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1、物资采购计划及保证措施一、物资采购工作的总体安排与资源配置1.物资采购工作的总体安排项目部响应招标文件中关于“物资采购管理”的相应要求，以保证工程工期为目标，合理部署采购资源，保质、保量、高效完成采购工作。（1）按照设计部、工程管理部提出的技术要求进行物资采购，确保物资采购质量满足国家规范的技术要求；并保证采购全过程的安全。（2）依据采购计划并结合工程实际进度，通过招标、谈判等方式，选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同。（3）结合业主综合计划，与设计、施工进行有效衔接，编排合理的采购计划，并严格依据来办计划组织物资采购工作。（4）有效推行集中采购管理；结合采购计划对整个物资
2、采购活动实行动态管理，根据计划实际执行情况及时采取纠偏措施，确保物资到场满足工期要求。（5）确保按照业主招标文件规定的采购程序，对大宗物资如钢材.、水泥等通过招标、谈判等方式，边择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，达到保障工程质量和进度，最大限度的维护和保证各参建方的利益目的。2.物资采购工作的资源配置项目部成立采购部，负责工程物资采购工作的具体实施和日常管理工作。组织机构及人员配置计划如下：采购部组织机构图二、物资采购进度计划控制措施(I)工程建设物资采购供应实行全面计划管理，所以设备、材料的采购、供应必须按计划执行。采购计划包括采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量
3、保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采购合同管理程序和措施、现场物资收发存管理程序、现场仓库的管理办法等。(2)采购进度与采购物资的质量，费用和安全密切相关，要加快采购进度就必须缩短采购周期，其内容除了简化采购流程，改变采购方式(如应该招标的改为谈判采购)等方式之外，就是压缩生产周期。简化采购流程，改变采购方式，往往会带来管理上的漏洞或造成违规操作，这些都会给企业带来风险。而生产周期压缩到一定的极限时产品的质量就难以保证，费用也会上升。质量降低会给工程带来较大的安全隐患.因此，采购进度控制必须“有限”实施。1.编制采购计划和采购进度计划采购计划和采购进度计划应根据施工总进度计划进行编制。采
4、购计划应包括以下几方面内容。(1)项目概况，包括施工进度讨划和形象进度。(2)采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全，质量,进度，费用，控制原则，设备材料分批交货原则。(3)采购成本的分析，市场物料成本调查，设立重点管控与非重点管控。(4)采购费用，制定成本管控方案。(5)采购协调程序。(6)特殊采购事项的处理原则。(7)现场采购管理要求。采购的进度计划是对工程施工所需物资预测和安排，是指导和组织工程物资采购、加工、储备、供货和使用的依据。应按需采购的物资分类列出请购单的提交时间，签订合同和交货运抵现场的起止时间等内容，大型复杂设备和特殊设备的采购应按设备类别列出主要采购清单，包括请购单提
5、交，签订合同，先期图确认，最终图确认，承运，运抵现场的时间以及提供供货厂商名单的时间等。2.采取措施严格执行采购计划和采购进度计划(1)严肃合同赏罚机制，强化供应商的时间意识。如果是按照采购计划和采购进度计划签订的采购合同，其交货期一般都能满足施工进度的需求。但由于供应商时间意识不强和对合同重视不够，而导致产品不能如期交货的情况发生，采购单位就要严格执行合同的赏罚条款，把“罚”落到实处，切实提高合同的执行力。(2)随时掌握合同的执行动态。合同签订后，采购人员应随时跟踪供货商合同的履行情况，掌握生产及运输进度，发现问题立即行动，尽早采取有效措施。(3)对设备状态记录和物资材料状态记录中相关项目的
6、进度描述计算项目的采购进度完成百分比；并将设备和物资材料状态记录将被包括在月报告的附件中。(4)对“重点物资”实施催交催运。每个工程项目都会有很多影响到总体建设进度的“重点物资”，对这些“重点物资”在合同登订后应安排专人跟踪，必要时进行催交催运，并检查，督促供应商根据合同规定的进度控制要求开展工作，对可能造成延期的控制点要积极采取措施，及时督促解决。(5)按照采购原则、采购计划进行采购。及时准确的做好物资货源的落实工作。(6)对紧急采购物资应把满足施工需求放在首位，对紧急采购物资，采购人员应予以高度重视，应以满足现场为首要任务。三物资采购招标、谈判管理1 .物资采购招标管理办法(1)招标采购的
7、原则物资招标采购必须遵循公开、公平、公正的原则，在保证质量的前提下，充分发挥集中采购的优势，降低采购成本。（2）招标采购小组本项目的物资采购管理工作由项目物资采购领导小组全面负责,并审批本方案。（3）招标采购的投标方法D公开投标：确定统一的招标时间、地点，邀请投标单位到场公开竞标。2）邀请招标：以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织进行投标。（4）招标采购范围大宗材料及分包工程。（5）招标采购的价格调查1）采购领导小组应建立供应商的有效沟通方式，通过电话、传真、邮件等方式建立物资采购价格的信息。充分发挥网络的作用，使其成为资源共享、理念沟通、文化融合、管理提升的有效途径。2）价格调查可通
8、过对供应商走访、市场调研、网络查询、供应商报价、同行业咨询，产品展销会等方式进行。（6）招标采购价格确定1）确定采购价格的原则：质量第一，服务第二，价格合理。2）招标采购物资价格应以到项目现场的完税价为基础。3）招标采购一般采取无标底的邀请招标方式。（7）招标采购程序1）招标采购物资的申请由项目经理部收集采购物资的资料，填写招标物资申请表，报送到集中采购领导小组。采购小组接到申请后，按照程序进行审批，审批合格后，进行招标。2）编制招标文件招标文件构成：招标邀请函内容：工程名称；工程规模；结构形式；资金来源；招标内容、交货地点、交货期；对投标人的资格要求；答疑方式；投标截止及开标时间；开标地点；
9、招标人地址、邮编、联系人、联系电话等投标人须知：明确项目的基本情况与要求，合格的投标人、合格的货物与服务、投标费用等。招标物资清单，物资质量要求及技术服务、其他服务等要求。物资的质量、尺寸要求、包装要求、现场特殊条件的具体服务要求等。买卖合同文本：必须使用规定的有效的合同文本。特殊情况须经过董事会办公室同意。招标物资技术规格书。附件。3）招标文件的确认，招标文件在定稿前须经采购确认。4）招标文件的澄清的方法及要求。招标文件澄清均以书面形式通知投标人，或发出电子邮件。投标人需在规定时间前向招标人提交拟澄清的问题。招标人在开标72小时前答复投标人需要澄清的问题，并将书面答复发送所有的投标人（答复中
10、不包括问题的来源）。5）招标文件的修改的方法及要求。招标人在投标截止日期前的任何时候，无论出于何种原因，招标人可主动的或在解答投标人提出澄清问题时对招标文件进行修改。修该内容将构成招标文件的一部分。招标文件的修改将以书面形式通知所有投标人，并对其具有约束力，投标人在接到上述文件后，应立刻向招标人回函确认。为使投保人对修改文件有充分的准备时间，招标人可自行决定是否延长投标截止日期和推迟开标时间。6）投标人的选择可在下列供应商范围内选择投标人。项目经理部或承包人推荐。具有完成招标任务所要求资质的潜在投标人。为增加投标的竞争性，每次招标应适当增加新的投标人。发放投标邀请书7）投标文件投标文件的构成一
11、般包括：投标函、投标价格表、要求出具的资格证明文件、投标技术方案等。投标文件应对应招标文件逐点相应，偏离时需要注明。投标报价要求，一般为“货到项目现场完税价”，只允许有一个报价。投标报价在合同执行过程中不允许改变，必要时，项目经理部须提交价格变动申请。8）评标标准。商务评审：主要是对投标人提供的商务证明进行审查，从而确认投标人的财务能力、企业信誉、生产资格、销售业绩及服务等。技术评审主要是对投标人提供的物资交货期限是否符合招标文件的要求，在生产资质，产品的合格性、质量、性能、规格、和技术参数等方面是否满足招标人要求，并确认投标人的生产、供应能力；投标货物的质量保证及服务等综合因素。投标价格评分
12、经营部根据市场行情与招标物资的特点，划分材料价格等级、等级分差见具体招标文件。9）开标、评标集中采购领导小组在规定时间主持开标会议，收集投标文件。集中采购领导小组召开评标会议。评标人数必须为5人及以上,评标人数必须为单数。评标结果汇总。将每位评委的评分进行统计汇总，计分保留小数点后两位，评委汇总后的算术平均值，确定为投标人的最终得分。排序由得分高向低的顺序。10）确定中标人。确定中标人坚持最高分中标的原则。但还要对投标人的生产、供应能力；质量保证能力；与工程地点的距离；服务水平等诸多因素综合考虑。必要时，经营部在采购价格调查后，确定此次招标物资可以接受的最高价格。当所有的投标单位都高于我公司的
13、最高价格，此次投标按废标处理。招标人保留在授标之前的任何时候接受或拒绝任何投标，以及宣布招标程序无效或拒绝所有投标无效的权利，对受影响的投标人不承担任何责任。集中采购小组把中标结果反馈项目经理部。把中标结果通知中标人和未中标人。项目经理部接到中标结果后，及时与中标人拟签合同。报送集中采购领导小组。（8）授予合同D合同授予的原则买卖合同订立必须遵守国家法律、法规和规章制度，按照双赢、平等、协商的原则，合同条款明确、完备、合同形式符合法定要求。2）合同授予的标准招标人将把合同授予实质上响应招标文件的要求并有履行合同的能力的最高得分者。招标人可以对招标物资的数量和服务予以增加或减少，但不得对单价、质
14、量要求等其他条款作出改变。招标人在必要时保留对中标人进一步审核和最初相应决定的权利，集中采购领导小组和项目经理部可组织有关人员对中标人的资质、生产能力、服务质量等实际情况进行考察。如审查未通过，可更改中标人。中标人在接到中标通知书后，必须在规定的时间内，准时派授权代表到指定地点按投标文件规定的合同条款和格式与招标人签订合同。必要时，可将投标人在招标文件范围之外的承诺内容作为合同的附件。项目经理部经理与中标人拟签买卖合同。项目经理部把拟签好的合同及时送达经营部。同时在公司的OA网上填报审批程序（尽可能附上合同的电子版本）。合同按程序审批合格后，采购领导小组及时把合同移交项目经理部，同时做好留底归
15、档工作。3）合同的主要条款合同当事人的名称，姓名、住所。标的，数量，质量，价款或者报酬，履行期限，地点和方式,违约责任，解决争议的方法。4）签订合同应由被授权人签字，按公司规定的程序审批。5）合同在双方法定代表人或授权人签字盖章后生效。6）凡超越授权范围签订的合同，法律后果由责任人负责。（9）监督管理集中采购领导小组定期对合同进行监督检查。并把检查结果反馈有关领导及部门。2 .竞争性谈判采购管理（1）竞争性谈判采购范围有三家以上的供应商，在询价的基础上遵循实用，低成本的原则,保证企业获取更大利益，进行竞争性谈判的一种采购方式。（2）成立竞争性谈判小组由集中采购领导小组及相关人员。（3）谈判的主
16、要内容D技术要求、制造标准、技术特性、主要技术参数、使用条件。2）质量、售后服务、处理质量问题反应时间。3）供货能力。4）价格及构成：主要原材料的供应商。5）交货时间、地点、期限。6）付款方式。7）售后服务、质量保证金及期限。8）运输方式等。（4）竞争性谈判程序D项目经理部申请需要竞争性谈判的材料，报经营管理部集中采购领导小组。2）经营部接到项目经理部的申请后，按程序进行审批。3）审批合格后，集中采购领导小组从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，通知各个供应商按时进行谈判。4）对未被邀请的主动参与的潜在报价人，应提供营业执照、税务登记证、产品合格证书等证明其相关资质的复印件并加盖
17、公章。5）经营部详细登记谈判问价的情况，并最好保密工作。6）经营部将询价全过程的有关文件、记录归档管理。（5）确定中选供应商D采购领导小组可根据谈判情况，可要求供应商多轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会；2）谈判小组根据供应商承诺的内容，确定中选供应商。3）谈判完成后，询价小组把中选供应商及询价表反馈项目经理部。（6）授予合同1）项目经理部根据中选供应商的记录表，再次与供应商进行谈判，谈判条件不得高于采购领导小组的条件。谈判结束后，项目经理部拟签合同。2）项目经理部把拟签好的合同及时送达经营部。同时在公司的OA网上填报审批程序（尽可能附上合同的电子版本）。3）合同按程序审批合格后，采购
18、领导小组及时把合同移交项目经理部，同时做好留底归档工作。4）询价人在授予合同之前保留任何时候接受或拒绝任何报价，以及宣布询价程序无效或拒绝所有报价。对受影响的报价人不承担任何责任。(7)监督管理集中采购领导小组定期对合同进行监督检查。并把检查结果反馈有关领导及部门。四、物资采购过程的质量监督与控制采购质量是指与采购活动相关的质量问题，是一个组织通过建立采购质量管理保证体系，对供应商提供的产品进行选择，评价,验证，从而确保采购的产品符合规定的质量要求。工程物资采购大多存在着品种多，数量大，标准高，工期短及到货集中等特点，加上常发生工程业主压缩工期的情况，采购单位既要按时完成工程建设物资的供应任务
19、，又要保证采购的每件物资都是合格品，如果物资供应不及时,工期就无从谈起。不合格的物资使用到工程上，将给工程埋下重大的安全隐患，一旦发生因产品质量问题而引发的事故，将带来重大的人员和财产损失。因此，对于工程物资采购来说，百年大计，质量第一。为确保工程项目的长治久安，必须做好采购质量的控制工作。1 .对采购信息收集整理以及与业主沟通的控制采购信息必须明确，清晰，具备可操作性.当采购信息达不到要求时，采购部门应及时与业主进行沟通和确认，并记录沟通开始与结束时间，地点，内容，结果，人员等。采购信息由各采购部门保存与管理，并接受主管部门的审查。2 .选择采购方式采购部门应尽量选择招标采购方式，不过多用其
20、他方式采购。采购单位不能为避免招标，采购物资“化整为零”。3 .选择合格供方对于采取竞争性谈判采购的物资，采购物资之前，要根据采购物资技术标准和生产需方发送采购调查表或其他合法渠道了解其产品质量，管理水平，生产能力及资信等信息，制定准则，并根据准则对供方进行评价，以确定招标方式。4 .物资招标和评标为了规范物资采购招标行为，保护国家利益和招标投标活动当事人的合法权益，招标和评标过程必须按照招投标法等法律法规，按招标程序，编制招投标文件，并要求工作人员招总结标投标活动中的绞验与教训。5 .询价谈判和签约采购部门在与供方谈判时应本着公正，互惠的原则，在签订采购合同时应明确品名，单价，金额，技术标准
21、，质量要求，交货时间，运输方法，付款方式，违约责任等内容，相关部门的价格书等技术资料可作为合同附件。6 .采购合同的管理采购合同的管理，应严格按照合同法执行。7 .采购物资的催交、催运催交、催运是确保采购进度的保防手段。合同签订后，采购人员要随时与供方进行沟通，了解供方生产（备货）情况，定期向供方索取生产（备货）进展。当发现供方的生产（备货）情况不能满足合同要求时，督促供方按合同规定的生产（备货）及时间进行，并及时索取货物运输及保险计划，以确保将采购物资按照合同规定时间运至指定地点。8 .到货物资验收，保管，售后服务合同签订后，采购人员应及时通知物资到达地的接收人。所采购的物资，必须按照合同规
22、定的验证方式进行验证，由负责验证的单位填写检验报告。由于特殊原因造成货物不能及时验证的，采购部门应要求顾客出具书面文件说明，按照合同规定需要现场单台调试、联合调试的物资，由负责调试和试运行的单位负责出具调试报告，在合同规定时间内再出具最终验收报告。物资入库后的保管、保养，要严格按照物资的属性及规定的方式进行，以最大限度保障物资的使用价值不降低。合同规定需要厂商售后服务时，要求厂商在规定时间内到指定地点进行售后服务。五、物资采购过程的成本控制措施EPC项目采购形式的多样、采购责任的众多以及采购范围的扩大等使采购风险大大增加，特别是设备的选型比价、设备配备直接决定着项目的进展和效益。采购中需要确立
23、全流程成本控制概念，来达到对整个项目采购总成本的控制，这样既可长期获得可靠的货源供应和质量保证，又可适时采购和批量购买获得采购价格的优势。1 .合理选择供应商供应商的选择是采购管理的核心所在，采购中只向一家厂家询价会增加物资设备供应的风险，也不利于对供应商进行压价，使采购成本难以控制。因此，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源,寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供货量，以获取供应商的优惠政策，降低物资采购价格。一旦确定了可靠的供应商，总承包商要与之建立长期的战略伙伴关系，在稳定的合作中获得货源上的保证和价格上的优势。同时也可使供应商因为拥有长期稳定的大客户，可以保证其产品规模和生产
24、的稳定性，在合作中实现双赢。2 .加强对供应商的绩效考核对供应商要建立绩效管理制度，通过考核确定与供应商的后续合作，对不合格的供应商要取消资格，促使供应商持续改善供货行为,保证优质及时的供货。3 .建立合理可靠的供应渠道建立合理可靠的供应渠道，提高工作质量和效率。转变“请购单-询价-合同”一事一办的作坊式采买，实现向框架协议采购的转变及向招投标方面的发展。对大宗采购要实施公开招标的方式，利用供应商之间的竞争来压低采购价格。另一方面，要建立合理可靠的供应渠道，通过增加采购渠道和缩短管理链条来降低采购成本。以合理有序的采供渠道，做到采供“及时、优质、优价。提高采购质量，效率和控制采购成本。4 .抓
25、好采购和储运过程的风险控制EPC合同中设备和材料费用占工程总投资的比例很大，一些设备甚至是进口设备，一旦因供货商供货延误、采购的设备和材料存在缺陷、货物在运输途中发生损坏和丢失会造成严重损失。在采购招标中，承包商要从技术上和交货期上分析供货商的履约能力，将设备材料运输的全程列为强制性的保险，并要求供货商承担违约赔偿责任，以规避储运风险。同时要根据市场价格波动的规律，通过把握采购的时机来降低采购成本，以适时采购控制或减少因市场材料价格变化对资金使用效果的影响。5 .加快成本管理手段的现代化利用计算机技术为中心的星系管理手段是降低成本的主要手段。项目应统筹信息管理体系的发展规划,减少项目各自为战，盲目投入,重复浪费的现象。
