性的文件，则归入办公室；几个部门联合办理的文件，一般归入主办部门，如无法确定主办部门，则归入最后承办的部门或批示退存的部门。423科技档案、会计档案、声像档案、实物档案分别由各类文件材料的形成单位负责归档。
6、4.3 归档文件的质量要求4.3.1 各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。4.3.2 归档文件材料必须准确反映学校教学、科研及管理活动的真实面貌，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。4.3.3 文书档案一般不得跨年度归档，特殊情况按照下列原则处理：跨年度的请示与批复，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的会议文件放在会议开幕年度；跨年度的非诉讼案件放在结案年度。434科技档案按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅*学院科技档案归档规范。4.3.5 根据学校工作和国家积累历史文化财富的需要，研究文件材料的保存价
7、值，确定文件材料的保管期限。1.1.5.1 凡反映学校主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种形式和载体的文件材料，列为永久保管。主要包括：学校制定的法规政策性文件材料；召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；职能活动中形成的重要业务文件材料；重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等；机构演变、人事任免等文件材料；房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。1.1.5.2 映学校一般
8、工作活动，在较长时期内对学校和社会具有查考利用价值的，以及对维护国家、集体和个人权益等方面具有凭证价值的各种形式和载体的文件材料，列为长期保管。主要包括：学校处理一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；直属上级机关和非直属上级机关颁发的属于学校主管业务并需要贯彻执行的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非学校主管业务但需要贯彻执行的文件材料。1.1.5.3 凡在短时期内对学校工作具有查考利用价值的不同形式和载体的文件材料，列为短期保管。1.2 .6以卷为单位整理档案时，卷内文件要
9、求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加口。没有责任者或具体日期的文件，要考证清楚，及时补上。案卷题名要简明确切，部分案卷题名可以是项目名称的代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。1.3 .7以件为单位整理档案时按下列原则排列：正文在前,附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。每一件文件按要求排列好后，有文字或图表的页面（无论单面或双面），均应依次在非装
10、订线一侧下角编页号。每一件文件首页上端的空白处必须加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、馆编件号和页数、盒号等项目。438备考表置于卷内或盒内文件之后，包括卷内或盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。438.1 卷内或盒内文件情况说明：填写卷内或盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。438.2 整理人：负责整理归档文件的人员。438.3 检查人：负责检查归档文件的分管领导。438.4 日期：归档文件整理完毕的日期。438.5 时间和手续441文书档案在次年6月底前归档；科研、基建项目和专题性、成套性较强的档案，在项目完成通过验收后3个月内归档；会计档案实行隔
11、年归档制度，每年6月底以前完成归档工作；声像档案、实物档案根据其产生的实际情况实时归档。438.5.1 接收上级规定应接收的档案。438.5.2 档案时必须履行相应手续，填写移交清单（册）,一式二份，交接双方签字，并各持一份备查。5档案的整理5.1 根据全宗划分的原则，学校全部档案按照一个全宗进行整理。5.2 档案的分类、编号、排架5.2.1 在收集齐全的基础上，将全部档案按一定原则和方法逐件、逐卷分类编号，其编号方法按*学院档案实体分类主表确定。5.2.2 从体现各类档案内在联系和逻辑性出发，结合学校具体情况，组织档案实体排架，全部档案采用纵横和横纵相结合的排架方法。5.2.3 档案分类、编
12、号、排架一经确定，不可随意变动。6档案检索工具的编制6.1案卷目录、归档文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制。6.2从实际出发逐步编制配套的其他检索工具和参考资料，如全宗介绍、分类目录、专题目录等。7档案信息化管理将档案信息化管理纳入学校档案工作的议事日程，加强硬件建设，配备信息化管理所需设施设备；采取存量档案数字化，增量档案电子化策略，分步有序地推进档案数字化建设工作；加强档案管理系统建设，实现与学校电子政务系统及其他业务系统的协同工作与资源共享；加强档案馆网页建设，实现档案信息资源共享。8档案的保管8.1 库房要求8.1.1 库房要配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、
13、防强光等设施。8.1.2 库房标准温度为14-24回，标准湿度为45-60%。8.1.3 建设库房温湿度调控系统，配备去湿机、加湿器、空调机、消毒机等设备。8.2 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，并作相关记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查，发现问题及时解决。对破损、褪变档案及时修补、复制，对复写纸、圆珠笔、铅笔字迹进行加固处理。8.3 声像及其他特殊载体档案的保管,按有关规定执行。8.4 建立全宗卷，以积累存储档案实体分类方案、立卷说明、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等。8.5 注重档案信息安全防护，安装防火墙和
14、杀毒软件，定期修复系统漏洞和升级杀毒包等；采用联机备份与脱机备份相结合的方式保证档案数据长期安全有效；对档案管理系统中的档案信息采用访问控制技术实施安全保护；建立档案管理系统日志。9档案的鉴定销毁9.1 根据*学院档案保管期限的原则规定，定期对保管期限已满的档案进行鉴定。9.2 在校长（教育部第27号令规定）直接领导下，档案馆和有关职能部门共同组成鉴定小组，通过直接鉴定的方法，对保管期限已满的档案提出销毁或延长保管期限的意见,将拟销毁的档案登记造册，经分管校领导批准后按照规定程序销毁，至少由2人进行监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的，按有关规定执行。10档案统计10.1
15、 建立健全统计台账，掌握档案收集、整理、利用、移出、销毁及馆内其他各种情况的数据，并按部、省、市档案部门和学校主管部门的要求及时报送各种统计报表。10.2 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进的措施和建议，向学校领导报告。11档案的利用11.1 档案人员要熟悉馆藏，主动提供利用，积极发挥助手和参谋作用。11.2 珍贵档案以复制件代替原件提供利用。11.3 馆藏档案，除未解密和划控使用的档案外，用户凭有效证件，履行档案利用审批手续后均可利用。科技档案开发利用按国家档案局、国家科委开发利用科学技术档案信息资源暂行办法执行。利用涉密档案，须经学校保密部门批准。11.4 凡利用馆藏档案者,均应按本馆规定办理利用手续,对因私利用学籍档案的有关人员按国家和学校有关规定收费。11.5 利用效果显著的，利用者要如实填写档案利用效果登记表。11.6 对借出档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报有关部门按规定严肃处理。12档案的编研与学术研究12.1 加强档案编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，参加校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要的档案参考资料。12.2 根据学校和社会需要，经校长批准，可通过展览和新闻媒介公布档案资料。12.3 认真组织本单位档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会活动。
